Como escrever um e-mail profissional
Vamos pensar num e-mail profissional como um kit de produto.
Quando se monta uma peça de mobiliário do Ikea, não se criam todas as peças de raiz. Basta ligar as peças umas às outras e voilá! A sua nova mesa ou guarda-roupa da moda está completo.
O mesmo se aplica a um correio eletrónico profissional.
Quando envia mensagens típicas todos os dias - para dar as boas-vindas, informar, fazer o acompanhamento e comunicar - a sua principal tarefa é preparar as peças que vai utilizar e, eventualmente, ajustar antecipadamente para que cada mensagem demore apenas dois ou três minutos a ser construída.
Vamos ver como se faz!
Uma reação em cadeia perfeita: Cinco elementos de um e-mail profissional
No início, pode demorar algum tempo a criar o seu conjunto perfeito de escrita de e-mail, mas vale a pena. Por isso, vamos começar com os ingredientes.
Endereço de correio eletrónico profissional
Quando se recebe um e-mail de um remetente desconhecido, há sempre um momento de hesitação em que se pensa: "Será spam?"
Se o endereço de correio eletrónico do remetente for algo como qb88ws1h@gmail.com, é possível que nem sequer abra a mensagem.
Por isso, se quiser dar uma oportunidade aos seus e-mails de serem abertos, a primeira coisa que deve fazer, antes mesmo de escrever uma mensagem profissional pela primeira vez, é criar um endereçode e-mail profissional no domínio da sua empresa.
Se não sabe como o fazer, consulte o nosso guia para criar um endereço de correio eletrónico profissional.
1. Linha de assunto
Como começar uma mensagem de correio eletrónico profissional? Com uma boa linha de assunto - é o primeiro e mais importante ingrediente de qualquer e-mail que crie.
Se não incluir informações suficientes ou for enganador, pode acabar por não ser lido ou ir diretamente para o spam.
Uma boa linha de assunto deve ser sempre concisa e resumir o motivo do envio da mensagem ou apresentar claramente o objetivo da comunicação.
Veja estes dois exemplos:
O primeiro está bem, mas mal toca no assunto e não informa o destinatário sobre a essência do evento. O segundo assunto é mais informativo e completo, e capta perfeitamente o conteúdo do e-mail.
2. Saudação
Uma mensagem de correio eletrónico é muito semelhante a um encontro normal em que se cumprimenta alguém antes de dizer qualquer outra coisa.
A forma como cumprimenta um destinatário depende da sua relação com a pessoa.
Se estiver a enviar uma mensagem de correio eletrónico para um colega, pode utilizar uma saudação mais informal e cumprimentar a pessoa dizendo "Olá" ou "Hello", seguido do seu primeiro nome.
Por outro lado, se a relação for formal, uma saudação mais adequada seria utilizar o nome de família da pessoa, por exemplo, "Caro Sr. Smith"
É melhor evitar as frases "A quem possa interessar" ou "Caro Senhor/Senhora" na escrita formal. Ambas estão desactualizadas e podem ser vistas como se não se esforçasse o suficiente para encontrar o nome do contacto. A sua mensagem também pode ser vista como um e-mail frio e, se não for esse o seu objetivo, escolha outra saudação.
Se não tem a certeza de como cumprimentar as pessoas corretamente, consulte o nosso guia de saudações por correio eletrónico.
3. Corpo
Esta secção é bastante semelhante às suas conversas na vida real.
Se souber o nome da pessoa a quem está a enviar o e-mail, vá direto ao assunto. Possivelmente, acrescente algumas perguntas pessoais sobre o bem-estar da pessoa no início.
Se não conhece a pessoa, comece por explicar quem é e como a encontrou.
Pode começar por dizer: "Estou a escrever para saber mais sobre..." ou "Estou a escrever com referência a..."
Se esclarecer o seu objetivo desde o início, haverá menos necessidade de esclarecimentos mais tarde na sua comunicação comercial, o que também poupa tempo.
