Sei diese Person: E-Mails mit Mailbird planen
Perfektes Timing ist entscheidend für den Start von Unternehmen und Marketingkampagnen. Gutes Timing ist einfach höflich und wichtig, auch beim Versenden von E-Mails. Eine einfache Lösung? Planen Sie E-Mails mit der Später-senden-Funktion.
Vielleicht haben Sie ein paar E-Mails etwas zu spät erhalten, nachts, wenn Sie keine persönliche Zeit für eine Antwort haben würden. Und Sie möchten nicht die Person sein, die am Ende eines Freitagsarbeits-tags E-Mails an Ihre Kollegen sendet.
Stattdessen können Sie eine E-Mails planen Funktion nutzen, um E-Mails zu planen und sie zu einem geeigneteren Zeitpunkt zu senden. Lassen Sie uns sehen, wie es Ihnen zugute kommen kann, E-Mails zum richtigen Datum und zur richtigen Uhrzeit zu planen, und wie Sie geplante E-Mails verwenden sollten.
3 Möglichkeiten, wie die "Send Later" Funktion ein Problemlöser sein kann
In einigen Fällen ist das Planen von E-Mails eine großartige Möglichkeit, um organisierter zu sein, wenn man jemandem eine Nachricht sendet, und es kann Ihnen sogar helfen, Ihren Kopf freizubekommen. Lassen Sie uns einige Beispiele durchgehen, wann die Funktion "später senden" zu Ihren Gunsten funktioniert, indem Sie E-Mails zu einem geplanten Zeitpunkt senden.
Es ist spät in der Nacht, als Sie eine brillante Idee hatten…
Oder zu jeder Zeit, wenn Sie mit einem verteilten Team arbeiten. Warum nicht eine E-Mail darüber schreiben und senden? Denn wenn Sie sie jetzt senden, könnte das a) den Empfänger irritieren, da es so spät ist, wenn er eine E-Mail von der Arbeit erhält, b) geöffnet, gelesen und schnell vergessen werden oder c) beides, in beliebiger Reihenfolge.
Sie können die Nachricht im Entwurf behalten, aber vielleicht vergessen Sie auch selbst darüber. Oder Sie können eine Notiz in Ihrem Kalender anheften, um sie morgens zu senden, aber das scheint zu viel Arbeit zu sein, wenn Sie eine Funktion haben, die beide Probleme löst.
Sie sind derjenige, der all diese brillanten Ideen erhält
Wenn Sie ein Entscheidungsträger in Ihrem Unternehmen sind, haben Sie natürlich tonnenweise Ideen, die umgesetzt werden müssen. Aber sofort auf Ihre Inspiration zu reagieren, könnte im Moment nicht die beste Idee sein. Sie müssen sich so gut erholen wie jeder andere.
Stattdessen haben Sie ein paar Alternativen, wie das Festhalten der Idee in einem Tagebuch oder das Speichern einer Sprachnachricht. Oder Sie können einfach eine E-Mail an sich selbst schreiben und sie zu einem Zeitpunkt zustellen lassen, an dem Sie normalerweise Zeit haben, um an solchen Angelegenheiten zu arbeiten.
Ihr Team arbeitet an großen Aufgaben mit mehreren Ergebnissen
Einige Leute brauchen einen kleinen Schubs, um sicherzustellen, dass sie eine Aufgabe rechtzeitig abschließen. Sie können einen Kollegen im Chat oder persönlich ansprechen, aber dann müssen Sie selbst die Fristen im Auge behalten, also ist es besser, eine E-Mail zu planen.
Stattdessen können Sie das Senden von Check-in-E-Mails direkt nach dem Setzen der Ergebnisse und Fristen planen. Fügen Sie eine kurze Nachricht hinzu, in der Sie nach Updates fragen und Ihr Team daran erinnern, was Sie in einem Bericht sehen möchten. Und lassen Sie es zur Sicherheit einen Tag im Voraus senden. All dies kann durch den richtigen Einsatz von E-Mails planen Funktion geschehen.
