Como Aumentar a Produtividade e Melhorar a Gestão do Tempo

1. Rescue Time

De acordo com o relatório de produtividade de 2024 da RescueTime, o trabalhador do conhecimento médio gasta mais de 21% do seu dia em redes sociais e websites de entretenimento. Instalar o StayFocusd no seu navegador e bloquear os três principais websites não relacionados com o trabalho onde passa mais tempo é uma estratégia comprovada com suporte da pesquisa em psicologia comportamental. As redes sociais podem ser uma fonte de informação valiosa sobre o que acontece à nossa volta, mas o meu maior desperdício de tempo era o Facebook. Embora estivesse em alguns grupos relacionados com o trabalho lá, isso estava a consumir o meu tempo e a desempenhar um grande papel numa vida profissional desequilibrada. Instalar o plugin StayFocusd no meu PC significa que o Facebook fecha automaticamente após eu passar cinco minutos no máximo nele por dia. É absolutamente genial para gerir o seu tempo nas redes sociais.

Se quiser mais ideias sobre como ser mais produtivo no trabalho e poupar tempo, delete também a aplicação do Facebook do seu telemóvel. Pesquisas da American Psychological Association mostram que verificar as redes sociais "só por alguns segundos" ao longo do dia pode acumular mais de 2,5 horas de tempo de produtividade perdido. Verificar a sua conta de redes sociais por alguns segundos no seu telemóvel enquanto tem um tempo livre é um total desperdício de tempo valioso de reflexão, especialmente quando pensa na quantidade de vezes que verifica o Facebook "por alguns segundos" ao longo do dia. Pode também instalar software de acompanhamento de tempo gratuito para gerir o tempo que passa em atividades improdutivas.

2. Construir uma Equipa

De acordo com a pesquisa da Harvard Business Review sobre o desempenho de equipas, não há como crescer uma empresa e desfrutar do seu tempo livre se você fizer todo o trabalho sozinho. Fazer as coisas acontecerem é sua responsabilidade, mas fazer tudo por conta própria não é a maneira ideal de o fazer. A pesquisa organizacional da McKinsey demonstra que formar uma equipa composta por pessoas com habilidades melhores do que as suas (no meu caso, desenvolvedores de aplicativos e artistas gráficos) é uma ótima solução sobre como aumentar a produtividade e elevar a qualidade dos seus produtos e serviços. Você encontrará pessoas melhores para garantir que tudo o que precisa ser feito seja feito de forma atempada. É tempo de trazer as pessoas ou ferramentas certas para a equipa.

3. Obtenha um Assistente Virtual

O meu assistente virtual salvou a minha vida em inúmeras ocasiões. De acordo com a análise do mercado de assistentes virtuais da Statista, as empresas que utilizam assistentes virtuais relatam uma redução média de 78% no tempo de conclusão de tarefas administrativas. Um assistente virtual pode liberar tanto do seu tempo assumindo as tarefas repetitivas, mundanas, de copiar e colar que você se vê fazendo todos os dias. Estas tarefas são muitas vezes importantes para o seu negócio continuar a crescer. Mas isso não significa que você precisa gastar o seu tempo fazendo-as se puder treinar outra pessoa para fazê-las. Isso liberou pelo menos três a quatro horas do meu tempo todos os dias. Funcionará da mesma forma para você se tiver a pessoa certa na sua equipe.

Um assistente virtual é também um ótimo recurso para trabalhar em alguns pequenos projetos de teste ou ensaio que você tem em mente, mas não tem tempo para trabalhar por conta própria. Isso pode ser qualquer coisa que você precisar, desde pesquisa na web e SEO até assistir a cursos online para você que não tem tempo para ver por si mesmo, e depois escrever um breve relatório de uma página sobre itens acionáveis que podem ser implementados no seu próprio negócio. Por exemplo, eles poderiam explorar cursos em plataformas como a Class Central, que agrega os melhores cursos de vários provedores, para lhe fornecer as informações mais relevantes. A pesquisa da Forbes sobre os benefícios dos assistentes virtuais confirma que contratar um assistente virtual é algo que recomendo para todas as empresas, independentemente do tamanho ou setor, para começar a economizar tempo ao longo do dia.