A parte complicada do corpo da mensagem é que deve conter informações pormenorizadas, mas também ser claro e conciso.
A mensagem deve ser tão curta quanto possível, transmitindo ao mesmo tempo a essência do que está a dizer. Evitar longas leituras na comunicação por correio eletrónico poupa-lhe tempo e aumenta a probabilidade de o destinatário ler a sua mensagem até ao fim.
Neste exemplo, todas as informações essenciais são escritas em frases curtas e são necessários apenas três parágrafos para as ler. Todos os pormenores são deixados para o segundo e-mail, se o destinatário estiver interessado em continuar a conversa.
4. Encerramento
A forma como termina uma mensagem de correio eletrónico comercial também pode afetar o sucesso das suas conversas futuras.
A melhor forma de terminar uma mensagem de correio eletrónico comercial é com um apelo à ação que leve o destinatário a dar o próximo passo. Pode ser algo tão simples como: "Fico à espera de notícias suas"
Além disso, é de boa educação utilizar frases de transição entre o fecho e a assinatura. Estas incluem:
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Com os melhores cumprimentos,
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Sinceramente, e
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Obrigado.
No entanto, evite dizer "Felicidades" ou "Saúde", a não ser que tenha criado intencionalmente um ambiente acolhedor ou que se trate de um e-mail relacionado com férias, como uma promoção pré-natalícia. Reserve as transições mais descontraídas para mensagens de correio eletrónico informais.
5. Assinatura
Este último elemento é utilizado para se identificar. Para além do seu primeiro e último nome, também é bom incluir os seguintes detalhes:
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A sua posição na empresa ou o seu título profissional;
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A sua empresa ou organização afiliada;
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As suas informações de contacto: número de telefone com prefixo se trabalhar internacionalmente, sítio Web da empresa ou pessoal, endereço do escritório, ligações para as redes sociais (mas apenas as que coincidam com os seus objectivos profissionais); e
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Uma fotografia sua ou o logótipo da empresa.
Se quiser receber alguma orientação, bem como excelentes exemplos, leia o nosso guia para criar uma assinatura de correio eletrónico profissional.
5 passos para escrever e-mails profissionais
Agora, vamos voltar à construção! Eis como funciona.
Passo 1. Criar o corpo
Tendo em conta o destinatário e o objetivo do seu e-mail, tente torná-lo claro e sucinto, de modo a que sejam necessários apenas alguns segundos para compreender o que quer dizer. Tente utilizar frases e parágrafos curtos e evite leituras longas.
Se quiser poupar tempo, pode criar modelos de correio eletrónico profissionais para os diferentes tipos de mensagens que envia regularmente e, depois, basta copiá-los e ajustá-los em vez de os escrever de raiz.
Passo 2. Verifique-se a si próprio
Antes de premir o botão Enviar, leia a mensagem pelo menos duas vezes para se certificar de que não cometeu erros de digitação ou de escrita. Mesmo que esteja confiante nas suas capacidades de escrita, utilize uma ferramenta de verificação gramatical, como o Grammarly, para confirmar que não se esqueceu de nada.
Passo 3. Adicionar uma assinatura
Não se esqueça de adicionar uma assinatura no final do seu e-mail, logo após a frase "Cumprimentos" ou "Obrigado". Melhor ainda, crie uma assinatura de correio eletrónico profissional manualmente ou com um modelo; vá às definições do seu correio eletrónico e adicione-a no campo adequado para a tornar automática, de modo a não ter de a escrever sempre.
No Mailbird, pode adicionar uma assinatura automática no separador "Identidades".
Passo 4. Adicionar um destinatário
Deixe a adição de destinatários para depois de terminar de escrever o seu e-mail. Desta forma, minimiza as hipóteses de enviar acidentalmente um e-mail inacabado.
Lembre-se de que, se enviar uma mensagem de correio eletrónico para várias pessoas, todos os destinatários podem ver os outros contactos a quem enviou a mensagem. Consequentemente, por vezes é melhor utilizar a funcionalidade BCC se não estiver à espera que as pessoas entrem numa conversa.
