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Anda frequentemente a correr de um lado para o outro para chegar a algum lugar ou cumprir prazos? Se sentir que está sempre atrasado, incapaz de acompanhar as suas obrigações, então deve reconsiderar a forma como planeia o seu trabalho e melhorar as suas competências organizacionais.
Sem uma organização adequada, não será capaz de disfrutar de um dia completo e equilibrado (e talvez até mesmo de um estilo de vida). Poderá também sofrer de falta de motivação e mudanças de humor. E isso não parece nada atrativo.
Mas a pergunta é: como pode melhorar o seu planejamento diário? Com tantas dicas e truques espalhados pela Internet, pode ser difícil decidir quais vão ser eficazes. E, com todo o stress durante o seu dia, poderá achar difícil encontrar um bom momento para começar.
Não se preocupe, nós temos a solução. Este artigo contém dois ótimos métodos para planejar o seu tempo, bem como dicas para se organizar e sugestões sobre como organizar o seu dia para ser mais produtivo. Isso pode ajudá-lo a começar e guiá-lo a cada passo do caminho!
Como Organizar o Seu Dia: Métodos Mais Eficazes
Existem diferentes abordagens para organizar o seu dia. Selecionámos duas abordagens proeminentes, uma das quais é muito popular. Usando ambas, pode gerir as suas horas de trabalho, tendo em conta todo o seu dia.
Método #1: Fazer as Coisas Acontecerem (GTD)
Você:
Sente-se sobrecarregado pelo número de tarefas que precisa de acompanhar?
Preocupa-se em esquecer pequenos detalhes?
Desempenha muitas funções no seu trabalho e na vida?
Começa muitos projetos mas tem dificuldade em terminá-los?
Então você precisa de algumas dicas do David Allen, o criador do GTD, e aprender como organizar as suas tarefas de trabalho (e todas as outras tarefas) da maneira certa!
O sistema de gestão de tarefas GTD baseia-se numa verdade simples: quanto mais tarefas você tem na sua lista, mais difícil se torna decidir o que precisa de atenção. Isso também deita por terra todo o hype em torno das listas de tarefas, pois podem forçá-lo a passar mais tempo a pensar nas suas tarefas do que a fazê-las. Como resultado, você pode acabar se sentindo estressado e sobrecarregado.
Allen notou que o cérebro humano é muito melhor a processar informações do que a armazená-las e colocou esse detalhe essencial na metodologia GTD, que deve ajudá-lo a se livrar de toda a desordem mental e a acabar as coisas a tempo. Isso envolve configurar um fluxo de trabalho, e uma vez que você faça isso, será capaz de identificar as tarefas nas quais deve estar a trabalhar a qualquer momento, sem se preocupar em esquecer algo.
O método GTD consiste em cinco práticas simples que o ajudarão a sistematizar a desordem na sua mente e a organizar o seu dia:
Capture tudo. Na veia de “preciso fazer isto” ou “isto deve acontecer a essa hora”, capture tudo o que lhe vier à mente e que seja uma ação ou requisito. Se escapar do seu caderno, escapará da sua atenção.
Esclareça. Trabalhe em tudo o que capturou (apenas não tente completar ainda!) e planeie os próximos passos. Decida qual a categoria que melhor se adapta ao item: é uma referência, projeto ou próxima ação?
Organize. Coloque tudo onde pertence. Adicione datas importantes ao seu calendário, atribua tarefas a outras pessoas e organize as suas próprias.
Revise. Fique de olho nas suas listas e não esqueça de revisar e atualizá-las.
Engaje. Comece a trabalhar nas tarefas que mais importam!
O GTD requer aprendizado sobre como planejar e organizar previamente. Mas,dará frutos no longo prazo. Com este método, você nunca mais precisará se preocupar em perder uma reunião ou esquecer um prazo. Ao invés disso, terá todas as suas tarefas organizadas e será capaz de priorizar o seu tempo de forma adequada.
Agora, vamos analisar cada prática em detalhe!
Passo 1: Capturar
O primeiro e mais importante passo para o GTD é parar de armazenar todas as informações e suas tarefas diárias na sua mente. Em vez disso, capture e armazene todas as suas tarefas, ideias, tarefas numa "caixa de entrada" — um caderno físico ou um aplicativo digital, como um planeador, calendário ou um aplicativo de gestão de tarefas.
Ao capturar seus pensamentos, você finalmente poderá diminuir a desordem mental. Não se preocupe em organizar essas tarefas e itens ainda! Chegaremos a isso em um dos próximos passos.
