Come Aumentare la Produttività e Migliorare la Gestione del Tempo

1. Rescue Time

Secondo il rapporto sulla produttività del 2024 di RescueTime, il lavoratore della conoscenza medio trascorre oltre il 21% della propria giornata sui social media e sui siti di intrattenimento. Installare StayFocusd nel proprio browser web e bloccare i tre principali siti non lavorativi su cui si trascorre più tempo è una strategia provata supportata dalla ricerca in psicologia comportamentale. I social media possono essere una fonte di preziose informazioni su ciò che accade nei nostri dintorni, ma il mio più grande dissipatore di tempo è stato Facebook. Anche se ero in alcuni gruppi di lavoro, questo stava solo assorbendo il mio tempo e giocava un ruolo importante in una vita lavorativa sbilanciata. Installare il plugin StayFocusd sul mio PC significa che Facebook si chiude automaticamente dopo che ho trascorso al massimo cinque minuti su di esso al giorno. È assolutamente geniale per gestire il proprio tempo sui social media.

Se vuoi ulteriori idee su come essere più produttivo al lavoro e risparmiare tempo, elimina anche l'app di Facebook dal tuo telefono. La ricerca della American Psychological Association mostra che controllare i social media per "solo pochi secondi" durante il giorno può accumularsi a oltre 2,5 ore di tempo di produttività perso. Controllare il tuo account sui social media per pochi secondi sul tuo telefono durante i tuoi momenti di pausa è una totale perdita di tempo di riflessione prezioso, soprattutto se pensi al tempo che controlli Facebook "per pochi secondi" nel corso della giornata. Puoi anche installare software di monitoraggio del tempo gratuito per gestire il tempo che trascorri in attività improduttive.

2. Costruisci un Team

Secondo la ricerca di Harvard Business Review sulle performance dei team, non c'è modo di far crescere un'azienda e goderti il tuo tempo libero se fai tutto il lavoro da solo. Completare le cose è tua responsabilità, ma far tutto da solo non è il modo ideale di farlo. La ricerca organizzativa di McKinsey dimostra che mettere insieme un team composto da persone con competenze migliori delle tue (nel mio caso, sviluppatori di app e artisti grafici) è una grande soluzione su come incrementare la produttività e migliorare la qualità dei tuoi prodotti e servizi. Troverai persone migliori per assicurarti che tutto ciò che devi fare venga completato in modo tempestivo. È tempo di portare le persone o gli strumenti giusti nel team.

3. Ottieni un Assistente Virtuale

Il mio assistente virtuale mi ha salvato la vita innumerevoli occasioni. Secondo l'analisi del mercato degli assistenti virtuali di Statista, le aziende che utilizzano assistenti virtuali riportano una riduzione media del 78% nel tempo di completamento delle attività amministrative. Un assistente virtuale può liberarti così tanto tempo occupandosi dei compiti ripetitivi, noiosi e di copia e incolla che ti trovi a fare ogni giorno. Questi compiti sono spesso importanti per la crescita della tua azienda. Ma ciò non significa che tu debba trascorrere il tuo tempo a farli se puoi addestrare qualcun altro a farli. Questo mi ha liberato almeno tre o quattro ore del mio tempo ogni singolo giorno. Funzionerà allo stesso modo per te se hai la persona giusta nel tuo team.

Un assistente virtuale è anche una super risorsa per lavorare su piccoli progetti di prova o test che hai in mente ma a cui non hai il tempo di dedicarti personalmente. Può essere qualsiasi cosa tu abbia bisogno, dalla ricerca sul web e SEO alla visione di corsi online per te che non hai tempo di vedere personalmente, e poi scrivere un breve rapporto di una pagina su elementi pratici che possono essere implementati nella tua azienda. Ad esempio, potrebbero esplorare corsi su piattaforme come Class Central, che aggrega i migliori corsi da vari fornitori, per fornirti le informazioni più rilevanti. La ricerca di Forbes sui benefici degli assistenti virtuali conferma che assumere un assistente virtuale è qualcosa che consiglio per ogni azienda, indipendentemente dalle dimensioni o dal settore, per iniziare a risparmiare tempo durante la giornata.

4. Esternalizza e Automatizza la Tua Email

L'email è meravigliosa - ma può rubarti tempo. Secondo la ricerca sulla produttività di McKinsey, i lavoratori della conoscenza trascorrono il 28% della loro settimana lavorativa a gestire le email. Puoi sicuramente gestire le tue email per ridurre il tempo che trascorri su di esse. Per iniziare, analizza quali tipi di email stai ricevendo. Alcune potrebbero essere email di supporto clienti. Senza troppi sforzi, puoi creare modelli con le domande più comuni e assumere un VA per rispondere a queste o pubblicarle come sezione FAQ sul tuo sito web per ridurre le tue email.