Passo 5. Envie ou agende a sua mensagem de correio eletrónico
Agora o seu correio eletrónico está pronto para ser enviado. Pode enviá-lo imediatamente ou programá-lo para ser enviado noutro dia ou talvez algumas horas mais tarde. O tempo é fundamental, especialmente se estiver a enviar e-mails de marketing.
Como escolher a melhor hora e data? Para e-mails de trabalho e de negócios, uma aposta segura é entregar o e-mail na primeira metade de um dia útil, de acordo com o fuso horário do destinatário.
Com e-mails de marketing, isso pode ser um pouco mais complicado. De acordo com a GetResponse e a Experian:
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O melhor dia para enviar e-mails é terça-feira. Os e-mails de terça-feira têm uma taxa de abertura de cerca de 18%.
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Quinta-feira tem uma taxa um pouco menor, tornando-a a segunda melhor escolha.
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A taxa de abertura também aumenta durante a primeira metade do dia de trabalho.
Dicas de escrita de correio eletrónico profissional
Seguem-se mais algumas dicas sobre como escrever um e-mail profissional e apresentar-se a si próprio e à sua empresa da melhor forma.
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Verifique tudo duas vezes. Prestar atenção até aos mais pequenos detalhes pode poupar-lhe muitos problemas.
Reveja sempre a mensagem, certifique-se de que está a enviar o e-mail à pessoa certa e verifique se adicionou o anexo prometido. -
Evite usar letras maiúsculas, demasiados pontos de exclamação e emojis em excesso. Mesmo que utilize apenas maiúsculas para realçar uma parte da sua mensagem, pode parecer que está a gritar com o destinatário.
Utilizar um ponto de exclamação para mostrar entusiasmo é aceitável, mas evite colocá-lo em todas as frases ou utilizar alguns seguidos. Os emojis são aceitáveis em alguns casos, mas não encha o seu e-mail com eles.
Os seus e-mails profissionais não devem ter este aspeto:
Qual não deve ser o aspeto dos seus e-mails -
Utilize as funcionalidades profissionais para poupar tempo. O Mailbird, ao contrário dos clientes de e-mail mais simples, vem com muitos recursos excelentes, como:
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Desfazer envio, que permite cancelar um e-mail enviado durante os 30 segundos após o envio, dependendo das suas definições.
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Agendar envio, que permite que os seus e-mails sejam lançados a qualquer altura, mesmo quando não está online.
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Snooze email, que lhe permite remover temporariamente uma mensagem recebida da sua caixa de entrada e verificá-la quando tiver tempo.
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Mantenha-se sempre positivo. A comunicação com clientes e parceiros de negócios nem sempre é fácil. Por vezes, podem até causar frustração, mas não morda o isco!
Manter um tom educado e positivo, mesmo que tenha de escrever sobre algo negativo, pode virar a mesa a seu favor. Por outro lado, a comunicação negativa pode levar a interpretações erróneas e complicações desnecessárias. -
Dê seguimento quando apropriado. Não é invulgar que uma mensagem se perca. Se estiver à espera de uma resposta há dois dias úteis ou mais, considere enviar ao destinatário um seguimento amigável - pergunte se ele precisa de mais tempo para concluir uma tarefa, se quer a sua ajuda ou se precisa de algum esclarecimento.
Se o destinatário for um cliente ou um potencial cliente, evite enviar vários seguimentos. O destinatário pode simplesmente não estar interessado na sua mensagem e optar por ignorá-la.
Exemplos de escrita de correio eletrónico profissional
Se a escrita de correio eletrónico profissional lhe parece mais fácil de dizer do que de fazer, eis algumas ideias que o podem ajudar a começar.
