40 Migliori Pratiche Email Supportate da Statistiche
Più di un quarto degli adulti si è trovato nei guai dopo aver inviato una e-mail con "toni forti", con le emoji considerate un grosso errore, secondo la ricerca.
Un sondaggio su 2.000 professionisti che usano le email per lavoro ha rivelato le buone e le cattive pratiche per costruire un messaggio digitale.
Un quinto non sognerbbe mai di usare emoji, mentre tre persone su dieci odiano il "linguaggio da sms" in un'email.
E uno su dieci rilassa il proprio tono di voce con i colleghi nella prima settimana di assunzione in un nuovo lavoro.
Quasi tre quarti (74 percento) sono felici di adottare un tono più sincero con i clienti, ma quando si tratta del " capo ", solo il 57 percento farebbe lo stesso.
sfortunatamente, tra coloro che non hanno adottato le precauzioni appropriate nell'inviare email, molti hanno ricevuto una risposta negativa: il 22 percento è stato richiamato dal capo e un decimo ha dovuto scrivere una scusa.
Quando è stato chiesto qual è stata la cosa peggiore che hanno mai inviato o ricevuto via email, un rispondente ha detto di aver inviato una falsa lettera di dimissioni, mentre un altro ha consegnato un messaggio destinato alla moglie al capo.
La portavoce di Mailbird, Nicole Stevens, che ha commissionato la ricerca, ha affermato: "La consapevolezza di sé, quando si redigono email, non è mai stata così importante e riconoscere questo tono può variare notevolmente da azienda a azienda e da persona a persona.
"Sembra che ci siano alcune cose concrete che le persone non amano ricevere via email e cose che molti non vorrebbero inviare.
"Ma le email, come tutte le lingue, evolvono nel tempo: chissà, tra 30 anni, tutti potrebbero inviare email esclusivamente con emoji."
Lo studio ha anche rivelato che quattro persone su dieci si infastidiscono quando le persone nella loro azienda rispondono a tutti a un'email non necessaria.
Un terzo si sente irritato quando le persone dimenticano di allegare documenti menzionati nel corpo di un'email e l'11 percento è frustrato quando vengono chiamate con il genere sbagliato.
Quasi la metà (45 percento) ha ricevuto email con il proprio nome scritto in modo errato, e il 32 percento ha ammesso di aver fatto lo stesso a qualcun altro.
In media, chi invia email attende quattro interi messaggi con un nome scritto male prima di correggere il corrispondente.
Appena sotto i due terzi (65 percento) attribuiscono i propri errori alla fretta nel comporre le email, mentre il 31 percento sostiene che il volume sia semplicemente troppo elevato.
Tuttavia, il 22 percento ha ammesso che sono semplicemente troppo pigri per correggere adeguatamente le proprie composizioni, secondo la ricerca di OnePoll.
Mentre il 17 percento a volte scrive email "sull'onda del momento" e dice cose che non intende.
Più di uno su dieci (12 percento) ha accidentalmente copiato qualcuno in un'email a cui doveva solo essere "copia nascosta", portando a problemi - o addirittura a violazioni delle norme GDPR.
Di conseguenza, il 33 percento ha cercato su Google consigli su come inviare un'email correttamente.
In media, gli adulti trascorrono due ore e 20 minuti al giorno a inviare, leggere, scrivere e controllare email - con 33 messaggi attualmente non letti nella loro casella di posta.
La portavoce di Mailbird, Nicole Stevens, ha aggiunto:
"Le email sono una parte fondamentale della vita quotidiana per quasi tutti.
"Anche se non le usi per motivi di lavoro, quasi tutti noi abbiamo un'email che utilizziamo. Molti la useranno solo per creare account, ma ci saranno momenti in cui sarà necessario redigere messaggi.
"Una buona regola generale è iniziare le conversazioni via email in modo professionale - come nella moda, non si può mai essere troppo professionali.
"Poi, dopo che alcuni messaggi saranno stati scambiati, puoi valutare l'atteggiamento dell'altra persona e magari abbassare un po' il tono se necessario."
Le 40 Migliori Pratiche Quando Si Tratta Di Email
- Controlla la tua email
- Leggi attentamente l'email prima di rispondere
- Controlla di aver allegato i documenti
- Controlla a chi stai inviando l'email
- Controlla la tua punteggiatura/ grammatica
- Assicurati di aver scritto correttamente il nome del destinatario
- Non mettere 'baci'
- Non usare 'linguaggio da messaggistica'
- Non premere 'rispondi a tutti' a meno che non sia necessario per tutti
- Non premere invio quando sei emotivo
- Non usare acronimi come 'TYVM' invece di 'grazie mille'
- Rimuovi le persone che NON DOVREBBERO vedere la tua email dal campo CC:
- Non usare le maiuscole per far passare il tuo punto di vista
- Fai una pausa di un minuto o due prima di inviare email accese
- Non usare gerghi
- Non inviare informazioni riservate
- Non fare pettegolezzi
- Mantieni i paragrafi brevi per una lettura facile
- Non usare emoji
- Non dimenticare di CCare tutti gli interessati
- Sapere quando NON inviare un'email, come fare una chiamata invece
- Non flirtare con qualcuno
- Non usare GIF
- Non dire nulla che non diresti di persona - come fare un reclamo
- Non includere sarcasmo
- Includi una firma email
- Rispondi entro 24 ore lavorative
- Non dimenticare di chiudere la conversazione, come 'Fammi sapere se hai domande'
- Non usare 'ciao' o 'ehi' ma dire 'Buongiorno' o 'Salve'
- Non usare troppi punti esclamativi
- Non inviare email al di fuori dell'orario lavorativo
- Non essere troppo diretto/ al punto
- Assicurati di presentarti
- Non inviare email ai colleghi riguardo cose personali, come i piani per il fine settimana
- Inizia sempre con 'Spero tu stia bene' o simili
- Non essere 'pressante'
- Non fare battute
- Comprendi la cultura del paese a cui stai inviando l'email
- Non mettere la domanda/ email nell'oggetto dell'email
- Includi i tuoi pronomi preferiti nella tua firma email
