40 Najlepszych Praktyk E-mailowych Popartych Statystykami
Ponad ćwierć dorosłych miało problemy po wysłaniu "mocno napisanego" e-maila - według badań emotikony są uważane za poważny błąd.
Badania przeprowadzone wśród 2000 profesjonalistów korzystających z e-maili w pracy ujawniły zasady, których należy przestrzegać przy tworzeniu cyfrowej wiadomości.
Piąta część nie wyobraża sobie używania emoji, podczas gdy trzy na dziesięć nienawidzą używania "języka SMS" w e-mailach.
I jedna na dziesięć osób złagodzi swój ton wobec współpracowników w ciągu pierwszego tygodnia pracy w nowym miejscu.
Niemal trzy czwarte (74 procent) jest skłonne przyjąć bardziej szczery ton w rozmowach z klientami, ale gdy chodzi o "szefa", tylko 57 procent zrobiłoby to samo.
Niestety, wśród tych, którzy nie zachowali odpowiednich ostrożności podczas wysyłania e-maili, wielu otrzymało niezadowalającą odpowiedź - 22 procent dostało naganę od szefa, a dziesiąta część musiała napisać przeprosiny.
Gdy zapytano o najgorszą rzecz, jaką kiedykolwiek wysłali lub otrzymali w e-mailu, jeden z respondentów powiedział, że wysłał fałszywą rezygnację, a inny dostarczył wiadomość przeznaczoną dla żony do szefa.
Rzeczniczka Mailbird, Nicole Stevens, która zleciła badania, powiedziała: "Samoświadomość podczas pisania e-maili nigdy nie była ważniejsza i uznanie, że ten ton może się ogromnie różnić w zależności od firmy i osoby."
"Wygląda na to, że istnieją pewne konkretne rzeczy, których ludzie nie lubią otrzymywać w e-mailach i rzeczy, które wielu nie wysłałoby."
"Jednak e-mail, tak jak cały język, ewoluuje w czasie - kto wie, za 30 lat wszyscy mogą komunikować się wyłącznie za pomocą emoji."
Badanie wykazało również, że cztery na dziesięć osób odczuwa irytację, gdy w ich firmie ktoś odpowiada wszystkim, na e-mail, którego nie potrzebowali.
Jedna trzecia czuje się rozdrażniona, gdy ludzie zapominają dołączyć rzeczy, o których wspomniano w treści e-maila, a 11 procent jest sfrustrowanych, gdy są określani niewłaściwą płcią.
Niemal połowa (45 procent) otrzymała e-maile z błędnie zapisanym imieniem - a 32 procent przyznało, że zrobiło to samo komuś innemu.
Średnio, osoby wysyłające e-maile wysyłają cztery całkowite wiadomości z błędnie zapisanym imieniem, zanim zdecydują się poprawić swoje korespondencyjne błędy.
Niewiele poniżej dwóch trzecich (65 procent) obwinia pośpiech przy pisaniu e-maili za popełniane błędy, podczas gdy 31 procent twierdzi, że ilość wiadomości jest po prostu zbyt duża.
Jednak 22 procent przyznało, że po prostu jest zbyt leniwy, aby poprawnie sprawdzić swoje teksty, według badań OnePoll.
17 procent czasami pisze e-maile "w emocjach" i mówi rzeczy, których nie myśli.
Więcej niż jeden na dziesięć (12 procent) przypadkowo skopiował kogoś w e-mailu, w którym powinien jedynie być "ukrytym odbiorcą", co prowadzi do kłopotów - lub nawet naruszenia zasad RODO.
W rezultacie 33 procent wyszukało w Google porady dotyczące prawidłowego wysyłania e-maili.
Średnio dorośli spędzają dwie godziny i 20 minut dziennie na wysyłaniu, czytaniu, pisaniu i sprawdzaniu e-maili - z 33 nieprzeczytanymi wiadomościami obecnie leżącymi w skrzynce odbiorczej.
Rzeczniczka Mailbird, Nicole Stevens, dodała:
"E-maile to ogromna część codziennego życia prawie każdej osoby.
"Nawet jeśli nie używasz ich w celach zawodowych, niemal wszyscy mamy konto e-mail, którego używamy. Chociaż wiele osób używa go tylko do zakupu kont, będą chwile, gdy konieczne jest staranne konstruowanie wiadomości.
"Dobrą zasadą jest, aby rozpoczynać rozmowy e-mailowe profesjonalnie - podobnie jak w modzie, nigdy nie można być zbyt profesjonalnym.
"Następnie, po kilku wymianach wiadomości, można ocenić postawę drugiej osoby i może obniżyć ton, jeśli zajdzie taka potrzeba."
40 Najlepszych Zasad Praktyk Kiedy Mowa o E-Mailach
- Sprawdź swój e-mail
- Dokładnie przeczytaj e-mail przed odpowiedzią
- Sprawdź, czy dołączyłeś swoje dokumenty
- Sprawdź, do kogo wysyłasz e-mail
- Sprawdź swoją interpunkcję/gramatykę
- Upewnij się, że poprawnie napisałeś imię odbiorcy
- Nie używaj 'buziaków'
- Nie używaj 'mowy tekstowej'
- Nie klikaj 'odpowiedz wszystkim', chyba że wszyscy muszą wiedzieć
- Nie klikaj wyślij, gdy jesteś emocjonalny
- Nie używaj skrótów, takich jak 'TYVM' zamiast 'dziękuję bardzo'
- Usuń osoby, które NIE POWINNY widzieć twojego e-maila z pola CC:
- Nie używaj wielkich liter, aby wyrazić swoje zdanie
- Zrób chwilę przerwy przed wysłaniem gorących e-maili
- Nie używaj slangu
- Nie wysyłaj poufnych informacji
- Nie plotkuj
- Utrzymuj krótkie akapity dla łatwego czytania
- Nie używaj emotikonów
- Nie zapomnij skopiować do wiadomości wszystkich, którzy powinni być uwzględnieni
- Wiedz, kiedy NIE wysyłać e-maila, na przykład zamiast tego zadzwonić
- Nie flirtuj z kimś
- Nie używaj GIF-ów
- Nie mów nic, czego nie powiedziałbyś na żywo - na przykład składanie skargi
- Nie stosuj sarkazmu
- Dołącz podpis e-mailowy
- Odpowiedz w ciągu 24 roboczych godzin
- Nie zapomnij zakończyć rozmowy, na przykład 'Daj znać, jeśli masz jakieś pytania'
- Nie używaj 'cześć' ani 'hej', ale powiedz 'Dzień dobry' lub 'Witaj'
- Nie nadużywaj wykrzykników
- Nie wysyłaj e-maili poza godzinami pracy
- Nie bądź zbyt bezpośredni
- Upewnij się, że się przedstawiasz
- Nie wysyłaj e-maili do współpracowników na tematy osobiste, jak plany na weekend
- Zawsze zaczynaj od 'Mam nadzieję, że masz się dobrze' lub podobnego
- Nie bądź 'natarczywy'
- Nie żartuj
- Zrozum kulturę kraju, do którego wysyłasz e-mail
- Nie umieszczaj pytania/e-maila w tytule e-maila
- Dołącz swoje preferowane zaimki do podpisu e-mailowego
