40 лучших практик email-общения по статистике
Более четверти взрослых оказались в сложной ситуации после отправки "резкого" email, и эмодзи считаются серьёзной ошибкой, согласно исследованию.
Опрос 2 000 профессионалов, которые используют электронную почту для работы, выявил правила и запреты, касающиеся составления цифрового сообщения.
Каждый пятый и мечтать не стал бы использовать эмодзи, в то время как трое из десяти ненавидят "текстовую речь" в электронном письме.
И один из десяти смягчит тон общения с коллегами в течение первой недели с момента начала новой работы.
Почти три четверти (74 процента) охотно готовы говорить с клиентами более откровенно, но когда речь заходит о "боссе", лишь 57 процентов сделали бы то же самое.
К сожалению, среди тех, кто не принял соответствующих мер предосторожности при отправке электронных писем, многие получили недовольный ответ - 22 процента получили нагоняй от босса, а десятая часть вынуждена была писать извинения.
Когда их спрашивали о самом ужасном сообщении, которое они когда-либо отправляли или получали по электронной почте, один респондент сообщил, что отправил поддельное заявление об увольнении, а другой перепутал сообщение, предназначенное для жены, с письмом для босса.
Представитель Mailbird Николь Стивенс, которая заказала исследование, сказала: "Осознание себя при написании электронных писем никогда не было столь важным, и понимание этого тона может сильно варьироваться от бизнеса к бизнесу и от человека к человеку.
"Кажется, есть некоторые конкретные вещи, которые люди не любят получать по электронной почте, и вещи, которые многие не отправили бы.
"Но электронная почта, как и любой язык, эволюционирует со временем - кто знает, через 30 лет все могут начать общаться исключительно с помощью эмодзи."
Исследование также показало, что четверо из десяти респондентов раздражаются, когда люди в их компании "отвечают всем" на письмо, которое им не было нужно.
Треть чувствует неудовлетворение, когда люди забывают прикрепить вещи, о которых упоминается в теле письма, и 11 процентов расстраиваются, когда их упоминают с неправильным полом.
Почти половина (45 процентов) получали электронные письма с неправильно написанным именем - и 32 процента признались, что сделали то же самое с другими.
В среднем, отправители электронных писем отправляют четыре целых сообщения с ошибочно написанным именем, прежде чем решатся исправить свою корреспонденцию.
Чуть меньше двух третей (65 процентов) считают, что написание писем в спешке приводит к ошибкам, в то время как 31 процент утверждает, что объем писем просто слишком велик.
Однако 22 процента признали, что им просто лень тщательно проверять свои произведения, согласно исследованию OnePoll.
В то время как 17 процентов иногда пишут письма "в горячке момента" и говорят вещи, которые не имеют в виду.
Более одного из десяти (12 процентов) случайно добавили кого-то в письмо, в которое их следовало бы "случайно вставить", что привело к неприятностям - или даже к нарушениям правил GDPR.
В результате 33 процента искали в Google советы о том, как правильно отправить электронное письмо.
В среднем взрослые тратят два часа и 20 минут ежедневно на отправку, чтение, написание и проверку электронных писем - при этом в их почтовом ящике в настоящее время сидят 33 непрочитанных сообщения.
Представитель Mailbird, Николь Стивенс, добавила:
"Электронные письма являются огромной частью повседневной жизни почти каждому.
"Даже если вы не используете их для рабочих целей, почти у всех нас есть электронный почтовый ящик. Хотя многие просто используют его для создания учетных записей, иногда сообщения необходимо составлять.
"Хорошее правило - начинать электронные разговоры профессионально - как и в моде, вы никогда не можете быть слишком профессиональным.
"Затем, после нескольких обменов сообщениями, вы можете оценить отношение другого человека и, возможно, смягчить его, если это необходимо."
40 лучших практик, когда дело касается электронной почты
- Выверьте свое письмо
- Внимательно прочитайте письмо перед ответом
- Проверьте, прикрепили ли вы документы
- Дважды проверьте, кому вы отправляете письмо
- Проверьте пунктуацию/ грамматику
- Убедитесь, что правильно написали имя получателя
- Не ставьте 'поцелуи'
- Не используйте 'сленг'
- Не нажимайте 'ответить всем', если это не нужно всем
- Не отправляйте, когда находитесь в эмоциональном состоянии
- Не используйте аббревиатуры, такие как 'TYVM', вместо 'спасибо большое'
- Уберите людей, которые НЕ ДОЛЖНЫ видеть ваше письмо, из поля CC:
- Не используйте заглавные буквы, чтобы донести свою мысль
- Подождите минуту-две перед отправкой эмоциональных писем
- Не используйте сленг
- Не отправляйте конфиденциальную информацию
- Не сплетничайте
- Держите абзацы короткими для удобства чтения
- Не используйте эмодзи
- Не забудьте добавить CC для всех, кто должен быть включен
- Знайте, когда НЕ стоит отправлять письмо, например, вместо этого позвоните
- Не фліртуйте с кем-либо
- Не используйте GIF-файлы
- Не говорите ничего, что вы не сказали бы в лицо, например, не жалуйтесь
- Не включайте сарказм
- Добавьте подпись к письму
- Отвечайте в течение 24 рабочих часов
- Не забудьте закрыть разговор, например: 'Дайте знать, если у вас есть вопросы'
- Не используйте 'привет' или 'эй', а говорите 'Доброе утро' или 'Здравствуйте'
- Не злоупотребляйте восклицательными знаками
- Не отправляйте письма за пределами рабочего времени
- Не будьте слишком прямолинейными
- Убедитесь, что представились
- Не пишите коллегам о личных вещах, например, о планах на выходные
- Всегда начинайте с 'Надеюсь, у вас все хорошо' или подобного
- Не будьте 'настойчивыми'
- Не шутите
- Понимайте культуру страны, в которую вы пишете
- Не ставьте вопрос/ письмо в теме письма
- Включите ваши предпочтительные местоимения в подпись к письму
