Comment rédiger un mail professionnel efficace en 5 étapes

Imaginez les mails professionnels comme des produits en kit.

Lorsque vous assemblez un meuble Ikea, vous ne créez pas chaque pièce à partir de zéro. Vous fixez simplement les pièces les unes aux autres, et le tour est joué ! Votre nouvelle table ou armoire est prête à être utilisée.

Il en va de même pour un e-mail professionnel.

Lorsque vous devez envoyer des mails professionnels standard de manière quotidienne (pour accueillir, informer, faire un suivi, faire un rapport, etc.), votre tâche principale consiste à préparer les éléments du message et à ajuster certaines parties à l'avance afin que chaque e-mail ne prenne que deux ou trois minutes à préparer.

Voyons comment y parvenir !

Les 5 éléments d'un mail professionnel

Élaborer la recette parfaite d'un e-mail professionnel efficace peut être une tâche fastidieuse, mais cela en vaut la peine. Passons aux ingrédients de votre e-mail.

Adresse e-mail professionnelle

Lorsque vous recevez un e-mail d'un expéditeur inconnu, il y a toujours un moment d'hésitation : « Est-ce du spam ? ».

Si l'adresse e-mail de l'expéditeur ressemble à qb88ws1h@gmail.com, vous serez peut-être tenté(e) de ne pas ouvrir le message.

Donc, si vous voulez donner à vos e-mails une chance d'être ouverts et consultés, la première chose à faire (avant même de rédiger un message professionnel pour la première fois) est de créer une adresse e-mail professionnelle avec le nom de domaine de votre entreprise.

Si vous ne savez pas comment faire, consultez notre guide Comment créer une adresse e-mail professionnelle (lien disponible uniquement en anglais).

1. Objet de l'e-mail

Comment faut-il commencer un e-mail professionnel ? Avec une ligne d'objet optimisée. C'est le premier ingrédient de tout e-mail, et le plus important.

Si l'objet ne contient pas suffisamment d'informations ou s'il est trompeur, l'e-mail risque de ne pas être lu, voire d'être jeté dans le dossier du courrier indésirable.

Une ligne d'objet doit toujours être concise, et elle doit résumer la raison de l'envoi du message ou présenter clairement l'objectif de la communication.

Considérez ces deux exemples :

Le premier exemple est correct, mais il présente à peine le sujet et il n'informe pas le destinataire des éléments essentiels concernant l'événement. Le deuxième objet est plus informatif et complet, et il résume parfaitement le contenu de l'e-mail.

2. Formules de salutation

Un e-mail professionnel est assez similaire à une rencontre professionnelle : vous présentez d'abord vos salutations avant de dire quoi que ce soit d'autre.

La façon dont vous saluez un destinataire dépend de la relation que vous entretenez avec cette personne.

Lorsque vous envoyez un e-mail à un collègue, vous pouvez utiliser une salutation informelle, telle que « Bonjour [prénom de votre collègue] ».

Mais lorsqu'il s'agit d'une relation formelle, il est préférable d'utiliser une formule de salutation composée du nom de famille de la personne, telle que « Cher M. Dupont ».

Les formules suivantes sont cependant à éviter pour une salutation formelle, « Chère Madame / Cher Monsieur » ou « À qui de droit », car elles sont obsolètes et peuvent être perçues comme un manque de volonté de chercher le nom de la personne. Votre message pourrait aussi être perçu comme un e-mail froid, ce qui est à éviter. Essayez d'utiliser une formule de salutation nominative.

Si vous n'êtes pas sûr(e) de la manière de saluer correctement vos destinataires, consultez notre guide sur les formules de salutation des e-mails (lien disponible uniquement en anglais).

3. Corps du message

La rédaction du corps d'un e-mail est assez similaire à des conversations réelles.

Si vous connaissez le nom de la personne à qui vous envoyez un e-mail, allez droit au but. Vous pouvez éventuellement ajouter quelques questions personnelles sur son bien-être au début de l'e-mail.

