Как повысить продуктивность и улучшить управление временем

1. Rescue Time

Согласно отчету о производительности RescueTime за 2024 год, средний работник знаний тратит более 21% своего дня на социальные сети и развлекательные сайты. Установка StayFocusd в вашем веб-браузере и блокировка трех основных небезызвестных сайтов, на которых вы проводите больше всего времени, является проверенной стратегией, основанной на исследованиях поведенческой психологии. Социальные сети могут быть источником ценной информации о событиях в нашем окружении, но мое самое большое времяпровождение было связано с Facebook. Хотя я был в нескольких рабочих группах, это просто поглощало мое время и играло большую роль в разбалансированности рабочей жизни. Установка плагина StayFocusd на мой ПК означает, что Facebook автоматически закрывается после того, как я провожу на нем максимум пять минут в день. Это абсолютно гениально для управления вашим временем в социальных сетях.

Если вы хотите больше идей о том, как быть более продуктивным на работе и экономить время, удалите приложение Facebook со своего телефона. Исследования Американской психологической ассоциации показывают, что проверка социальных сетей «всего на несколько секунд» в течение дня может накапливаться до более чем 2.5 часов потерянного времени продуктивности. Проверка своей учетной записи в социальных сетях на несколько секунд на вашем телефоне во время простоя — это абсолютная трата ценного времени на размышления, особенно когда вы думаете о количестве времени, которое вы проверяете Facebook «на несколько секунд» в течение дня. Вы также можете установить бесплатное программное обеспечение для отслеживания времени, чтобы управлять временем, которое вы тратите на непроизводительную деятельность.

2. Соберите команду

Согласно исследованию Harvard Business Review о командной эффективности, невозможно развивать компанию и наслаждаться своим свободным временем, если вы делаете всю работу сами. Выполнение задач — это ваша ответственность, но делать всё самостоятельно — не самый идеальный способ. Организационное исследование McKinsey показывает, что создание команды из людей с более высокими навыками, чем у вас (в моем случае, разработчиков приложений и графических художников) — отличное решение, как увеличить продуктивность и повысить качество ваших продуктов и услуг. Вы найдете лучших людей, чтобы обеспечить своевременное выполнение всего, что вам нужно. Пора привлечь нужных людей или инструменты в команду.

3. Наймите виртуального помощника

Мой ВП спасал мою жизнь множество раз. Согласно анализу рынка виртуальных помощников от Statista, компании, использующие виртуальных помощников, сообщают о среднем снижении времени выполнения административных задач на 78%. Виртуальный помощник может освободить так много вашего времени, взяв на себя повторяющиеся, скучные задачи копирования и вставки, которые вы выполняете каждый день. Эти задачи часто важны для роста вашего бизнеса. Но это не значит, что вам нужно тратить свое время на их выполнение, если вы можете научить кого-то еще делать это. Это освободило как минимум три-четыре часа моего времени каждый день. У вас получится так же, если у вас на команде правильный человек.

Виртуальный помощник также является отличным ресурсом для работы над небольшими тестовыми проектами, которые у вас есть на уме, но на которые у вас нет времени. Это может быть что угодно, от веб-исследований и SEO до просмотра онлайн-курсов за вас, на которые у вас нет времени, а затем написания короткого одностраничного отчета о конкретных действиях, которые можно реализовать в вашем бизнесе. Например, они могут изучить курсы на платформах, таких как Class Central, которые агрегируют лучшие курсы от различных провайдеров, чтобы предоставить вам самые релевантные инсайты. Исследование Forbes о преимуществах виртуальных помощников подтверждает, что найм ВП – это то, что я рекомендую каждому бизнесу, независимо от размера или отрасли, чтобы начать экономить время в течение дня.

4. Делегируйте и автоматизируйте свой email

Email замечателен, но он может отнимать много времени. Согласно исследованию продуктивности McKinsey, работники знаний тратят 28% своего рабочего времени на управление электронной почтой. Вы определенно можете управлять своей электронной почтой, чтобы сократить время, которое вы на это тратите. Для начала проанализируйте, какие типы писем вы получаете. Некоторые могут быть письмами службы поддержки клиентов. Без особых усилий вы можете создать шаблоны с наиболее частыми вопросами и либо нанять помощника, чтобы ответить на них, либо разместить их в разделе FAQ на вашем сайте, чтобы уменьшить количество писем.

