Professionelle E-Mails in 5 Schritten verfassen

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Author: Sabeeh ur Rehman
Veröffentlicht am September 25, 2024   •   Zuletzt aktualisiert am September 23, 2024

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Stellen Sie sich eine professionelle E-Mail wie einen Produktbaukasten vor.

Wenn Sie ein Ikea-Möbelstück zusammenbauen, müssen Sie nicht jedes Teil von Grund auf neu erstellen. Sie verbinden einfach die Teile miteinander und voila! Ihr modischer neuer Tisch oder Schrank ist fertig.

Das Gleiche gilt für eine professionelle E-Mail.

Wenn Sie täglich typische Nachrichten verschicken — zur Begrüßung, zur Information, zur Nachbereitung oder zur Berichterstattung — besteht Ihre Hauptaufgabe darin, die zu verwendenen Teile, vorzubereiten und möglicherweise im Voraus anzupassen. Somit kann jede Nachricht in nur zwei oder drei Minuten erstellt werden.

Sehen wir uns an, wie das geht!

Eine perfekte Kettenreaktion: Fünf Elemente einer professionellen E-Mail

Zu Beginn kann es einige Zeit in Anspruch nehmen, bis Sie Ihr perfektes E-Mail-Schreibset erstellt haben, aber das ist es wert. Fangen wir also mit den Zutaten an.

Professionelle E-Mail Adresse

Wenn Sie eine E-Mail von einem unbekannten Absender erhalten, zögern Sie immer einen Moment und denken: "Ist das Spam?"

Wenn die E-Mail-Adresse des Absenders so etwas wie qb88ws1h@gmail.com ist , werden Sie die Nachricht vielleicht nicht einmal öffnen.

Wenn Sie also Ihren E-Mails eine Chance geben wollen, geöffnet zu werden, sollten Sie als allererstes eine professionelle E-Mail-Adresse auf Ihrer Geschäftsdomäne einrichten.

Wenn Sie nicht wissen, wie das geht, lesen Sie unseren Leitfaden zur Einrichtung einer geschäftlichen E-Mail-Adresse.

1. Betreffzeile

Wie beginnt man nun am besten eine geschäftliche E-Mail? Mit einer guten Betreffzeile - sie ist der erste und wichtigste Bestandteil jeder E-Mail.

Wenn sie nicht genügend Informationen enthält oder irreführend ist, wird sie möglicherweise ungelesen bleiben oder direkt im Spam landen.

Eine gute Betreffzeile sollte immer prägnant sein und den Grund für das Versenden der Nachricht zusammenfassen oder das Ziel der Kommunikation klar darstellen.

Schauen Sie sich diese beiden Beispiele an:

Die erste Betreffzeile ist in Ordnung, aber sie geht kaum auf das Thema ein und informiert den Empfänger nicht über das Wesentliche der Veranstaltung. Die zweite Betreffzeile ist informativer und vollständiger, und fasst den Inhalt der E-Mail perfekt zusammen.

2. Grußwort

Eine E-Mail ist ähnlich wie ein normales Treffen, bei dem man jemanden begrüßt, bevor man etwas anderes sagt.

Wie Sie einen Empfänger begrüßen, hängt von Ihrer Beziehung zu dieser Person ab.

Wenn Sie eine E-Mail an einen Kollegen senden, können Sie eine informellere Anrede verwenden und die Person mit "Hallo" oder "Hello", gefolgt von ihrem Vornamen, begrüßen.

Handelt es sich hingegen um eine formelle Beziehung, wäre es angemessener, den Nachnamen der Person zu verwenden, z. B. "Sehr geehrter Herr Smith"

Vermeiden Sie in formellen Schreiben am besten die Formulierungen "Wen es angeht" oder "Sehr geehrte Damen und Herren". Beide sind veraltet und vermitteln außerdem den Anschein, dass Sie keine Zeit investiert haben den richtigen Ansprechpartner zu recherchieren. Ihre Nachricht könnte auch als unerwünschte E-Mail aufgefasst werden, und wenn das nicht Ihr Ziel ist, wählen Sie eine andere Grußformel.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie jemanden richtig begrüßen, lesen Sie unseren Leitfaden für E-Mail-Grüße.

3. Hauptteil

Dieser Abschnitt ähnelt Ihren Gesprächen im wirklichen Leben.

Wenn Sie den Namen der Person kennen, der Sie eine E-Mail schreiben, kommen Sie direkt zur Sache. Fügen Sie eventuell zu Beginn einige persönliche Fragen zum Wohlbefinden der Person hinzu.

Wenn Sie die Person nicht kennen, erklären Sie zunächst, wer Sie sind und wie Sie sie gefunden haben.

Sie können mit den Worten beginnen: "Ich schreibe, um mich über ... zu erkundigen" oder "Ich schreibe in Bezug auf ..."

