Como Escrever o Melhor Email de Trabalho
Escrever o melhor email de trabalho não é uma tarefa fácil, há muitas regras a seguir e, por vezes, as instruções são contraditórias. Isso pode complicar a vida aos seus colaboradores, especialmente se não tiverem experiência ou não forem naturalmente proficientes em comunicação B2B. Neste artigo, vamos dar-lhe cinco recomendações básicas sobre como elaborar um email de negócios adequado! Há muito mais na comunicação B2B do que apenas escolher o melhor servidor de email.
O assunto - A linha de assunto pode ser a diferença entre um cliente e uma oportunidade perdida. Vivemos em um mundo onde a comunicação B2B está na faixa rápida, e todos estão ocupados com suas tarefas de trabalho e vidas diárias, por isso você precisa tornar sua linha de assunto importante o suficiente para que os clientes em potencial abram seu e-mail. Você precisa fazê-la precisa e atraente! Não se concentre em torná-la curta, mas sim tente torná-la simples, para que as pessoas possam entender imediatamente sobre o que é seu e-mail, e possam prosseguir para o conteúdo com uma noção clara.
O público - Este é o conselho mais importante de todos. Você precisa saber a quem está se dirigindo, para que possa fazê-lo adequadamente. Um advogado corporativo e um diretor de arte não usam a mesma linguagem. Além disso, você não pode enviar os mesmos e-mails para as pessoas que são seus colegas, superiores ou os clientes que você ainda não conheceu. Cada um desses grupos requer um nível diferente de profissionalismo. Quando você se dirige ao seu líder de projeto, com quem passou os últimos seis meses trabalhando lado a lado, pode se permitir ser mais casual, mas quando está falando com um cliente, deve manter sua aptidão profissional.
O tom profissional do conteúdo - A mesma regra para o público se aplica aqui também. Você deve estar ciente das preferências e da proficiência da outra pessoa antes de começar a escrever o conteúdo. Um e-mail longo e não editado pode ter um impacto negativo no leitor, mesmo que o material em si contenha informações de alta qualidade. A linguagem e as abreviações usadas no texto devem ser familiares ao cliente. Os dados que você deseja apresentar devem ser simples e claros, e o conteúdo deve ser editado com listas e seções se for maior que o habitual. Você deve sempre se dirigir a todos com a etiqueta de e-mail adequada!
Outro ponto importante é esperar que cada cliente tenha uma preferência de e-mail diferente e agir de acordo. Algumas pessoas não têm problema em ler longos textos de e-mail, enquanto outras preferem trabalhar com documentos (anexos) em vez disso.
O tamanho do texto - O tamanho do conteúdo deve ser mantido curto, mas essa regra nem sempre se aplica a toda comunicação B2B que você estabelecer. Como dissemos acima, alguns clientes preferem comunicação por e-mail, e eles não acharão difícil ler e responder a grandes quantidades de texto. No entanto, a maioria das pessoas prefere ter os detalhes cruciais no e-mail, mas gosta de discutir tópicos importantes via Skype, chamadas telefônicas ou, se possível, pessoalmente.
Portanto, conhecer seu público é a melhor aposta para fazer a suposição certa quando se trata do tamanho do texto. No entanto, se você está estabelecendo contato pela primeira vez com um cliente ou um cliente, então seu e-mail deve ser simples, curto e conciso.
Chamada à ação - A melhor parte da comunicação por e-mail é que você pode dedicar um tempo para formular suas ideias e pensamentos sobre um projeto em chamadas para ação. O que isso significa? Isso significa que você pode designar tarefas e informar as pessoas sobre o próximo passo do projeto de uma forma resumida, e dar a elas uma lista de instruções específicas. Você pode escrever resumos breves sobre o desenvolvimento do projeto e pedir opiniões e ideias de seus colegas e clientes, o que lhes dará tempo para apresentar respostas de qualidade. Além disso, você pode informar os colaboradores de sua equipe sobre prazos e responsabilidades que se aproximam.
Como podem os clientes de e-mail de desktop ajudar a escrever os melhores e-mails para o trabalho?
Na seção anterior deste artigo, falámos sobre a maneira correcta de construir o melhor e-mail de trabalho. Neste segmento, vamos discutir como os clientes de e-mail de desktop podem ajudar a escrever os melhores e-mails para o trabalho.
Na agitada comunicação B2B que você enfrenta todos os dias, alguns e-mails são esquecidos ou acidentalmente eliminados, ou simplesmente não são importantes o suficiente naquele momento, o que leva a prazos a serem perdidos e projetos a falharem. O objetivo final de cada empresa é minimizar o risco e o potencial de dano, implementando uma política rigorosa de gestão de e-mail pessoal, corporativo ou gestão de e-mail empresarial. Os clientes de e-mail de desktop são um dos pilares dessa política porque apresentam uma caixa de entrada unificada e muitas ferramentas de produtividade.
Se pegarmos a Mailbird, por exemplo, a funcionalidade da caixa de entrada unificada vem com indicadores de cor que ajudam a identificar de qual conta vem cada e-mail. Além disso, com o cliente de e-mail certo, você deve estar a obter todo o tipo de ferramentas, como busca de anexos, resposta em linha, soneca, barra de ação rápida e muitas outras. Airmail, que é um cliente de e-mail de desktop Mac, é popular entre os utilizadores pela sua design elegante e intuitivo. Evolution, por outro lado, é um cliente de e-mail Linux com ótimas funcionalidades de integração.
Uma vez que se comprometa com um fornecedor de e-mail empresarial, você pode focar em encontrar um cliente de e-mail adequado. A funcionalidade de resposta em linha ajudará a escrever os melhores e-mails profissionais de trabalho porque manterá todas as conversas super organizadas e fáceis de seguir, que é uma das questões mais criticas na comunicação B2B. Além disso, se você quiser a melhor experiência, concentre-se em encontrar um cliente de e-mail que possa integrar todos os seus aplicativos de negócios, como Slack ou Asana, em um só lugar!
