Tworzenie profesjonalnych wiadomości e-mail w 5 krokach
Pomyślmy o profesjonalnej wiadomości e-mail jak o zestawie produktów.
Kiedy składasz mebel z Ikei, nie tworzysz każdej części od zera. Po prostu łączysz ze sobą elementy i voila! Twój nowy modny stół lub szafa jest złożona.
To samo dotyczy profesjonalnej wiadomości e-mail.
Kiedy codziennie wysyłasz typowe wiadomości - powitalne, informacyjne, kontrolne i raporty - Twoim głównym zadaniem jest przygotowanie fragmentów, których będziesz używać i ewentualnie dostosowanie ich z wyprzedzeniem, tak aby stworzenie każdej wiadomości zajmowało tylko dwie lub trzy minuty.
Zobaczmy, jak to się robi!
Perfekcyjna reakcja łańcuchowa: Pięć elementów profesjonalnej wiadomości e-mail
Na początku stworzenie idealnego zestawu do tworzenia e-maili może zająć trochę czasu, ale warto. Przejdźmy więc do składników.
Profesjonalny adres e-mail
Gdy otrzymujesz wiadomość e-mail od nieznanego nadawcy, zawsze pojawia się chwila zawahania, gdy myślisz: "Czy to spam?"
Jeśli adres e-mail nadawcy to coś w rodzaju qb88ws1h@gmail.com, możesz nawet nie otworzyć wiadomości.
Tak więc, jeśli chcesz dać swoim e-mailom szansę na otwarcie, pierwszą rzeczą, którą powinieneś zrobić, zanim jeszcze napiszesz profesjonalną wiadomość po raz pierwszy, jest utworzenie profesjonalnego adresue-mail w domenie biznesowej.
Jeśli nie wiesz, jak to zrobić, zapoznaj się z naszym przewodnikiem po tworzeniu biznesowego adresu e-mail.
1. Temat wiadomości
Jak rozpocząć biznesową wiadomość e-mail? Od dobrego tematu - to pierwszy i najważniejszy składnik każdego tworzonego e-maila.
Jeśli nie zawiera on wystarczającej ilości informacji lub jest mylący, może zostać nieprzeczytany lub trafić prosto do spamu.
Dobry temat wiadomości powinien być zawsze zwięzły i podsumowywać powód wysłania wiadomości lub jasno przedstawiać cel komunikacji.
Rozważ te dwa przykłady:
Pierwszy jest w porządku, ale ledwo dotyka tematu i nie informuje odbiorcy o istocie wydarzenia. Drugi temat jest bardziej informacyjny i kompletny, a także doskonale oddaje treść wiadomości e-mail.
2. Powitanie
E-mail jest bardzo podobny do zwykłego spotkania, w którym witasz się z kimś, zanim powiesz cokolwiek innego.
Sposób powitania odbiorcy zależy od relacji z daną osobą.
Jeśli wysyłasz wiadomość e-mail do swojego współpracownika, możesz użyć bardziej nieformalnego pozdrowienia i powitać osobę, mówiąc "Cześć" lub "Cześć", a następnie jej imię.
Z drugiej strony, jeśli relacja jest formalna, bardziej odpowiednim powitaniem byłoby użycie nazwiska danej osoby, na przykład "Szanowny Panie Kowalski"
Najlepiej jest unikać zwrotów "Do wszystkich zainteresowanych" lub "Szanowny Panie / Szanowna Pani" w formalnych wiadomościach. Oba są przestarzałe i mogą być postrzegane jako niewystarczająco starające się znaleźć nazwisko osoby kontaktowej. Twoja wiadomość może być również postrzegana jako e-mail sprzedażowy, więc jeśli nie jest to Twoim celem, wybierz inne powitanie.
Jeśli nie masz pewności, jak prawidłowo witać się z ludźmi, zapoznaj się z naszym przewodnikiem po powitaniach e-mailowych.
3. Treść
Ta sekcja jest dość podobna do rozmów w prawdziwym życiu.
Jeśli znasz imię i nazwisko osoby, do której piszesz, przejdź od razu do rzeczy. Ewentualnie dodaj na początku kilka osobistych pytań dotyczących jej samopoczucia.
Jeśli nie znasz danej osoby, najpierw wyjaśnij, kim jesteś i jak ją znalazłeś.
Możesz zacząć od słów: "Piszę, aby zapytać o..." lub "Piszę w związku z..."
Jeśli już na początku jasno określisz swój cel, w późniejszym etapie komunikacji biznesowej nie będzie potrzeby wyjaśniania - to kolejna oszczędność czasu.