1. Novos começos
Um exemplo comum de quando é necessário melhorar o profissionalismo da sua mensagem de correio eletrónico é quando oferece a alguém uma oportunidade de emprego ou uma colaboração. Eis um exemplo:
Linha de assunto: Oportunidade de contrato de consultor Oracle
Olá Carlinhos,
Espero que esteja tudo bem. Estou a escrever-lhe porque estou a gerir um projeto de desenvolvimento de um sistema de contabilidade para uma empresa de construção aqui na Numbers Development e procuro um consultor Oracle experiente para ajudar na integração da API.
Esta é uma oportunidade de quatro meses, com início a 2 de abril, e estimamos cerca de cinco horas por semana - chamadas semanais e análises de progresso. A maior parte da equipa trabalha remotamente, mas é bem-vindo ao nosso escritório, se necessário.
Se estiver interessado em discutir este projeto com mais pormenor, por favor, informe-me e podemos marcar uma chamada via Zoom. Aguardo com expetativa o vosso contacto.
Com os melhores cumprimentos,
Amari Levy
Gestor de projectos sénior
Numbers Development, Inc.
2. Profissionalismo da equipa
Mesmo que trabalhe num ambiente empresarial descontraído, um nível básico de profissionalismo na comunicação por correio eletrónico permite clareza e respeito mútuo. Eis como poderia ser escrita uma mensagem para os seus colegas:
Linha de assunto: Reunião de organização da festa de fim de ano cancelada
Olá equipa,
A reunião de organização do partido agendada para amanhã de manhã foi cancelada.
Peço desculpa pelo incómodo, mas sei que todos vão gostar de um início de dia mais calmo. Voltaremos a reunir-nos à hora habitual na quinta-feira.
Tenham um bom resto de dia!
Com os melhores cumprimentos,
Quinn Emerson
Coordenador de RH
3. Espero que tenhas sentido a minha falta! Um e-mail de acompanhamento
Se não tiver tido notícias de um destinatário durante alguns dias, incite-o a agir através de uma mensagem de correio eletrónico de seguimento, para que a mensagem volte ao topo da sua caixa de entrada. Pode ser algo do género:
Linha de assunto: Re: Disponibilidade para sessão de integração
Oi Jordan,
Só queria confirmar a data da sua sessão de integração com o Sr. Mentor. Por favor, diga-me se 8 ou 11 de março é melhor para si.
Obrigado!
Riley Sawyer,
Assistente Executivo
Numbers Development, Inc.
Conclusão: O seu kit de escrita de e-mail profissional
Então, aqui estamos! Pode parecer muito para ler e implementar, mas assim que utilizar estes passos e dicas, o seu tempo de escrita será reduzido para apenas dois ou três minutos por cada e-mail que enviar.
Se quiser otimizar o seu tempo de gestão de correio eletrónico, experimente o Mailbird com as suas funcionalidades de produtividade profissional. Eis o que os utilizadores têm a dizer sobre ele:
Um formato de endereço de correio eletrónico profissional padrão utiliza uma combinação do seu primeiro e último nomes e um nome de domínio. No entanto, se for um endereço de correio eletrónico comercial, uma vez que o domínio é normalmente o nome da sua empresa, a primeira parte pode ser o nome de um departamento. Não é aconselhável ter números aleatórios num endereço de correio eletrónico profissional. Pode utilizar um número de telefone como endereço de correio eletrónico; no entanto, isso dificilmente será considerado profissional. Além disso, está a dar o seu número de telefone mais cedo do que seria desejável. Um bom endereço de correio eletrónico é sempre uma combinação do seu primeiro e último nome. É uma aposta segura; no entanto, se alguém tiver um primeiro ou último nome semelhante ao seu e utilizar o mesmo fornecedor de serviços de correio eletrónico, poderá ter alguns problemas. Nesses casos, é melhor optar por um nome de domínio personalizado.
Perguntas frequentes sobre e-mail profissional
Como é que se inicia um e-mail profissional?
É profissional ter números no seu endereço de correio eletrónico?
Como posso criar um bom endereço de correio eletrónico?