Wenn Sie Ihren Zweck von Anfang an klarstellen, besteht später in Ihrer geschäftlichen Kommunikation weniger Klärungsbedarf - eine weitere Zeitersparnis.

Der schwierige Teil des Textes besteht darin, dass er detaillierte Informationen enthalten, aber auch klar und prägnant sein sollte.

Fassen Sie die gesamte Nachricht so kurz wie möglich, um das Wesentliche Ihrer Aussage zu vermitteln. Wenn Sie lange Texte in der E-Mail-Kommunikation vermeiden, sparen Sie Zeit und erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass der Empfänger Ihre Nachricht bis zum Ende liest.

Wie man eine professionelle E-Mail schreibt

In diesem Beispiel sind alle wesentlichen Informationen in kurzen Sätzen formulier. Somit braucht der Empfänger nur drei Absätze lesen. Alle Einzelheiten sind für die zweite E-Mail vorgesehen, falls der Empfänger an einer Fortsetzung des Gesprächs interessiert ist.

4. Schlusswort

Auch die Art und Weise, wie Sie eine geschäftliche E-Mail abschließen, kann den Erfolg Ihrer künftigen Gespräche beeinflussen.

Am besten schließen Sie eine geschäftliche E-Mail mit einer Handlungsaufforderung, die den Empfänger zu einem weiteren Schritt auffordert. Das kann etwas so Einfaches sein wie: "Ich freue mich, von Ihnen zu hören."

Außerdem gehört es zum guten Ton, zwischen Ihrem Schlusswort und der Unterschrift Übergangsphrasen zu verwenden. Dazu gehören:

• Mit freundlichen Grüßen,
• Mit freundlichen Grüßen, und
• Dankeschön.

Vermeiden Sie es jedoch, "Beste Wünsche" oder "Prost" zu sagen, es sei denn, Sie haben absichtlich eine gemütliche Atmosphäre geschaffen oder es handelt sich um eine E-Mail, die mit den Feiertagen zusammenhängt, z. B. eine vorweihnachtliche Werbeaktion. Nutzen Sie die lockeren Übergänge für informelle E-Mails.

5. Unterschrift

Dieses letzte Element dient dazu, sich selbst zu identifizieren. Neben Ihrem Vor- und Nachnamen sollten Sie auch die folgenden Angaben machen:

• Ihre Position im Unternehmen oder Ihre Berufsbezeichnung;
• Ihr verbundenes Unternehmen oder Ihre Organisation;
• Ihre Kontaktinformationen: Telefonnummer mit Vorwahl, wenn Sie international arbeiten, Unternehmens- oder persönliche Website, Büroadresse, Links zu sozialen Medien (aber nur, was mit Ihren beruflichen Zielen übereinstimmt); und
• Ein Foto von Ihnen oder das Firmenlogo.

Wenn Sie eine Anleitung und tolle Beispiele wünschen, lesen Sie unseren Leitfaden zur Erstellung einer professionellen E-Mail-Signatur.

5 Schritte zum Schreiben professioneller E-Mails

Und nun zurück zum Aufbau! So geht's.

Schritt 1. Erstellen Sie den Textkörper

Denken Sie an den Empfänger und das Ziel Ihrer E-Mail und versuchen Sie, sie klar und prägnant zu formulieren, so dass es nur ein paar Sekunden dauert, bis man versteht, was Sie meinen. Versuchen Sie, kurze Sätze und Absätze zu verwenden und lange Texte zu vermeiden.

Wenn Sie Zeit sparen wollen, können Sie professionelle E-Mail-Vorlagen für die verschiedenen Arten von Nachrichtenerstellen , die Sie regelmäßig versenden, und diese dann einfach kopieren und anpassen, anstatt sie von Grund auf neu zu schreiben.

Schritt 2. Überprüfen Sie die E-Mail

Bevor Sie auf die Schaltfläche "Senden" klicken, sollten Sie die Nachricht mindestens zweimal lesen, um sicherzugehen, dass Sie keine Tipp- oder andere Fehler gemacht haben. Selbst wenn Sie sich Ihrer Schreibfähigkeiten sicher sind, sollten Sie ein Grammatikprüfprogramm wie Grammarly verwenden, um sicherzustellen, dass Sie nichts übersehen haben.

Schritt 3. Fügen Sie eine Unterschrift hinzu

Vergessen Sie nicht, am Ende Ihrer E-Mail eine Signatur hinzuzufügen, direkt nach den Worten "Mit freundlichen Grüßen" oder "Danke". Noch besser ist es, wenn Sie eine professionelle E-Mail-Signatur manuell oder mit einer Vorlageerstellen ; gehen Sie zu Ihren E-Mail-Einstellungen und fügen Sie sie in das entsprechende Feld ein, damit Sie sie nicht jedes Mal neu eingeben müssen.

