Jak zaplanować wysyłkę e-mail z Mailbird
Doskonałe wyczucie czasu jest kluczowe przy uruchamianiu startupów i kampanii marketingowych. Świetne wyczucie czasu jest formą grzeczności i ma znaczenie również przy wysyłaniu e-maili. Prosta metoda? Zaplanuj wysyłkę e-maili za pomocą funkcji Send Later.
Mogłeś otrzymać kilka e-maili trochę za późno, w nocy, kiedy nie masz czasu na odpowiedź. I nie chcesz być tą osobą, która wysyła e-maile do swoich współpracowników pod koniec piątku.
Zamiast tego możesz skorzystać z funkcji planowania e-maili, aby zaplanować e-maile i wysłać je w bardziej odpowiednim czasie. Zobaczmy, jak planowanie e-maili w odpowiednią datę i godzinę może przynieść Ci korzyści oraz jak powinieneś korzystać z zaplanowanych e-maili.
3 Sposoby, w jakie "Wyślij później" Może Być Rozwiązaniem Problemów
W niektórych przypadkach funkcja planowania e-maili jest świetnym sposobem na lepszą organizację podczas wysyłania wiadomości, a nawet może pomóc w uwolnieniu twojej przestrzeni psychicznej. Przyjrzyjmy się kilku przykładom, kiedy funkcja "wysyłania później" zadziała na twoją korzyść poprzez przesyłanie e-maili o zaplanowanej porze.
Jest późno w nocy, a ty właśnie miałeś genialny pomysł…
Lub o każdej porze, jeśli pracujesz w rozproszonej ekipie. Dlaczego by nie napisać i nie wysłać na ten temat e-maila? Ponieważ jeśli wyślesz go teraz, może to a) zirytować adresata, ponieważ jest tak późno, gdy otrzymuje e-mail z pracy, b) być otwarte, przeczytane i szybko zapomniane, lub c) oba te punkty, w dowolnej kolejności.
Możesz zachować wiadomość w Drafts, ale możesz o niej zapomnieć. Możesz też przypiąć notatkę na kalendarzu, aby wysłać ją rano, ale to wydaje się zbyt dużą pracą, gdy masz funkcję, która rozwiązuje oba problemy.
To ty otrzymujesz wszystkie te genialne pomysły
Jeśli jesteś osobą podejmującą decyzje w swojej firmie, oczywiście masz mnóstwo pomysłów do wdrożenia. Ale działanie na podstawie swojej inspiracji może nie być najlepszym pomysłem w danym momencie. Musisz odpocząć tak samo, jak każda inna osoba.
Zamiast tego masz kilka alternatyw, takich jak zapisanie pomysłu w dzienniku lub zapisanie wiadomości głosowej. Możesz po prostu napisać e-mail do siebie i mieć go dostarczonym, gdy zazwyczaj masz czas na zajmowanie się takimi sprawami.
Twój zespół pracuje nad dużymi zadaniami z wieloma wynikami
Niektórzy ludzie potrzebują przypomnienia, aby upewnić się, że skończą zadanie na czas. Możesz wysłać wiadomość do współpracownika na czacie lub osobiście, ale wtedy musisz samodzielnie śledzić terminy, więc lepiej zaplanować e-mail.
Zamiast tego, możesz zaplanować e-maile kontrolne tuż po ustalenie wyników i terminów. Dołącz krótki komunikat z prośbą o aktualizacje i przypomnij zespołowi, co chcesz zobaczyć w raporcie. I wyślij go z dniowym wyprzedzeniem dla pewności. Wszystko to może się wydarzyć dzięki odpowiedniemu wykorzystaniu funkcji planowania e-maili.
Czy potrzebujesz jeszcze więcej powodów, by zaplanować swoje e-maile?
To nie tylko generatorzy pomysłów, dyrektorzy i menedżerowie, którzy znajdują funkcję Wyslij później korzystną. Jeśli masz e-maile do wysłania, już masz powód, by korzystać z tej funkcji, ponieważ:
- Chcesz mieć pewność, że e-mail się nie zgubi. Większość e-maili nie wymaga natychmiastowej odpowiedzi, a na pewno nie te, które wysłałeś po godzinach. I nie chcesz polegać na tym, jak zorganizowana jest druga osoba, na wypadek, gdyby otworzyła twoją wiadomość, gdy nie miała czasu na odpowiedź.
- Odbiorca jest w innej strefie czasowej i chcesz, aby e-mail dotarł, gdy jest online. Różnica czasu może być myląca i nie chcesz wysyłać e-maila komuś w środku nocy lub po tym, jak wiadomość stanie się nieaktualna. Co więcej, jeśli ktoś poprosił cię o przypomnienie, najlepiej jest zaplanować e-mail na to przypomnienie.
- Chcesz, aby twój e-mail był pierwszy w czyimś skrzynce odbiorczej, gdy przyjdzie do pracy. Przykład: jest ta praca, której bardzo chcesz, a bycie pierwszym CV w skrzynce odbiorczej rekrutera poprawi twoje szanse na jej zdobycie. Przycisk wysyłania później to twoja szansa, aby to osiągnąć.