Si vous ne connaissez pas la personne, expliquez d'abord qui vous êtes et la manière dont vous avez obtenu ses coordonnées.

Vous pouvez commencer par dire : « Je vous écris au sujet de… » ou « Je me permets de vous contacter par l'intermédiaire de… ».

Si vous expliquez clairement votre objectif dès le début, vous aurez moins besoin de clarifier votre message dans la suite de votre mail professionnel, ce qui est un autre gain de temps.

La partie délicate de la rédaction du corps d'un message consiste à inclure des informations détaillées tout en étant clair et concis.

Faites en sorte que le message soit aussi court que possible tout en incluant tous les éléments que vous souhaitez transmettre. Des phrases courtes et concises vous feront gagner du temps, augmenteront la lisibilité de votre e-mail professionnel et la probabilité que le destinataire lise votre message jusqu'à la fin.

Dans cet exemple, toutes les informations essentielles sont rédigées en phrases courtes et ne prennent que trois paragraphes. Les détails sont laissés pour le deuxième e-mail si le destinataire souhaite poursuivre la conversation.

4. Formules de politesse

La façon dont vous terminez un mail professionnel peut également affecter le succès de vos futures communications.

La meilleure façon de terminer un mail professionnel consiste à inclure un appel à l'action qui invite le destinataire à faire le prochain pas. Il peut s'agir d'une formule toute simple telle que « Dans l'attente de votre réponse… ».

Il est également judicieux d'utiliser une formule de transition entre votre formule de politesse et votre signature. Par exemple :

• Cordialement,
• Sincèrement,
• Sincères salutations,

Cependant, évitez d'écrire « Meilleurs vœux, » ou « Joyeuses fêtes, » à moins que vous n'ayez volontairement créé une atmosphère chaleureuse ou qu'il s'agisse d'un e-mail envoyé pendant une période de fêtes, tel qu'un e-mail promotionnel pour les fêtes de Noël. Réservez les formules de transition décontractées aux e-mails informels.

5. Signature

Ce dernier élément est utilisé pour vous identifier. Outre votre prénom et votre nom, il est recommandé d'inclure les informations suivantes :

• Votre position dans l'entreprise ou votre titre professionnel;
• Votre société ou organisation affiliée;
• Vos coordonnées : numéro de téléphone (avec le préfixe si vous travaillez à l'international), site Web professionnel ou personnel, adresse de votre bureau, liens de réseaux sociaux (uniquement ceux qui coïncident avec vos objectifs professionnels); et
• Une photo de vous ou du logo de votre entreprise.

Pour plus de conseils et d'exemples, consultez notre guide sur la création d'une signature de mail professionnel (lien disponible uniquement en anglais).

5 étapes pour rédiger des mails professionnels

Revenons maintenant à la construction de votre e-mail ! Voici les différentes étapes :

Étape 1. Créez le corps du message

En tenant compte du destinataire et de l'objectif de votre e-mail, essayez de composer le corps du message de manière claire et concise afin que votre message puisse être compris en quelques secondes. Essayez d'utiliser des phrases courtes et de petits paragraphes, et évitez les longues tirades.

Si vous souhaitez gagner du temps, vous pouvez créer des modèles d'e-mails professionnels pour les différents types de messages que vous envoyez régulièrement, et ensuite les ajuster au lieu de les réécrire à chaque fois.

Étape 2. Vérifiez les fautes de français

Avant d'appuyer sur le bouton Envoyer, relisez votre message au moins deux fois pour vous assurer que vous n'avez commis aucune erreur ou faute de frappe. Même si vous avez confiance en vos compétences rédactionnelles, utilisez un outil de vérification grammaticale, tel que Grammarly, pour vérifier que tout est correct.

Étape 3. Ajoutez une signature

N'oubliez pas d'ajouter une signature à la fin de votre e-mail, juste après la formule de transition (« Cordialement », « Sincères salutations », etc.). Mieux encore, créez manuellement une signature de mail professionnel ou utilisez un modèle. Pour cela, accédez aux paramètres de votre messagerie et ajoutez votre signature dans le champ approprié afin qu'elle soit ajoutée à vos e-mails de manière automatique.