Dica: Quando você estiver apenas começando com o GTD, é recomendado anotar qualquer coisa que você possa precisar cuidar no futuro e armazená-la na sua caixa de entrada.
Torne suas tarefas específicas e acionáveisPasso 2: Esclarecer
Agora chegamos à parte onde você aprende como organizar o seu dia de trabalho e classificar tudo na sua caixa de entrada. Passe por cada item na sua caixa de entrada e aplique um dos seguintes métodos:
Se a tarefa levar menos de 2 minutos, complete-a imediatamente.
Se a tarefa puder ser delegada, atribua-a a outra pessoa.
Anote a data de vencimento se o item precisar ser concluído a uma data ou hora específica.
Se a tarefa for complexa, identifique a próxima ação(s) e passo(s) que você precisa tomar para avançar com ela.
Sempre certifique-se de adicionar o máximo de informações possíveis às suas tarefas e tornar suas tarefas acionáveis.
Passo 3: Organizar
Depois de anotar todas as suas tarefas e adicionar o máximo de informações possível, é hora de organizá-las. Existem várias maneiras de organizar suas tarefas com o método GTD, mas a mais comum é usar uma combinação de projetos e etiquetas, como no Todoist ou Asana.
Você precisa separar itens em tarefas únicas e projetos. De acordo com a filosofia do GTD, um projeto é qualquer tarefa que requer mais etapas para ser concluída. Certifique-se de escrever os seus próximos passos para cada tarefa e adicionar uma data de vencimento (se houver uma). Por exemplo, no Asana, esse passo seria refletido na criação de um cartão de tarefa e subtarefas dentro dele.
Passo 4: Revisar
Esse passo é bastante autoexplicativo. Reserve um tempo a cada semana para revisar todas as suas tarefas, riscar tudo o que você completou, adicionar e organizar novas tarefas e identificar próximas ações. Allen chama esse passo de "fator crítico para o sucesso." Revisar e atualizar constantemente suas tarefas garantirá que você não está apenas fazendo as coisas. Você está fazendo as coisas certas.
Passo 5: Engajar
Esta é a parte em que todo o tempo que você reservou para planejar o seu trabalho vale a pena. Com este passo, você deve ter desenvolvido um sistema cheio de tarefas acionáveis que estão organizadas em categorias lógicas.
Assim, quando você começar a trabalhar, não se sentirá se perguntando "O que devo fazer a seguir?". Você eliminou essa dúvida colocando todas as suas tarefas no papel físico ou digital e organizando-as em um plano acionável. Para completar, você se livrou de toda a desordem mental que tem estado a estressá-lo.
6: Salvar e Compartilhar
Depois de concluir uma tarefa, mantenha um controle dela e compartilhe as informações com outras equipes. Isso evitará silos entre as equipes, onde todas as equipes se concentram apenas nas suas tarefas sem ter acesso direto ao progresso das outras equipes. A criação de uma base de conhecimento onde todos na empresa possam aprender no que você tem trabalhado, as conclusões que você tomou e os próximos passos beneficiará a todos enquanto ajuda você a monitorar a progressão das suas tarefas.
Ferramentas GTD
Aqui estão mais algumas dicas para se organizar e ferramentas GTD que o ajudarão a pegar o jeito deste método mais rapidamente.
Listas GTD
Para começar com o GTD você precisa esclarecer e organizar suas tarefas de forma eficiente. A melhor forma de fazer isso é fazendo listas, seja no papel ou usando software de gestão de tarefas no seu telefone ou laptop. Existem vários tipos de listas que você pode fazer:
A lista "in". Esta é a primeira, básica e bagunçada lista que você faz. Use-a para capturar pensamentos e tarefas à medida que surgem. Sinta-se à vontade para anotar tudo num caderno ou no seu smartphone. Você pode até ter várias listas "in"; por exemplo, uma num planeador e uma no seu telefone. Uma vez que você tenha todas as suas tarefas anotadas, comece a organizá-las por prioridade.
A lista de "próximas ações". A lista de "próximas ações" deve conter itens que você deve fazer o mais rapidamente possível. Você pode organizar os itens nessa lista com base em sua prioridade, data de vencimento, ou talvez como de forma rápida você pode completá-los. Lembre-se, você deve sempre completar tarefas curtas (aqueles que levam menos de dois minutos) imediatamente.
