Influencer Tech Affrontano il Sovraccarico di Email
Per esperti e influencer tech sommersi da centinaia di email quotidiane, raggiungere la casella di posta vuota è un vero impegno. Tuttavia, l'email è il mezzo di comunicazione online più usato, anche per il marketing degli influencer, quindi è impossibile evitarla. Ricordando che è solo un mezzo per raggiungere un fine, potrai concentrarti sul lavoro importante e rimanere aggiornato sulle notizie tech, invece di vivere nella tua casella email.
La buona notizia è che c'è un aumento della produttività del 25% al 30% quando si tratta di email. Con le email che sono diventate una parte essenziale delle nostre vite, è fondamentale gestire i propri account (e il proprio tempo) in modo efficace.
Conquistare una casella di posta stracolma non è mai facile. Le email in sospeso diventano un mucchio che continuiamo a ordinare per giorni, e quando perdiamo la pazienza, si dichiara il fallimento dell'email. Diventare un ninja delle email richiede perseveranza, pazienza e disciplina, ma con il crescente numero di email, sta diventando sempre più difficile.
Ci siamo messi in contatto con i principali influencer tecnologici che sono costantemente sopraffatti dalle email e abbiamo chiesto loro di condividere i loro mantra segreti per gestire le loro caselle di posta.
Come i principali influencer tecnologici gestiscono il sovraccarico delle email
Neil Patel
Neil Patel è un imprenditore seriale che ha creato due aziende di analisi di successo: Kissmetrics e Crazy Egg. Oltre ad essere uno dei blogger più influenti e dei principali influencer tecnologici, è anche un esperto di marketing online, inclusi quelli via email e influencer. Puoi leggere il suo blog qui, e se ti piace il suo stile di gestione delle email in arrivo, twittagli @NeilPatel.
Ecco cosa ha da dire questo importante influencer tecnologico sulla gestione delle email:
"Ho impostato dei filtri in Gmail che mi aiutano a organizzare le email. Per quanto riguarda le email spazzatura, uso Unroll.me per rimuoverle dalla mia casella di posta. E per quanto riguarda le email che richiedono programmazione, ho un assistente che mi aiuta. Una volta organizzate le email, le esamino e rispondo."
Pat Flynn
Pat Flynn è un blogger influente, un importante influencer tecnologico, e il fondatore del blog Smart Passive Income. È stato licenziato dal suo comodo lavoro dalle nove alle cinque, il che lo ha portato a iniziare la sua attività online di successo. Puoi leggere la sua storia ispiratrice qui, e se ti piace il suo stile di gestione delle email, twittagli @PatFlynn. Puoi anche visitare il suo canale YouTube e altre pagine sui social media.
Ecco cosa ha da dire questo influencer sulla gestione delle email lavorative:
"Ricevo tipicamente tra le 300 e le 500 email ogni giorno, e la mia assistente esecutiva, Jessica, mi aiuta a gestire questa situazione. Abbiamo impostato diverse cartelle nella mia casella di posta per segregare le email come Urgenti, Meno Urgenti, Legali, Commenti al Blog, Favori, Testimonianze, ecc.
Jessica esamina le email in arrivo e a seconda della natura dell'email risponde lei stessa o la archivia sotto la cartella pertinente per me da rispondere.
Controllo la mia casella di posta tre-sette volte al giorno. Prima guardo la cartella 'Urgenti' e rispondo a tutte le email per raggiungere "zero inbox urgente", il che mi richiede circa mezz'ora ogni giorno. Poi, svuoto la mia cartella 'Meno Urgenti' in lotti circa tre o quattro volte a settimana. La chiave per una casella di posta ben organizzata è dare priorità. Non tutte le email hanno la stessa importanza. Questo significa che devo solo guardare le email che mi servono, quando voglio."
Jason Lemkin
Jason Lemkin è un imprenditore diventato VC ed è attualmente il direttore generale di Storm Ventures. È anche uno dei principali influencer tecnologici e l'autore del famoso blog SaaStr, che è stato nominato uno dei 100 migliori blog per imprenditori da Forbes. Scopri come la sua gestione delle email è cambiata da quando è diventato un VC, e puoi twittargli @jasonlk.
Ecco cosa ha da dire Jason sulla gestione delle email:
"Come CEO e fondatore, ho trovato che gestire le email fosse semplice. Alcune ogni giorno richiedevano attenzione immediata. Alcune erano cose che dovevo fare. Ma il resto potevo semplicemente delegarlo al mio team, o erano email che dovevo solo monitorare. Controllare la posta era sufficiente per me come CEO. Gmail standard poteva funzionare anche come la mia lista di compiti in buona parte."