Trudną częścią treści jest to, że powinna ona zawierać szczegółowe informacje, ale także być jasna i zwięzła.
Spraw, by cała wiadomość była tak krótka, jak to tylko możliwe, jednocześnie przekazując istotę tego, co mówisz. Unikanie długich tekstów w komunikacji e-mailowej oszczędza czas i zwiększa prawdopodobieństwo, że odbiorca przeczyta wiadomość do końca.
W tym przykładzie wszystkie istotne informacje zostały zapisane w krótkich zdaniach, a ich przeczytanie zajmuje tylko trzy akapity. Wszystkie szczegóły są pozostawione na drugą wiadomość e-mail, jeśli odbiorca jest zainteresowany kontynuowaniem rozmowy.
4. Zakończenie
Sposób zakończenia wiadomości biznesowej może również wpłynąć na powodzenie przyszłych rozmów.
Najlepszym sposobem na zakończenie wiadomości biznesowej jest wezwanie do działania, które skłoni odbiorcę do wykonania następnego ruchu. Może to być coś tak prostego jak: "Czekamy na wiadomość od Ciebie"
Dobrym obyczajem jest również używanie zwrotów przejściowych między zakończeniem a podpisem. Należą do nich:
- Z wyrazami szacunku,
- Z poważaniem,
- Dziękuję.
Unikaj jednak mówienia "Z najlepszymi życzeniami" lub "Wszystkiego dobrego", chyba że celowo wprowadziłeś przyjazną atmosferę lub jest to e-mail związany ze świętami, taki jak promocja przedświąteczna. Zarezerwuj bardziej "wyluzowane" zwroty przejściowe dla nieformalnych wiadomości e-mail.
5. Podpis
Ten ostatni element służy do identyfikacji nadawcy. Oprócz imienia i nazwiska, dobrze jest również podać następujące szczegóły:
- Twoje stanowisko w firmie lub tytuł zawodowy;
- Firma lub organizacja stowarzyszona;
- Dane kontaktowe: numer telefonu z prefiksem, jeśli pracujesz za granicą, strona internetowa firmy lub osobista, adres biura, linki do mediów społecznościowych (ale tylko te, które pokrywają się z Twoimi celami zawodowymi); oraz
- Twoje zdjęcie lub logo firmy.
Jeśli chcesz otrzymać wskazówki, a także świetne przykłady, przeczytaj nasz przewodnik po tworzeniu profesjonalnego podpisu e-mail.
5 kroków do pisania profesjonalnych wiadomości e-mail
A teraz wróćmy do konstruowania! Oto jak to wygląda.
Krok 1. Tworzenie treści
Biorąc pod uwagę odbiorcę i cel wiadomości e-mail, postaraj się, aby była ona jasna i zwięzła, tak aby zrozumienie tego, co masz na myśli, zajęło zaledwie kilka sekund. Staraj się używać krótkich zdań i akapitów, unikaj długich tekstów.
Jeśli chcesz zaoszczędzić czas, możesz stworzyć profesjonalne szablony wiadomości e-mail dla różnych typów wiadomości, które wysyłasz regularnie, a następnie po prostu je skopiować i dostosować, zamiast pisać je od zera.
Krok 2. Sprawdź się
Zanim naciśniesz przycisk Wyślij, przeczytaj wiadomość co najmniej dwa razy, aby upewnić się, że nie popełniłeś żadnych literówek lub błędów. Nawet jeśli jesteś pewien swoich umiejętności pisarskich, skorzystaj z narzędzia do sprawdzania gramatyki, takiego jak Grammarly, aby upewnić się, że niczego nie przeoczyłeś.
Krok 3. Dodaj podpis
Nie zapomnij dodać podpisu na końcu wiadomości e-mail, zaraz po frazie "Pozdrawiam" lub "Dziękuję". Jeszcze lepszym rozwiązaniem jest utworzenie profesjonalnego podpisu e-mail ręcznie lub przy użyciu szablonu; przejdź do ustawień poczty e-mail i dodaj go w odpowiednim polu, aby uczynić go automatycznym, dzięki czemu nie będziesz musiał go wpisywać za każdym razem.
W Mailbird możesz dodać automatyczny podpis w zakładce "Tożsamości".
Krok 4. Dodaj odbiorcę
Dodaj odbiorców dopiero po zakończeniu pisania wiadomości e-mail. W ten sposób zminimalizujesz ryzyko przypadkowego wysłania niedokończonej wiadomości e-mail.
Pamiętaj, że jeśli wysyłasz wiadomość e-mail do wielu osób, wszyscy odbiorcy mogą zobaczyć inne kontakty, do których wysłałeś wiadomość. W związku z tym czasami lepiej jest użyć funkcji BCC, jeśli nie spodziewasz się, że zaangażują się w rozmowę.