In Mailbird können Sie eine automatische Signatur auf der Registerkarte "Identitäten"hinzufügen.

Schritt 4. Hinzufügen eines Empfängers

Lassen Sie das Hinzufügen von Empfängern bis Sie Ihre E-Mail fertig geschrieben haben. Auf diese Weise minimieren Sie das Risiko, versehentlich eine unfertige E-Mail zu versenden.

Denken Sie daran, dass, wenn Sie eine E-Mail an mehrere Personen senden, alle Empfänger die anderen Kontakte sehen können, an die Sie die E-Mail gesendet haben. Daher ist es manchmal besser, die BCC-Funktion zu verwenden, wenn Sie nicht erwarten, dass sie sich auf ein Gespräch einlassen.

Schritt 5. Senden oder planen Sie Ihre E-Mail

Jetzt ist Ihre E-Mail bereit zum Versenden. Sie können sie sofort abschicken oder den Versand auf einen anderen Tag oder ein paar Stunden später verschieben. Das Timing ist entscheidend, besonders wenn Sie Marketing-E-Mails versenden.

Wie wählen Sie die beste Zeit und das beste Datum? Bei Arbeits- und Geschäfts-E-Mails ist es am sichersten, die E-Mail in der ersten Hälfte des Arbeitstages zu versenden, je nach Zeitzone des Empfängers.

Bei Marketing-E-Mails kann es etwas schwieriger sein. Laut GetResponse und Experian:

• Der beste Tag zum Versenden von E-Mails ist der Dienstag. Dienstags-E-Mails haben eine Öffnungsrate von etwa 18 %.
• Der Donnerstag hat eine etwas niedrigere Quote und ist damit die zweitbeste Wahl.
• Auch die Öffnungsrate steigt in der ersten Hälfte des Arbeitstages an.

Schritte zum Schreiben einer professionellen E-Mail

Tipps zum Schreiben professioneller E-Mails

Im Folgenden finden Sie einige weitere Tipps, wie Sie eine geschäftliche E-Mail schreiben und sich selbst - und Ihr Unternehmen - im besten Licht präsentieren können.

• Überprüfen Sie alles doppelt. Wenn Sie auch auf die kleinsten Details achten, können Sie sich viel Ärger ersparen.
  Lesen Sie die Nachricht immer Korrektur, vergewissern Sie sich, dass Sie die richtige Person anschreiben, und prüfen Sie, ob Sie den versprochenen Anhang beigefügt haben.
  
• Vermeiden Sie die Verwendung von Wörtern in Großbuchstaben, zu vielen Ausrufezeichen und übermäßigen Emojis. Selbst wenn Sie nur Großbuchstaben verwenden, um einen Teil Ihrer Nachricht zu betonen, kann es so klingen, als würden Sie den Empfänger anschreien.
  Die Verwendung eines Ausrufezeichens, um Erregung zu zeigen, ist akzeptabel, aber vermeiden Sie es, es in jedem Satz zu verwenden oder mehrere hintereinander zu setzen. Emojis sind in manchen Fällen akzeptabel, aber überladen Sie Ihre E-Mail nicht mit ihnen.
  
  Ihre professionellen E-Mails sollten nicht so aussehen:
  

  

  Wie Ihre E-Mails nicht aussehen sollten
• Nutzen Sie professionelle Funktionen, um Zeit zu sparen. Mailbird verfügt im Gegensatz zu einfacheren E-Mail-Programmen über viele großartige Funktionen, wie z.B:
• Senden rückgängig machen, womit Sie eine gesendete E-Mail innerhalb von 30 Sekunden nach dem Senden rückgängig machen können, abhängig von Ihren Einstellungen.
  • Sendezeitplan, mit dem Sie Ihre E-Mails jederzeit freigeben können, auch wenn Sie nicht online sind.
  • Snooze-E-Mail, mit der Sie eine eingehende Nachricht vorübergehend aus Ihrem Posteingang entfernen und sie überprüfen können, wenn Sie Zeit haben.

• Bleiben Sie immer positiv. Die Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern ist nicht immer einfach. Manchmal sind sie sogar frustriert, aber lassen Sie sich nicht beirren!
  Ein höflicher und positiver Ton, selbst wenn Sie über etwas Negatives schreiben müssen, kann den Spieß zu Ihren Gunsten umdrehen. Andererseits kann eine negative Kommunikation zu Fehlinterpretationen und unnötigen Komplikationen führen.
• Erledigen Sie die Angelegenheit, wenn es angebracht ist. Es ist nicht ungewöhnlich, dass eine Nachricht verloren geht. Wenn Sie zwei oder mehr Arbeitstage auf eine Antwort gewartet haben, sollten Sie dem Empfänger eine freundliche Nachricht schicken - fragen Sie ihn, ob er mehr Zeit braucht, um eine Aufgabe zu erledigen, ob er Ihre Hilfe braucht oder ob er noch etwas klären muss.
  Wenn es sich bei Ihrem Empfänger um einen Kunden oder einen Interessenten handelt, sollten Sie es vermeiden, mehrere Nachrichten zu schicken. Möglicherweise ist er einfach nicht an Ihrer Nachricht interessiert und ignoriert sie.