Ora, come VC, è molto diverso. È un disastro. Il mio obiettivo è incontrare da otto a dieci grandi fondatori a settimana. Questo richiede centinaia di interazioni via email, compiti e gestione delle email longitudinalmente nel tempo. Non riesco a gestire gli account email senza una combinazione di software e assistenti umani. E anche così, perdo incontri con grandi imprenditori solo a causa non del volume delle email in arrivo, ma delle enormi quantità di follow-up richiesti.
La mia esperienza come VC ora è che se vuoi attirare l'attenzione di un VC, crea la migliore email possibile con la prova sociale o l'introduzione di alta qualità. Inserisci le metriche, il pitch, il perché sei fantastico. Se è la 28esima email del giorno o della settimana "che vuole prendere un caffè" da qualcuno di cui non ho mai sentito parlare, semplicemente ignoro l'email. Ma leggo ogni singola email. Così in realtà incontrerò molti imprenditori senza una introduzione calda se il pitch è chiaro, incisivo e basato sui dati."
Rand Fishkin
Rand Fishkin è il co-fondatore di Moz & Inbound.org e co-autore di The Art of SEO: Mastering Search Engine Optimization, una guida completa per i marketer digitali. È uno dei principali influencer tecnologici e un'autorità quando si tratta di contenuti, ricerca e social media sul web ed è stato un blogger prolifico. Scopri come Rand gestisce le sue email e twittagli @randfish. Purtroppo, non ha un canale YouTube, ma puoi seguire le sue opinioni sulle sfumature dell'industria tecnologica sul blog di Moz.
Ecco cosa ha da dire Rand sulla gestione degli account email:
"Il mio processo è una versione modificata della filosofia 'Inbox 0', con le seguenti regole generali:
- Cerco di forzare tutto nella mia vita (personale e professionale) attraverso il canale unico delle email (e del mio calendario). Mi piace dire che se non è nelle email o nel calendario, non esiste! Questo significa niente appunti separati, nessun documento in più da preoccuparsi, nessuna lista di 'cose da fare' perse, solo email e calendario. Ho messo un messaggio sulle mie pagine di informazioni/contatto sul web che indica che l'email è il modo migliore per contattarmi, e sono arrivato fin lì da avere il mio voicemail che dice che non lo controllo mai e di scrivermi un'email invece (e faccio lo stesso con Facebook). Unico posto per tutto significa che tanto più sono aggiornato sulle email, tanto meno sono in ritardo.
- La mia Inbox 0 significa che cerco di raggiungere 0 messaggi in ogni momento. Ovviamente, è raro che ci riesca poiché alcune email diranno cose come 'Rand, devi creare una presentazione di 60 minuti su SEO per blogger per questa conferenza' e ci vorrà del tempo serio prima che possa archiviarla. Ma la filosofia mi aiuta a sapere dove mi trovo e cosa devo ancora fare in ogni momento. È anche un punto di riferimento molto facile per sapere quando/se sono sopraffatto e ho bisogno di dire 'no' a qualsiasi cosa nuova.
- Di solito rispondo prima alle email più recenti, il che potrebbe sembrare strano, ma significa che posso rispondere rapidamente a un gran numero di persone e riservare gli aspetti più complessi che necessitano di lavoro in fondo alla mia email quando ho tempo.
- Uso il mio dispositivo mobile per archiviare/eliminare regolarmente, così quando accedo al mio desktop/laptop, il carico non è così grande.
- Cerco di mantenere le risposte brevi e dirette, ma mai scortesi e sempre con un po' di calore. L'email non si presta bene all'emozione, e voglio che tutti con cui comunico sappiano che lo sto facendo con un sorriso e con la genuina speranza di poterli aiutare."
Gary Vaynerchuk
Gary Vaynerchuk è un imprenditore con milioni di follower sui social media, fondatore di Wine Library, e autore di cinque libri, tra cui Jab, Jab, Jab, Right Hook.
Gary è un imprenditore dell'industria tecnologica, e il suo discorso TED ti lascerà ispirato. Twittagli @garyvee o visita il suo canale YouTube (con quasi tre milioni di iscritti e in crescita) per scoprire ulteriori notizie tecnologiche recenti e trovare motivazione per lo sviluppo aziendale.
"Un puro sforzo, e la mia assistente lo tiene d'occhio quotidianamente per assicurarsi che qualsiasi cosa super VIP arrivi a me."
