40 Meilleures Pratiques Email Basées sur les Statistiques
Plus d'un quart des adultes ont eu des ennuis après avoir envoyé un email "virulent" - les emojis étant considérés comme un sérieux faux pas, selon une étude.
Une enquête auprès de 2 000 professionnels utilisant des e-mails pour le travail a révélé les bonnes pratiques et les erreurs à éviter lors de la rédaction d'un message numérique.
Un cinquième ne penserait jamais à utiliser des emojis, tandis que trois personnes sur dix détestent le "langage texto" dans un e-mail.
Et une personne sur dix adoucira son ton avec ses collègues dans la première semaine suivant le début d'un nouvel emploi.
Près des trois quarts (74 pour cent) sont heureux d'adopter un ton plus franc avec les clients, mais en ce qui concerne le "patron", seulement 57 pour cent feraient de même.
Malheureusement, parmi ceux qui n’ont pas pris les précautions appropriées en envoyant des e-mails, beaucoup ont reçu une réponse négative - avec 22 pour cent recevant une réprimande de la part du patron et un dixième devant écrire des excuses.
Interrogé sur la pire chose qu'il ait jamais envoyée ou reçue par e-mail, un répondant a déclaré avoir envoyé une fausse démission, tandis qu'un autre a envoyé un message destiné à sa femme à son patron.
La porte-parole de Mailbird, Nicole Stevens, qui a commandé cette recherche, a déclaré : "La prise de conscience de soi, lors de la rédaction d'e-mails, n'a jamais été aussi importante et reconnaître que ce ton peut varier considérablement d'une entreprise à l'autre et d'une personne à l'autre."
"Il semble qu'il existe certaines choses concrètes que les gens n'aiment pas recevoir par e-mail, et des choses que beaucoup ne voudraient pas envoyer."
"Mais l'e-mail, comme toute langue, évolue avec le temps - qui sait, dans 30 ans, tout le monde pourrait communiquer exclusivement avec des emojis."
L'étude a également révélé que quatre personnes sur dix se sentent agacées lorsque des gens dans leur entreprise 'répondent à tous' à un e-mail qui ne nécessitait pas vraiment cela.
Un tiers se sent irrité lorsque les personnes oublient de joindre des éléments mentionnés dans le corps d'un e-mail, et 11 pour cent sont frustrés lorsque leur genre est mal mentionné.
Près de la moitié (45 pour cent) ont reçu des e-mails avec leur nom mal orthographié - et 32 pour cent ont avoué avoir fait la même chose à quelqu'un d'autre.
En moyenne, les personnes qui envoient des e-mails envoient quatre messages entiers avec un nom mal orthographié avant de se résoudre à corriger leur correspondant.
Un peu moins des deux tiers (65 pour cent) blâment la rédaction d'e-mails à la hâte pour les erreurs, tandis que 31 pour cent estiment que le volume est tout simplement trop important.
Cependant, 22 pour cent ont admis qu'ils sont simplement trop paresseux pour relire correctement leurs compositions, selon la recherche de OnePoll.
Tandis que 17 pour cent écrivent parfois des e-mails 'dans le feu de l'action' et disent des choses qu'ils ne pensent pas vraiment.
Plus d'une personne sur dix (12 pour cent) a accidentellement inclus quelqu'un dans un e-mail que cette personne n'aurait dû recevoir qu'en copie cachée, ce qui a conduit à des problèmes - voire à enfreindre les règles du RGPD.
En conséquence, 33 pour cent ont cherché des conseils sur la façon d'envoyer un e-mail correctement.
En moyenne, les adultes passent deux heures et 20 minutes par jour à envoyer, lire, écrire et vérifier des e-mails - avec 33 e-mails non lus se trouvant actuellement dans leur boîte de réception.
La porte-parole de Mailbird, Nicole Stevens, a ajouté :
"Les e-mails sont une grande partie de la vie quotidienne pour presque tout le monde.
"Même si vous ne les utilisez pas à des fins professionnelles, presque tous d'entre nous ont un compte e-mail que nous utilisons. Alors que beaucoup l'utiliseront simplement pour créer des comptes, il y aura des moments où des messages devront être rédigés.
"Une bonne règle de base est de commencer les conversations par e-mail de manière professionnelle - comme dans la mode, vous ne pouvez jamais être trop professionnel.
"Ensuite, après quelques messages échangés, vous pouvez évaluer l'attitude de l'autre personne et peut-être abaisser le ton si nécessaire."
Top 40 Meilleures Pratiques en Matière d'E-mail
- Relisez votre e-mail
- Lisez attentivement l'e-mail avant de répondre
- Vérifiez que vous avez joint vos documents
- Vérifiez à qui vous envoyez l'e-mail
- Vérifiez votre ponctuation / grammaire
- Assurez-vous d'avoir correctement orthographié le nom du destinataire
- Ne mettez pas de 'bisous'
- Ne choisissez pas le 'langage texto'
- Ne cliquez pas sur 'répondre à tous' à moins que tout le monde n'ait besoin de le savoir
- Ne cliquez pas sur envoyer quand vous êtes émotif
- Ne utilisez pas d'acronymes comme 'TYVM' au lieu de 'merci beaucoup'
- Retirez les personnes qui NE DOIVENT PAS voir votre e-mail du champ CC :
- Ne mettez pas de majuscules pour faire passer votre message
- Faites une pause d'une minute ou deux avant d'envoyer des e-mails enflammés
- Ne utilisez pas d'argot
- Ne envoyez pas d'informations confidentielles
- Ne colportez pas des rumeurs
- Gardez les paragraphes courts pour une lecture facile
- Ne utilisez pas d'emojis
- Ne oubliez pas de CC tout le monde qui doit être inclus
- Sachez quand il ne faut PAS envoyer un e-mail, comme passer un appel téléphonique à la place
- Ne flirtez pas avec quelqu'un
- Ne utilisez pas de GIFs
- Ne dites rien que vous ne diriez pas en face de quelqu'un - comme faire une réclamation
- Ne incluez pas de sarcasme
- Incluez une signature d'e-mail
- Répondez dans les 24 heures ouvrables
- Ne oubliez pas de clore la conversation, comme 'Faites-moi savoir si vous avez des questions'
- Ne utilisez pas 'salut' ou 'hé' mais dites 'Bonjour' ou 'Salut'
- Ne abusez pas des points d'exclamation
- Ne envoyez pas d'e-mails en dehors des heures de travail
- Ne soyez pas trop direct
- Assurez-vous de vous présenter
- Ne envoyez pas d'e-mails aux collègues à propos de choses personnelles, comme des projets de week-end
- Commencez toujours par 'J'espère que vous allez bien' ou quelque chose de similaire
- Ne soyez pas 'poussé'
- Ne faites pas de blagues
- Comprenez la culture du pays à qui vous envoyez des e-mails
- Ne mettez pas la question / l'e-mail dans le sujet de l'e-mail
- Incluez vos pronoms préférés dans votre signature d'e-mail
