Dicas para revisar o seu email de negócios
Um email mal escrito pode ser interpretado como falta de respeito pelo destinatário e um sinal de preguiça do remetente. No entanto, leva apenas alguns minutos para garantir que suas mensagens estejam polidas e sem erros antes de pressionar o botão ENVIAR.
Um e-mail mal escrito pode ser interpretado como uma falta de respeito pelo destinatário e um sinal de preguiça por parte do remetente. Mas só leva alguns minutos para garantir que as suas mensagens estejam polidas e isentas de erros antes de pressionar o botão ENVIAR.
“Escreva bêbado, edite sóbrio.”
Este ditado tem sido erroneamente atribuído a muitos escritores famosos, desde Charles Bukowski até Ernest Hemingway. Embora a sua verdadeira origem seja desconhecida, há uma certa verdade na expressão—pelo menos na segunda parte.
Enquanto a primeira pode indiscutivelmente diminuir inibições e libertar a sua mente criativa para escrever sem restrições, dificilmente é uma estratégia a longo prazo. O último, no entanto, é crucial porque requer que a parte analítica e orientada a detalhes da sua mente esteja livre de nuvens.
Aqui estão cinco dicas simples para ajudá-lo a revisar o seu e-mail:
Utilize uma ferramenta de assistência de escrita
A tecnologia de correção de texto evoluiu muito desde o simples corretor ortográfico.
Assistentes de escrita, como Grammarly, Sapling e ProWritingAid, oferecem ferramentas que podem ajudá-lo durante todo o processo de escrita: corrigindo erros gramaticais, melhorando a estrutura das frases e aumentando a legibilidade.
A maioria dos assistentes de escrita está disponível em várias formas, incluindo software de desktop independente, websites, extensões/add-ons de navegador e aplicativos móveis. Assim, pode revisar o seu e-mail onde quer que esteja.
Utilize uma ferramenta de leitura em voz alta
Um dos problemas da revisão visual sozinha é que a sua mente pode muitas vezes interpretar o que você pretendeu escrever em vez do que está realmente escrito na tela ou na página. Mas ouvir o seu e-mail sendo lido em voz alta pode ajudar a reduzir essa tendência de corrigir mentalmente erros em vez de realmente corrigir o texto.
As funcionalidades de leitura em voz alta podem estar incluídas como uma ferramenta de acessibilidade em sistemas operativos e processadores de texto, disponíveis como extensões ou complementos, ou descarregáveis como aplicações independentes. Estas ferramentas podem ser uma adição valiosa à leitura silenciosa.
Pedir ajuda a alguém
A repetição gera familiaridade, portanto, quanto mais você lê e relê um texto, mais provável é que você disfarce erros corrigindo-os mentalmente.
Depois de terminar a sua primeira rodada de revisão, peça a outra pessoa—preferencialmente alguém que não tenha ligação com o que você está escrevendo—para dar uma olhada. Um par extra de olhos pode oferecer uma nova perspetiva e ajudar a apanhar erros que você não notou.
Vale também mencionar que existem portais profissionais que podem ajudar com a revisão e edição de ensaios, trabalhos de pesquisa, cartas profissionais, e assim por diante. Entre tais portais, o mais famoso é o pay for essay do projeto Edubirdie. É muito popular entre graduados de faculdades e universidades.
Evite revisar quando estiver cansado
Embora isso às vezes esteja além do seu controle, tente não revisar no final do dia, quando estiver fisicamente ou mentalmente cansado.
A revisão exige foco e atenção aos menores detalhes, por isso tente planejar com antecedência e fazê-lo quando sua mente estiver fresca, afiada e focada. Isso é especialmente importante quando os e-mails estão sendo enviados para grandes listas de contatos, como em newsletters, promoções ou lançamentos de produtos.
Também pode ajudar fazer uma pausa curta e mudar de atividade. Faça algo completamente diferente e depois volte ao seu documento. Uma das minhas maneiras favoritas de clarear a mente e recarregar as energias é fazer uma caminhada curta antes de começar a revisar.
Compreender os seus erros de escrita habituais
As pessoas frequentemente cometem os mesmos erros, repetidamente. Compreender os seus hábitos e tendências de escrita pode ajudá-lo a prestar uma atenção extra a estas áreas.
Por exemplo:
- Erros de pontuação
- Confundir homófonos (palavras que têm um som semelhante, mas significados e grafias diferentes), como their/there/they're, you're/your, two/to/too
- Os sujeitos e verbos não concordam em número (singular ou plural)
- Usar mais palavras do que o necessário
- Repetição e redundância
Veja o meu artigo, Dicas simples para escrever e-mails para uma comunicação clara, para saber mais.
Pensamentos finais…
A correção de texto não se trata apenas de corrigir erros de impressão e gramática—é um passo vital no processo de escrita.
Um e-mail polido, livre de erros, melhora a clareza da sua mensagem; poupa uma enorme quantidade de tempo que seria gasto a escrever mensagens de acompanhamento desnecessárias; e estabelece credibilidade para você, a sua empresa e a sua marca.
