Comment Augmenter la Productivité et Améliorer la Gestion du Temps

1. Rescue Time

Selon le rapport de productivité 2024 de RescueTime, le travailleur moyen passe plus de 21 % de sa journée sur les réseaux sociaux et les sites de divertissement. Installer StayFocusd sur votre navigateur web et bloquer les trois principaux sites non liés au travail sur lesquels vous passez le plus de temps est une stratégie prouvée par la recherche en psychologie comportementale. Les réseaux sociaux peuvent être une source d'informations précieuses sur ce qui se passe autour de nous, mais mon plus grand gaspillage de temps était Facebook. Bien que j'étais dans certains groupes liés au travail là-bas, cela grignotait juste mon temps et jouait un grand rôle dans un déséquilibre entre vie professionnelle et vie privée. Installer le plugin StayFocusd sur mon PC signifie que Facebook se ferme automatiquement après que j'y passe au maximum cinq minutes par jour. C'est absolument génial pour gérer votre temps sur les réseaux sociaux.

Si vous voulez plus d'idées pour être plus productif au travail et gagner du temps, supprimez l'application Facebook de votre téléphone également. Des recherches de l'American Psychological Association montrent que vérifier les réseaux sociaux "ne serait-ce que quelques secondes" tout au long de la journée peut s'accumuler à plus de 2,5 heures de temps de productivité perdu. Vérifier votre compte de réseaux sociaux pendant quelques secondes sur votre téléphone pendant que vous avez du temps libre est une perte totale de temps précieux de réflexion, surtout quand on pense à la quantité de temps que vous vérifiez Facebook "pour quelques secondes" tout au long de la journée. Vous pouvez également installer un logiciel gratuit de suivi du temps pour gérer le temps que vous passez sur des activités non productives.

2. Constituer une Équipe

Selon les recherches de Harvard Business Review sur la performance des équipes, il n'y a tout simplement aucun moyen de faire croître une entreprise et de profiter de votre temps libre si vous faites tout le travail vous-même. Accomplir les tâches est votre responsabilité, mais tout faire seul n'est pas la meilleure façon de procéder. La recherche organisationnelle de McKinsey démontre que rassembler une équipe composée de personnes ayant de meilleures compétences que vous (dans mon cas, développeurs d'applications et graphistes) est une excellente solution pour augmenter la productivité et améliorer la qualité de vos produits et services. Vous trouverez de meilleures personnes pour vous assurer que tout ce que vous devez accomplir est fait en temps voulu. Il est temps d'amener les bonnes personnes ou outils dans l'équipe.

3. Obtenez un assistant virtuel

Mon assistant virtuel m'a sauvé la vie à de nombreuses reprises. Selon l'analyse du marché des assistants virtuels de Statista, les entreprises utilisant des assistants virtuels signalent une réduction moyenne de 78 % du temps de réalisation des tâches administratives. Un assistant virtuel peut libérer tant de votre temps en prenant en charge les tâches répétitives, banales, de copier-coller que vous trouvez vous-même faire chaque jour. Ces tâches sont souvent importantes pour que votre entreprise continue de croître. Mais cela ne signifie pas que vous devez passer votre temps à les faire si vous pouvez former quelqu'un d'autre pour le faire. Cela m'a libéré au moins trois à quatre heures de mon temps chaque jour. Cela fonctionnera de la même manière pour vous si vous avez la bonne personne dans votre équipe.

Un assistant virtuel est également une super ressource pour travailler sur de petits projets ou essais que vous avez en tête mais pour lesquels vous n'avez pas le temps de travailler vous-même. Cela peut être tout ce dont vous avez besoin, allant de la recherche sur le web et du SEO à regarder des cours en ligne pour vous que vous n'avez pas le temps de visionner vous-même, puis à rédiger un court rapport d'une page sur les éléments actionnables pouvant être mis en œuvre dans votre propre entreprise. Par exemple, ils pourraient explorer des cours sur des plateformes comme Class Central, qui agrège les meilleurs cours de divers fournisseurs, pour vous fournir les insights les plus pertinents. La recherche de Forbes sur les avantages des assistants virtuels confirme que l'embauche d'un assistant virtuel est quelque chose que je recommande pour chaque entreprise, quelle que soit sa taille ou son secteur, pour commencer à gagner du temps tout au long de la journée.

4. Externalisez et automatisez vos e-mails

Les e-mails sont formidables - mais ils peuvent vous faire perdre du temps. Selon les recherches de McKinsey sur la productivité, les travailleurs du savoir passent 28 % de leur semaine de travail à gérer leurs e-mails. Vous pouvez certainement gérer vos e-mails pour réduire le temps que vous y consacrez. Pour commencer, analysez les types d'e-mails que vous recevez. Certains peuvent être des e-mails de support client. Sans trop d'efforts, vous pouvez créer des modèles pour les questions les plus courantes et soit engager un assistant virtuel pour y répondre, soit les mettre en ligne dans une section FAQ sur votre site web pour réduire vos e-mails.