Brauchen Sie Weitere Gründe, um Ihre E-Mails zu planen?
Es sind nicht nur die Ideengeber, Führungskräfte und Manager, die die Send Later-Funktion als nützlich empfinden. Wenn Sie E-Mails zu versenden haben, haben Sie bereits einen Grund, diese Funktion zu nutzen, denn:
- Sie möchten sicherstellen, dass eine E-Mail nicht verloren geht. Die meisten E-Mails erfordern keine sofortige Antwort, insbesondere nicht die, die Sie nach Feierabend gesendet haben. Und Sie möchten nicht davon abhängig sein, wie organisiert die andere Person ist, für den Fall, dass sie Ihre Nachricht geöffnet hat, als es unpraktisch war, zu antworten.
- Der Empfänger befindet sich in einer anderen Zeitzone, und Sie möchten, dass eine E-Mail ankommt, wenn er oder sie online ist. Der Zeitunterschied kann verwirrend sein, und Sie möchten niemanden mitten in der Nacht oder nachdem die Nachricht irrelevant geworden ist, eine E-Mail schicken. Wenn jemand Sie zudem gebeten hat, eine Erinnerung zu senden, ist es am besten, die E-Mail für diese Erinnerung zu planen.
- Sie möchten, dass Ihre E-Mail die erste im Posteingang von jemandem ist, wenn er zur Arbeit kommt. Beispiel: Es gibt diesen Job, den Sie unbedingt wollen, und die erste Bewerbung im Posteingang eines Recruiters zu sein, erhöht Ihre Chancen, ihn zu bekommen. Die 'Send Later'-Schaltfläche ist Ihre Chance, das zu erreichen.
- Sie möchten nicht vergessen, eine E-Mail in den Entwürfen zu haben. Ein guter Grund, warum eine E-Mail im Entwurfsordner sein sollte, ist, dass Sie nicht alle Details haben, um sie zu senden. Wenn Sie sie nur dort lassen, weil es zu früh ist, um auf die Senden-Taste zu drücken, riskieren Sie, es zu vergessen, wenn die Zeit gekommen ist.
Es ist in Ordnung, wenn Sie etwas vergessen — das Gehirn braucht Ruhe. Deshalb haben wir Kalender, die uns an wichtige Daten erinnern. Aber einen Kalender zu verwenden, um sich daran zu erinnern, eine E-Mail zu senden, kann übertrieben und unnötig sein, da es dafür eine spezielle Funktion gibt.
Kalender sind auch kein Allheilmittel. Angenommen, Sie haben einen für die Geburtstage Ihrer Verwandten, Freunde und Bekannten. Einige Personen rufen Sie sofort an, andere ziehen Sie es vor, mit einer Nachricht im Chat oder einer E-Mail zu grüßen. Wie oft haben Sie vergessen, Geburtstagswünsche zu senden? Und seien wir ehrlich, Sie haben nicht vergessen, wann jemand geboren wurde, Sie haben nur nicht realisiert, dass dieser Tag heute ist. Die beste Lösung ist, eine E-Mail für den richtigen Tag und die richtige Uhrzeit zu planen.
So planen Sie E-Mails mit der "Später senden" Funktion von Mailbird
Es gibt spezielle Apps zum Planen von E-Mails, aber warum zusätzlichen Speicherplatz belegen, wenn Sie die Funktion bereits in Ihrem E-Mail-Client haben? Mailbird bietet viele Werkzeuge, die E-Mails einfacher und produktiver machen. Später senden ist eines davon, und:
- Es befindet sich direkt neben dem Senden-Button. Es ist kein zusätzliches Modul oder eine App, die Sie aktivieren müssen. Wenn Sie eine E-Mail fertig geschrieben haben, aber sie zu einem anderen Zeitpunkt senden möchten, klicken Sie auf die kleine Uhr am Senden-Button und wählen Sie einen geeigneteren Zeitpunkt.
