Come programmare le email con Mailbird
Un perfetto tempismo è fondamentale per lanciare startup e campagne di marketing. Avere un buon tempismo è semplicemente educato, e conta anche quando si inviano email. Un modo semplice? Programma le email con la funzione Invia più tardi.
Potresti aver ricevuto alcune email un po' troppo tardi, di sera quando non spenderesti tempo personale per rispondere. E non vuoi essere quella persona che invia email ai propri colleghi alla fine di una giornata lavorativa di venerdì.
Invece, puoi usare una funzione per programmare le email per inviarle in un momento più appropriato. Vediamo come programmare le email nella data e nell'ora giuste può beneficiare te e come dovresti utilizzare le email programmate.
3 Modi in cui "Invia più tardi" può essere una soluzione ai problemi
In alcuni casi, programmare le email è un ottimo modo per essere più organizzati quando si invia un messaggio a qualcuno, e può persino aiutarti a liberare spazio mentale. Vediamo alcuni esempi in cui una funzione "invialo più tardi" funzionerà a tuo favore facendoti inviare email a un orario prestabilito.
È tardi la notte quando hai appena avuto un'idea geniale…
O in qualsiasi momento se lavori con un team distribuito. Perché non scrivere e inviare un'email al riguardo? Perché se la invii ora, potrebbe a) irritare il destinatario poiché è così tardi quando ricevono un'email di lavoro, b) essere aperta, letta e rapidamente dimenticata, o c) entrambe, in qualsiasi ordine.
Puoi tenere il messaggio nelle Bozze, ma potresti dimenticartene tu stesso. Oppure puoi appuntare un promemoria sul tuo calendario per inviarlo al mattino, ma sembra un lavoro eccessivo quando hai una funzione che risolve entrambi i problemi.
Sei tu a ricevere tutte quelle idee brillanti
Se sei un decisore nella tua azienda, ovviamente, hai tonnellate di idee da implementare. Ma agire sulla tua ispirazione potrebbe non essere la cosa migliore in questo momento. Hai bisogno di riposare quanto la prossima persona.
Invece, hai un paio di alternative, come annotare l'idea in un diario o salvare un messaggio vocale. Oppure puoi semplicemente scrivere un'email a te stesso e farla inviare quando di solito hai tempo per lavorare su questioni del genere.
Il tuo team lavora su grandi compiti con diversi risultati
Alcune persone hanno bisogno di una spinta per assicurarsi di terminare un compito in tempo. Puoi contattare un collega in chat o di persona, ma poi devi tenere traccia delle scadenze tu stesso, quindi è meglio programmare un'email.
Invece, puoi programmare l'invio di email di controllo subito dopo che i risultati e le scadenze sono stati stabiliti. Includi un messaggio breve che richiede aggiornamenti e ricorda al tuo team cosa vuoi vedere in un rapporto. E fallo inviare un giorno in anticipo per sicurezza. Tutto questo può avvenire grazie al giusto utilizzo delle email programmate.
Hai Bisogno di Ulteriori Motivi per Programmare le Tue Email?
Non sono solo i generatori di idee, i dirigenti e i manager a trovare utile la funzione di invio programmato. Se hai email da inviare, hai già un motivo per usare questa funzione perché:
- Vuoi assicurarti che un'email non venga persa. La maggior parte delle email non richiede una risposta immediata, e definitely non quelle che hai inviato fuori orario. E non vuoi fare affidamento su quanto sia organizzata l'altra persona, nel caso abbia aperto il tuo messaggio quando era scomodo rispondere.
- Il destinatario è in un fuso orario diverso e vuoi che un'email arrivi quando lui o lei è online. La differenza di orario può essere confusa, e non vuoi inviare un'email a qualcuno nel cuore della notte o dopo che il messaggio diventa irrilevante. Inoltre, se qualcuno ti ha chiesto di inviare un promemoria, la tua opzione migliore è programmare l'email per quel promemoria.
- Vuoi che la tua email sia la prima nella casella di posta di qualcuno quando arriva al lavoro. Ad esempio, c'è questo lavoro che desideri ardentemente, e essere il primo curriculum nella casella di posta di un reclutatore aumenterà le tue possibilità di ottenerlo. Il pulsante di invio programmato è la tua opportunità per raggiungere questo obiettivo.