- Nie chcesz zapomnieć o e-mailu w folderze Robocze. Dobrym powodem, by e-mail znajdował się w folderze Robocze, jest to, że nie masz wszystkich szczegółów, by go wysłać. Jeśli tylko trzymasz go tam, ponieważ jest za wcześnie, by nacisnąć przycisk wysyłania, ryzykujesz zapomnieniem, gdy przyjdzie czas.
To w porządku, jeśli coś zapomnisz — mózg potrzebuje odpoczynku. Dlatego mamy kalendarze, by przypominać nam o ważnych datach. Jednak trzymanie kalendarza, by przypominał ci o wysłaniu e-maila, może być nadmierne i niepotrzebne, ponieważ jest na to specjalna funkcja.
Kalendarze również nie są panaceum. Powiedzmy, że masz jeden na urodziny swoich bliskich, przyjaciół i wszystkich znajomych. Niektóre osoby dzwonisz natychmiast, a inne wolisz przywitać wiadomością w czacie lub e-mailem. Ile razy zapomniałeś wysłać życzenia urodzinowe? I powiedzmy szczerze, nie zapomniałeś, kiedy ktoś się urodził, po prostu nie zdawałeś sobie sprawy, że ten dzień to dzisiaj. Najlepszym rozwiązaniem jest zaplanowanie e-maila na odpowiedni dzień i godzinę.
Jak zaplanować e-mail za pomocą funkcji "Wyślij później" w Mailbird
Istnieją specjalne aplikacje do planowania e-maili, ale po co zajmować miejsce, skoro już masz tę funkcję w swoim kliencie pocztowym? Mailbird ma wiele narzędzi, które ułatwiają i zwiększają wydajność e-maili. "Wyślij później" to jedno z nich, a:
- Jest tuż obok przycisku wysyłania. To nie jest dodatek ani aplikacja, którą musisz aktywować. Kiedy skończysz pisać e-mail, ale chcesz wysłać go w innym czasie, kliknij mały zegar na przycisku Wyślij i wybierz odpowiedniejszą godzinę.
- Ma wstępnie ustawione czasy. Możesz zaplanować e-maile na najbliższy poranek lub popołudnie albo na nadchodzący poniedziałek jednym kliknięciem. Ale jeśli potrzebujesz dokładniejszej daty i godziny, kliknij Zaplanuj i ustaw własną datę i godzinę.
- Zadbaj o to, żeby nie zaplanować źle. Możesz wybierać tylko przyszłe daty. Po prostu niemożliwe jest wybranie daty w przeszłości, więc nie przegapisz terminu w tym zajętym dniu, kiedy nawet nie widzisz prosto przed siebie.
- Otrzymujesz dodatkowy folder dla zaplanowanych e-maili. Daje ci to przestrzeń na błędy. Możesz zobaczyć, jakie e-maile masz w kolejce i edytować je lub anulować ich wysłanie.
A jeśli przypadkiem jesteś po drugiej stronie źle zaplanowanego e-maila, naciśnij przycisk Snooze, aby dać mu lepszą szansę na bardziej odpowiedni czas.
WaŜne! Funkcja "Wyślij później" będzie działać tylko wtedy, gdy aplikacja Mailbird jest uruchomiona, ponieważ nie przechowujemy twoich danych uwierzytelniających na serwerze z powodów bezpieczeństwa. Jeśli chciałbyś, aby opracowano wersję offline tej funkcji, możesz zagłosować na to.
Wypróbuj Mailbird, najlepszą aplikację Windows do zarządzania wszystkimi swoimi kontami e-mail!
Podsumowanie
Planowanie e-maili może pomóc Ci być tą osobą, która zawsze jest uprzejma i punktualna, choć tylko odrobinę. Ale dobrze dobrany czas wysyłania e-maili to nie tylko kwestia grzeczności; to także zapewnienie, że nie zapomnisz o ważnej dacie lub nie wyślesz raportu, gdy oczekuje tego Twój menedżer.A w niektórych przypadkach chodzi nawet o odniesienie sukcesu i zdobycie wymarzonej pracy dzięki zaplanowanym e-mailom, i Twoim talentom, oczywiście.
FAQ
Jak wysłać zaplanowany e-mail?
1. Przejdź do swojego klienta poczty internetowej lub desktopowej. 2. Kliknij napisz i napisz swój e-mail. 3. Dodaj odbiorców. 4. Zanim naciśniesz Wyślij, kliknij przycisk Wyślij później — mniejszy przycisk obok (w przypadku Mailbirda jest to zegar) — i wybierz czas wysyłki.
Czy mogę zaplanować wysłanie e-maila w Gmailu?
Tak, możesz. To jedna z podstawowych funkcji w Gmailu, jak i w wielu innych klientach pocztowych.
Czy możesz zaplanować e-mail w Outlooku?
Tak, możesz. Jednak proces nie jest tak prosty jak w Mailbird: 1. Gdy skończysz pisać e-mail, znajdź kartę Opcje. 2. Podążaj ścieżką: Więcej opcji > Opóźnij dostarczenie 3. Znajdź pole "Nie dostarczaj przed" w opcjach dostarczania. 4. Następnie wybierz datę i godzinę dostarczenia. 5. Kliknij Wyślij.
Czy możesz zaplanować e-mail w Apple Mail?
Tak, możesz. Proces jest prawie taki sam jak w Mailbird lub Gmail, chociaż w tym przypadku szukasz przycisku Wyślij z ikoną zegara. Znajduje się on tuż obok zwykłego Wyślij.
