Hoe schrijf je een professioneel e-mail
Laten we een professioneel e-mail vergelijken met een productpakket.
Wanneer je een stuk Ikea-meubilair in elkaar zet, maak je niet elk onderdeel vanaf nul. Je verbindt gewoon de onderdelen met elkaar en voilà! Je modieuze nieuwe tafel of kast is compleet.
Hetzelfde geldt voor een professionele e-mail.
Wanneer je elke dag typische berichten verstuurt - om te verwelkomen, informeren, opvolgen en rapporteren - is je belangrijkste taak om de onderdelen voor te bereiden die je gaat gebruiken en mogelijk van tevoren aan te passen, zodat elk bericht slechts twee of drie minuten in beslag neemt om op te stellen.
Laten we eens kijken hoe dit gedaan wordt!
Een Perfecte Kettingreactie: Vijf Elementen van een Professionele E-mail
In het begin kan het even duren om je perfecte set voor het schrijven van e-mails samen te stellen, maar het is de moeite waard. Laten we aan de slag gaan met de ingrediënten.
Professioneel E-mailadres
Wanneer je een e-mail ontvangt van een onbekende afzender, is er altijd een moment van aarzeling waarin je denkt: "Is het spam?"
Als het e-mailadres van de afzender iets is zoals qb88ws1h@gmail.com, dan open je het bericht mogelijk zelfs niet.
Dus, als je je e-mails een kans wilt geven om geopend te worden, is het eerste wat je moet doen, voordat je zelfs maar voor het eerst een professionele boodschap schrijft, het aanmaken van een professioneel e-mailadres op je bedrijfsdomein.
Als je niet weet hoe je dit moet doen, bekijk dan onze gids voor het maken van een bedrijfs e-mailadres.
1. OnderwerpregelHoe begin je een zakelijke e-mail? Met een goede onderwerpregel - het is het eerste en belangrijkste ingrediënt van elke e-mail die je maakt.
Als het niet genoeg informatie bevat of misleidend is, kan het ongeopend blijven of recht in de spamfolder belanden.
Een goede onderwerpregel moet altijd beknopt zijn en de reden voor het verzenden van het bericht samenvatten of duidelijk het doel van de communicatie presenteren.
Overweeg deze twee voorbeelden:
De eerste is oké, maar raakt nauwelijks het onderwerp en informeert de ontvanger niet over de essentie van het evenement. Het tweede onderwerp is informatiever en completer, en vangt perfect de inhoud van een geweldige e-mail, net zoals wanneer je een service gebruikt om mijn essay te schrijven - duidelijk, beknopt en to the point.
2. BegroetingEen e-mail is vrij vergelijkbaar met een reguliere ontmoeting waarin je iemand begroet voordat je iets anders zegt.
Hoe je een ontvanger begroet, hangt af van je relatie met die persoon.
Als je een e-mail naar je collega stuurt, kun je een meer informele begroeting gebruiken en de persoon begroeten door "Hoi" of "Hallo" te zeggen, gevolgd door zijn/haar voornaam.
Aan de andere kant, als de relatie formeel is, zou een meer geschikte begroeting zijn de achternaam van de persoon te gebruiken, bijvoorbeeld "Geachte heer Jansen."
Het is het beste om de zinnen "Aan wie het aangaat" of "Geachte heer/mevrouw" te vermijden in formele schrijfstijl. Beide zijn verouderd en kunnen worden gezien als je niet je best doet om de naam van de contactpersoon te vinden. Je bericht kan ook worden beschouwd als een koude e-mail, en als dat niet je doel is, kies dan een andere begroeting.
Als je niet zeker weet hoe je mensen goed moet begroeten, bekijk dan onze gids voor e-mail begroetingen.
3. LichaamDit gedeelte is vrij vergelijkbaar met je gesprekken in het echte leven.
Als je de naam van de persoon naar wie je een e-mail stuurt kent, kom dan onmiddellijk ter zake. Voeg eventueel aan het begin enkele persoonlijke vragen toe over hun welzijn.
Als je de persoon niet kent, leg dan eerst uit wie je bent en hoe je hem/haar hebt gevonden.
Je kunt beginnen met te zeggen: "Ik schrijf om te vragen naar..." of "Ik schrijf in verband met...".