Bewährte Praktiken beim Schreiben von E-Mails

Beispiele für professionelles E-Mail-Schreiben

Wenn das Verfassen professioneller E-Mails für Sie leichter gesagt als getan ist, finden Sie hier ein paar Ideen, die Ihnen den Einstieg erleichtern können.

1. Neue Anfänge

Ein gängiges Beispiel dafür, dass Sie Ihre E-Mails professioneller gestalten sollten, ist das Angebot einer Arbeitsstelle oder einer Zusammenarbeit. Hier ist ein Beispiel:

Betreffzeile: Oracle Berater Vertragsgelegenheit

Hallo Charlie,

Ich hoffe, es geht dir gut. Ich schreibe dir, weil ich ein Projekt zur Entwicklung eines Buchhaltungssystems für ein Bauunternehmen leite und einen erfahrenen Oracle Berater suche, der mir bei der API-Integration hilft.

Es handelt sich um ein viermonatiges Projekt, das am 2. April beginnt. Wir rechnen mit etwa fünf Stunden pro Woche - wöchentliche Anrufe und Fortschrittskontrollen. Der größte Teil des Teams arbeitet aus der Ferne, aber Sie sind bei Bedarf auch in unserem Büro willkommen.

Bitte lass mich wissen, ob du interessiert daran bist dieses Projekt im Detail zu besprechen. Wir können einen Zoom-Anruf vereinbaren. Ich freue mich von dir zu hören.

Viele Grüße,

Amari Levy

Senior Projektleiter

Numbers Development, Inc.

2. Professionalität im Team

Auch wenn Sie in einem entspannten Unternehmensumfeld arbeiten, sorgt ein grundlegendes Maß an Professionalität in der E-Mail-Kommunikation für Klarheit und gegenseitigen Respekt. So könnte eine Nachricht an Ihre Kollegen geschrieben sein:

Betreffzeile: Organisationstreffen zur Jahresendfeier abgesagt

Hallo Team,

Die für morgen früh angesetzte Sitzung der Parteiorganisation ist abgesagt worden.

Ich entschuldige mich für die Unannehmlichkeiten, aber ich weiß, dass alle einen langsameren Start in den Tag begrüßen werden. Wir werden am Donnerstag zu einer regulären Zeit wieder zusammenkommen.

Ich wünsche allen einen schönen Rest des Tages!

Mit freundlichen Grüßen,

Quinn Emerson

HR-Koordinator

3. Ich hoffe, Sie haben mich vermisst! Eine Follow-up-E-Mail

Wenn Sie ein paar Tage lang nichts von einem Empfänger gehört haben, fordern Sie ihn mit einer Follow-up-E-Mailzum Handeln auf , damit die Nachricht wieder ganz oben in seinem Posteingang landet. Sie kann etwa so aussehen:

Betreffzeile: Re: Verfügbarkeit für Onboarding-Meeting

Hallo Jordan,

Ich wollte mich nur noch einmal bei Ihnen, wegen dem Termin für Ihr Onboarding-Meeting mit Herrn Mentor, melden. Bitte lassen Sie mich wissen, ob der 8. oder 11. März für Sie am besten geeignet ist.

Ich danke Ihnen!

Riley Sawyer,

Assistentin der Geschäftsführung

Numbers Development, Inc.

Schlussfolgerung: Ihr professionelles E-Mail-Schreibset

So, da wären wir! Es sieht vielleicht so aus, als gäbe es viel zu lesen und umzusetzen, aber wenn Sie diese Schritte und Tipps anwenden, wird sich Ihre Schreibzeit auf nur zwei oder drei Minuten für jede E-Mail, die Sie versenden, verkürzen.

Wenn Sie Ihre E-Mail-Verwaltungszeit optimieren möchten, probieren Sie Mailbird mit seinen professionellen Produktivitätsfunktionen aus. Hier ist, was die Benutzer darüber sagen:

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Sabeeh ur Rehman

Senior SEO Expert
Sabeeh is a Senior SEO Specialist and Content Writer with a strong IT background. He has helped numerous businesses improve their online presence and attract organic traffic. He develops SEO strategies, creates engaging content, generates leads, and stays up-to-date on the latest digital marketing trends and best practices.

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