Deuxièmement, vous pouvez recevoir beaucoup d'e-mails personnels à la recherche d'aide ou de personnes essayant de vous vendre leurs nouveaux produits qui ne vous intéressent peut-être pas ; vous travaillez pour servir un meilleur objectif. Ce que j'ai trouvé vraiment utile, c'est que sur ma page de contact, j'indique maintenant aux gens que mon adresse e-mail est uniquement pour le support produit. S'ils souhaitent me contacter directement, ils doivent laisser un commentaire sur mon blog, et je promets de lire tous ces commentaires. Cela a également réduit mes e-mails tout en augmentant les commentaires sur mon blog, ce qui a été un excellent résultat.

5. Regrouper vos e-mails

Je reçois des tonnes d'e-mails par jour. Selon l'étude sur la productivité des e-mails de RescueTime, les professionnels qui regroupent la vérification de leurs e-mails réduisent les interruptions jusqu'à 68 %. Une méthode vraiment utile que j'utilise pour y faire face est de le faire deux fois par jour. Je vérifie tous les e-mails tôt le matin et vide ma boîte de réception à zéro pour m'assurer que je planifie ma journée en fonction de l'importance des sujets à traiter. Ensuite, je la ferme, et je rouvre mes e-mails vers quatre heures de l'après-midi pour rattraper tout. Ce regroupement de travail signifie que je traite mes e-mails beaucoup plus rapidement sans passer beaucoup de temps dessus, et j'ai du temps calme pour travailler sur des projets importants pour le reste de la journée.

6. Engager un Responsable de Projet

Lorsque vous êtes le rouage de la chaîne, vous réussissez peut-être à faire avancer le travail, mais vous ne pouvez pas évoluer, et vous constaterez que vous finissez par travailler environ 23 heures par jour. Selon une étude de l'Institut de Gestion de Projet, les organisations ayant des pratiques de gestion de projet efficaces complètent leurs projets 2,5 fois plus avec succès que celles qui n'en ont pas. Engager un responsable de projet qui peut s'occuper de votre équipe, relancer les livraisons en retard et maintenir le tout en mouvement en moins de temps tout en vous envoyant des mises à jour quotidiennes sur l'avancement et les éventuels problèmes est un moyen très efficace d'augmenter la productivité.

Je suis heureux de rapporter qu'en deux semaines, j'ai réduit mon temps de travail de moitié (et je suis maintenant bien parti pour devenir le prochain surfeur professionnel irlandais après quelques excellentes leçons ici en Indonésie) en faisant simplement une tâche, et c'est embaucher la bonne personne.

La vie est faite pour être vécue, pas pour travailler 24 heures par jour

Elaine Heney est PDG de Chocolate Lab Apps, et auteur à succès numéro un de App Escape Plan et App Marketing. Elle a publié plus de 180 applications et a atteint trois millions de téléchargements. Elle est coach en développement d'applications en ligne cinq étoiles pour les entrepreneurs d'applications. Inscrivez-vous à l'Express, un programme unique et totalement gratuit pour augmenter vos téléchargements d'applications et vos ventes sur http://www.thechocolatelabapps.com.

Un grand merci à Elaine pour avoir partagé ses astuces de productivité pour entrepreneurs, avec un accent particulier sur la manière dont elle gère les e-mails de la manière la plus efficace pour les affaires. Nous encourageons les utilisateurs de Windows à travers le monde à essayer la meilleure solution de client e-mail pour les affaires.

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Les ajouts clés dans le Mailbird Wingman incluent un rappel de suivi d'e-mail et un planificateur d'e-mails. Vous n'oublierez jamais un suivi avec cette personne importante ou d'envoyer cet e-mail crucial. L'effort que vous et votre équipe consacrez à augmenter la productivité devient beaucoup plus stratégique et planifié.

Ces fonctionnalités seront disponibles uniquement pour les clients Pro et Premium. Profitez de la remise de précommande de 25 % aujourd'hui et soyez le premier à construire des pouvoirs de productivité superstar pour votre équipe directement au sein du nid Mailbird.

Quelles sont vos astuces de productivité pour les affaires ? Quels outils utilisez-vous aujourd'hui pour que votre équipe accomplisse le plus de choses ? Nous attendons vos commentaires ci-dessous.

Ce post a été publié à l'origine en 2013 et a été mis à jour depuis.