Soyez la personne qui planifie ses e-mails avec Mailbird
Le bon moment est crucial pour lancer des startups et des campagnes marketing. Avoir un bon timing est simplement poli, et cela compte également lorsque vous envoyez des e-mails. Une solution facile ? Planifiez vos e-mails avec la fonction Envoyer plus tard.
Vous avez peut-être reçu quelques e-mails un peu trop tard, la nuit quand vous ne passeriez pas de temps personnel à répondre. Et vous ne voulez pas être cette personne qui envoie des e-mails à vos collègues à la fin d'une journée de travail vendredi.
Au lieu de cela, vous pouvez utiliser une fonctionnalité de planification des emails pour programmer les e-mails et les envoyer à un moment plus approprié. Voyons comment programmer des e-mails à la bonne date et à la bonne heure peut vous bénéficier, et comment vous devriez utiliser les e-mails programmés.
3 façons dont "Envoyer plus tard" peut résoudre des problèmes
Dans certains cas, la planification des emails est une excellente façon d'être plus organisé lors de l'envoi d'un message à quelqu'un, et cela peut même vous aider à libérer votre esprit. Passons en revue quelques exemples où la fonctionnalité "envoyer plus tard" fonctionnera en votre faveur en vous permettant d'envoyer des emails à un moment programmé.
Il est tard dans la nuit et vous venez d'avoir une idée brillante…
Ou à tout moment si vous travaillez avec une équipe répartie. Pourquoi ne pas rédiger et envoyer un email à ce sujet ? Parce que si vous l'envoyez maintenant, cela pourrait a) irriter le destinataire puisque c'est si tard lorsqu'il reçoit un email du travail, b) être ouvert, lu et rapidement oublié, ou c) les deux, dans n'importe quel ordre.
Vous pouvez garder le message dans les Brouillons, mais vous pourriez aussi l'oublier vous-même. Ou vous pouvez épingler une note sur votre calendrier pour l'envoyer le matin, mais cela semble être trop de travail quand vous avez une fonctionnalité qui résout les deux problèmes.
Vous êtes celui qui reçoit toutes ces idées brillantes
Si vous êtes un décideur dans votre entreprise, bien sûr, vous avez un tas d'idées à mettre en œuvre. Mais agir sur votre inspiration n'est peut-être pas la meilleure idée du moment. Vous avez besoin de vous reposer autant que la personne suivante.
Au lieu de cela, vous avez quelques alternatives, comme noter l'idée dans un carnet ou enregistrer un message vocal. Ou vous pouvez simplement vous écrire un email et le faire envoyer lorsque vous avez généralement le temps de travailler sur ces questions.
Votre équipe travaille sur de grandes tâches avec plusieurs livrables
Certaines personnes ont besoin d'un coup de pouce pour s'assurer qu'elles terminent une tâche à temps. Vous pouvez alerter un collègue par chat ou en personne, mais ensuite vous devez suivre vous-même les délais, donc mieux vaut programmer un email.
Au lieu de cela, vous pouvez programmer l'envoi d'emails de suivi juste après que les livrables et les délais soient fixés. Incluez un court message demandant des mises à jour et rappelez à votre équipe ce que vous souhaitez voir dans un rapport. Et faites-le envoyer un jour à l'avance pour être sûr. Tout cela peut se faire par une bonne utilisation des emails programmés.
Avez-vous besoin de plus de raisons pour planifier vos emails ?
Ce ne sont pas seulement les générateurs d'idées, les cadres et les managers qui trouvent la fonctionnalité Envoyer plus tard bénéfique. Si vous avez des emails à envoyer, vous avez déjà une raison d'utiliser cette fonctionnalité car :
- Vous voulez vous assurer qu'un email ne se perde pas. La plupart des emails ne nécessitent pas de réponse immédiate, et certainement pas ceux que vous avez envoyés après les heures de bureau. Et vous ne voulez pas compter sur l'organisation de l'autre personne, au cas où elle aurait ouvert votre message à un moment où il était inopportun de répondre.
- Le destinataire est dans un autre fuseau horaire, et vous voulez qu'un email arrive lorsqu'il ou elle est en ligne. Le décalage horaire peut être déroutant, et vous ne voulez pas envoyer un email au milieu de la nuit ou après que le message soit devenu sans importance. De plus, si quelqu'un vous a demandé d'envoyer un rappel, votre meilleure option est de programmer l'email pour ce rappel.
- Vous voulez que votre email soit le premier dans la boîte de réception de quelqu'un lorsqu'il arrive au travail. Par exemple, il y a cet emploi que vous voulez vraiment, et être le premier CV dans la boîte de réception d'un recruteur améliorera vos chances de l'obtenir. Le bouton d'envoi ultérieur est votre chance d'y parvenir.
- Vous ne voulez pas oublier un email dans les brouillons. Une bonne raison pour qu'un email soit dans le dossier Brouillons est lorsque vous n'avez pas tous les détails pour l'envoyer. Si vous ne le gardez là que parce qu'il est trop tôt pour appuyer sur le bouton d'envoi, vous risquez d'oublier quand le moment sera venu.
