Wie man die beste berufliche E-Mail schreibt
Die beste berufliche E-Mail zu schreiben ist nicht einfach, da es viele Regeln gibt zu beachten und die Anweisungen sich manchmal widersprechen. Dies kann Ihre Mitarbeiter vor Herausforderungen stellen, besonders wenn sie wenig Erfahrung oder nicht vertraut im B2B-Austausch sind. In diesem Artikel geben wir Ihnen fünf grundlegende Empfehlungen für das Verfassen einer richtigen Geschäftsmail! Es gibt mehr im B2B-Austausch als nur den besten E-Mail-Dienst auszuwählen.
Der Betreff - Die Betreffzeile kann der Unterschied zwischen einem Kunden und einer verpassten Gelegenheit sein. Wir leben in einer Welt, in der die B2B-Kommunikation im schnellen Tempo erfolgt, und jeder mit seinen Arbeitsaufgaben und dem täglichen Leben beschäftigt ist, weshalb Sie sicherstellen müssen, dass Ihre Betreffzeile wichtig genug ist, damit potenzielle Kunden Ihre E-Mail überhaupt öffnen. Sie müssen sie präzise und überzeugend gestalten! Konzentrieren Sie sich nicht darauf, sie kurz zu halten, sondern versuchen Sie, sie einfach zu machen, damit die Leute sofort verstehen, worum es in Ihrer E-Mail geht, und sie mit einem klaren Begriff zu den Inhalten übergehen können.
Das Publikum - Dies ist der wichtigste Ratschlag von allen. Sie müssen wissen, an wen Sie sich richten, damit Sie dies angemessen tun können. Ein Unternehmensanwalt und ein Art Director verwenden nicht die gleiche Sprache. Darüber hinaus können Sie nicht die gleichen E-Mails an die Personen senden, die Ihre Kollegen, Vorgesetzten oder die Kunden sind, die Sie noch nicht getroffen haben. Jede dieser Gruppen erfordert ein anderes Maß an Professionalität. Wenn Sie Ihren Projektleiter ansprechen, mit dem Sie die letzten sechs Monate eng zusammengearbeitet haben, können Sie sich eine lässigere Ansprache erlauben, aber wenn Sie mit einem Kunden sprechen, müssen Sie Ihre professionelle Eignung aufrechterhalten.
Der professionelle Ton des Inhalts - Die gleiche Regel für das Publikum gilt hier auch. Sie müssen sich der Vorlieben und der Kompetenz der anderen Person bewusst sein, bevor Sie mit dem Schreiben des Inhalts beginnen. Eine große, unbearbeitete E-Mail kann einen negativen Eindruck auf den Leser hinterlassen, selbst wenn das Material selbst qualitativ hochwertige Informationen enthält. Die Sprache und Abkürzungen, die im Text verwendet werden, sollten dem Kunden vertraut sein. Die Daten, die Sie präsentieren möchten, sollten einfach und klar sein, und der Inhalt sollte bearbeitet werden, mit Aufzählungspunkten und Abschnitten, wenn er größer als üblich ist. Sie sollten immer jeden mit der richtigen E-Mail-Etikette ansprechen!
Ein weiterer wichtiger Hinweis ist, jeden Kunden mit einer verschiedenen E-Mail-Präferenz zu erwarten und entsprechend zu handeln. Einige Leute haben kein Problem damit, lange E-Mail-Texte zu lesen, während andere es vorziehen, mit Dokumenten (Anhängen) zu arbeiten.
Die Länge des Textes - Die Länge des Inhalts sollte kurz gehalten werden, aber diese Regel gilt nicht immer für jede B2B-Kommunikation, die Sie herstellen werden. Wie bereits erwähnt, bevorzugen einige Kunden die E-Mail-Kommunikation, und sie empfinden es nicht als belastend, große Mengen an Text zu lesen und zu beantworten. Die meisten Menschen bevorzugen jedoch, die wesentlichen Details in der E-Mail zu haben, aber sie diskutieren wichtige Themen lieber über Skype, Telefonanrufe oder, wenn möglich, persönlich.
Das Wissen um Ihr Publikum ist also die beste Wette, um die richtige Annahme hinsichtlich der Textgröße zu treffen. Wenn Sie jedoch zum ersten Mal Kontakt mit einem Kunden oder Klienten aufnehmen, sollte Ihre E-Mail einfach, kurz und prägnant sein.
Handlungsaufforderung - Der beste Teil der E-Mail-Kommunikation ist, dass Sie sich die Zeit nehmen können, Ihre Ideen und Gedanken zu einem Projekt in Handlungsaufforderungen zu formulieren. Was bedeutet das? Das bedeutet, dass Sie Aufgaben zuweisen und die Personen über den nächsten Schritt des Projekts zusammenfassend informieren können und ihnen eine Liste spezifischer Anweisungen geben können. Sie können kurze Abstracts über den Projektverlauf schreiben und Ihre Kollegen und Kunden um Gedanken und Ideen bitten, was ihnen Zeit gibt, um qualitativ hochwertige Antworten zu liefern. Darüber hinaus können Sie die Mitarbeiter Ihres Teams über bevorstehende Fristen und Verantwortlichkeiten informieren.
Wie können Desktop-E-Mail-Clients Ihnen helfen, die besten E-Mails für die Arbeit zu schreiben?
Im vorherigen Abschnitt dieses Artikels haben wir über die richtige Art und Weise gesprochen, die beste Arbeits-E-Mail zu erstellen. In diesem Segment werden wir erörtern, wie Desktop-E-Mail-Clients Ihnen helfen können, die besten E-Mails für die Arbeit zu verfassen.
In der geschäftigen B2B-Kommunikation, die Sie täglich erleben, werden einige E-Mails vergessen oder versehentlich gelöscht, oder sind einfach im Moment nicht wichtig genug, was dazu führt, dass Fristen versäumt und Projekte scheitern. Das Endziel jedes Unternehmens ist es, das Risiko und das Potenzial für Schäden zu minimieren, indem eine strenge persönliche, Unternehmens- oder Unternehmens-E-Mail-Management-Richtlinie implementiert wird. Desktop-E-Mail-Clients sind eine der Säulen dieser Richtlinie, da sie über ein einheitliches Postfach und viele produktivitätssteigernde Werkzeuge verfügen.
Wenn wir zum Beispiel Mailbird betrachten, kommt die Funktion des einheitlichen Postfachs mit Farbindikatoren, die Ihnen helfen, zu erkennen, welche E-Mail von welchem Konto stammt. Darüber hinaus sollten Sie mit dem richtigen E-Mail-Client verschiedene Werkzeuge wie Anhangsuche, Inline-Antwort, Snooze, Schnellaktionsleiste und viele andere erhalten. Airmail, ein Mac Desktop-E-Mail-Client, ist bei den Benutzern aufgrund seines eleganten und intuitiven Designs beliebt. Evolution hingegen ist ein Linux-E-Mail-Client mit großartigen Integrationsfunktionen.
Sobald Sie sich für einen Anbieter von Geschäftsmails entscheiden, können Sie sich auf die Suche nach einem geeigneten E-Mail-Client konzentrieren. Die Inline-Antwortfunktion selbst wird Ihnen helfen, die besten professionellen Arbeits-E-Mails zu schreiben, da sie alle Threads super sauber und einfach nachzuvollziehen hält, was eines der kritischsten Probleme in der B2B-Kommunikation ist. Wenn Sie darüber hinaus die beste Erfahrung möchten, sollten Sie einen E-Mail-Client finden, der all Ihre Geschäftsanwendungen wie Slack oder Asana an einem Ort integrieren kann!
