Come Scrivere la Migliore Email di Lavoro
Scrivere la migliore email di lavoro non è un compito facile, ci sono molte regole da seguire e talvolta le istruzioni sono contraddittorie. Questo può mettere in difficoltà i tuoi dipendenti, specialmente se non sono esperti o particolarmente abili nella comunicazione B2B. In questo articolo, ti forniremo cinque raccomandazioni di base per costruire un'email aziendale corretta! La comunicazione B2B va ben oltre la semplice scelta del miglior server di posta elettronica.
Il soggetto - La linea dell'oggetto può fare la differenza tra un cliente e un'opportunità mancata. Viviamo in un mondo dove la comunicazione B2B è nella corsia veloce, e tutti sono occupati con i loro compiti lavorativi e le vite quotidiane, motivo per cui è necessario rendere la tua linea dell'oggetto abbastanza importante da far aprire l'email ai potenziali clienti. Devi renderla precisa e coinvolgente! Non concentrarti sul renderla breve, ma cerca di renderla semplice, in modo che le persone possano capire subito di cosa tratta la tua email, e possano procedere al contenuto con un'idea chiara.
Il pubblico - Questo è il consiglio più importante di tutti. Devi sapere a chi ti stai rivolgendo, per poterlo fare in modo adeguato. Un avvocato aziendale e un direttore artistico non usano lo stesso linguaggio. Inoltre, non puoi inviare le stesse email alle persone che sono i tuoi colleghi, superiori o ai clienti che non hai incontrato. Ciascuno di questi gruppi richiede un diverso livello di professionalità. Quando ti rivolgi al tuo project leader, con cui hai passato gli ultimi sei mesi lavorando spalla a spalla, puoi permetterti di essere più informale, ma quando parli con un cliente, devi mantenere la tua attitudine professionale.
Il tono professionale del contenuto - La stessa regola per il pubblico si applica anche qui. Devi essere consapevole delle preferenze e della competenza dell'altra persona prima di iniziare a scrivere il contenuto. Una grande email non editata può avere un impatto negativo sul lettore, anche se il materiale stesso contiene informazioni di alta qualità. Il linguaggio e le abbreviazioni utilizzate nel testo dovrebbero essere familiari al cliente. I dati che desideri presentare dovrebbero essere semplici e chiari, e il contenuto dovrebbe essere editato con punti elenco e sezioni se è più lungo del solito. Dovresti sempre rivolgerti a tutti con la corretta etichetta email!
Un'altra nota di importanza è aspettarsi che ogni cliente abbia una diversa preferenza email e agire di conseguenza. Alcune persone non hanno problemi a leggere lunghi testi email, mentre altre preferiscono lavorare con documenti (allegati) invece.
La dimensione del testo - La dimensione del contenuto dovrebbe essere mantenuta breve, ma questa regola non si applica sempre a ogni comunicazione B2B che stabilirai. Come detto sopra, alcuni clienti preferiscono la comunicazione via email, e non troveranno scomodo leggere e rispondere a grandi quantità di testo. La maggior parte delle persone, tuttavia, preferisce avere i dettagli cruciali nell'email, ma ama discutere argomenti essenziali tramite Skype, telefonate o, se possibile, di persona.
Quindi, conoscere il tuo pubblico è la scommessa migliore per fare l'ipotesi giusta quando si tratta della dimensione del testo. Tuttavia, se stai stabilendo un contatto per la prima volta con un cliente, allora la tua email dovrebbe essere semplice, breve e concisa.
Chiamata all'azione - La parte migliore della comunicazione email è che puoi prenderti del tempo per formulare le tue idee e pensieri su un progetto in chiamate all'azione. Cosa significa? Questo significa che puoi assegnare compiti e informare le persone riguardo il prossimo passo del progetto in modo riassuntivo, e dare loro un elenco di istruzioni specifiche. Puoi scrivere brevi abstract sullo sviluppo del progetto, e chiedere pensieri e idee ai tuoi colleghi e clienti, dando loro tempo per elaborare risposte di qualità. Inoltre, puoi informare i membri del tuo team sulle scadenze imminenti e le responsabilità.
Come possono i client di posta elettronica desktop aiutarti a scrivere le migliori email per il lavoro?
Nella sezione precedente di questo articolo, abbiamo parlato del modo giusto per costruire la migliore email di lavoro. In questo segmento, discuteremo di come i client di posta elettronica desktop possano aiutarti a scrivere le migliori email per il lavoro.
Nella frenetica comunicazione B2B che vivi ogni giorno, alcune email vengono dimenticate o eliminate per errore, o semplicemente non sono abbastanza importanti al momento, ecco come si perdono le scadenze e i progetti falliscono. L'obiettivo finale di ogni azienda è minimizzare il rischio e il potenziale danno implementando una rigorosa politica di gestione della email personale, aziendale o gestione delle email aziendali. I client di posta elettronica desktop sono uno dei pilastri di questa politica perché offrono una casella di posta unificata e molti strumenti di produttività migliorati.
Se prendiamo Mailbird, ad esempio, la funzione della casella di posta unificata viene fornita con indicatori di colore che ti aiuteranno a capire quale email proviene da quale account. Inoltre, con il giusto client di posta elettronica, dovresti avere a disposizione tutti i tipi di strumenti diversi come ricerca degli allegati, risposta inline, snooze, barra delle azioni rapide e molti altri. Airmail, che è un client di posta elettronica desktop per Mac, è popolare tra gli utenti per il suo design elegante e intuitivo. Evolution, d'altra parte, è un client di posta elettronica Linux con ottime caratteristiche di integrazione.
Una volta che ti impegni con un fornitore di email aziendali, puoi concentrarti sulla ricerca di un client di email adeguato. La funzione di risposta inline ti aiuterà a scrivere le migliori email professionali di lavoro perché manterrà tutti i thread super puliti e facili da seguire, che è una delle questioni più critiche nella comunicazione B2B. Inoltre, se vuoi la migliore esperienza, concentrati sulla ricerca di un client di email che possa integrare tutte le tue app aziendali come Slack o Asana in un unico posto!
