Cómo Escribir un Correo Electrónico Profesional
Pensemos en un correo electrónico profesional como un kit de productos.
Cuando ensamblas un mueble de Ikea, no creas cada parte desde cero. Simplemente conectas las piezas entre sí y ¡voilà! Tu nueva mesa o armario a la moda está completo.
Lo mismo ocurre con un correo electrónico profesional.
Cuando envías mensajes típicos todos los días — para dar la bienvenida, informar, hacer seguimiento e informar — tu tarea principal es preparar las partes que usarás y posiblemente ajustar con anticipación para que cada mensaje tarde solo dos o tres minutos en construirse.
¡Veamos cómo se hace!
Una Cadena de Reacción Perfecta: Cinco Elementos de un Email Profesional
Al principio, puede llevar algo de tiempo crear tu conjunto perfecto para redactar emails, pero vale la pena. Así que, vamos a hablar de los ingredientes.
Dirección de Email Profesional
Cuando recibes un email de un remitente desconocido, siempre hay un momento de vacilación en el que piensas: "¿Es spam?"
Si la dirección de correo electrónico del remitente es algo como qb88ws1h@gmail.com, puede que ni siquiera abras el mensaje.
Así que, si quieres darle a tus emails la oportunidad de ser abiertos, lo primero que debes hacer, incluso antes de redactar un mensaje profesional por primera vez, es crear una dirección de email profesional en tu dominio empresarial.
Si no sabes cómo hacerlo, consulta nuestra guía para crear una dirección de email empresarial.
1. Línea de Asunto¿Cómo empezar un email empresarial? Con una buena línea de asunto — es el primer y más importante ingrediente de cualquier email que crees.
Si no incluye suficiente información o es engañosa, puede terminar sin ser leída o ir directamente a spam.
Una buena línea de asunto siempre debe ser concisa y resumir la razón por la que se envía el mensaje o presentar claramente el objetivo de la comunicación.
Considera estos dos ejemplos:
El primero está bien, pero apenas toca el tema y no informa al destinatario sobre la esencia del evento. La segunda línea es más informativa y completa, y captura perfectamente el contenido de un gran email, al igual que cuando usas un servicio para escribir mi ensayo — claro, conciso y directo al grano.
2. SaludoUn email es muy similar a un encuentro regular en el que saludas a alguien antes de decir algo más.
Cómo saludas a un destinatario depende de tu relación con la persona.
Si envías un email a un colega, puedes usar un saludo más informal y saludar a la persona diciendo "Hola" o "Buenos días," seguido de su nombre de pila.
Por otro lado, si la relación es formal, un saludo más apropiado sería usar el apellido de la persona, por ejemplo, "Estimado Sr. Smith."
Es mejor evitar las frases "A quien corresponda" o "Estimado/a Señor/a" en la escritura formal. Ambas están desactualizadas y pueden ser percibidas como si no te estuvieras esforzando lo suficiente por encontrar el nombre de contacto. Tu mensaje también podría verse como un email frío, y si ese no es tu objetivo, elige otro saludo.
Si no estás seguro de cómo saludar a las personas de manera adecuada, consulta nuestra guía para saludos en emails.
3. CuerpoEsta sección es bastante similar a tus conversaciones en la vida real.
Si conoces el nombre de la persona a la que estás enviando el email, ve directo al grano. Posiblemente, añade algunas preguntas personales sobre su bienestar al principio.
Si no conoces a la persona, primero explica quién eres y cómo lo encontraste.
Puedes empezar diciendo, "Escribo para preguntar sobre …" o "Escribo en referencia a… ."
Si dejas claro tu propósito desde el principio, habrá menos necesidad de aclaraciones más adelante en tu comunicación empresarial — otro ahorro de tiempo.
La parte complicada del cuerpo es que debe contener información detallada pero también ser clara y concisa.
Haz que todo el mensaje sea lo más breve posible mientras transmite la esencia de lo que estás diciendo. Para mejorar la comunicación por email, reescribe tu texto para que sea claro y conciso. Mensajes más cortos ahorran tiempo y aumentan las posibilidades de que tu destinatario los lea hasta el final.
En este ejemplo, toda la información esencial está escrita en oraciones cortas y toma solo tres párrafos para leer. Todos los detalles se dejan para el segundo email si el destinatario está interesado en continuar la conversación.
4. CierreCómo terminas un email también puede afectar el éxito de tus futuras conversaciones.
La mejor manera de terminar un email empresarial es con un llamado a la acción que incentive al destinatario a tomar el siguiente paso. Podría ser algo tan simple como, "Espero tu respuesta."
Además, es de buena educación usar frases de transición entre tu cierre y la firma. Estas incluyen:
- Un cordial saludo,
- Atentamente, y
- Gracias.
Sin embargo, evita decir "Mejores deseos" o "Saludos" a menos que hayas creado intencionalmente un ambiente acogedor o sea un email relacionado con las festividades, como una promoción previa a la Navidad. Reserva las transiciones más informales para emails informales.