Ann Handley
Ann Handley è anche una delle blogger più influenti e dei principali influencer tecnologici. È il Chief Content Officer di MarketingProfs. Ha scritto un nuovo libro, Everybody Writes, che ha ricevuto recensioni entusiastiche. Ha un bel trucco per la gestione della sua posta in arrivo. Non ha un canale YouTube come altri importanti influencer tecnologici, ma puoi seguirla su quasi tutte le altre piattaforme di social media o twittarla @MarketingProfs.
Ann Handley ha molto da dire sulle notizie tecnologiche ma rivela anche alcuni dei suoi segreti per la gestione delle email:
"Ecco cosa faccio:
- Raggruppare e affrontare. Dedica determinate ore lavorative a leggere e rispondere alle email. Oppure, se sei come me e non puoi fare a meno di leggerle tramite il tuo smartphone, cerca almeno di raggruppare le tue risposte. In altre parole, rispondi a un gran numero di richieste contemporaneamente, invece di rispondere una ad una, man mano che arrivano. Alcune persone mettono risponditori automatici sulle loro email, informando il mittente che rispondono solo a determinati orari della giornata. Questo, suppongo, stabilisce delle aspettative. Ma non sono davvero un fan di questa pratica, per motivi pratici (nelle rare eccezioni, è superfluo) e per motivi filosofici (perché aumentare la quantità di email nella casella di qualcun altro mentre cerchi di gestire la tua?)
- Rispondi alle email in modalità offline. Se raggruppi e affronti le tue risposte via email, prova a farlo in modalità offline; in questo modo, le email che invii non sollecitano una risposta immediata, distraendoti dai tuoi sforzi di raggruppamento. Ho scoperto questo approccio quando ho risposto alle email su un aereo senza wi-fi e mi sono reso conto di quanto fosse più semplice e meno distraente.
- Scrivi risposte semplici e dirette. Non sto cercando di essere scortese, ma cerco di essere conciso — per rispettare sia il tuo tempo, sia il mio. Come con qualsiasi contenuto, brevità e chiarezza prevalgono su risposte lunghe e meandroghe. Rispetta il tempo del tuo lettore così come il tuo e mantieni le tue risposte dirette e al punto. Usa tante parole quanto necessario per rispondere completamente al mittente, ma non un colpo di tasto in più. In altre parole, una risposta prolissa è indulgente."
Amit Ranjan
Amit Ranjan è il co-fondatore di Slideshare, la più grande comunità mondiale per la condivisione di presentazioni. È anche un investitore angel, relatore frequente e uno dei principali influencer tecnologici su LinkedIn. Puoi twittargli @AmitRanjan.
"Ho utilizzato client email per gli ultimi dieci anni, e ha funzionato alla grande per me. Ho i miei email in POP così sono sempre sul mio laptop. È veloce, ha un'interfaccia pulita e mi consente di creare cartelle nidificate in profondità.
Utilizzo estensioni per le scorciatoie da tastiera e risposte predefinite… queste estensioni rendono la manipolazione delle email molto più rapida.
Dirotta tutte le email in arrivo nella mia casella di posta e cerco di seguire il 'Principio Inbox Zero.' Inbox Zero costringe a una certa disciplina e ha funzionato bene per me. (Per saperne di più su Inbox Zero, guarda questo documento.)"
Gagan Biyani
Gagan è un imprenditore seriale attualmente impegnato nella crescita di Sprig. È un importante influencer tecnologico e il co-fondatore della famosa piattaforma MOOC Udemy e della Growth Hackers Conference. Scopri come Gagan gestisce la sua casella di posta ogni giorno e twittagli @GaganBiyani.
Ecco cosa ha da dire Gagan Biyani sulla gestione delle email.
"Cerco di rispondere a ogni email, il che è impegnativo ma in realtà mi aiuta a ridurre il mio sovraccarico di email. Il modo più grande in cui faccio questo è costringendomi a prendere decisioni sulla maggior parte delle comunicazioni in arrivo. È così facile accumulare un insieme di 'cose da fare' nella tua casella di posta rimandando la tua presa di decisione.
Invece di lasciare che la mia casella di posta degeneri rimandando queste email, mi costringo a prendere una decisione. Sono interessato a un caffè? Sì, ma non posso farlo ora - quindi dico di no. Quando sarò libero per un incontro? Sto gestendo un paio di cose ma so che giovedì alle 15 funzionerà - quindi dico semplicemente giovedì alle 15 invece di aspettare fino a quando ci sono ancora altre possibilità disponibili.
È una tattica semplice e richiede disciplina, ma mi ha aiutato a mantenere una casella di posta con <10 messaggi non letti! ?"