4. Terceirizar e Automatizar o Seu Email

O email é maravilhoso - mas pode consumir o seu tempo. De acordo com a pesquisa de produtividade da McKinsey, trabalhadores do conhecimento passam 28% da sua semana de trabalho a gerir emails. Você pode definitivamente gerir o seu email para reduzir o tempo que passa nele. Para começar, analise que tipos de emails está a receber. Alguns podem ser emails de apoio ao cliente. Sem muito esforço, pode criar templates com as perguntas mais comuns e ou contratar um assistente virtual para responder a estes ou colocá-los como uma seção de FAQ no seu site para reduzir os seus emails.

Em segundo lugar, pode receber muitos emails pessoais à procura de ajuda ou de pessoas a tentar vender-lhe os seus novos produtos dos quais pode não estar interessado; está a trabalhar para um propósito melhor. O que achei realmente útil foi, na minha página de contato, agora aconselhar as pessoas que o meu endereço de email é apenas para suporte ao produto. Se quiserem entrar em contacto comigo diretamente, então precisam deixar um comentário no meu blog, e prometo ler todos eles. Isto também reduziu os meus emails enquanto aumentou os comentários no meu blog, o que foi um ótimo resultado.

5. Agrupe o Seu Email

Recebo imensos emails por dia. De acordo com o estudo de produtividade de email da RescueTime, os profissionais que agrupam a verificação do seu email reduzem as interrupções em até 68%. Uma maneira realmente útil que tenho para lidar com isso é verificar duas vezes por dia. Eu verifico todos os emails cedo pela manhã e limpo a minha caixa de entrada para zero, para garantir que planeio o meu dia de acordo com a importância dos assuntos em mãos. Depois fecho-a e reabro o meu email por volta das quatro da tarde para me atualizar com tudo novamente. Este agrupamento de trabalho significa que consigo passar pelos meus emails muito mais rapidamente, sem passar muito tempo neles, e tenho tempo tranquilo para trabalhar em projetos importantes pelo resto do dia.

6. Contrate um Gestor de Projetos

Quando você é o engrenagem na cadeia, pode estar realizando o trabalho, mas não consegue escalar, e acabará trabalhando cerca de 23 horas todos os dias. De acordo com investigações do Project Management Institute, organizações com práticas efetivas de gestão de projetos completam projetos 2,5 vezes mais com sucesso do que aquelas sem. Contratar um gestor de projetos que possa lidar com a sua equipe, acompanhar entregas atrasadas e manter tudo em movimento em menos tempo, enquanto lhe envia atualizações diárias sobre o progresso e quaisquer problemas, é uma maneira realmente eficaz de aumentar a produtividade.

Fico feliz em informar que em duas semanas reduzi minhas horas de trabalho pela metade (e agora estou a caminho de me tornar o próximo surfista profissional irlandês, após algumas ótimas aulas aqui na Indonésia) fazendo apenas uma tarefa, que é contratar a pessoa certa.

A Vida É Para Ser Vivida, Não Para Trabalhar 24 Horas Por Dia

Elaine Heney é CEO da Chocolate Lab Apps e autora do best-seller App Escape Plan e App Marketing. Ela já publicou mais de 180 aplicativos e obteve três milhões de downloads. Ela é uma coach de Desenvolvimento de Aplicativos Online de cinco estrelas para empreendedores de aplicativos. Inscreva-se no Express, um programa único e totalmente gratuito para aumentar seus downloads e vendas de aplicativos em http://www.thechocolatelabapps.com.

Um grande agradecimento a Elaine por compartilhar suas dicas de produtividade para empreendedores conosco, com um foco especial em como ela gerencia e-mail da forma mais eficiente para os negócios. Nós encorajamos os usuários do Windows em todo o mundo a experimentar a melhor solução de cliente de e-mail para negócios.

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Quais são suas dicas de produtividade para negócios? Quais ferramentas você usa hoje para que sua equipe faça o máximo? Estamos ansiosos pelos seus comentários abaixo.

Este post foi publicado originalmente em 2013 e foi atualizado desde então.