Este último elemento se utiliza para identificarte. Además de tu nombre y apellido, también es bueno incluir los siguientes detalles:
- Tu puesto en la empresa o tu título profesional;
- Tu empresa u organización afiliada;
- Tu información de contacto: número de teléfono con un prefijo si trabajas internacionalmente, sitio web de la empresa o personal, dirección de la oficina, enlaces a redes sociales (pero solo lo que coincida con tus objetivos profesionales); y
- Una foto de ti o el logotipo de la empresa.
Si deseas recibir orientación así como grandes ejemplos, lee nuestra guía para crear una firma de email profesional.
5 Pasos para Escribir Grandes Correos Electrónicos
¡Ahora, volvamos a la construcción! Así es como se hace.
Paso 1. Crea el cuerpo
Considerando al destinatario y el objetivo de tu correo electrónico, intenta que sea claro y sucinto para que solo tome un par de segundos entender lo que quieres decir. Trata de usar oraciones y párrafos cortos y evitar lecturas largas.
Si deseas ahorrar tiempo, puedes crear plantillas de correos electrónicos profesionales para los diferentes tipos de mensajes que envías regularmente y luego solo copiarlas y ajustarlas en lugar de escribirlas desde cero.
Alternativamente, también puedes usar el generador de correos electrónicos Editpad AI para automatizar el proceso y generar rápidamente correos electrónicos personalizados.
Paso 2. Revisa tu mensaje
Antes de presionar el botón de Enviar, lee el mensaje al menos dos veces para asegurarte de que no hayas cometido errores tipográficos o equivocaciones. Incluso si tienes confianza en tus habilidades de escritura, usa una herramienta de revisión gramatical, como Grammarly y GrammarIn, para confirmar que no te has perdido de nada.
Paso 3. Añade una firma
No olvides añadir una firma al final de tu correo electrónico, justo después de tu frase "Saludos cordiales" o "Gracias". Mejor aún, crea una firma de correo electrónico profesional manualmente o con una plantilla; ve a la configuración de tu correo y añádela en el campo correspondiente para que sea automática y no tengas que escribirla cada vez.
En Mailbird, puedes añadir una firma automática en la pestaña "Identidades".
Paso 4. Añade un destinatario
Deja la adición de destinatarios hasta después de que hayas terminado de escribir tu correo electrónico. De esta manera, minimizas las posibilidades de enviar accidentalmente un correo electrónico incompleto.
Ten en cuenta que si envías un correo electrónico a múltiples personas, todos los destinatarios pueden ver los otros contactos a los que has enviado el correo. En consecuencia, a veces es mejor usar la función CCO si no esperas que participen en una conversación.
Paso 5. Envía o programa tu correo electrónico
Ahora tu correo electrónico está listo para ser enviado. Puedes enviarlo de inmediato o programarlo para que se envíe otro día o quizás unas horas más tarde. El tiempo es clave, especialmente si estás enviando correos electrónicos de marketing.
¿Cómo eliges el mejor momento y fecha? Para correos de trabajo y correos comerciales, una buena apuesta es entregar el correo en la primera mitad de una jornada laboral, según la zona horaria del destinatario.
Con los correos electrónicos de marketing, puede ser un poco más complicado. Según GetResponse y Experian:
- El mejor día para enviar correos electrónicos es el martes. Los correos del martes tienen una tasa de apertura de aproximadamente el 18%.
- El jueves tiene una tasa ligeramente más baja, lo que lo convierte en la segunda mejor opción.
- La tasa de apertura también aumenta durante la primera mitad de la jornada laboral.
Consejos para escribir emails profesionales
Aquí hay algunos consejos más sobre cómo escribir un email de negocios y presentarte a ti mismo—y a tu empresa—de la mejor manera.
- Revisa todo. Prestar atención incluso a los detalles más pequeños puede ahorrarte muchos problemas.
Siempre revisa el mensaje, asegúrate de que estás enviando un email a la persona correcta y verifica si has agregado el archivo adjunto prometido. -
Evita usar mayúsculas, demasiados signos de exclamación y emojis excesivos. Aunque solo uses mayúsculas para enfatizar una parte de tu mensaje, puede sonar como si estuvieras gritando al destinatario.
Usar un signo de exclamación para mostrar emoción es aceptable, pero evita ponerlos en cada frase o usar varios seguidos. Los emojis son aceptables en algunos casos, pero no inunda tu email con ellos.
Tus emails profesionales no deberían verse así:
Cómo no debería verse tu email - Usa características profesionales para ahorrar tiempo. Mailbird, a diferencia de clientes de email más simples, viene con muchas grandes funciones, como:
-
- Deshacer Envío, que te permite cancelar un email enviado durante los 30 segundos después de haberlo enviado, dependiendo de tus ajustes.
- Programar Envío, que permite que tus emails sean enviados en cualquier momento, incluso cuando no estás en línea.
- Posponer email, que te permite eliminar temporalmente un mensaje entrante de tu bandeja de entrada y revisarlo cuando tengas tiempo.
- Mantente siempre positivo. Comunicarte con clientes y socios comerciales no siempre es fácil. A veces, pueden causar frustración, ¡pero no caigas en la trampa!
