40 Beste E-mail Praktijken Gestaafd door Statistieken
Meer dan een kwart van de volwassenen heeft problemen gekregen na het versturen van een "krachtige" e-mail - onderzoek toont aan dat emoji's een grote misser zijn.
Een enquête onder 2.000 professionals die e-mails voor hun werk gebruiken, onthulde de do's en don'ts bij het opstellen van een digitaal bericht.
Een vijfde zou er niet aan denken om emoji's te gebruiken, terwijl drie op de tien "sms-taal" in een e-mail haten.
En één op de tien laat hun toon ontspannen met collega’s binnen de eerste week van het beginnen van een nieuwe baan.
Nagenoeg driekwart (74 procent) is blij om een candid toon te hanteren met klanten, maar als het op de "baas" aankomt, zou slechts 57 procent hetzelfde doen.
Toen hen werd gevraagd naar het ergste dat ze ooit via e-mail hebben verzonden of ontvangen, zei een respondent dat hij een nepontslag had verzonden, terwijl een ander een bericht dat voor zijn vrouw bedoeld was naar de baas had gestuurd.
Mailbird woordvoerder Nicole Stevens, die het onderzoek heeft laten uitvoeren, zei: "Zelfbewustzijn bij het opstellen van e-mails is nooit zo belangrijk geweest en het herkennen van deze toon kan enorm verschillen van bedrijf tot bedrijf en van persoon tot persoon."
"Het lijkt erop dat er enkele concrete dingen zijn die mensen niet graag ontvangen via e-mail, en dingen die velen niet zouden verzenden."
"Maar e-mail, net als alle taal, evolueert in de loop van de tijd - wie weet, over 30 jaar, emailt iedereen exclusief met emoji's."
De studie toonde ook aan dat vier op de tien respondenten zich ergeren wanneer mensen in hun bedrijf 'beantwoorden aan allen' op een e-mail waar ze het niet echt nodig voor hadden.
Een derde voelt zich geïrriteerd wanneer mensen vergeten dingen bij te voegen die ze in de tekst van een e-mail hebben genoemd, en 11 procent is gefrustreerd wanneer ze met het verkeerde geslacht worden aangesproken.
Bijna de helft (45 procent) heeft e-mails ontvangen waarin hun naam verkeerd gespeld is - en 32 procent gaf toe hetzelfde bij iemand anders te hebben gedaan.
Gemiddeld zullen e-mailers vier volledige berichten lang met een verkeerd gespelde naam doorgaan voordat ze zichzelf dwingen hun correspondent te corrigeren.
Net geen tweederde (65 procent) maakt het opstellen van e-mails in een haast verantwoordelijk voor het maken van fouten, terwijl 31 procent zegt dat het volume simpelweg te groot is.
Echter, 22 procent gaf toe dat ze gewoon te lui zijn om hun composities goed door te lezen, volgens het onderzoek van OnePoll.
Terwijl 17 procent soms e-mails 'in het heet van de strijd' schrijft en dingen zegt die ze niet menen.
Meer dan één op de tien (12 procent) heeft per ongeluk iemand in een e-mail gekopieerd die alleen 'blind gekopieerd' had moeten worden, wat leidde tot problemen - of zelfs tot het schenden van de GDPR-regels.
Als gevolg hiervan heeft 33 procent gegoogeld voor advies over hoe je een e-mail goed kunt versturen.
Gemiddeld besteden volwassenen dagelijks twee uur en 20 minuten aan het verzenden, lezen, schrijven en controleren van e-mails - met 33 ongelezen die momenteel in hun inbox zitten.
De woordvoerder van Mailbird, Nicole Stevens, voegde toe:
"E-mails zijn een enorm onderdeel van het dagelijks leven voor bijna iedereen.
"Zelfs als je ze niet voor werkdoeleinden gebruikt, heeft bijna iedereen van ons een e-mailaccount dat we gebruiken. Terwijl velen het gewoon gebruiken om accounts op te zetten, zijn er momenten waarop berichten zorgvuldig moeten worden opgesteld.
"Een goede vuistregel is om e-mailgesprekken professioneel te beginnen - net zoals met mode, je kunt nooit te professioneel zijn.
"Dan, na een paar berichten heen en weer, kun je de houding van de andere persoon inschatten en het misschien een beetje verlagen als dat nodig is."
Top 40 Beste Praktijken Voor E-mailcommunicatie
- Controleer je e-mail op spelfouten
- Lees de e-mail zorgvuldig voordat je reageert
- Controleer of je je documenten hebt bijgevoegd
- Controleer goed naar wie je de e-mail verstuurt
- Controleer je interpunctie/ grammatica
- Zorg ervoor dat je de naam van de ontvanger correct hebt gespeld
- Vergeet niet om 'kusjes' te vermijden
- Gebruik geen 'sms-taal'
- Druk niet op 'alle antwoorden' tenzij iedereen het moet weten
- Stuur de e-mail niet als je emotioneel bent
- Gebruik geen acroniemen zoals 'TYVM' in plaats van 'heel erg bedankt'
- Verwijder mensen die je e-mail NIET zouden mogen zien uit het CC: veld
- Gebruik geen hoofdletters om je punt te maken
- Pauzeer een minuut of twee voordat je verhitte e-mails verstuurt
- Gebruik geen straattaal
- Verstuur geen vertrouwelijke informatie
- Vergeet niet te roddelen
- Hou de paragrafen kort voor een gemakkelijke leeservaring
- Gebruik geen emoji's
- Vergeet niet iedereen die erbij moet zijn in CC te zetten
- Weet wanneer je GEEN e-mail moet sturen, zoals in plaats daarvan een telefoontje plegen
- Flirt niet met iemand
- Gebruik geen GIF's
- Zeg niets wat je niet tegen iemands gezicht zou zeggen - zoals een klacht indienen
- Gebruik geen sarcasme
- Voeg een e-mailhandtekening toe
- Beantwoord binnen 24 uur op werkdagen
- Vergeet niet het gesprek af te sluiten, zoals 'Laat het me weten als je vragen hebt'
- Gebruik geen 'hallo' of 'hey', maar zeg 'Goedemorgen' of 'Hallo'
- Gebruik geen teveel aan uitroeptekens
- Verstuur geen e-mails buiten werktijd
- Wees niet te bot/ direct
- Zorg ervoor dat je jezelf voorstelt
- Stuur geen e-mails naar collega's over persoonlijke zaken, zoals weekendplannen
- Begin altijd met 'Ik hoop dat je het goed maakt' of iets dergelijks
- Wees niet te 'opdringerig'
- Maak geen grappen
- Begrijp de cultuur van het land waar je naar mailt
- Plaats de vraag/ e-mail niet in het onderwerp van de e-mail
- Voeg je voorkeursvoornamen toe in je e-mailhandtekening