In secondo luogo, puoi ricevere molte email personali che cercano aiuto o da persone che cercano di venderti i loro nuovi prodotti che potresti non essere interessato; stai lavorando per servire uno scopo migliore. Quello che ho trovato davvero utile è che, sulla mia pagina di contatto, ora consiglio alle persone che il mio indirizzo email è solo per il supporto ai prodotti. Se vogliono contattarmi direttamente, devono lasciare un commento sul mio blog, e prometto di leggere tutti questi. Questo ha anche ridotto le mie email aumentando i commenti sul mio blog, il che è stato un ottimo risultato.

5. Raggruppa le tue email

Ricevo tonnellate di email al giorno. Secondo lo studio sulla produttività delle email di RescueTime, i professionisti che raggruppano il controllo delle email riducono le interruzioni fino al 68%. Un modo veramente utile che ho per gestirlo è raggrupparlo due volte al giorno. Controllo tutte le email la mattina presto e svuoto la mia casella di posta per assicurarmi di pianificare la mia giornata in base all'importanza delle questioni in corso. Poi la chiudo e riapro la mia email intorno alle quattro del pomeriggio per recuperare tutto di nuovo. Questo raggruppamento del lavoro significa che riesco a gestire le mie email molto più velocemente senza spendere molto tempo su di esse, e ho del tempo tranquillo per lavorare su progetti importanti per il resto della giornata.

6. Assumi un Project Manager

Quando sei il ingranaggio della catena, potresti portare a termine il lavoro, ma non puoi scalare, e finirai per lavorare circa 23 ore ogni giorno. Secondo la ricerca del Project Management Institute, le organizzazioni con pratiche di gestione dei progetti efficaci completano i progetti 2,5 volte più con successo rispetto a quelle senza. Assumere un project manager che possa gestire il tuo team, inseguire le consegne in ritardo e mantenere tutto in movimento in meno tempo mentre ti invia aggiornamenti quotidiani sui progressi e su eventuali problemi è un modo realmente efficace per aumentare la produttività.

Sono felice di informarti che in due settimane ho dimezzato le mie ore di lavoro (e ora sono ben avviato a diventare il prossimo surfista professionista irlandese dopo alcune fantastiche lezioni qui in Indonesia) semplicemente facendo un solo compito, e cioè assumere la persona giusta.

La vita è per vivere, non per lavorare 24 ore al giorno

Elaine Heney è CEO di Chocolate Lab Apps e autrice bestseller numero uno di App Escape Plan e App Marketing. Ha pubblicato oltre 180 app e ha raggiunto tre milioni di download. È un coach Online App Development a cinque stelle per imprenditori di app. Iscriviti all'Express, un programma unico e completamente gratuito per aumentare i tuoi download e le vendite dell'app su http://www.thechocolatelabapps.com.

Un grande grazie a Elaine per aver condiviso con noi i suoi trucchi per la produttività nel business, con un focus particolare su come gestisce le email nel modo più efficiente per il business. Incoraggiamo gli utenti Windows di tutto il mondo a provare il migliore client email soluzione per il business.

Una fantastica funzionalità aziendale in arrivo per farti diventare un badass della inbox zero nel moderno ambiente di lavoro è il Mailbird Wingman, un cruscotto che fornisce i tuoi dati unici sull'uso delle email così puoi elaborare e migliorare il tuo flusso di lavoro.

Le principali aggiunte nel Mailbird Wingman includono un promemoria di follow-up email e un pianificatore email. Non dimenticherai mai un follow-up con quella persona importante o di inviare quell'email decisiva. Lo sforzo tuo e del tuo team su come aumentare la produttività diventa molto più strategico e pianificato.

Queste funzionalità saranno disponibili solo per clienti Pro e Premium. Approfitta oggi dello sconto pre-ordine del 25% e sii il primo a costruire poteri di produttività superstar per il tuo team direttamente all'interno del nido Mailbird.

Quali sono i tuoi trucchi per la produttività aziendale? Quali strumenti utilizzi oggi per fare il massimo con il tuo team? Non vediamo l'ora di leggere i tuoi commenti qui sotto.

Questo post è stato originariamente pubblicato nel 2013 ed è stato aggiornato da allora.