Mantener un tono educado y positivo, incluso si tienes que escribir sobre algo negativo, puede cambiar las cosas a tu favor. Por otro lado, la comunicación negativa puede llevar a malentendidos y complicaciones innecesarias. - Haz un seguimiento cuando sea apropiado. No es raro que un mensaje se pierda. Si has estado esperando una respuesta durante dos días laborales o más, considera enviar un seguimiento amistoso al destinatario - pregunta si necesita más tiempo para completar una tarea, si desea tu ayuda o si necesita alguna aclaración.
Si tu destinatario es un cliente o un prospecto, evita enviar múltiples seguimientos. Puede que simplemente no estén interesados en tu mensaje y han decidido ignorarlo.
Ejemplos de escritura de correos electrónicos profesionales
Si escribir correos electrónicos profesionales te parece más fácil decirlo que hacerlo, aquí tienes algunas ideas que pueden ayudarte a comenzar.
1. Nuevos comienzos
Un ejemplo común de cuándo necesitarías mejorar la profesionalidad de tu correo electrónico es al ofrecer a alguien una oportunidad laboral o una colaboración. Aquí tienes un ejemplo:
Línea de asunto: Oportunidad de contrato como Consultor de Oracle
Hola Charlie,
Espero que todo esté bien. Te escribo porque estoy gestionando un proyecto de desarrollo de sistemas contables para una empresa de construcción aquí en Numbers Development y estoy buscando un consultor de Oracle con experiencia para ayudar con la integración de API.
Esta es una oportunidad de cuatro meses que comienza el 2 de abril, y estimamos aproximadamente cinco horas por semana—llamadas semanales y revisiones de progreso. La mayor parte del equipo trabaja de forma remota, pero eres bienvenido a nuestra oficina si lo necesitas.
Por favor, házmelo saber si estás interesado en discutir este proyecto con más detalle y podemos programar una llamada por Zoom. Espero de escuchar de ti.
Saludos cordiales,
Amari Levy
Gerente de Proyecto Senior
Numbers Development, Inc.
2. Profesionalismo del equipo
Aun si trabajas en un ambiente de empresa relajado, un nivel básico de profesionalismo en la comunicación por correo electrónico permite claridad y respeto mutuo. Así es como podría escribirse un mensaje a tus colegas:
Línea de asunto: Reunión de organización de la fiesta de fin de año cancelada
Hola equipo,
La reunión de organización de la fiesta programada para mañana por la mañana ha sido cancelada.
Me disculpo por los inconvenientes, pero sé que todos agradecerán un comienzo más tranquilo del día. Nos volveremos a reunir a la hora habitual el jueves.
¡Que tengas un buen resto del día!
Saludos,
Quinn Emerson
Coordinador de Recursos Humanos
3. ¡Espero que me hayas extrañado! Un correo electrónico de seguimiento
Si no has recibido noticias de un destinatario en unos días, anímalos a tomar acción con un correo electrónico de seguimiento para que vuelva a estar en la parte superior de su bandeja de entrada. Puede ser algo así:
Línea de asunto: Re: Disponibilidad para la sesión de incorporación
Hola Jordan,
Solo quería volver a verificar contigo respecto a la fecha de tu sesión de incorporación con el Sr. Mentor. Por favor házmelo saber si el 8 de marzo o el 11 de marzo te funciona mejor.
¡Gracias!
Riley Sawyer,
Asistente Ejecutivo
Numbers Development, Inc.
Conclusión: Tu Kit de Escritura de Correos Electrónicos Profesionales
¡Así que aquí estamos! Puede parecer mucho para leer e implementar, pero una vez que utilices estos pasos y consejos, tu tiempo de escritura se reducirá a solo dos o tres minutos por cada correo que envíes.
Si deseas optimizar tu tiempo de gestión de correos electrónicos, prueba Mailbird con sus características de productividad profesional. Esto es lo que los usuarios tienen que decir al respecto:
Preguntas frecuentes sobre correos electrónicos profesionales
¿Cómo se inicia un correo electrónico profesional?
Un formato estándar de dirección de correo electrónico profesional utiliza una combinación de tu nombre y apellido y un nombre de dominio. Sin embargo, si es una dirección de correo electrónico de negocios, dado que el dominio suele ser el nombre de tu empresa, la primera parte puede ser el nombre de un departamento.
¿Es profesional tener números en tu dirección de correo electrónico?
Números aleatorios en una dirección de correo electrónico profesional no son recomendables. Podrías usar un número de teléfono como dirección de correo electrónico; sin embargo, eso difícilmente se considerará profesional. También estarás renunciando a tu número de teléfono antes de lo que quizás desees.
¿Cómo hago una buena dirección de correo electrónico?
Una buena dirección de correo electrónico siempre es una combinación de tu nombre y apellido. Es una apuesta segura; sin embargo, si alguien tiene un nombre o apellido similar al tuyo y utiliza el mismo proveedor de servicios de correo electrónico, entonces podrías estar en un pequeño problema. En tales casos, es mejor optar por un nombre de dominio personalizado.