- Non vuoi dimenticare un'email tra le Bozze. Un buon motivo per un'email in cartella Bozze è quando non hai tutti i dettagli per inviarla. Se la stai tenendo lì solo perché è troppo presto per premere il pulsante di invio, rischi di dimenticare quando arriva il momento.
Va bene se dimentichi qualcosa — il cervello ha bisogno di riposare. Ecco perché abbiamo i calendari per ricordarci date importanti. Ma tenere un calendario per ricordarti di inviare un'email può essere eccessivo e non necessario visto che c'è una funzione specifica per questo.
I calendari non sono una soluzione a tutto. Supponiamo che tu ne abbia uno per i compleanni dei tuoi parenti, amici e conoscenze. Alcune persone chiami immediatamente, e altre preferisci salutarle con un messaggio in chat o un'email. Quante volte hai dimenticato di inviare gli auguri di compleanno? E ammettiamolo, non hai dimenticato quando è nato qualcuno, ti sei semplicemente reso conto che quel giorno era oggi. La soluzione migliore è programmare un'email per il giorno e l'ora giusti.
Come programmare le email con la funzione "Invia più tardi" di Mailbird
Ci sono app specifiche per programmare le email, ma perché occupare spazio se hai già la funzione nel tuo client di posta? Mailbird offre molti strumenti che rendono l'email più facile e produttiva. Invia più tardi è uno di questi, e:
- È proprio accanto al pulsante di invio. Non è un componente aggiuntivo o un'app che devi attivare. Quando hai finito di scrivere un'email, ma vuoi inviarla a un momento diverso, clicca sul piccolo orologio sul pulsante di invio e scegli un momento più appropriato.
- Ha orari preimpostati. Puoi programmare le email per la mattina o il pomeriggio più vicini o per il prossimo lunedì con un solo clic. Ma se hai bisogno di una data e un orario più precisi, clicca su Programma e imposta una data e un orario personalizzati..
- Si assicura che tu non programma male. Puoi scegliere solo date future. È semplicemente impossibile scegliere una data passata, quindi non perderai il bersaglio in quella giornata intensa in cui non riesci nemmeno a vedere chiaramente.
- Ottieni una cartella aggiuntiva per le email programmate. Ti dà margine di errore. Puoi vedere quali email hai in coda e modificarle o annullarle.
E se ti trovi dall'altra parte di un'email mal programmata, premi il pulsante Snooze per darle una migliore chance di arrivare a un momento più appropriato.
Importante! La funzione Invia più tardi funzionerà solo se la tua app Mailbird è in esecuzione perché non memorizziamo le tue credenziali sul server per motivi di sicurezza. Se desideri che venga sviluppata una versione offline della funzione, puoi votare per essa.
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Riflessioni Finali
Programmando le email, puoi essere quella persona che è sempre gentile e puntuale, anche se solo un po'. Ma avere un buon tempismo con le email non è solo questione di cortesia; è anche fondamentale per assicurarti di non dimenticare una data importante o di inviare un rapporto quando il tuo manager se lo aspetta.E in alcuni casi, si tratta persino di avere successo e di ottenere un lavoro dei sogni grazie alle email programmate, e ovviamente al tuo talento.
FAQ
Come posso inviare un'email programmata?
1. Vai al tuo client email web o desktop.2. Fai clic su comporre e scrivi la tua email.3. Aggiungi i destinatari.4. Prima di fare clic su Invia, fai clic sul pulsante Invia più tardi — un pulsante più piccolo accanto (un orologio nel caso di Mailbird) — e scegli l'orario per l'invio.
Posso programmare un'email da inviare più tardi in Gmail?
Sì, puoi. È una delle funzionalità di base di Gmail, come in molti altri client email.
Puoi programmare un'email in Outlook?
Sì, puoi. Tuttavia, il processo non è così semplice come in Mailbird:1. Una volta terminato di comporre un'email, trova la scheda Opzioni.2. Segui il percorso: Altre opzioni > Ritarda consegna3. Trova la casella "Non consegnare prima del" nelle opzioni di consegna.4. Poi, scegli una data e un'ora per la consegna.5. Fai clic su Invia.
Puoi programmare un'email in Apple Mail?
Sì, puoi. Il processo è molto simile a quello di Mailbird o Gmail anche se in questo caso, stai cercando un pulsante Invia con un'icona a forma di orologio. È proprio accanto all'ordinario Invia.