Als je je doel vroeg duidelijk maakt, is er later in je zakelijke communicatie minder behoefte aan verduidelijking - weer een tijdbespaarder.
Het lastige van het lichaam is dat het gedetailleerde informatie moet bevatten maar ook duidelijk en beknopt moet zijn.
Maak het hele bericht zo kort als het kan zijn terwijl het de essentie van wat je zegt overbrengt. Om de e-mailcommunicatie te verbeteren, herformuleer je tekst om deze duidelijk en beknopt te maken. Kortere berichten besparen tijd en verhogen de kans dat je ontvanger ze tot het einde leest.
In dit voorbeeld is alle essentiële informatie geschreven in korte zinnen en neemt het slechts drie paragrafen in beslag om te lezen. Alle details worden bewaard voor de tweede e-mail als de ontvanger geïnteresseerd is in het voortzetten van het gesprek.
4. AfsluitingHoe je een e-mail beëindigt kan ook de succes van je toekomstige gesprekken beïnvloeden.
De beste manier om een zakelijke e-mail te beëindigen is met een call-to-action die de ontvanger zou aanzetten om de volgende stap te zetten. Het kan iets zo simpels zijn als "Ik kijk ernaar uit om van je te horen."
Ook is het goede manieren om overgangszinnen te gebruiken tussen je afsluiting en de handtekening. Deze omvatten:
- Met vriendelijke groet,
- Hoogachtend, en
- Dank je wel.
Vermijd echter het gebruik van "Beste wensen" of "Proost" tenzij je opzettelijk een gezellige sfeer hebt gecreëerd of het een feestelijk gerelateerde e-mail is, zoals een pre-kerstpromotie. Behoud de meer informele overgangen voor informele e-mails.
Dit laatste element wordt gebruikt om jezelf te identificeren. Naast je voor- en achternaam is het ook goed om de volgende details op te nemen:
- Je functie binnen het bedrijf of je professionele functietitel;
- Je aangesloten bedrijf of organisatie;
- Je contactinformatie: telefoonnummer met een landcode als je internationaal werkt, bedrijfs- of persoonlijke website, kantooradres, links naar sociale media (maar alleen wat samenvalt met je professionele doelen); en
- Een foto van jou of het bedrijfslogo.
Als je wat begeleiding en geweldige voorbeelden wilt ontvangen, lees dan onze gids voor het maken van een professionele e-mail handtekening.
5 Stappen voor het Schrijven van Geweldige E-mails
Laten we weer teruggaan naar de opbouw! Zo gaat het.
Stap 1. Maak de inhoud
Overweeg de ontvanger en het doel van je e-mail, probeer het duidelijk en beknopt te maken, zodat het slechts een paar seconden kost om te begrijpen wat je bedoelt. Probeer korte zinnen en alinea's te gebruiken en vermijd lange teksten.
Als je tijd wilt besparen, kun je professionele e-mailtemplates maken voor de verschillende soorten berichten die je regelmatig verzendt en deze vervolgens gewoon kopiëren en aanpassen in plaats van ze vanaf nul te schrijven.
Als alternatief kun je ook Editpad AI e-mailgenerator gebruiken om het proces te automatiseren en snel aangepaste e-mails te genereren.
Stap 2. Controleer jezelf
Voordat je op de verzendknop drukt, lees je het bericht ten minste twee keer door om er zeker van te zijn dat je geen typfouten of fouten hebt gemaakt. Zelfs als je vertrouwen hebt in je schrijfvaardigheden, gebruik een grammaticacontrole-tool, zoals Grammarly en GrammarIn, om te bevestigen dat je niets gemist hebt.
Stap 3. Voeg een handtekening toe
Vergeet niet om een handtekening aan het einde van je e-mail toe te voegen, direct na je "Met vriendelijke groet" of "Bedankt" zin. Beter nog, maak een professionele e-mailhandtekening handmatig of met een template; ga naar je e-mailinstellingen en voeg deze toe in het juiste veld zodat het automatisch gebeurt, zodat je het niet elke keer hoeft te typen.
In Mailbird kun je een automatische handtekening toevoegen in het tabblad "Identiteiten".
Stap 4. Voeg een ontvanger toe
Laat het toevoegen van ontvangers totdat je klaar bent met het schrijven van je e-mail. Op deze manier minimaliseer je de kans dat je per ongeluk een onafgemaakte e-mail verzendt.
