Jak napisać najlepszy e-mail do pracy
Napisanie najlepszego e-maila do pracy nie jest łatwym zadaniem - istnieje wiele zasad do przestrzegania, a czasem instrukcje są ze sobą sprzeczne. Może to stanowić problem dla pracowników, zwłaszcza jeśli nie mają doświadczenia w komunikacji B2B. W tym artykule przedstawimy pięć podstawowych rekomendacji dotyczących konstruowania odpowiedniego e-maila biznesowego. Komunikacja B2B to coś więcej niż tylko wybór najlepszego serwera e-mail.
Temat - Linia tematyczna może być różnicą między klientem a utraconą szansą. Żyjemy w świecie, w którym komunikacja B2B jest na szybkiej ścieżce, a każdy jest zajęty swoimi zadaniami i codziennym życiem, dlatego musisz uczynić swój temat na tyle ważnym, aby potencjalni klienci nawet otworzyli Twój e-mail. Musisz uczynić go precyzyjnym i przekonywującym! Nie skupiaj się na skracaniu go, lecz raczej spróbuj uczynić go prostym, aby ludzie od razu zrozumieli, o czym jest twój e-mail, a następnie mogli przejść do treści z jasnym pojęciem.
Publiczność - To najważniejsza porada ze wszystkich. Musisz wiedzieć, do kogo się zwracasz, aby móc to zrobić odpowiednio. Prawnik korporacyjny i dyrektor artystyczny nie używają tego samego języka. Ponadto, nie możesz wysyłać tych samych e-maili do osób, które są twoimi kolegami, przełożonymi czy klientami, których nie poznałeś. Każda z tych grup wymaga innego poziomu profesjonalizmu. Gdy zwracasz się do swojego lidera projektu, z którym spędziłeś ostatnie sześć miesięcy, możesz pozwolić sobie na większą swobodę, ale gdy rozmawiasz z klientem, musisz zachować swoją profesjonalną postawę.
Profesjonalny ton treści - Ta sama zasada dotycząca publiczności ma tutaj zastosowanie. Musisz być świadomy preferencji i umiejętności drugiej osoby, zanim zaczniesz pisać treść. Duży, nieedytowany e-mail może mieć negatywny wpływ na czytelnika, nawet jeśli sam materiał zawiera informacje wysokiej jakości. Język i skróty użyte w tekście powinny być znajome klientowi. Dane, które chcesz przedstawić, powinny być proste i jasne, a treść powinna być edytowana z użyciem punktów i sekcji, jeśli jest większa niż zwykle. Zawsze powinieneś zwracać się do wszystkich zgodnie z właściwą etykietą e-mailową!
Kolejna uwaga o znaczeniu to oczekiwanie, że każdy klient ma a różne preferencje e-mailowe i działanie zgodnie z nimi. Niektórzy ludzie nie mają problemu z czytaniem dużych tekstów e-mailowych, podczas gdy inni wolą pracować z dokumentami (załącznikami).
Wielkość tekstu - Wielkość treści powinna być utrzymywana krótka, ale ta zasada nie zawsze ma zastosowanie do każdej komunikacji B2B, którą nawiążesz. Jak już wspomnieliśmy, niektórzy klienci preferują komunikację e-mailową i nie uznają za uciążliwe czytania i odpowiadania na duże ilości tekstu. Większość jednak woli mieć kluczowe szczegóły w e-mailu, ale lubi omawiać istotne tematy za pośrednictwem Skype'a, rozmów telefonicznych lub, jeśli to możliwe, osobiście.
Dlatego znajomość twojej publiczności jest najlepszym sposobem na dokonanie właściwego założenia, gdy chodzi o wielkość tekstu. Jeśli jednak nawiązujesz kontakt po raz pierwszy z klientem, twój e-mail powinien być prosty, krótki i zwięzły.
Wezwanie do działania - Najlepszą częścią komunikacji e-mailowej jest to, że możesz poświęcić czas na sformułowanie swoich pomysłów i myśli na temat projektu w wezwania do działania. Co to oznacza? Oznacza to, że możesz przydzielać zadania i informować ludzi o następnych krokach projektu w sposób podsumowujący, a także przekazać im listę konkretnych instrukcji. Możesz napisać krótkie streszczenia dotyczące rozwoju projektu i poprosić o myśli i pomysły od swoich kolegów i klientów, co da im czas na wymyślenie jakościowych odpowiedzi. Dodatkowo, możesz poinformować pracowników w swoim zespole o nadchodzących terminach i obowiązkach.
Jak programy pocztowe na komputerze mogą pomóc Ci napisać najlepsze e-maile do pracy?
W poprzedniej części tego artykułu rozmawialiśmy o właściwym sposobie skonstruowania najlepszego e-maila do pracy. W tej części omówimy, jak programy pocztowe na komputerze mogą pomóc Ci napisać najlepsze e-maile do pracy.
W codziennej, intensywnej komunikacji B2B niektóre e-maile są zapominane lub przypadkowo usuwane, albo po prostu nie są wystarczająco ważne w danym momencie, co prowadzi do przegapionych terminów i niepowodzeń projektów. Głównym celem każdej firmy jest zminimalizowanie ryzyka oraz potencjalnych szkód poprzez wdrożenie rygorystycznej polityki zarządzania pocztą e-mail, zarówno indywidualną, korporacyjną, jak i przemysłową. Programy pocztowe na komputerze są jednym z filarów tej polityki, ponieważ oferują zintegrowaną skrzynkę odbiorczą oraz wiele narzędzi zwiększających produktywność.
Jeśli weźmiemy na przykład Mailbird, funkcja zintegrowanej skrzynki odbiorczej ma wskaźniki kolorystyczne, które pomogą Ci określić, który e-mail pochodzi z którego konta. Ponadto, przy odpowiednim kliencie e-mail, powinieneś otrzymać różnego rodzaju narzędzia, takie jak wyszukiwanie załączników, odpowiedzi w linii, usypianie, pasek szybkich akcji i wiele innych. Airmail, czyli program pocztowy na komputer Mac, cieszy się popularnością wśród użytkowników dzięki eleganckiemu i intuicyjnemu wzornictwu. Z kolei Evolution to klient e-mailowy dla systemu Linux z doskonałymi funkcjami integracyjnymi.
Gdy zdecydujesz się na dostawcę poczty e-mail dla firm, możesz skupić się na znalezieniu odpowiedniego klienta pocztowego. Funkcja odpowiedzi w linii pomoże Ci napisać najlepsze profesjonalne e-maile do pracy, ponieważ pozostawi wszystkie wątki bardzo przejrzyste i łatwe do śledzenia, co jest jednym z najważniejszych problemów w komunikacji B2B. Ponadto, jeśli chcesz uzyskać najlepsze doświadczenie, skoncentruj się na znalezieniu klienta e-mail, który może zintegrować wszystkie Twoje aplikacje biznesowe, takie jak Slack czy Asana, w jednym miejscu!
