Как написать лучшее рабочее письмо
Написание лучшего рабочего письма — задача не из лёгких: нужно следовать множеству правил, которые иногда противоречат друг другу. Это может поставить ваших сотрудников в сложное положение, особенно если у них нет опыта в B2B-коммуникациях. В этой статье мы дадим пять основных рекомендаций по созданию правильного делового письма. В B2B-коммуникациях важно гораздо больше, чем просто выбор лучшего почтового сервера.
Тема - Тема письма может стать разницей между клиентом и упущенной возможностью. Мы живем в мире, где B2B деловая электронная почта находится в быстром темпе, и все заняты своими рабочими задачами и повседневной жизнью, поэтому вам нужно сделать вашу тему достаточно важной, чтобы потенциальные клиенты открыли ваше письмо. Вы должны сделать ее точной и убедительной! Не стремитесь сделать ее короткой, а скорее постарайтесь сделать ее простой, чтобы люди сразу поняли, о чем ваше письмо, и могли перейти к содержанию с четким пониманием.
Аудитория - Это самый важный совет из всех. Вам нужно знать, к кому вы обращаетесь, чтобы делать это адекватно. Корпоративный юрист и арт-директор не используют один и тот же язык. Более того, вы не можете отправлять одни и те же письма своим коллегам, начальству или клиентам, с которыми вы еще не встречались. Каждая из этих групп требует разного уровня профессионализма. Когда вы обращаетесь к своему руководителю проекта, с которым вы провели последние шесть месяцев, работая бок о бок, вы можете позволить себе быть более неформальным, но когда вы говорите с клиентом, вы должны сохранить свою профессиональную компетентность.
Профессиональный тон содержания - То же правило для аудитории применимо и здесь. Вы должны быть в курсе предпочтений и уровня знаний другого человека, прежде чем начать писать содержание. Большое, неотредактированное письмо может оказать негативное воздействие на читателя, даже если материал содержит высококачественную информацию. Язык и аббревиатуры, используемые в тексте, должны быть знакомы клиенту. Данные, которые вы хотите представить, должны быть простыми и ясными, а содержание должно быть отредактировано с использованием маркеров и разделов, если оно больше обычного. Вы всегда должны обращаться ко всем с правильной этикой деловой переписки!
Еще одна важная заметка - ожидайте, что каждый клиент будет иметь разные предпочтения в электронной почте и действуйте соответственно. Некоторые люди не имеют проблем с чтением больших текстов писем, в то время как другие предпочитают работать с документами (вложениями).
Размер текста - Размер содержания должен быть коротким, но это правило не всегда применимо ко всей B2B деловой электронной почте, которую вы будете устанавливать. Как мы уже говорили, некоторые клиенты предпочитают электронную переписку, и они не найдут обременительным читать и отвечать на большие объемы текста. Большинство людей, однако, предпочитают иметь важные детали в письме, но им нравится обсуждать важные темы по Skype, по телефону или, если это возможно, лично.
Так что, зная свою аудиторию, вы можете сделать правильное предположение относительно размера текста. Однако, если вы устанавливаете контакт с клиентом в первый раз, ваше письмо должно быть простым, коротким и четким.
Призыв к действию - Лучшая часть деловой электронной почты заключается в том, что вы можете взять время, чтобы сформулировать свои идеи и мысли о проекте в призывы к действию. Что это значит? Это значит, что вы можете назначать задачи и информировать людей о следующем шаге проекта в обобщенной форме и давать им список конкретных инструкций. Вы можете написать краткие абстракты о развитии проекта и попросить мнения и идеи у своих коллег и клиентов, что даст им время на качественные ответы. Кроме того, вы можете уведомить сотрудников вашей команды о предстоящих сроках и обязанностях.
Как десктопные почтовые клиенты могут помочь вам написать лучшие электронные письма для работы?
В предыдущем разделе этой статьи мы говорили о правильном способе составления лучшего рабочего письма. В этом сегменте мы собираемся обсудить, как десктопные почтовые клиенты могут помочь вам написать лучшие электронные письма для работы.
В напряженной B2B-коммуникации, с которой вы сталкиваетесь каждый день, некоторые письма теряются или случайно удаляются, или просто не являются достаточно важными в данный момент, что и приводит к несоблюдению сроков и провалу проектов. Конечная цель каждой компании заключается в минимизации риска и потенциального ущерба за счет внедрения строгой личной, корпоративной или управляющей системой корпоративной электронной почты. Десктопные почтовые клиенты являются одним из столпов этой политики, так как они предлагают единый почтовый ящик и множество инструментов для повышения производительности.
Если взять, к примеру, Mailbird, то функция единого почтового ящика имеет цветовые индикаторы, которые помогут вам понять, какое письмо пришло из какого аккаунта. Более того, с правильным почтовым клиентом вы получите различные инструменты, такие как поиск вложений, ответ прямо в письме, отложенный ответ, панель быстрых действий и многие другие. Airmail, который является десктопным почтовым клиентом для Mac, популярен среди пользователей за свой элегантный и интуитивно понятный дизайн. Evolution, с другой стороны, это Linux почтовый клиент с отличными функциональными возможностями интеграции.
Как только вы выберете провайдера деловой электронной почты, вы можете сосредоточиться на поиске подходящего почтового клиента. Функция ответа в письме поможет вам написать лучшие профессиональные рабочие письма, потому что она позволяет поддерживать все переписки в порядке, что является одной из самых критических проблем в B2B-коммуникации. Более того, если вы хотите получить лучший опыт, сосредоточьтесь на поиске почтового клиента, который может интегрировать все ваши бизнес-приложения, такие как Slack или Asana, в одном месте!