A lista de "aguardando". Esta lista deve ser usada para todas as tarefas que você delegou a outros ou tarefas que não podem ser concluídas ainda porque alguém precisa fazer algo primeiro. Aqui vai uma dica útil para esta lista. Sempre escreva a data atual quando você anotar a tarefa. Assim, você pode enviar um e-mail aos seus colegas de trabalho dizendo algo como "Estou ainda à espera do relatório que você disse que terminaria em breve. Isso já se passaram 18 dias!"
A lista de "um dia/talvez". Esta lista é para todos os projetos que você deseja realizar um dia, mas que não são de grande importância. Você pode anotar itens como "substituir a pintura feia na sala de estar" ou "começar seu próprio blog" nesta lista. Mesmo que as tarefas nesta lista não sejam de máxima importância, você ainda deve revisar esta lista semanalmente, garantindo que não se esqueça dessas tarefas e começando a trabalhar nelas quando tiver algum tempo!
Calendário
O calendário é ótimo para todas aquelas tarefas que são sensíveis ao tempo e data. Desta forma, você será capaz de priorizar suas tarefas melhor. As tarefas que não precisam ser feitas em breve permanecerão na sua lista de "próximas ações", para que você possa lidar com elas mais tarde. Se você não gosta de manter um calendário na sua parede ou mesa, então deve experimentar usar Google Calendar para se manter organizado.
Pasta de Leitura/Revisão
É bastante provável que você tenha várias tarefas "ler [algo]" em uma de suas listas. Uma pasta de leitura/revisão será útil para tais casos. Pode ser uma pasta física ou digital que conterá todos os documentos, papéis ou livros que você precisa ler. A ideia por trás desta pasta é ter sempre esse material disponível quando você tiver alguns minutos livres esperando sua comida ou no consultório do médico.
O GTD é uma metodologia de produtividade que pode transformar a sua vida de um caos para um estilo de vida equilibrado e realizado. O GTD o ajudará a organizar suas tarefas de trabalho, assim como o resto do seu dia, uma vez que isso também afeta o quão bem você faz o seu trabalho.
Método #2: O Horário de Da Vinci
O Horário de Da Vinci é o segundo método que o ajudará a aprender como planejar e organizar de forma mais eficiente. Desenvolvido por Adrian Iliopoulus, este método permitirá que você crie horários que tornarão a sua vida mais intencional, divertida e criativa.
A ideia principal por trás do "Horário de Da Vinci" é aprender como:
Ser criativo e entrar em fluxo todos os dias.
Não permitir que interrupções estraguem o seu fluxo.
O Horário de Da Vinci pode ajudá-lo a se certificar de que não está sobrecarregado pelo trabalho, já que organiza suas atividades diárias de uma forma em que você tem tempo distinto para tarefas mais difíceis e mais fáceis, mas também tempo suficiente para atividades relaxantes todos os dias.
Como Organizar o Seu Dia com o Horário de Da Vinci
Muitas pessoas sugerem que você comece a planejar a sua semana na segunda-feira, mas será essa a melhor ideia? O criador do Horário de Da Vinci recomenda começar a planejar no domingo à noite. Como ele apontou, a segunda-feira é equivalente às primeiras horas da manhã, mas para a semana. Nossas mentes estão sempre descansadas pela manhã e podem oferecer maior produtividade. As "primeiras horas" da semana são segunda, terça e quarta-feira. Portanto, para tirar proveito desses dias, você deve planejar suas tarefas no domingo.
Como Adrian aponta, a parte mais complicada do planejamento é priorizar. Ele recomenda que você seja honesto consigo mesmo e categorize cuidadosamente as tarefas de acordo com a sua importância e a quantidade de trabalho que precisa fazer para completá-las.
Aqui está como o horário diário e semanal de Adrian se parece.
Certifique-se de que tem um plano para o dia seguinteCrédito: Adrian Iliopoulus' Horário de Da Vinci
Como você pode ver, cada dia consiste nos mesmos elementos:
Rotina Matinal
Trabalho Profundo Intenso
Trabalho Profundo Leve
Trabalho Administrativo
Exercício
Social
Brincadeira
Agora, vamos explicar cada um em mais detalhe.
Rotina Matinal
É importante começar cada dia da forma certa. Em vez de dormir até tarde e correr para o trabalho, elabore uma rotina que o ajude a acordar e fazer qualquer coisa que lhe agrade — tomar café da manhã, beber café, ou até mesmo sair para uma corrida. São as pequenas coisas que podem fazer uma diferença significativa no seu dia. Você também pode criar uma rotina noturna que o ajude a relaxar antes de ir para a cama. Todas as pessoas de sucesso têm uma rotina noturna, e você também deve ter!