C'est normal si vous oubliez quelque chose — le cerveau a besoin de repos. C'est pourquoi nous avons des calendriers pour nous rappeler des dates importantes. Mais garder un calendrier pour vous rappeler d'envoyer un email peut être excessif et inutile puisque cela existe déjà une fonctionnalité spécifique pour cela.
Les calendriers ne sont pas non plus une solution miracle. Disons que vous en avez un pour les anniversaires de vos proches, amis et tous vos connaissances. Certaines personnes vous appelez immédiatement, et d'autres vous préférez les saluer avec un message dans le chat ou un email. Combien de fois avez-vous oublié d'envoyer des vœux d'anniversaire ? Et soyons honnêtes, vous n'avez pas oublié quand quelqu'un est né, vous n'avez simplement pas réalisé que ce jour était aujourd'hui. La meilleure solution est de programmer un email pour le bon jour et la bonne heure.
Comment planifier un e-mail avec la fonctionnalité "Envoyer plus tard" de Mailbird
Il existe des applications spécifiques pour planifier des e-mails, mais pourquoi encombrer votre espace si vous avez déjà cette fonctionnalité dans votre client de messagerie ? Mailbird dispose de nombreux outils qui facilitent et rendent la messagerie plus productive. Envoyer plus tard est l'un d'eux, et :
- Il est juste à côté du bouton d'envoi. Ce n'est pas un complément ou une application que vous devez activer. Lorsque vous avez fini d'écrire un e-mail, mais que vous souhaitez l'envoyer à un autre moment, cliquez sur la petite horloge sur le bouton Envoyer et choisissez un moment plus approprié.
- Il a des horaires préétablis. Vous pouvez programmer des e-mails pour le matin ou l'après-midi suivant ou pour le lundi prochain en un clic. Mais si vous avez besoin d'une date et d'une heure plus précises, cliquez sur Programmer et définissez une date et une heure personnalisées.
- Il s'assurera que vous ne programmerez pas mal. Vous ne pouvez choisir que des dates futures. Il est tout simplement impossible de choisir une date passée, donc vous ne raterez pas ce jour chargé où vous ne pouvez même pas voir clair.
- Vous obtenez un dossier supplémentaire pour les e-mails programmés. Cela vous donne une marge d'erreur. Vous pouvez voir quels e-mails vous avez en attente et les modifier ou les désinscrire.
Et si vous vous retrouvez de l'autre côté d'un e-mail mal chronométré, appuyez sur le bouton Snooze pour lui donner une meilleure chance à un moment plus approprié.
Important ! La fonctionnalité Envoyer plus tard ne fonctionnera que si votre application Mailbird est en cours d'exécution car nous ne stockons pas vos identifiants sur le serveur pour des raisons de sécurité. Si vous souhaitez qu'une version hors ligne de la fonctionnalité soit développée, vous pouvez voter pour cela.
Essayez Mailbird, la meilleure application Windows pour gérer tous vos comptes e-mail !
Conclusion
La planification des emails peut vous aider à être cette personne toujours polie et ponctuelle, ne serait-ce qu'un peu. Mais avoir un bon timing avec les emails ne se résume pas à être poli ; il s'agit également de s'assurer que vous n'oubliez pas une date importante ou d'envoyer un rapport lorsque votre responsable l'attend. Et dans certains cas, il s'agit même de réussir et d'obtenir un emploi de rêve grâce aux emails planifiés, et à votre talent, bien sûr.
FAQ
Comment puis-je envoyer un email programmé ?
1. Allez sur votre client de messagerie web ou de bureau.2. Cliquez sur composer et rédigez votre email.3. Ajoutez des destinataires.4. Avant de cliquer sur Envoyer, cliquez sur le bouton Envoyer plus tard — un petit bouton à côté (une horloge dans le cas de Mailbird) — et choisissez l'heure d'envoi.
Puis-je planifier un email pour qu'il soit envoyé plus tard dans Gmail ?
Oui, vous le pouvez. C'est l'une des fonctionnalités de base de Gmail, comme dans de nombreux autres clients de messagerie.
Pouvez-vous planifier un email dans Outlook ?
Oui, vous le pouvez. Cependant, le processus n'est pas aussi simple que dans Mailbird :1. Une fois que vous avez terminé de rédiger un email, trouvez l'onglet Options.2. Suivez le chemin : Plus d'options > Retarder la livraison3. Trouvez la case "Ne pas livrer avant" dans les options de livraison.4. Ensuite, choisissez une date et une heure pour la livraison.5. Cliquez sur Envoyer.
Pouvez-vous planifier un email dans Apple Mail ?
Oui, vous le pouvez. Le processus est presque identique à celui de Mailbird ou de l'envoi dans Gmail, bien que dans ce cas, vous cherchiez un bouton Envoyer avec une icône d'horloge. Il est juste à côté du bouton Envoyer ordinaire.
