Hoe productiviteit te verhogen & tijdbeheer te verbeteren

1. Rescue Time

Volgens het productiviteitsrapport van RescueTime voor 2024 besteedt de gemiddelde kenniswerker meer dan 21% van zijn dag aan sociale media en entertainmentwebsites. Het installeren van StayFocusd op je webbrowser en het blokkeren van de top drie niet-werkgerelateerde websites waar je de meeste tijd op doorbrengt, is een bewezen strategie, ondersteund door onderzoek in de gedragspsychologie. Sociale media kunnen een bron van waardevolle informatie zijn over wat er om ons heen gebeurt, maar mijn grootste tijdverspiller was Facebook. Terwijl ik in enkele werkgerelateerde groepen was, verorberde het gewoon mijn tijd en speelde het een grote rol in een ongebalanceerd werkleven. Het installeren van de StayFocusd-plugin op mijn PC betekent dat Facebook automatisch sluit nadat ik er maximaal vijf minuten per dag op heb doorgebracht. Het is absoluut geniaal voor het beheren van je tijd op sociale media.

Als je meer ideeën wilt over hoe je productiever kunt zijn op het werk en tijd kunt besparen, verwijder dan ook de Facebook-app van je telefoon. Onderzoek van de American Psychological Association toont aan dat het controleren van sociale media "slechts een paar seconden" gedurende de dag kan oplopen tot meer dan 2,5 uur verloren productiviteitstijd. Je sociale media-account enkele seconden op je telefoon controleren terwijl je downtime hebt, is een totale verspilling van waardevolle reflectietijd, vooral als je denkt aan de hoeveelheid tijd die je Facebook "voor een paar seconden" gedurende de dag controleert. Je kunt ook gratis tijdregistratiesoftware installeren om de tijd die je aan onproductieve activiteiten besteedt te beheren.

2. Bouw een Team

Volgens onderzoek van Harvard Business Review over team prestaties, is er gewoon geen manier waarop je een bedrijf kunt laten groeien en van je vrije tijd kunt genieten als je al het werk zelf doet. Dingen gedaan krijgen is jouw verantwoordelijkheid, maar alles zelf doen is niet de ideale manier om het te doen. Het organisatieonderzoek van McKinsey toont aan dat het samenstellen van een team bestaande uit mensen met betere vaardigheden dan jij (in mijn geval, app-ontwikkelaars en grafisch kunstenaars) een geweldige oplossing is om de productiviteit te verhogen en de kwaliteit van je producten en diensten te verbeteren. Je vindt betere mensen om ervoor te zorgen dat alles wat je gedaan wilt krijgen op tijd wordt gedaan. Het is tijd om de juiste mensen of tools aan het team toe te voegen.

3. Haal een Virtuele Assistent

Mijn VA heeft mijn leven op tal van momenten gered. Volgens de marktanalyse van virtuele assistenten van Statista rapporteren bedrijven die virtuele assistenten gebruiken een gemiddelde vermindering van 78% in de tijd die nodig is om administratieve taken te voltooien. Een virtuele assistent kan zoveel van je tijd vrijmaken door de repetitieve, alledaagse, kopieer-en-plak taken over te nemen die je elke dag doet. Deze taken zijn vaak belangrijk voor de groei van je bedrijf. Maar dat betekent niet dat je je tijd eraan moet besteden als je iemand anders kunt trainen om ze uit te voeren. Dit heeft me elke dag minstens drie tot vier uur tijd opgeleverd. Het zal op dezelfde manier voor jou werken als je de juiste persoon in je team hebt.

Een VA is ook een geweldige hulpbron om te werken aan enkele kleine test- of proefprojecten die je in gedachten hebt, maar waar je zelf geen tijd voor hebt. Dit kan van alles zijn wat je nodig hebt, variërend van webonderzoek en SEO tot het bekijken van online cursussen voor jou die je zelf geen tijd hebt om te bekijken, en vervolgens het schrijven van een kort een-pagina rapport met actiepunten die in je eigen bedrijf kunnen worden geïmplementeerd. Bijvoorbeeld, ze zouden cursussen op platforms zoals Class Central kunnen verkennen, die topcursussen van verschillende aanbieders aggregeert, om je de meest relevante inzichten te bieden. Onderzoek van Forbes over de voordelen van virtuele assistenten bevestigt dat ik het inhuren van een VA aanbeveel voor elk bedrijf, ongeacht de grootte of branche, om te beginnen met tijd besparen gedurende de dag.

4. Delegeer en automatiseer je e-mail

E-mail is geweldig - maar het kan veel van je tijd opslokken. Volgens het productiviteitsonderzoek van McKinsey besteden kenniswerkers 28% van hun werkweek aan het beheren van e-mail. Je kunt zeker je e-mail beheren om de tijd te verminderen die je eraan besteedt. Begin met het analyseren van welke soorten e-mails je ontvangt. Sommige kunnen klantondersteuningse-mails zijn. Zonder al te veel moeite kun je sjablonen maken voor de meest voorkomende vragen en een VA inhuren om hierop te reageren of ze op je website plaatsen als een FAQ-sectie om je e-mails te verminderen.