Krok 5. Wyślij lub zaplanuj wiadomość e-mail
Teraz wiadomość e-mail jest gotowa do wysłania. Możesz wysłać ją od razu lub zaplanować wysłanie innego dnia lub kilka godzin później. Czas jest kluczowy, zwłaszcza jeśli wysyłasz e-maile marketingowe.
Jak wybrać najlepszy czas i datę? W przypadku e-maili służbowych bezpiecznym rozwiązaniem jest dostarczenie wiadomości e-mail w pierwszej połowie dnia roboczego, zgodnie ze strefą czasową odbiorcy.
W przypadku e-maili marketingowych może to być nieco trudniejsze. Według GetResponse i Experian:
- Najlepszym dniem na wysyłanie e-maili jest wtorek. We wtorek wskaźnik otwarć wiadomości wynosi około 18%.
- Czwartek ma nieco niższy wskaźnik, co czyni go drugim najlepszym wyborem.
- Wskaźnik otwarć wzrasta również w pierwszej połowie dnia roboczego.
Profesjonalne wskazówki dotyczące pisania wiadomości e-mail
Oto kilka dodatkowych wskazówek, jak napisać biznesową wiadomość e-mail i zaprezentować siebie - oraz swoją firmę - w jak najlepszym świetle.
- Sprawdź wszystko dokładnie. Zwracanie uwagi nawet na najdrobniejsze
szczegóły może zaoszczędzić wielu kłopotów.
Zawsze sprawdzaj poprawność wiadomości, upewnij się, że wysyłasz e-mail do właściwej osoby i sprawdź, czy dodałeś obiecany załącznik. - Unikaj używania wielkich liter, zbyt wielu wykrzykników i nadmiernej ilości emotikonów. Nawet jeśli
używasz wielkich liter, aby podkreślić część wiadomości, może to brzmieć, jakbyś krzyczał na
odbiorcę.
Używanie wykrzykników w celu okazania podekscytowania jest dopuszczalne, ale unikaj umieszczania ich w każdym zdaniu lub używania kilku z rzędu. Emoji są akceptowalne w niektórych przypadkach, ale nie należy ich dodawać do wiadomości e-mail.
Profesjonalne wiadomości e-mail nie powinny wyglądać w ten sposób:
Jak nie powinny wyglądać wiadomości e-mail - Korzystaj z profesjonalnych funkcji, aby zaoszczędzić czas. Mailbird, w przeciwieństwie
do prostszych klientów poczty e-mail, posiada wiele wspaniałych funkcji, takich jak:
- Cofnij wysłanie, która pozwala anulować wysłaną wiadomość e-mail w ciągu 30 sekund po jej wysłaniu, w zależności od ustawień.
- Zaplanuj wysyłanie, które pozwala na wysyłanie wiadomości e-mail w dowolnym momencie, nawet gdy nie jesteś online.
-
Odłoż e-mail, która pozwala tymczasowo usunąć przychodzącą wiadomość ze skrzynki odbiorczej i sprawdzić ją, gdy będziesz mieć na to czas.
- Bądź zawsze pozytywnie nastawiony. Komunikacja z klientami i partnerami biznesowymi nie
zawsze jest łatwa. Czasami mogą nawet powodować frustrację, ale nie chwytaj przynęty!
Utrzymywanie uprzejmego i pozytywnego tonu, nawet jeśli musisz napisać o czymś negatywnym, może obrócić sytuację na twoją korzyść. Z drugiej strony, negatywna komunikacja może prowadzić do błędnej interpretacji i niepotrzebnych komplikacji. - Wysyłaj wiadomość kontrolną, gdy jest to właściwe. Nierzadko zdarza się, że wiadomość ginie. Jeśli
czekasz na odpowiedź przez dwa dni robocze lub dłużej, rozważ wysłanie odbiorcy przyjaznej wiadomości
kontrolnej - zapytaj, czy potrzebuje więcej czasu na wykonanie zadania, chce Twojej pomocy lub potrzebuje
wyjaśnień.
Jeśli odbiorca jest klientem lub potencjalnym klientem, unikaj wysyłania wielu wiadomości kontrolnych. Mogą oni po prostu nie być zainteresowani Twoją wiadomością i postanowić ją zignorować.
Przykłady profesjonalnego pisania wiadomości e-mail
Jeśli profesjonalne pisanie wiadomości e-mail wydaje ci się łatwiejsze do powiedzenia niż do zrobienia, oto kilka pomysłów, które pomogą ci zacząć.
