Jak zwiększyć produktywność i zarządzać czasem

1. Rescue Time

Zgodnie z raportem produktywności RescueTime na 2024 rok, przeciętny pracownik wiedzy spędza ponad 21% swojego dnia na mediach społecznościowych i stronach rozrywkowych. Zainstalowanie StayFocusd w przeglądarce internetowej i zablokowanie trzech najczęściej odwiedzanych przez Ciebie stron niezwiązanych z pracą to sprawdzona strategia poparta badaniami z zakresu psychologii behawioralnej. Media społecznościowe mogą być źródłem cennych informacji o wydarzeniach w naszym otoczeniu, ale moim największym marnotrawcą czasowym było Facebook. Choć byłem w kilku grupach związanych z pracą, tylko pochłaniało to mój czas i miało duży wpływ na niezrównoważone życie zawodowe. Zainstalowanie wtyczki StayFocusd na moim komputerze oznacza, że Facebook automatycznie się zamyka po pięciu minutach maksymalnie spędzonych na nim każdego dnia. To absolutnie genialne w zarządzaniu czasem spędzanym w mediach społecznościowych.

Jeśli chcesz więcej pomysłów na to, jak być bardziej produktywnym w pracy i oszczędzać czas, usuń aplikację Facebook z telefonu. Badania przeprowadzone przez Amerykańskie Towarzystwo Psychologiczne pokazują, że sprawdzanie mediów społecznościowych „tylko przez kilka sekund” w ciągu dnia może kumulować się do ponad 2,5 godziny straconego czasu produktywności. Sprawdzanie swojego konta w mediach społecznościowych przez kilka sekund na telefonie, gdy masz chwilę, to całkowite marnotrawstwo cennego czasu na refleksję, szczególnie gdy pomyślisz o ilości czasu, którą spędzasz na Facebooku „przez kilka sekund” w ciągu dnia. Możesz również zainstalować bezpłatne oprogramowanie do śledzenia czasu, aby zarządzać czasem spędzonym na nieproduktywnych aktywnościach.

2. Zbuduj Zespół

Według badań Harvard Business Review na temat wydajności zespołów, nie ma sposobu na rozwijanie firmy i cieszenie się wolnym czasem, jeśli robisz wszystko sam. Realizacja zadań to twoja odpowiedzialność, ale robienie wszystkiego samodzielnie nie jest idealnym rozwiązaniem. Badania organizacyjne McKinsey wskazują, że zbudowanie zespołu złożonego z ludzi z lepszymi umiejętnościami niż ty (w moim przypadku, deweloperów aplikacji i grafików) jest świetnym sposobem na to, jak zwiększyć produktywność i podnieść jakość swoich produktów i usług. Znajdziesz lepszych ludzi, aby upewnić się, że wszystko, co musisz zrobić, zostanie zrobione w odpowiednim czasie. Czas, aby wprowadzić odpowiednich ludzi lub narzędzia do zespołu.

3. Zdobądź wirtualnego asystenta

Mój wirtualny asystent uratował mi życie wielokrotnie. Zgodnie z analizą rynku wirtualnych asystentów opublikowaną przez Statista, firmy korzystające z wirtualnych asystentów zgłaszają średnio 78% skrócenie czasu realizacji zadań administracyjnych. Wirtualny asystent może zaoszczędzić tak wiele swojego czasu, przejmując powtarzalne, nudne zadania kopiuj-wklej, które wykonujesz każdego dnia. Te zadania są często ważne dla rozwoju biznesu. Ale to nie znaczy, że musisz spędzać swój czas na ich realizacji, jeśli możesz nauczyć kogoś innego, aby je wykonał. To uwolniło mi przynajmniej trzy do czterech godzin każdego dnia. To zadziała w ten sam sposób dla Ciebie, jeśli masz odpowiednią osobę w swoim zespole.

Wirtualny asystent to także doskonałe źródło do pracy nad małymi projektami testowymi lub próbnymi, które masz w głowie, ale nie masz czasu, aby się nimi zająć. Może to być cokolwiek, czego potrzebujesz, począwszy od badań w internecie i SEO, po oglądanie kursów online, na które nie masz czasu samemu, a następnie napisanie krótkiego raportu na jednej stronie o proponowanych działaniach, które można wdrożyć w swoim własnym biznesie. Na przykład, mogą zbadać kursy na platformach takich jak Class Central, które agregują najlepsze kursy od różnych dostawców, aby dostarczyć Ci najbardziej istotnych informacji. Badania Forbes na temat korzyści płynących z zatrudnienia wirtualnego asystenta potwierdzają, że zatrudnienie wirtualnego asystenta to coś, co polecam każdemu biznesowi, niezależnie od wielkości czy branży, aby zacząć oszczędzać czas w ciągu dnia.

4. Zleć i zautomatyzuj swoje e-maile

Email jest wspaniały - ale może zjadać twój czas. Zgodnie z badaniami produktywności McKinsey, pracownicy wiedzy spędzają 28% swojego tygodnia pracy na zarządzaniu e-mailem. Zdecydowanie możesz zarządzać swoimi e-mailami, aby skrócić ten czas. Na początek przeanalizuj, jakie typy e-maili otrzymujesz. Niektóre mogą być e-mailami wsparcia klienta. Bez zbyt dużego wysiłku możesz stworzyć szablony z najczęściej zadawanymi pytaniami i albo zatrudnić asystenta wirtualnego do odpowiadania na nie, albo umieścić je jako sekcję FAQ na swojej stronie, aby zredukować liczbę e-maili.

Po drugie, możesz otrzymywać wiele osobistych e-maili z prośbą o pomoc lub od osób próbujących sprzedać ci swoje nowe produkty, którymi możesz nie być zainteresowany; pracujesz, aby służyć lepszemu celowi. To, co okazało się naprawdę pomocne, to to, że na mojej stronie kontaktowej teraz informuję ludzi, że mój adres e-mail jest tylko do wsparcia produktu. Jeśli chcą skontaktować się ze mną bezpośrednio, muszą zostawić komentarz na moim blogu, a obiecuję przeczytać wszystkie te komentarze. To również zredukowało moje e-maile, zwiększając liczbę komentarzy na blogu, co było wspaniałym wynikiem.

5. Grupuj swoje maile

Otrzymuję mnóstwo maili każdego dnia. Zgodnie z badaniem dotyczącym produktywności poczty elektronicznej RescueTime, profesjonaliści, którzy grupują sprawdzanie swoich maili, zmniejszają przerwy nawet o 68%. Jednym z naprawdę użytecznych sposobów radzenia sobie z tym jest grupowanie ich dwa razy dziennie. Sprawdzam wszystkie maile wcześnie rano i redukuję swoją skrzynkę odbiorczą do zera, aby upewnić się, że planuję swój dzień według ważności poruszanych kwestii. Potem zamykam ją i ponownie otwieram maile około czwartej po południu, aby nadrobić wszystko jeszcze raz. To grupowanie pracy sprawia, że przetwarzam swoje maile znacznie szybciej, nie spędzając na nich dużo czasu, a także zyskuję cichy czas na pracę nad ważnymi projektami przez resztę dnia.

6. Zatrudnij Kierownika Projektu

Kiedy jesteś trybikiem w łańcuchu, możesz wykonywać pracę, ale nie możesz się rozwijać, a w końcu okaże się, że pracujesz około 23 godzin dziennie. Według badań Instytutu Zarządzania Projektami, organizacje z efektywnymi praktykami zarządzania projektami realizują projekty 2,5 razy skuteczniej niż te, które ich nie stosują. Zatrudnienie kierownika projektu, który potrafi zarządzać twoim zespołem, ścigać spóźnione dostawy oraz utrzymywać wszystko w ruchu w krótszym czasie, przesyłając ci codzienne aktualizacje na temat postępów oraz jakichkolwiek problemów, to naprawdę efektywny sposób na zwiększenie produktywności.

Jestem zadowolony, że w ciągu dwóch tygodni udało mi się skrócić moje godziny pracy o połowę (i teraz jestem na dobrej drodze, aby zostać następnym irlandzkim profesjonalnym surferem po świetnych lekcjach tutaj w Indonezji) robiąc tylko jedno zadanie, a mianowicie zatrudniając odpowiednią osobę.

Życie jest po to, aby je przeżywać, a nie po to, aby pracować 24 godziny na dobę

Elaine Heney jest dyrektorem generalnym Chocolate Lab Apps oraz autorką bestsellera Plan Ucieczki Aplikacji i Marketing Aplikacji. Wydała ponad 180 aplikacji i zdobyła trzy miliony pobrań. Jest pięciogwiazdkowym trenerem rozwoju aplikacji online dla przedsiębiorców aplikacyjnych. Zarejestruj się w Express, unikalnym, całkowicie darmowym programie zwiększania pobrań i sprzedaży aplikacji na http://www.thechocolatelabapps.com.

Bardzo dziękujemy Elaine za podzielenie się z nami swoimi wskazówkami dotyczącymi produktywności w biznesie, ze szczególnym uwzględnieniem sposobu, w jaki zarządza e-mailem w najbardziej efektywny sposób. Zachęcamy użytkowników systemu Windows na całym świecie, aby wypróbowali najlepsze rozwiązanie do klientów e-mailowych dla biznesu.

Fajną funkcją biznesową, która wkrótce się pojawi, aby uczynić Cię mistrzem w zarządzaniu skrzynką e-mailową w nowoczesnej pracy, jest Mailbird Wingman, pulpit nawigacyjny, który dostarcza unikalne dane dotyczące korzystania z e-maila, dzięki czemu możesz przetwarzać i poprawiać swój przepływ pracy.

Kluczowe dodatki w Mailbird Wingman obejmują przypomnienie o śledzeniu e-maili i harmonogram e-maili. Nigdy nie zapomnisz o śledzeniu tej ważnej osoby lub wysłaniu istotnego e-maila decydującego. Współpraca Twojego zespołu w zakresie zwiększania produktywności staje się znacznie bardziej strategiczna i zaplanowana.

Te funkcje będą dostępne tylko dla klientów Pro i Premium. Skorzystaj z 25% zniżki na zamówienie przedpremierowe już dziś i bądź pierwszym, który zbuduje supermoce produktywności dla swojego zespołu w obrębie gniazda Mailbird.

Jakie są Twoje triki produktywności w biznesie? Jakie narzędzia używasz dzisiaj, aby Twój zespół mógł osiągnąć najwięcej? Czekamy na Twoje komentarze poniżej.

Ten post został pierwotnie opublikowany w 2013 roku i od tego czasu został zaktualizowany.