Houd er rekening mee dat als je een e-mail naar meerdere mensen verstuurt, alle ontvangers de andere contacten kunnen zien naar wie je de e-mail hebt verzonden. Daarom is het soms beter om de BCC-functie te gebruiken als je niet verwacht dat ze in een gesprek betrokken raken.
Stap 5. Verzenden of plan je e-mail
Nu is je e-mail klaar om verzonden te worden. Je kunt het onmiddellijk versturen of het inplannen om op een andere dag of misschien een paar uur later te worden verzonden. Tijdstip is essentieel, vooral als je marketing-e-mails verzendt.
Hoe kies je de beste tijd en datum? Voor werk en bedrijfs-e-mails is een veilige keuze om de e-mail in de eerste helft van een werkdag te verzenden, afhankelijk van de tijdzone van de ontvanger.
Met marketing-e-mails kan het iets ingewikkelder zijn. Volgens GetResponse en Experian:
- De beste dag om e-mails te verzenden is dinsdag. Dinsdag-e-mails hebben een openingspercentage van ongeveer 18%.
- Donderdag heeft een iets lager percentage, waardoor het de tweede beste keuze is.
- Het openingspercentage neemt ook toe in de eerste helft van de werkdag.
Tips voor het schrijven van professionele e-mails
Hier zijn nog een paar tips over hoe je een zakelijke e-mail kunt schrijven en jezelf—en je bedrijf—op de beste manier kunt presenteren.
- Controleer alles dubbel. Aandacht voor zelfs de kleinste details kan je veel problemen besparen.
Controleer altijd de boodschap, zorg ervoor dat je de juiste persoon emailt, en controleer of je de beloofde bijlage hebt toegevoegd. -
Vermijd het gebruik van hoofdletters, te veel uitroeptekens en overdreven emoji's. Zelfs als je hoofdletters alleen gebruikt om een deel van je boodschap te benadrukken, kan het lijken alsof je de ontvanger schreeuwt.
Een uitroepteken gebruiken om opwinding te tonen is acceptabel, maar vermijd het om ze in elke zin te zetten of er een paar achter elkaar te gebruiken. Emoji's zijn in sommige gevallen acceptabel, maar vul je e-mail er niet mee.
Je professionele e-mails zouden er niet zo uit moeten zien:
Hoe je e-mails er niet uit zouden moeten zien - Gebruik professionele functies om tijd te besparen. Mailbird, in tegenstelling tot eenvoudigere e-mailclients, heeft veel geweldige functies, zoals:
-
- Ongedaan maken van verzenden, waarmee je een verzonden e-mail kunt annuleren binnen de 30 seconden nadat je deze hebt verzonden, afhankelijk van je instellingen.
- E-mail plannen, waarmee je e-mails kunt versturen op elk moment, zelfs wanneer je niet online bent.
- Snooze e-mail, waarmee je een binnenkomend bericht tijdelijk uit je inbox kunt verwijderen en het kunt checken wanneer je tijd hebt.
- Blijf altijd positief. Communiceren met klanten en zakenpartners is niet altijd gemakkelijk. Soms kunnen ze zelfs frustratie veroorzaken, maar laat je niet provoceren!
Een beleefde en positieve toon behouden, zelfs als je over iets negatiefs moet schrijven, kan de situatie in jouw voordeel keren. Aan de andere kant kan negatieve communicatie leiden tot misinterpretatie en onnodige complicaties. - Volg op wanneer gepast. Het is niet ongebruikelijk dat een boodschap verloren gaat. Als je meer dan twee werkdagen op een antwoord wacht, overweeg dan om de ontvanger een vriendelijke opvolging te sturen - vraag of ze meer tijd nodig hebben om een taak te voltooien, je hulp willen, of verduidelijking nodig hebben.
Als je ontvanger een klant of een prospect is, vermijd dan het sturen van meerdere opvolgingen. Ze zijn misschien gewoon niet geïnteresseerd in je boodschap en hebben ervoor gekozen om deze te negeren.
Voorbeelden van Professioneel Email Schrijven
Als professioneel email schrijven voor jou makkelijker gezegd dan gedaan lijkt, hier zijn een paar ideeën die je kunnen helpen om te beginnen.