Trabalho Profundo
O trabalho profundo é dividido em duas categorias — trabalho duro e trabalho leve. O trabalho duro refere-se a todas as tarefas que você considera desafiadoras, enquanto o trabalho leve refere-se a todas aquelas tarefas que são mais fáceis de executar. Certifique-se de fazer trabalho profundo duro de segunda a quarta-feira, e trabalho leve na quinta e sexta-feira.
Trabalho Administrativo
O trabalho administrativo inclui tarefas como responder a e-mails, agendar e participar de reuniões, organização de documentos, encomenda de suprimentos, etc. É importante calcular quanto tempo essas tarefas levam para serem concluídas, para que você possa reservar tempo para elas todos os dias.
Exercício, Social e Brincadeira
Para evitar burnout, você precisa reservar tempo todos os dias para relaxar, passar tempo com seus amigos e familiares, e brincar. Brincar significa fazer todas as atividades que lhe agradam, desde literalmente brincar até assistir a filmes ou ler um livro.
O Horário de Da Vinci é um pouco diferente do método GTD, pois abrange o dia inteiro e permite que você crie uma rotina diária. No entanto, este método não aborda a organização de tarefas em muitos detalhes durante o seu dia de trabalho, o que o GTD faz. Assim, ao combinar os dois métodos, você será capaz de criar um sistema de organização do seu dia inteiro de uma forma mais equilibrada, onde faz as coisas no tempo reservado para o trabalho e relaxa na rotina matinal e tempo de lazer para garantir que não tem burnout.
5 Dicas Simples para Melhor Organizar o Seu Dia de Trabalho
Se não gostar dos dois métodos, aqui estão mais conselhos sobre como organizar tarefas de trabalho.
1. Escreva
Reserve 5-10 minutos no final do seu dia de trabalho para escrever em um diário e avaliar o dia. Há tanto acontecendo em nossas cabeças que é quase impossível processar e reunir pensamentos sem algum tipo de saída. Ao final do dia de trabalho, a maioria quer correr para as colinas—e ao fazê-lo—traz seu trabalho e os estresses associados para casa com eles. Um estudo de psicólogos da UCLA revelou que ao verbalizar seus sentimentos—seja conversando com alguém ou escrevendo—ajuda a garantir que quaisquer emoções negativas associadas sejam muito menos intensas. Então, em vez de levar qualquer raiva ou estresse para casa com você, deixe isso para trás em seu bloco de notas.
Além disso, ao escrever desafios específicos que você está enfrentando, sua mente subconsciente começará a trabalhar em soluções corretivas enquanto você dorme à noite para que você possa acordar renovado e motivado para enfrentar o dia.
Escrever é uma ótima maneira de organizar seu dia de trabalho. Confira como descomplicar seu trabalho e tarefas com estas dicas fáceis.
2. Planeie com antecedência
Agora que você liberou toda a raiva e frustração, está em posição de planejar o dia à frente para aumentar a probabilidade de que corra bem. Pegue outro bloco de notas (ou use a funcionalidade de Bloco de Notas digital do Clickup) e escreva suas tarefas para amanhã em ordem de importância, e saia do escritório sabendo que sua mente subconsciente cuidará do resto e garantirá que você esteja muito à frente quando chegar para trabalhar amanhã.
Se você é alguém que depende do computador para se manter organizado, então você pode começar sua fase de planejamento usando um modelo de planejamento diário gratuito. Simplesmente personalize-o para suas necessidades e economize algumas horas para dedicar a outras tarefas.
Desafios e distrações sempre surgirão, então seja realista em seus objetivos—e se você falhar—não se culpe. Apenas certifique-se de colocar isso no topo da lista de amanhã.
3. Desorganize seu espaço de trabalho
Um espaço de trabalho desorganizado = uma mente desorganizada. Se sua mesa estiver uma bagunça, como pode esperar que seu dia de trabalho flua sem distrações indesejadas? Organize sua mesa da mesma forma que gostaria de organizar sua mente: livre de desordem e distrações.
Organizar seu espaço de trabalho organizará sua mente e manterá os níveis de estresse baixos. Confira estas dicas simples sobre como organizar seu dia de trabalho.