1. Nowe początki
Typowym przykładem sytuacji, w której należy zwiększyć profesjonalizm wiadomości e-mail, jest oferowanie komuś możliwości pracy lub współpracy. Oto przykład:
Temat wiadomości: Praca na stanowisku konsultanta Oracle
Cześć Karol,
Mam nadzieję, że u Ciebie wszystko w porządku. Otrzymujesz tę wiadomość, ponieważ w Numbers Development zarządzam projektem rozwoju systemu księgowego dla firmy budowlanej i poszukuję doświadczonego konsultanta Oracle do pomocy przy integracji API.
Jest to czteromiesięczny projekt rozpoczynający się 2 kwietnia i szacujemy około pięciu godzin tygodniowo - cotygodniowe telekonferencje i przeglądy postępów. Większość zespołu pracuje zdalnie, ale w razie potrzeby zapraszamy do naszego biura.
Daj mi znać, jeśli jesteś zainteresowany bardziej szczegółowym omówieniem tego projektu i możemy umówić się na rozmowę przez Zoom. Z niecierpliwością czekam na wiadomość.
Z wyrazami szacunku,
Amari Levy
Starszy kierownik projektu
Numbers Development, Inc.
2. Profesjonalizm w zespole
Nawet jeśli pracujesz w wyluzowanym środowisku firmowym, podstawowy poziom profesjonalizmu w komunikacji e-mailowej zapewnia przejrzystość i wzajemny szacunek. Oto jak można napisać wiadomość do współpracowników:
Temat wiadomości: Spotkanie organizacyjne na koniec roku odwołane
Cześć zespole,
Spotkanie organizacyjne zaplanowane na jutrzejszy poranek zostało odwołane.
Przepraszam za niedogodności, ale wiem, że wszyscy będą zadowoleni z spokojniejszego początku dnia. Spotkamy się ponownie o zwykłej porze w czwartek.
Życzę miłej reszty dnia!
Pozdrawiam,
Quinn Emerson
Koordynator HR
3. Mam nadzieję, że za mną tęskniłeś! Wiadomość uzupełniająca
Jeśli odbiorca nie odezwał się do Ciebie przez kilka dni, zachęć go do podjęcia działań, wysyłając wiadomość uzupełniającą, aby powrócić na górę jego skrzynki odbiorczej. Może to być coś takiego:
Temat wiadomości: Odp: Dostępność na sesję wdrożeniową
Cześć Jordan,
Chciałem tylko skontaktować się z Tobą w sprawie daty sesji wdrożeniowej z Panem Mentorem. Daj mi znać, czy 8 czy 11 marca będzie dla Ciebie najlepszy.
Dziękuję!
Riley Sawyer,
Asystent wykonawczy
Numbers Development, Inc.
Podsumowanie: Twój profesjonalny zestaw do pisania e-maili
No i jesteśmy! Może się wydawać, że jest dużo do przeczytania i wdrożenia, ale po zastosowaniu tych kroków i wskazówek czas pisania skróci się do zaledwie dwóch lub trzech minut na każdą wysłaną wiadomość e-mail.
Jeśli chcesz zoptymalizować czas zarządzania pocztą e-mail, wypróbuj Mailbird z jego profesjonalnymi funkcjami zwiększającymi produktywność. Oto, co użytkownicy mają do powiedzenia na jego temat:
Recenzja Mailbird od Capterra
Najczęściej zadawane pytania dotyczące profesjonalnej poczty e-mail
Jak rozpocząć profesjonalną wiadomość e-mail?
Standardowy format profesjonalnego adresu e-mail wykorzystuje kombinację imienia i nazwiska oraz nazwy domeny. Jeśli jednak jest to służbowy adres e-mail, ponieważ domena jest zwykle nazwą firmy, pierwszą częścią może być nazwa działu.
Czy umieszczanie liczb w adresie e-mail jest profesjonalne?
Przypadkowe liczby w profesjonalnym adresie e-mail nie są wskazane. Możesz użyć numeru telefonu jako adresu e-mail, jednak nie zostanie to uznane za profesjonalne. Ponadto podajesz swój numer telefonu wcześniej, niż mógłbyś chcieć.
Jak stworzyć dobry adres e-mail?
Dobry adres e-mail to zawsze kombinacja imienia i nazwiska. Jest to bezpieczna kombinacja, ale jeśli ktoś ma podobne imię lub nazwisko do twojego i korzysta z tego samego dostawcy usług e-mail, to możesz mieć kłopoty. W takich przypadkach lepiej zdecydować się na niestandardową nazwę domeny.