Paul Singh
Paul è il fondatore di Disruption Corporation e Crystal Tech Fund. In precedenza è stato partner presso 500 Startups e aiuta le startup a crescere. Twittagli @PaulSingh.
"Anche se ho alcuni filtri per spostare le newsletter, dare priorità alla mia famiglia stretta e contrassegnare le email del mio team, in generale sono scarso con le email. Ricevo semplicemente troppe.
Il mio processo è generalmente di forza bruta. Cerco di programmare del tempo ogni mattina per filtrare rapidamente, rispondere o reindirizzare le email. Mi rendo conto che è un male, ma le cose più importanti tendono a trovare la strada in cima alla pila da sole."
Oli Gardner
Oli è un blogger, influencer tecnologico e co-fondatore di Unbounce. È anche il principale esperto in Ottimizzazione della Landing Page e Design Centrico sulla Conversione. Twittagli @OliGardner.
"Il modo in cui gestisco il sovraccarico delle email è più un commento sull'efficacia di come le persone scrivono email. Se la prima riga in Gmail sembra lunga e senza un chiaro punto che abbia una sola domanda pertinente, non viene aperta. La segno, contrassegno come non letta e intendo tornarci più tardi. Nonostante le buone intenzioni, spesso non lo faccio.
Se ha un titolo breve e pone una semplice domanda - rispondo entro pochi minuti e mi spingo oltre per aiutare la persona che mi contatta.
Le mie future tattiche per l'organizzazione delle email probabilmente deriveranno dalla lettura del resto di questo post, molto probabilmente dal suggerimento di Rand. ?"
Lezioni chiave dai principali influencer tecnologici
- Se il volume delle email in arrivo è schiacciante, è una buona idea ricevere aiuto da un VA professionista. Clicca per tweet
- Archivia/elimina costantemente le tue email in modo da avere meno elementi nella tua casella di posta in qualsiasi momento. Clicca per tweet
- Cerca di mantenere le tue risposte brevi, dolci e al punto per rispettare il tuo e il tempo degli altri. Clicca per tweet
- Utilizza un servizio come Unroll.me per disiscriverci dalle email indesiderate. Clicca per tweet
- Utilizza filtri e regole email per raggruppare le email in cartelle rilevanti. Clicca per tweet
- Puoi rispondere alle email in blocchi o man mano che arrivano; in entrambi i casi è importante tenere traccia del tempo speso. Clicca per tweet
- Prova a rispondere alle email in modalità offline per evitare risposte immediate. Clicca per tweet
- La disciplina è la chiave; costringiti a prendere decisioni la prima volta che leggi un'email piuttosto che rimandarle a dopo. Clicca per tweet
- Se ricevi email simili, utilizza risposte predefinite, ma assicurati di non suonare come un robot. Clicca per tweet
- Usa scorciatoie da tastiera per navigare più velocemente all'interno del tuo client email. Clicca per tweet
Concludere
Puoi prendere spunti dai migliori influencer tecnologici per gestire le tue email. Tuttavia, le risposte hanno reso molto chiaro che: ognuno ha un modo diverso di gestire la propria casella di posta e ciò che funziona per uno potrebbe non funzionare per altri.
Quale piano d'azione segui nella tua casella di posta? Facci sapere nei commenti.
FAQ
Come gestisci il sovraccarico di email?
Ci sono vari modi per gestire il sovraccarico di email. Il consiglio degli esperti è di mantenere la tua casella di posta pulita. Gestisci i tuoi account email con un buon software di gestione delle email. Se stai utilizzando un client di posta, assicurati di conoscere tutte le funzionalità avanzate per utilizzarle appieno.
Come organizzi migliaia di email?
La migliore strategia per organizzare migliaia di email è utilizzare etichette e cartelle per mantenere tutto in ordine e organizzato. Usa un client di posta per gestire più caselle di posta in un unico posto.
Quante email di lavoro sono troppe?
Più di 50 email al giorno sono troppe. Questo è stato dimostrato da ricerche. Se un dipendente riceve più di 50 email al giorno, sarà sopraffatto e potrebbe non essere in grado di gestirle correttamente.
Come posso svuotare la mia casella di posta?
Per svuotare la tua casella di posta ci sono un paio di cose che devi fare. Queste sono: 1) Prima di tutto, smettere di ricevere altre email. Devi disconnetterti in modo che il flusso di email venga interrotto. 2) Filtra le email che non leggerai mai e fai una massiccia eliminazione. 3) Se stai usando un buon client di posta, utilizza le funzionalità aggiuntive per filtrare e organizzare le email. 4) Organizza le tue email in arrivo con cartelle ed etichette.