4. Não faça várias tarefas ao mesmo tempo
De acordo com um estudo da Universidade da Califórnia, Irvine, leva em média 23 minutos e 15 segundos para retornar a uma tarefa uma vez que você retirou sua concentração dela. Então, quando você se propuser a concluir uma tarefa, certifique-se de se livrar de todas as distrações. Isso significa sem redes sociais, e-mail, internet, etc. até que a tarefa esteja completa ou que o tempo alocado para trabalhá-la tenha passado. Use um timer e comece com uma hora de trabalho ininterrupto. Se o barulho ambiente for muito, coloque alguma música para afastar distrações e ajudar a focar. Diga aos seus colegas o que está fazendo e peça que não o disturbem, a menos que não possa esperar.
5. Confie na regra 80-20
A maior parte do que fazemos não é tão importante, mas como é mais fácil e pode nos proporcionar aquela dose instantânea de dopamina, temos a tendência de passar tempo demais em tarefas simples enquanto procrastinamos nas mais exigentes e importantes. Isso cria uma luta desnecessária. Ao lidar primeiro com as questões mais importantes, ao completar as outras tarefas menos significativas, você será capaz de fazê-lo com uma maior sensação de realização e contentamento.
6. Gerencie seu e-mail
O e-mail é um negócio bagunçado e, como muitas outras tarefas, raramente é urgente. Reserve um tempo para organizar o seu para que, quando você entrar lá, tudo funcione de forma eficiente e organizada em termos de importância. Clientes de desktop de e-mail como o Mailbird (Windows) ou Airmail (Mac) são ótimas ferramentas para isso e são especialmente úteis para pessoas que precisam gerenciar várias contas de e-mail.
Desorganize seu e-mail com o Mailbird. Experimente gratuitamente agora.
Ao aplicar estas dicas simples para melhor organizar o seu dia de trabalho, você experimentará uma série de benefícios que ajudarão a garantir que você deixe o trabalho no trabalho, saia a tempo e durma à noite. A menos que as tarefas sejam de extrema importância, não leve o seu trabalho para casa. Esse tempo para descomprimir, divertir-se e fazer o que ama é tão importante quanto o tempo necessário para pagar as contas. Você provavelmente encontrará resistência de si mesmo no início, mas se se mantiver firme, com o tempo, verá sua produtividade e qualidade do trabalho aumentarem, bem como sua qualidade de vida. Uma vitória para todos.
Nicky Cullen é escritor e coach de ansiedade. Tendo sofrido de ansiedade, ataques de pânico e depressão durante uma década: ele usa sua experiência para ensinar a seus clientes as soluções que gostaria que alguém lhe tivesse ensinado há 15 anos. Você pode saber mais clicando aqui.
Perguntas Frequentes
Qual é a melhor maneira de organizar o seu dia?
A melhor maneira de organizar o seu dia é anotar todas as suas tarefas, escrever um plano de ação para cada tarefa e manter o seu planeador atualizado. Certifique-se de classificar as tarefas por prioridade e incluir prazos para que nunca perca um prazo ou uma reunião importante.
Como posso organizar o meu dia em casa?
A melhor maneira de organizar o seu dia em casa é planejar com antecedência, escrever uma lista de tarefas e classificar as suas tarefas por prioridade. Anote um plano de ação para cada item da sua lista. Além disso, certifique-se de incluir tempo para relaxamento no seu plano diário para evitar o esgotamento.
Como mantém o seu horário diário organizado?
Para manter o seu horário diário organizado, você deve fazer o seguinte: 1. Planeje o(s) seu(s) dia(s) e tarefas diárias com antecedência. 2. Organize suas tarefas por prioridade e dificuldade. 3. Complete tarefas que exigem menos de 2 minutos imediatamente. 4. Use um planeador ou um aplicativo para se manter em cima do seu horário. 5. Utilize o seu tempo sabiamente e enfrente grandes tarefas logo de manhã. 6. Anote planos e compromissos imediatamente. 7. Experimente o GTD e o Cronograma de Da Vinci para aumentar suas habilidades organizacionais.
Como programar o meu dia?
Aqui está como programar o seu dia de forma eficiente e aproveitar ao máximo:- Comece o seu dia com um ritual matinal, em vez de dormir até tarde.- Planeje o seu dia e as suas tarefas com antecedência.- Anote todas as suas tarefas e classifique-as por prioridade.- Use um planeador ou um aplicativo para se manter em cima do seu horário.- Experimente aplicar a regra 52-17 para aumentar a sua produtividade.- Utilize o seu tempo sabiamente e enfrente grandes tarefas logo de manhã.- Reserve tempo para relaxamento no final do dia.