Во-вторых, вы можете получать много личных писем с просьбами о помощи или от людей, пытающихся продать вам свои новые продукты, которые вам могут быть не интересны; вы работаете на более важную цель. Что я нашел действительно полезным, так это то, что на моей странице контактов я теперь сообщаю людям, что мой адрес электронной почты предназначен только для поддержки продуктов. Если они хотят связаться со мной напрямую, то им нужно оставить комментарий в моем блоге, и я обещаю прочитать все эти комментарии. Это также сократило количество моих писем, увеличив комментарии в блоге, что стало отличным результатом.

5. Группировка вашей электронной почты

Я получаю тонны электронных писем каждый день. Согласно исследованию продуктивности электронной почты от RescueTime, профессионалы, которые группируют проверку своей электронной почты, уменьшают количество прерываний до 68%. Один действительно полезный способ, который у меня есть для этого, - проверять почту два раза в день. Я проверяю все письма рано утром и очищаю свой почтовый ящик до нуля, чтобы убедиться, что я планирую свой день в зависимости от важности текущих вопросов. Затем я закрываю почту и снова открываю её около четырех часов дня, чтобы снова наверстать упущенное. Эта группировка работы позволяет мне гораздо быстрее обрабатывать свою почту, не тратя много времени на неё, и у меня остается время для работы над важными проектами на оставшуюся часть дня.

6. Наймите руководителя проекта

Когда вы являетесь шестерёнкой в цепи, вы можете выполнять работу, но не сможете масштабироваться, и обнаружите, что работаете около 23 часов в день. Согласно исследованию Института управления проектами, организации с эффективными практиками управления проектами завершают проекты в 2.5 раза успешнее, чем те, у которых их нет. Нанять руководителя проекта, который сможет работать с вашей командой, следить за задержками в поставках и поддерживать движение всех процессов в более сжатые сроки, отправляя вам ежедневные обновления о ходе выполнения и любых вопросах, - это действительно эффективный способ повышения производительности.

С радостью сообщаю, что за две недели я сократил свои рабочие часы вдвое (и теперь на пути к тому, чтобы стать следующим ирландским профессиональным серфером после отличных уроков здесь, в Индонезии), просто выполнив одну задачу, а именно наняв нужного человека.

Жизнь создана для жизни, а не для работы 24 часа в сутки

Элейн Хени является генеральным директором Chocolate Lab Apps и автором бестселлеров План побега приложения и Маркетинг приложения. У нее опубликовано более 180 приложений и три миллиона скачиваний. Она является пятизвездочным тренером по онлайн-разработке приложений для предпринимателей. Зарегистрируйтесь на Express, уникальную, совершенно бесплатную программу по увеличению скачиваний и продаж вашего приложения на http://www.thechocolatelabapps.com.

Большое спасибо Элейн за то, что она поделилась с нами своими советами по повышению продуктивности бизнеса, с особым акцентом на то, как она управляет электронной почтой наиболее эффективным образом для бизнеса. Мы призываем пользователей Windows по всему миру попробовать лучшее решение для почтового клиента для бизнеса.

Классная бизнес-функция, которая скоро появится, сделает вас мастером управления почтовым ящиком в современной рабочей среде, - это Mailbird Wingman, панель управления, которая предоставляет ваши уникальные данные об использовании электронной почты, чтобы вы могли обрабатывать и улучшать свой рабочий процесс.

Ключевые дополнения в Mailbird Wingman включают напоминание о последующих действиях по электронной почте и планировщик электронной почты. Вы никогда не забудете о необходимости связаться с этим важным человеком или отправить важное письмо, частично определяющее сделку. Ваши усилия и усилия вашей команды по повышению продуктивности станут намного более стратегическими и планируемыми.

Эти функции будут доступны только для клиентов Pro и Premium. Воспользуйтесь скидкой 25% на предзаказ уже сегодня и станьте первым, кто создаст суперзвездные способности продуктивности для вашей команды прямо в гнезде Mailbird.

Какие у вас ходы по производительности для бизнеса? Какие инструменты вы используете сегодня, чтобы ваша команда могла максимально эффективно выполнять задачи? С нетерпением ждем ваших комментариев ниже.

Этот пост был первоначально опубликован в 2013 году и с тех пор обновлен.