Ten tweede kun je veel persoonlijke e-mails ontvangen van mensen die om hulp vragen of van mensen die je proberen hun nieuwe producten te verkopen waar je misschien geen interesse in hebt; je werkt om een beter doel te dienen. Wat ik echt nuttig vond, is dat ik op mijn contactpagina nu mensen adviseer dat mijn e-mailadres alleen voor productondersteuning is. Als ze rechtstreeks contact met me willen opnemen, moeten ze een opmerking op mijn blog achterlaten, en ik beloof deze allemaal te lezen. Dit heeft ook mijn e-mail verminderd terwijl het mijn blogcommentaren heeft verhoogd, wat een geweldig resultaat was.

5. Groep je e-mail

Ik ontvang elke dag tonnen e-mails. Volgens de e-mailproductiviteitsstudie van RescueTime verminderen professionals die hun e-mail in batches controleren onderbrekingen met tot wel 68%. Een zeer nuttige manier waarop ik dit aanpak, is door het twee keer per dag te groeperen. Ik controleer alle e-mails vroeg in de ochtend en ruim mijn inbox op naar nul om ervoor te zorgen dat ik mijn dag plan volgens de belangrijkheid van de lopende zaken. Dan sluit ik het, en open ik mijn e-mail rond vier uur 's middags opnieuw om alles weer bij te werken. Deze batching van werk betekent dat ik veel sneller door mijn e-mail ga zonder er veel tijd aan te besteden, en ik krijg rustige tijd om aan belangrijke projecten te werken voor de rest van de dag.

6. Huur een Projectmanager

Wanneer je het onderdeel in de keten bent, krijg je misschien werk gedaan, maar je kunt niet opschalen, en je zult merken dat je elke dag ongeveer 23 uur werkt. Volgens Onderzoek van het Project Management Institute voltooien organisaties met effectieve projectmanagementpraktijken projecten 2,5 keer succesvoller dan die zonder. Het aannemen van een projectmanager die met je team kan omgaan, achterstallige leveringen kan achtervolgen en alles in minder tijd kan laten bewegen terwijl hij je dagelijkse updates geeft over de voortgang en eventuele problemen, is een zeer effectieve manier om de productiviteit te verhogen.

Ik ben blij te kunnen melden dat ik in twee weken mijn werktijden met de helft heb verminderd (en nu goed op weg ben om de volgende Ierse professionele surfer te worden na een aantal geweldige lessen hier in Indonesië) door gewoon één taak te doen, en dat is het aannemen van de juiste persoon.

Het Leven is om te Leven, Niet om 24 Uur per Dag te Werken

Elaine Heney is CEO van Chocolate Lab Apps en de nummer één bestverkopende auteur van App Escape Plan en App Marketing. Ze heeft meer dan 180 apps gepubliceerd en drie miljoen downloads. Ze is een vijf-sterren Online App Development coach voor app-ondernemers. Meld je aan voor de Express, een unieke, volledig gratis programma om je app downloads en verkopen te verhogen op http://www.thechocolatelabapps.com.

Een grote dank aan Elaine voor het delen van haar productiviteits hacks voor ondernemers met ons, met een speciale focus op hoe ze e-mail op de meest efficiënte manier voor haar bedrijf beheert. We moedigen Windows-gebruikers over de hele wereld aan om de beste e-mailclient oplossing voor bedrijven te proberen.

Een coole bedrijfsfunctie die eraan komt en je een e-mailclient-inbox-zero-badass maakt in de moderne werkplek is de Mailbird Wingman, een dashboard dat je unieke e-mailgebruikgegevens biedt zodat je je workflow kunt verwerken en verbeteren.

Belangrijke toevoegingen in de Mailbird Wingman zijn een herinnering voor e-mail follow-ups en een e-mail planner. Je zult nooit een follow-up naar die belangrijke persoon vergeten of die belangrijke dealbrekende e-mail verzenden. De inspanning van jou en je team om de productiviteit te verhogen wordt veel strategischer en beter gepland.

Deze functies zijn alleen beschikbaar voor Pro en Premium klanten. Profiteer vandaag van de 25% korting op de pre-order en wees de eerste die superster productiviteitskrachten voor jouw team opbouwt, recht binnen het Mailbird nest.

Wat zijn jouw productiviteits hacks voor ondernemers? Welke tools gebruik je vandaag de dag voor je team om het meeste gedaan te krijgen? We kijken uit naar je reacties hieronder.

Dit bericht is oorspronkelijk gepubliceerd in 2013 en sindsdien bijgewerkt.