Influencers Tecnológicos Abordan la Sobrecarga de Emails
Para los expertos e influencers tecnológicos que reciben cientos de correos electrónicos diariamente, alcanzar el Inbox Zero es un desafío que consume tiempo. Sin embargo, el correo electrónico es el medio de comunicación online más utilizado, incluso para el marketing de influencers, por lo que es imposible de evitar. Recordar que es un medio para un fin te ayudará a centrarte en el trabajo importante y a estar al tanto de las noticias tecnológicas, en lugar de vivir atrapado en tu bandeja de entrada.
La buena noticia es que hay un aumento en la productividad del 25% al 30% en lo que respecta al correo electrónico. Con el correo electrónico convirtiéndose en una parte esencial de nuestras vidas, es crucial gestionar tus cuentas (y tu tiempo) de manera efectiva.
Conquistar una bandeja de entrada desbordante nunca es fácil. Los correos pendientes se convierten en un montón que seguimos clasificando durante días, y cuando perdemos la paciencia, se declara la bancarrota de correo electrónico. Convertirse en un ninja del correo electrónico requiere persistencia, paciencia y disciplina, pero con el aumento de correos, se está volviendo cada vez más difícil.
Contactamos a los principales influenciadores tecnológicos que están constantemente bajo una sobrecarga de correos y les pedimos que compartieran sus mantras secretos para gestionar sus bandejas de entrada.
Cómo los principales influencers tecnológicos gestionan la sobrecarga de correos
Neil Patel
Neil Patel es un empresario en serie que ha construido dos empresas analíticas exitosas: Kissmetrics y Crazy Egg. Además de ser uno de los blogueros más influyentes y de los principales influencers tecnológicos, también es un experto en marketing en línea, incluyendo marketing por correo electrónico e influencers. Puedes leer su blog aquí, y si te gusta su estilo de gestión de correos, tuítealo @NeilPatel.
Esto es lo que este destacado influencer tecnológico tiene que decir sobre la gestión de correos:
"Tengo filtros configurados en Gmail que me ayudan a organizar los correos. En cuanto a los correos basura, utilizo Unroll.me para sacarlos de mi bandeja de entrada. Y en cuanto a los correos que requieren programación, tengo un asistente que me ayuda. Una vez que los correos están organizados, los reviso y respondo."
Pat Flynn
Pat Flynn es un bloguero influyente, un destacado influencer tecnológico y el creador del blog Smart Passive Income. Fue despedido de su cómodo trabajo de nueve a cinco, lo que lo llevó a iniciar su propio negocio en línea exitoso. Puedes leer su historia inspiradora aquí, y si te gusta su estilo de gestión de correos, tuítealo @PatFlynn. También puedes visitar su canal de YouTube y otras páginas en redes sociales.
Esto es lo que este influencer tiene que decir sobre el correo laboral:
"Normalmente recibo entre 300 y 500 correos cada día, y mi asistente ejecutiva, Jessica, me ayuda a gestionarlos. Hemos creado diferentes carpetas en mi bandeja de entrada para segregar correos como Urgente, Menos Urgente, Legal, Comentarios de Blog, Favores, Testimonios, etc.
Jessica revisa los correos entrantes y, según la naturaleza del correo, o lo responde ella misma o lo archiva en la carpeta correspondiente para que yo lo responda.
Reviso mi bandeja de entrada entre tres y siete veces al día. Primero reviso mi carpeta 'Urgente' y respondo todos los correos para alcanzar el "cero bandeja de entrada urgente", lo cual me toma unos 30 minutos al día. Luego aclaro mi carpeta 'Menos Urgente' por lotes unas tres a cuatro veces a la semana. La clave para una bandeja de entrada bien organizada es priorizar. No todos los correos tienen la misma importancia. Esto significa que solo tengo que revisar los correos que necesito, cuando quiero."
Jason Lemkin
Jason Lemkin es un empresario convertido en VC y es actualmente el Director General de Storm Ventures. También es uno de los principales influencers tecnológicos y el autor detrás del famoso blog SaaStr, que fue nombrado uno de los 100 mejores blogs para emprendedores por Forbes. Descubre cómo su gestión de correos ha cambiado desde que se convirtió en VC, y puedes tuitearlo @jasonlk.
Esto es lo que Jason tiene que decir sobre la gestión de correos:
"Como CEO y fundador, encontré que gestionar los correos era simple. Pocos al día requerían atención inmediata. Algunos eran cosas que tenía que hacer. Pero el resto simplemente podía delegarlo a mi equipo, o eran correos que solo necesitaba monitorear. Simplemente revisar los correos era suficiente para mí como CEO. Gmail estándar también podría funcionar como mi lista de tareas en gran medida.
Ahora como VC, es muy diferente. Es un desastre. Mi objetivo es conocer a ocho o diez grandes fundadores a la semana. Eso requiere cientos de interacciones por correo, tareas y gestionar correos a largo plazo a lo largo de semanas y meses. No puedo gestionar cuentas de correo sin una combinación de software y asistentes humanos. Y aun así, pierdo la oportunidad de reunirme con grandes emprendedores solamente por no el volumen de correos entrantes, sino por las enormes cantidades de seguimientos requeridos.
Mi aprendizaje como VC ahora es que si quieres captar la atención de un VC, elabora el mejor correo posible con la prueba social o introducción de la más alta calidad. Incluye las métricas, la presentación, por qué eres genial. Si es el 28º correo del día o de la semana 'queriendo tomar un café' de alguien de quien nunca he oído hablar, simplemente pierdo el correo. Pero leo cada uno. Así que en realidad me reuniré con muchos emprendedores sin una introducción cálida si la presentación es clara, convincente y basada en datos."
Rand Fishkin
Rand Fishkin es el cofundador de Moz y Inbound.org y autor de The Art of SEO: Mastering Search Engine Optimization, una guía integral para los marketers digitales. Es uno de los principales influencers tecnológicos y una autoridad en lo que respecta al contenido, búsqueda y redes sociales en la web y ha sido un prolífico bloguero. