Cómo aumentar la productividad y mejorar la gestión del tiempo

1. Rescue Time

Según el informe de productividad de 2024 de RescueTime, el trabajador del conocimiento promedio pasa más del 21% de su día en redes sociales y sitios web de entretenimiento. Instalar StayFocusd en tu navegador web y bloquear los tres sitios web no laborales en los que pasas más tiempo es una estrategia probada respaldada por investigaciones en psicología del comportamiento. Las redes sociales pueden ser una fuente de información valiosa sobre lo que sucede a nuestro alrededor, pero mi mayor desperdicio de tiempo era Facebook. Aunque estaba en algunos grupos relacionados con el trabajo allí, solo estaba consumiendo mi tiempo y desempeñando un papel importante en un equilibrio laboral desequilibrado. Instalar el complemento StayFocusd en mi PC significa que Facebook se cierra automáticamente después de que paso un máximo de cinco minutos al día en él. Es absolutamente genial para gestionar tu tiempo en las redes sociales.

Si quieres más ideas sobre cómo ser más productivo en el trabajo y ahorrar tiempo, elimina la aplicación de Facebook de tu teléfono también. La investigación de la Asociación Americana de Psicología muestra que verificar las redes sociales durante "solo unos segundos" a lo largo del día puede acumular más de 2.5 horas de tiempo de productividad perdido. Revisar tu cuenta de redes sociales durante unos segundos en tu teléfono mientras tienes tiempo libre es una total pérdida de tiempo valioso de reflexión, especialmente cuando piensas en la cantidad de tiempo que revisas Facebook "por unos segundos" a lo largo del día. También puedes instalar software gratuito de seguimiento del tiempo para gestionar el tiempo que pasas en actividades no productivas.

2. Construye un Equipo

Según la investigación de Harvard Business Review sobre el rendimiento de equipos, no hay forma de que puedas hacer crecer una empresa y disfrutar de tu tiempo libre si estás haciendo todo el trabajo tú solo. Cumplir con las tareas es tu responsabilidad, pero hacerlo todo por tu cuenta no es la manera ideal de hacerlo. La investigación organizacional de McKinsey demuestra que formar un equipo compuesto por personas con mejores habilidades que tú (en mi caso, desarrolladores de aplicaciones y artistas gráficos) es una excelente solución para aumentar la productividad y elevar la calidad de tus productos y servicios. Encontrarás mejores personas para asegurarte de que todo lo que necesitas hacer se complete de manera oportuna. Es hora de traer a las personas o herramientas adecuadas al equipo.

3. Consigue un Asistente Virtual

Mi asistente virtual me ha salvado la vida en numerosas ocasiones. Según el análisis del mercado de asistentes virtuales de Statista, las empresas que utilizan asistentes virtuales informan una reducción promedio del 78% en el tiempo de finalización de tareas administrativas. Un asistente virtual puede liberar tanto de tu tiempo al hacerse cargo de las tareas repetitivas, mundanas, de copiar y pegar que te encuentras haciendo todos los días. Estas tareas son a menudo importantes para que tu negocio siga creciendo. Pero eso no significa que debas gastar tu tiempo haciéndolas si puedes entrenar a otra persona para que lo haga. Esto me ha liberado al menos tres a cuatro horas de mi tiempo cada día. Funcionará de la misma manera para ti si tienes a la persona adecuada en tu equipo.

Un asistente virtual también es un recurso excelente para trabajar en algunos pequeños proyectos de prueba que tienes en mente pero no tienes tiempo para hacer tú mismo. Esto puede ser cualquier cosa que necesites, desde investigación web y SEO hasta ver cursos en línea que no tienes tiempo para visualizar tú mismo, y luego redactar un breve informe de una página sobre los elementos prácticos que se pueden implementar en tu propio negocio. Por ejemplo, podrían explorar cursos en plataformas como Class Central, que agrega los mejores cursos de varios proveedores, para proporcionarte las ideas más relevantes. La investigación de Forbes sobre los beneficios de los asistentes virtuales confirma que contratar a un asistente virtual es algo que recomiendo para cada negocio, independientemente del tamaño o la industria, para comenzar a ahorrar tiempo a lo largo del día.

4. Externaliza y Automatiza Tu Correo Electrónico

El correo electrónico es maravilloso, pero puede consumir tu tiempo. Según la investigación de productividad de McKinsey, los trabajadores del conocimiento pasan el 28% de su semana laboral gestionando correos electrónicos. Definitivamente puedes gestionar tu correo electrónico para reducir el tiempo que pasas en ello. Para comenzar, analiza qué tipos de correos electrónicos estás recibiendo. Algunos pueden ser correos de soporte al cliente. Sin demasiado esfuerzo, puedes crear plantillas con las preguntas más comunes y contratar a un asistente virtual para que responda a estos o publicarlos como una sección de preguntas frecuentes en tu sitio web para reducir tus correos.

En segundo lugar, puedes recibir muchos correos personales buscando ayuda o de personas intentando venderte sus nuevos productos que puede que no te interesen; estás trabajando para servir un mejor propósito. Lo que encontré realmente útil es que, en mi página de contacto, ahora aconsejo a las personas que mi dirección de correo electrónico es solo para soporte de productos. Si desean contactarme directamente, deben dejar un comentario en mi blog, y prometo leer todos estos. Esto también redujo mi correo electrónico mientras aumentaba los comentarios en mi blog, lo cual fue un gran resultado.

5. Agrupar Tu Correo Electrónico

Recibo toneladas de correos electrónicos al día. Según el estudio de productividad de correo electrónico de RescueTime, los profesionales que agrupan la revisión de su correo reducen las interrupciones en hasta un 68%. Una forma realmente útil que tengo de manejarlo es agruparlo dos veces al día. Yo reviso todos los correos temprano en la mañana y aclaro mi bandeja de entrada a cero para asegurarme de planificar mi día según la importancia de los asuntos en mano. Luego lo cierro y vuelvo a abrir mi correo alrededor de las cuatro de la tarde para ponerme al día con todo de nuevo. Este agrupamiento de trabajo significa que tengo acceso a mi correo mucho más rápido sin dedicar una gran cantidad de tiempo a ellos, y tengo tiempo tranquilo para trabajar en proyectos importantes durante el resto del día.

6. Contrata a un Gerente de Proyectos

Cuando eres el engranaje en la cadena, puedes estar realizando trabajo, pero no puedes escalar, y te darás cuenta de que terminas trabajando alrededor de 23 horas todos los días. Según la investigación del Project Management Institute, las organizaciones con prácticas de gestión de proyectos efectivas completan los proyectos 2.5 veces más exitosamente que aquellas que no las tienen. Contratar a un gerente de proyectos que pueda lidiar con tu equipo, perseguir entregas tardías y mantener todo en movimiento en menos tiempo mientras te envía actualizaciones diarias del progreso y cualquier problema es una manera realmente efectiva de aumentar la productividad.

Me alegra informar que en dos semanas he reducido mis horas de trabajo a la mitad (y ahora estoy en camino de convertirme en el próximo surfista profesional irlandés después de algunas grandes lecciones aquí en Indonesia) al hacer solo una tarea, y esa es contratar a la persona adecuada.

La vida es para vivir, no para trabajar 24 horas al día

Elaine Heney es CEO de Chocolate Lab Apps y autora bestseller número uno de App Escape Plan y App Marketing. Ha publicado más de 180 apps y ha conseguido tres millones de descargas. Es una coach de desarrollo de apps en línea de cinco estrellas para emprendedores de apps. Regístrate en el Express, un programa único y totalmente gratuito para aumentar tus descargas y ventas de apps en http://www.thechocolatelabapps.com.

Un gran agradecimiento a Elaine por compartir con nosotros sus trucos de productividad para emprendedores, con un enfoque especial en cómo gestiona el correo electrónico de la manera más eficiente para los negocios. Animamos a los usuarios de Windows en todo el mundo a probar la mejor solución de cliente de correo electrónico para negocios.

Una característica comercial interesante que se acerca para convertirte en un badass de la bandeja de entrada cero en el moderno entorno laboral es el Mailbird Wingman, un panel que proporciona tus datos únicos de uso del correo electrónico para que puedas procesar y mejorar tu flujo de trabajo.

Las adiciones clave en el Mailbird Wingman incluyen un recordatorio de seguimiento de correos electrónicos y un programador de correos electrónicos. Nunca olvidarás un seguimiento a esa persona importante o enviar ese correo electrónico decisivo. El esfuerzo de ti y tu equipo sobre cómo aumentar la productividad se vuelve mucho más estratégico y planificado.

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¿Cuáles son tus trucos de productividad para negocios? ¿Qué herramientas usas hoy para que tu equipo logre más? Esperamos tus comentarios a continuación.

Esta publicación fue publicada originalmente en 2013 y ha sido actualizada desde entonces.