Cómo Escribir el Mejor Correo de Trabajo
Escribir el mejor correo de trabajo no es tarea fácil, hay muchas reglas a seguir y a veces las instrucciones son contradictorias. Esto puede poner en aprietos a tus empleados, especialmente si no tienen experiencia o no son naturalmente hábiles en la comunicación B2B. En este artículo, te daremos cinco recomendaciones básicas para elaborar un correo de negocios adecuado. La comunicación B2B implica mucho más que solo elegir el mejor servidor de correo.
El asunto - La línea de asunto puede ser la diferencia entre un cliente y una oportunidad perdida. Vivimos en un mundo donde la comunicación B2B está en el carril rápido, y todos están ocupados con sus tareas laborales y vidas diarias, por lo que necesitas hacer que tu línea de asunto sea lo suficientemente importante para que los clientes potenciales incluso abran tu correo electrónico. ¡Debes hacerlo preciso y atractivo! No te enfoques en hacerlo corto, sino más bien trata de hacerlo simple, para que la gente entienda de inmediato de qué trata tu correo electrónico, y puedan proceder al contenido con una noción clara.
La audiencia - Este es el consejo más importante de todos. Necesitas saber a quién estás dirigiendo, para poder hacerlo adecuadamente. Un abogado corporativo y un director de arte no usan el mismo lenguaje. Además, no puedes enviar los mismos correos electrónicos a las personas que son tus colegas, superiores o los clientes que no has conocido. Cada uno de estos grupos requiere un nivel diferente de profesionalismo. Cuando te diriges a tu líder de proyecto, con quien has pasado los últimos seis meses trabajando codo a codo, puedes permitirte ser más informal, pero cuando hablas con un cliente, debes mantener tu aptitud profesional.
El tono profesional del contenido - La misma regla para la audiencia se aplica aquí también. Debes ser consciente de las preferencias y la competencia de la otra persona antes de comenzar a escribir el contenido. Un gran correo electrónico sin editar puede tener un impacto negativo en el lector, incluso si el material en sí contiene información de alta calidad. El lenguaje y las abreviaturas utilizadas en el texto deben ser familiares para el cliente. Los datos que deseas presentar deben ser simples y claros, y el contenido debe ser editado con viñetas y secciones si es más extenso de lo habitual. ¡Siempre debes dirigirte a todos con la etiqueta adecuada en el correo electrónico!
Otra nota de importancia es esperar que cada cliente tenga una preferencia de correo electrónico diferente y actuar en consecuencia. Algunas personas no tienen problema en leer textos largos de correo electrónico, mientras que otras prefieren trabajar con documentos (adjuntos) en su lugar.
El tamaño del texto - El tamaño del contenido debe mantenerse corto, pero esa regla no siempre se aplica a cada comunicación B2B que establecerás. Como dijimos arriba, algunos clientes prefieren la comunicación por correo electrónico, y no les resulta una carga leer y responder grandes cantidades de texto. La mayoría de las personas, sin embargo, prefieren tener los detalles cruciales en el correo electrónico, pero les gusta discutir temas esenciales a través de Skype, llamadas telefónicas o, si es posible, en persona.
Por lo tanto, conocer a tu audiencia es la mejor apuesta para hacer la suposición correcta cuando se trata del tamaño del texto. Sin embargo, si estás estableciendo contacto por primera vez con un cliente, entonces tu correo electrónico debe ser simple, corto y conciso.
Llamada a la acción - La mejor parte de la comunicación por correo electrónico es que puedes tomarte el tiempo para formular tus ideas y pensamientos sobre un proyecto en llamadas a la acción. ¿Qué significa eso? Significa que puedes asignar tareas e informar a las personas sobre el siguiente paso del proyecto de manera resumida y darles una lista de instrucciones específicas. Puedes escribir resúmenes breves sobre el desarrollo del proyecto y pedir ideas y pensamientos de tus colegas y clientes, lo que les dará tiempo para presentar respuestas de calidad. Además, puedes informar a los empleados de tu equipo sobre las fechas límite y responsabilidades próximas.
¿Cómo pueden los clientes de correo electrónico de escritorio ayudarte a escribir los mejores correos electrónicos para el trabajo?
En la sección anterior de este artículo, hablamos sobre la manera correcta de construir el mejor correo electrónico de trabajo. En este segmento, vamos a discutir cómo los clientes de correo electrónico de escritorio pueden ayudarte a escribir los mejores correos electrónicos para el trabajo.
En la ajetreada comunicación B2B que experimentas cada día, algunos correos electrónicos son olvidados o eliminados accidentalmente, o simplemente no son lo suficientemente importantes en el momento, lo que es la razón por la que se pierden plazos y los proyectos fracasan. El objetivo final de cada empresa es minimizar el riesgo y el potencial de daño implementando una política rigurosa de gestión de correo electrónico personal, corporativa o empresarial. Los clientes de correo electrónico de escritorio son uno de los pilares de esa política porque cuentan con una bandeja de entrada unificada y muchas herramientas de productividad que mejoran.
Si tomamos Mailbird, por ejemplo, la función de bandeja de entrada unificada viene con indicadores de color que te ayudarán a identificar de qué cuenta proviene cada correo electrónico. Además, con el cliente de correo electrónico adecuado, deberías obtener todo tipo de herramientas diferentes como búsqueda de archivos adjuntos, respuesta en línea, posponer, barra de acción rápida y muchas más. Airmail, que es un cliente de correo electrónico de escritorio para Mac, es popular entre los usuarios por su diseño elegante e intuitivo. Evolution, por otro lado, es un cliente de correo electrónico de Linux con excelentes características de integración.
Una vez que te comprometas con un proveedor de correo electrónico empresarial, puedes concentrarte en encontrar un cliente de correo electrónico adecuado. La función de respuesta en línea te ayudará a escribir los mejores correos electrónicos profesionales, ya que mantendrá todos los hilos súper limpios y fáciles de seguir, que es uno de los problemas más criticos en la comunicación B2B. Además, si quieres la mejor experiencia, concéntrate en encontrar un cliente de correo electrónico que pueda integrar todas tus aplicaciones empresariales como Slack o Asana en un solo lugar!
