Comment écrire le meilleur email professionnel
Écrire le meilleur email professionnel n'est pas une tâche facile, il existe de nombreuses règles à suivre, et parfois les instructions se contredisent. Cela peut mettre vos employés dans une position délicate, surtout s'ils ne sont pas expérimentés ou naturellement à l'aise dans la communication B2B. Dans cet article, nous allons vous donner cinq recommandations de base pour rédiger un email professionnel approprié ! La communication B2B ne se limite pas au choix du meilleur serveur de messagerie.
L'objet - La ligne d'objet peut faire la différence entre un client et une opportunité manquée. Nous vivons dans un monde où la communication B2B est dans la voie rapide, et tout le monde est occupé par ses tâches de travail et sa vie quotidienne, c'est pourquoi vous devez rendre votre ligne d'objet suffisamment importante pour que les clients potentiels ouvrent même votre e-mail. Vous devez la rendre précise et convaincante ! Ne vous concentrez pas sur le fait de la rendre courte, mais plutôt essayez de la rendre simple, afin que les gens comprennent immédiatement de quoi parle votre e-mail, et qu'ils puissent passer au contenu avec une idée claire.
L'audience - C'est le conseil le plus important de tous. Vous devez savoir à qui vous vous adressez, afin de pouvoir le faire de manière adéquate. Un avocat d'affaires et un directeur artistique n'utilisent pas le même langage. De plus, vous ne pouvez pas envoyer les mêmes e-mails aux personnes qui sont vos collègues, supérieurs ou aux clients que vous n'avez pas rencontrés. Chacune de ces groupes nécessite un niveau de professionnalisme différent. Lorsque vous vous adressez à votre chef de projet, avec qui vous avez passé les six derniers mois à travailler côte à côte, vous pouvez vous permettre d'être plus détendu, mais lorsque vous parlez à un client, vous devez maintenir votre aptitude professionnelle.
Le ton professionnel du contenu - La même règle pour l'audience s'applique ici aussi. Vous devez être conscient des préférences et de la maîtrise de l'autre personne avant de commencer à rédiger le contenu. Un grand e-mail non édité peut avoir un impact négatif sur le lecteur, même si le matériel lui-même contient des informations de haute qualité. La langue et les abréviations utilisées dans le texte doivent être familières au client. Les données que vous souhaitez présenter doivent être simples et claires, et le contenu doit être édité avec des puces et des sections s'il est plus long que d'habitude. Vous devez toujours vous adresser à tout le monde avec la bonne étiquette par e-mail !
Une autre note d'importance est de s'attendre à ce que chaque client ait une préférence d'e-mail différente et d'agir en conséquence. Certaines personnes n'ont pas de problème à lire de longs textes d'e-mail, tandis que d'autres préfèrent travailler avec des documents (pièces jointes) à la place.
La taille du texte - La taille du contenu doit être courte, mais cette règle ne s'applique pas toujours à chaque communication B2B que vous établirez. Comme nous l'avons dit plus haut, certains clients préfèrent la communication par e-mail, et ils ne trouveront pas gênant de lire et de répondre à de grandes quantités de texte. La plupart des gens, cependant, préfèrent avoir les détails cruciaux dans l'e-mail, mais ils aiment discuter des sujets essentiels via Skype, par téléphone ou, si possible, en personne.
Donc, connaître votre audience est la meilleure option pour faire la bonne hypothèse en ce qui concerne la taille du texte. Cependant, si vous établissez un contact pour la première fois avec un client, alors votre e-mail doit être simple, court et concis.
Appel à l'action - La meilleure partie de la communication par e-mail est que vous pouvez prendre le temps de formuler vos idées et pensées sur un projet en appels à l'action. Qu'est-ce que cela signifie ? Cela signifie que vous pouvez assigner des tâches et informer les gens de la prochaine étape du projet de manière résumée, et leur donner une liste d'instructions spécifiques. Vous pouvez rédiger de brefs résumés sur le développement du projet, et demander des pensées et des idées à vos collègues et clients, ce qui leur donnera le temps de formuler des réponses de qualité. De plus, vous pouvez informer les employés de votre équipe des délais et des responsabilités à venir.
Comment les clients de messagerie de bureau peuvent-ils vous aider à rédiger les meilleurs e-mails pour le travail ?
Dans la section précédente de cet article, nous avons parlé de la bonne manière de construire le meilleur e-mail professionnel. Dans ce segment, nous allons discuter de la manière dont les clients de messagerie de bureau peuvent vous aider à rédiger les meilleurs e-mails pour le travail.
Dans la communication B2B intense que vous vivez chaque jour, certains e-mails sont oubliés ou supprimés par accident, ou tout simplement pas assez importants à ce moment-là, ce qui entraîne des délais manqués et des projets échoués. L'objectif final de chaque entreprise est de minimiser le risque et le potentiel de dommages en mettant en œuvre une politique rigoureuse de gestion des e-mails personnels, d'entreprise ou d'entreprise. Les clients de messagerie de bureau sont l'un des piliers de cette politique car ils disposent d'une boîte de réception unifiée et de nombreux outils d'amélioration de la productivité.
Si nous prenons Mailbird, par exemple, la fonction de boîte de réception unifiée est dotée d'indicateurs de couleur qui vous aideront à savoir quel e-mail provient de quel compte. De plus, avec le bon client de messagerie, vous devriez obtenir toutes sortes d'outils différents tels que la recherche de pièces jointes, la réponse en ligne, le système de report, la barre d'action rapide et bien d'autres. Airmail, qui est un client de messagerie de bureau Mac, est populaire parmi les utilisateurs pour son design élégant et intuitif. Evolution, en revanche, est un client de messagerie Linux avec d'excellentes fonctionnalités d'intégration.
Une fois que vous vous êtes engagé auprès d'un fournisseur de messagerie professionnelle, vous pouvez vous concentrer sur la recherche d'un client de messagerie approprié. La fonction de réponse en ligne elle-même vous aidera à rédiger les meilleurs e-mails professionnels car elle maintiendra tous les fils super clairs et faciles à suivre, ce qui est l'un des problèmes les plus critiques dans la communication B2B. De plus, si vous voulez la meilleure expérience, concentrez-vous sur la recherche d'un client de messagerie qui peut intégrer toutes vos applications professionnelles comme Slack ou Asana en un seul endroit !