Dans Mailbird, vous pouvez ajouter une signature automatique (lien disponible uniquement en anglais) depuis l'onglet « Identities » (Identités).

Étape 4. Ajoutez un destinataire

Il est recommandé d'ajouter les destinataires après que l'e-mail soit entièrement rédigé. De cette façon, vous minimisez les risques d'envoyer accidentellement un e-mail inachevé.

N'oubliez pas que si vous envoyez un e-mail à plusieurs personnes, tous les destinataires peuvent voir les autres contacts auxquels vous avez envoyé l'e-mail. Par conséquent, il est parfois préférable d'utiliser la fonction CCI (copie conforme invisible) lorsque les destinataires ne sont pas supposés communiquer entre eux.

Étape 5. Envoyez l'e-mail ou planifiez l'envoi

Votre e-mail est maintenant prêt à être envoyé. Vous pouvez l'envoyer tout de suite ou planifier un envoi (lien disponible uniquement en anglais) à une heure ou une date ultérieure. Le moment de l'envoi est un facteur essentiel, surtout lorsque vous envoyez des e-mails marketing.

Comment choisir le meilleur moment d'envoyer un e-mail (lien disponible uniquement en anglais) ? Pour les e-mails professionnels, le moment idéal est la première moitié d'une journée de travail (basée sur le fuseau horaire du destinataire).

Avec les e-mails marketing, cela peut être un peu plus délicat. Selon GetResponse et Experian :

• Le meilleur jour pour envoyer des e-mails est le mardi. Les e-mails envoyés le mardi ont un taux d'ouverture d'environ 18 %.
• Le jeudi a un taux d'ouverture légèrement inférieur, ce qui en fait le deuxième meilleur choix.
• Le taux d'ouverture est également plus important pendant la première moitié de la journée de travail.

Astuces de rédaction de mails professionnels

Voici quelques astuces supplémentaires sur la façon de rédiger un mail professionnel et de vous présenter, ainsi que votre entreprise, de la meilleure façon.

• Vérifiez tous les éléments de votre e-mail : une bonne attention aux détails peut vous éviter bien des ennuis.
  Relisez le corps du message, assurez-vous que vous envoyez l'e-mail à la bonne personne et vérifiez que vous avez bien ajouté la pièce jointe correspondante.

• Évitez d'utiliser des mots/phrases en majuscules et un trop grand nombre de points d'exclamation ou émojis. Même si vous n'utilisez que quelques mots en majuscules pour mettre en avant une partie de votre message, cela peut donner au destinataire l'impression de se faire crier dessus.
  
  Il est acceptable d'utiliser un point d'exclamation pour montrer l'excitation, mais évitez de les utiliser dans chaque phrase ou d'en mettre plusieurs à la suite. Les émojis sont acceptables dans certains cas, mais n'en abusez pas.
  Vos e-mails professionnels ne doivent pas ressembler à ceci :

  

• Utilisez des fonctionnalités professionnelles pour gagner du temps. Mailbird, contrairement aux clients de messagerie standard, offre de nombreuses fonctionnalités intéressantes, telles que :
• « Undo Send » (Annuler l'envoi) : Permet d'annuler un e-mail envoyé dans un délai de 30 secondes après l'envoi (selon vos paramètres).
• « Schedule Send » (Planifier l'envoi) : Permet d'envoyer vos e-mails à tout moment, même lorsque vous n'êtes pas en ligne.
• « Snooze email » (Répéter l'e-mail) : Permet de supprimer un message entrant de votre boîte de réception et de répéter ultérieurement la réception de ce message pour le consulter lorsque vous aurez le temps.
• Restez toujours positif(ve). Communiquer avec des clients et des partenaires commerciaux n'est pas toujours une tâche facile. Les échanges avec des clients/partenaires peuvent même être frustrants à certaines occasions, mais ne mordez pas l'hameçon !
• Gardez un ton courtois et positif, même lorsque vous devez faire état d'un élément négatif, car cela pourrait faire tourner la discussion en votre faveur. À l'inverse, les communications négatives peuvent conduire à de mauvaises interprétations et à des complications inutiles.
• Effectuez un suivi lorsque c'est nécessaire. Il n'est pas rare qu'un e-mail soit égaré ou oublié. Si vous attendez une réponse depuis deux jours ouvrés ou plus, envisagez d'envoyer un suivi courtois au destinataire en lui demandant s'il a besoin de plus de temps pour terminer une tâche, s'il a besoin de votre aide ou s'il souhaite obtenir des précisions.
• Si votre destinataire est un client ou un prospect, évitez d'envoyer plusieurs e-mails de suivi. Votre destinataire pourrait tout simplement ne pas être intéressé par votre message et avoir choisi de l'ignorer.