- Es hat voreingestellte Zeiten. Sie können E-Mails mit nur einem Klick für den nächsten Morgen oder Nachmittag oder den kommenden Montag planen. Wenn Sie jedoch ein genaueres Datum und eine Uhrzeit benötigen, klicken Sie auf Planen und legen Sie ein benutzerdefiniertes Datum und eine Uhrzeit fest.
- Es stellt sicher, dass Sie nicht falsch planen. Sie können nur zukünftige Daten wählen. Es ist schlichtweg unmöglich, ein vergangenes Datum auszuwählen, sodass Sie an diesem hektischen Tag, an dem Sie nicht einmal klar sehen können, keine Fehleingabe machen.
- Sie erhalten einen zusätzlichen Ordner für geplante E-Mails. Dies gibt Ihnen Spielraum für Fehler. Sie können sehen, welche E-Mails Sie in der Warteschlange haben und sie bearbeiten oder die Planung aufheben.
Und falls Sie zufällig auf der anderen Seite einer schlecht getimten E-Mail sind, drücken Sie die Schlummer-Taste, um ihr eine bessere Chance auf einen geeigneteren Zeitpunkt zu geben.
Wichtig! Die Später senden Funktion funktioniert nur, wenn Ihre Mailbird-App läuft, da wir aus Sicherheitsgründen Ihre Anmeldeinformationen nicht auf dem Server speichern. Wenn Sie möchten, dass eine Offline-Version der Funktion entwickelt wird, können Sie dafür stimmen.
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Zusammenfassung
E-Mails planen kann Ihnen helfen, die Person zu sein, die immer höflich und pünktlich ist, wenn auch nur ein bisschen. Aber ein gutes Timing bei E-Mails bedeutet nicht nur Höflichkeit; es geht auch darum, sicherzustellen, dass Sie kein wichtiges Datum vergessen oder einen Bericht senden, wenn Ihr Vorgesetzter es erwartet.Und in manchen Fällen geht es sogar darum, erfolgreich zu sein und einen Traumjob zu landen, dank geplanter E-Mails und natürlich Ihrem Talent.
FAQ
Wie sende ich eine geplante E-Mail?
1. Gehen Sie zu Ihrem Web- oder Desktop-E-Mail-Client.2. Klicken Sie auf Schreiben und verfassen Sie Ihre E-Mail.3. Fügen Sie Empfänger hinzu.4. Bevor Sie auf Senden klicken, klicken Sie auf die Schaltfläche Später senden — eine kleinere Schaltfläche daneben (eine Uhr im Fall von Mailbird) — und wählen Sie die Zeit für das Versenden aus.
Kann ich eine E-Mail in Gmail für später planen?
Ja, das können Sie. Es ist eine der grundlegenden Funktionen in Gmail, wie in vielen anderen E-Mail-Clients.
Kann man eine E-Mail in Outlook planen?
Ja, das können Sie. Der Prozess ist jedoch nicht so einfach wie bei Mailbird:1. Sobald Sie mit dem Verfassen einer E-Mail fertig sind, suchen Sie die Registerkarte Optionen.2. Folgen Sie dem Pfad: Weitere Optionen > Lieferung verzögern3. Finden Sie das Feld "Nicht vor" in den Zustelloptionen.4. Wählen Sie dann ein Datum und eine Uhrzeit für die Zustellung aus.5. Klicken Sie auf Senden.
Kann man eine E-Mail in Apple Mail planen?
Ja, das können Sie. Der Prozess ist sehr ähnlich wie bei Mailbird oder Gmail Send, obwohl Sie in diesem Fall nach einer Senden-Schaltfläche mit einem Uhrensymbol suchen. Sie befindet sich direkt neben dem normalen Senden.
