40 Melhores Práticas de Email com Estatísticas
Mais de um quarto dos adultos já se meteu em apuros por enviar um email "ríspido" - com emojis considerados um grande erro, segundo pesquisas.
Um inquérito a 2,000 profissionais que usam e-mails para trabalho revelou o que se deve e o que não se deve fazer na construção de uma mensagem digital.
Um quinto não sonharia em usar emojis, enquanto três em cada 10 odeiam o "text speak" em um e-mail.
E um em cada 10 relaxará seu tom de voz com os colegas de trabalho na primeira semana de um novo emprego.
Quase três quartos (74 por cento) estão felizes por adotar um tom mais franco com os clientes, mas quando se trata do "chefe", apenas 57 por cento fariam o mesmo.
Infelizmente, entre aqueles que não tomaram as precauções adequadas ao enviar e-mails, muitos receberam uma resposta negativa - com 22 por cento levando uma chamada de atenção do chefe, e um décimo tendo que escrever um pedido de desculpas.
Quando perguntados sobre a pior coisa que já enviaram ou receberam por e-mail, um respondente disse que enviou uma rescisão falsa, enquanto outro entregou uma mensagem destinada à esposa ao chefe.
A porta-voz da Mailbird, Nicole Stevens, que comissionou a pesquisa, disse: "A autoconsciência, ao redigir e-mails, nunca foi tão importante, e reconhecer que esse tom pode variar imensamente de empresa para empresa e de pessoa para pessoa.
"Parece haver algumas coisas concretas que as pessoas não gostam de receber por e-mail, e coisas que muitos não enviariam.
"Mas o e-mail, assim como toda a linguagem, evolui ao longo do tempo - quem sabe, em 30 anos, todos possam estar enviando e-mails exclusivamente com emojis."
O estudo também descobriu que quatro em cada 10 entrevistados ficam irritados quando as pessoas em sua empresa 'respondem a todos' a um e-mail que não precisavam realmente responder.
Um em cada três se sente irritado quando as pessoas esquecem de anexar coisas que mencionaram no corpo de um e-mail, e 11 por cento ficam frustrados quando são referidos pelo gênero errado.
Quase metade (45 por cento) já recebeu e-mails com seu nome escrito incorretamente - e 32 por cento confessaram ter feito o mesmo com outra pessoa.
Em média, quem envia e-mails vai por quatro mensagens inteiras com um nome misspelado antes de se sentirem à vontade para corrigir seu correspondente.
Menos de dois terços (65 por cento) culpam a composição de e-mails às pressas pelos erros, enquanto 31 por cento dizem que o volume é simplesmente grande demais.
No entanto, 22 por cento admitiram que são apenas preguiçosos demais para revisar adequadamente suas composições, de acordo com a pesquisa da OnePoll.
Enquanto 17 por cento às vezes escrevem e-mails 'no calor do momento' e dizem coisas que não querem dizer.
Mais de um em cada 10 (12 por cento) acidentalmente copiou alguém em um e-mail que deveria apenas ter sido 'cópia oculta', levando a problemas - ou até mesmo quebrando regras do GDPR.
Como resultado, 33 por cento pesquisaram no Google por conselhos sobre como enviar um e-mail corretamente.
Em média, os adultos passam duas horas e 20 minutos diários enviando, lendo, escrevendo e verificando e-mails - com 33 não lidos atualmente na sua caixa de entrada.
A porta-voz da Mailbird, Nicole Stevens, acrescentou:
"Os e-mails são uma parte enorme da vida cotidiana de quase todos.
"Mesmo se você não os usar para fins de trabalho, quase todos nós temos uma conta de e-mail que usamos. Embora muitos a utilizem apenas para criar contas, haverá momentos em que mensagens precisam ser elaboradas.
"Uma boa regra é começar conversas por e-mail de forma profissional - assim como na moda, nunca se pode ser excessivamente profissional.
"Então, depois de algumas mensagens trocadas, você pode avaliar a atitude da outra pessoa e talvez diminuir um pouco o tom, se necessário."
As 40 Melhores Regras de Boas Práticas em Comunicação por E-mail
- Revise o seu e-mail
- Leia o e-mail atentamente antes de responder
- Verifique se anexou os seus documentos
- Verifique quem está a receber o e-mail
- Verifique a sua pontuação/ gramática
- Assegure-se de que escreveu corretamente o nome do destinatário
- Não use 'beijinhos'
- Não utilize 'linguagem de mensagens'
- Não use 'responder a todos' a menos que todos precisem de saber
- Não clique em enviar quando está emocional
- Não use acrónimos como 'TYVM' em vez de 'muito obrigado'
- Remova pessoas que NÃO DEVEM ver o seu e-mail do campo CC:
- Não use maiúsculas para transmitir o seu ponto de vista
- Pare um minuto ou dois antes de enviar e-mails acalorados
- Não use gírias
- Não envie informação confidencial
- Não fale sobre os outros
- Mantenha os parágrafos curtos para uma leitura fácil
- Não use emojis
- Não se esqueça de CC todos que precisam ser incluídos
- Saiba quando NÃO enviar um e-mail, como fazer uma chamada telefónica em vez disso
- Não flirtes com alguém
- Não use GIFs
- Não diga nada que não diria pessoalmente - como fazer uma reclamação
- Não inclua sarcasmo
- Inclua uma assinatura de e-mail
- Responda dentro de 24 horas úteis
- Não se esqueça de fechar a conversa, como 'Diga-me se tem alguma pergunta'
- Não use 'olá' ou 'ei', mas diga 'Bom dia' ou 'Olá'
- Não abuse dos pontos de exclamação
- Não envie e-mails fora do horário de trabalho
- Não seja demasiado direto/ factual
- Assegure-se de se apresentar
- Não envie e-mails para colegas sobre assuntos pessoais, como planos de fim de semana
- Comece sempre com 'Espero que esteja bem' ou semelhante
- Não seja 'agressivo'
- Não conte piadas
- Compreenda a cultura do país para o qual está a enviar o e-mail
- Não coloque a pergunta/ o e-mail no assunto do e-mail
- Inclua os seus pronomes preferidos na sua assinatura de e-mail