1. Nieuwe beginnen
Een veelvoorkomend voorbeeld van wanneer je de professionaliteit van je email zou moeten verbeteren, is wanneer je iemand een baan aanbiedt of een samenwerking. Hier is een voorbeeld:
Onderwerpregel: Oracle Consultant Contractkans
Hallo Charlie,
Ik hoop dat alles goed gaat. Ik schrijf je omdat ik een project voor de ontwikkeling van een boekhoudsysteem voor een bouwbedrijf hier bij Numbers Development beheer en een ervaren Oracle consultant zoek om te helpen met API-integratie.
Dit is een kans van vier maanden die begint op 2 april, en we schatten ongeveer vijf uur per week—wekelijkse gesprekken en voortgangsbesprekingen. Het merendeel van het team werkt op afstand, maar je bent welkom in ons kantoor indien nodig.
Laat me alsjeblieft weten of je geïnteresseerd bent om dit project in meer detail te bespreken, en dan kunnen we een Zoom-gesprek inplannen. Ik kijk ernaar uit om van je te horen.
Met vriendelijke groet,
Amari Levy
Senior Projectmanager
Numbers Development, Inc.
2. Teamprofessionaliteit
Zelfs als je in een ontspannen bedrijfsomgeving werkt, zorgt een basisniveau van professionaliteit in emailcommunicatie voor duidelijkheid en onderling respect. Hier is hoe een bericht aan je collega’s geschreven zou kunnen worden:
Onderwerpregel: Vergadering ter organisatie van het Eindejaarsfeest Geannuleerd
Hallo team,
De vergadering voor de organisatie van het feest die voor morgenochtend was gepland, is geannuleerd.
Mijn excuses voor het ongemak, maar ik weet dat iedereen een rustigere start van de dag zal verwelkomen. We komen donderdag op de gebruikelijke tijd weer bijeen.
Fijne dag verder!
Met vriendelijke groet,
Quinn Emerson
HR Coördinator
3. Ik hoop dat je me gemist hebt! Een follow-up email
Als je een paar dagen niets van een ontvanger hebt gehoord, moedig hen aan om actie te ondernemen met een follow-up email zodat het bovenaan hun inbox komt. Het kan iets zijn als dit:
Onderwerpregel: Re: Beschikbaarheid voor Inwerk Sessie
Hallo Jordan,
Ik wilde even terugkomen bij jou over de datum van je inwerksessie met Mr. Mentor. Laat me alsjeblieft weten of 8 maart of 11 maart het beste voor je werkt.
Dank je!
Riley Sawyer,
Executive Assistant
Numbers Development, Inc.
Conclusie: Je Professionele E-mail Schrijfgerei
Dus, hier zijn we! Het lijkt misschien veel om te lezen en toe te passen, maar zodra je deze stappen en tips gebruikt, zal je schrijftijd inkorten tot slechts twee of drie minuten voor elke e-mail die je verzendt.
Als je je e-mailbeheer tijd wilt optimaliseren, probeer dan Mailbird met zijn professionele productiviteitsfuncties. Dit is wat gebruikers erover te zeggen hebben:
Veelgestelde Vragen over Professionele E-mail
Hoe begin je een professionele e-mail?
Een standaardformat voor professionele e-mailadressen gebruikt een combinatie van je voor- en achternaam en een domeinnaam. Als het echter om een zakelijk e-mailadres gaat, aangezien het domein meestal de naam van je bedrijf is, kan het eerste deel de naam van een afdeling zijn.
Is het professioneel om cijfers in je e-mailadres te hebben?
Random cijfers in een professioneel e-mailadres zijn niet raadzaam. Je zou een telefoonnummer als e-mailadres kunnen gebruiken; echter, dat zal nauwelijks als professioneel worden beschouwd. Je geeft ook eerder je telefoonnummer op dan je misschien wilt.
Hoe maak ik een goed e-mailadres?
Een goed e-mailadres is altijd een combinatie van je voor- en achternaam. Het is een veilige keuze; echter, als iemand een vergelijkbare voor- of achternaam als de jouwe heeft en dezelfde e-mailserviceprovider gebruikt, dan kun je in de problemen komen. In zulke gevallen is het beter om te kiezen voor een aangepaste domeinnaam.