Exemples d'e-mails professionnels

Si la rédaction de mails professionnels vous semble être une tâche compliquée, voici quelques idées qui peuvent vous aider à rédiger vos e-mails.

1. Nouvelles opportunités

Un exemple courant de cas où vous pourriez avoir besoin d'améliorer le professionnalisme de vos e-mails est la proposition d'opportunités d'emploi ou de collaboration. Voici un exemple :

Ligne d'objet : Opportunité de contrat de consultant Oracle

Bonjour Charles,

J'espère que vous allez bien. Je vous écris car je gère actuellement un projet de développement de système comptable pour une entreprise de construction chez Numbers Development, et je recherche un consultant Oracle expérimenté pour effectuer l'intégration de l'API.

Il s'agit d'une opportunité de quatre mois à compter du 2 avril, et nous estimons la charge de travail à environ cinq heures par semaine (incluant des appels hebdomadaires et des suivis de progression). La plupart de l'équipe travaille à distance, mais vous êtes bienvenu dans nos locaux si nécessaire.

Veuillez me faire savoir si vous souhaitez discuter de ce projet plus en détail et nous planifierons un appel Zoom. N'hésitez pas à me faire part de vos questions.

Cordialement,

Bruno Levy

Chef de projet senior

Numbers Development, Inc.

2. Professionnalisme d'équipe

Même si vous travaillez dans un environnement professionnel décontracté, un certain niveau de professionnalisme dans vos communications par e-mail permet de garantir un respect mutuel et la clarté de votre message. Voici comment vous pourriez rédiger un message destiné à vos collègues :

Ligne d'objet : Réunion d'organisation des fêtes de fin d'année annulée

Bonjour l'équipe,

La réunion d'organisation des fêtes de fin d'année qui était programmée demain matin a été annulée.

Désolé pour la gêne occasionnée, mais je sais que vous apprécierez de commencer votre journée plus tranquillement. Nous nous réunirons jeudi à un créneau horaire standard.

Bonne journée !

Cordialement,

Eric Durand

Coordinateur des Ressources humaines

3. E-mail de suivi

Si vous n'avez pas de nouvelles d'un destinataire depuis quelques jours, invitez-le à effectuer une action avec un e-mail de suivi, afin que votre e-mail soit à nouveau situé en haut de sa boîte de réception. Votre message peut être formulé comme ceci :

Ligne d'objet : Re : Disponibilité pour la session d'intégration

Bonjour Olivier,

Je voulais simplement vous envoyer un petit rappel concernant la date de votre session d'intégration avec M. Mentor. Veuillez me faire savoir quelle date vous convient le mieux : le 8 mars ou le 11 mars.

Merci !

Cyril Martin,

Assistant exécutif

Numbers Development, Inc.

Conclusion : Votre kit de rédaction d'e-mails professionnels

Nous y voilà ! Si les informations contenues dans cet article vous semblent longues à assimiler et à mettre en œuvre, rassurez-vous : une fois que vous aurez commencé à utiliser ces conseils et astuces, il ne vous faudra plus que deux ou trois minutes pour rédiger un mail professionnel.

Si vous souhaitez optimiser la gestion de vos e-mails, essayez Mailbird et profitez de ses fonctionnalités de productivité professionnelle. Voici les avis des utilisateurs de Mailbird :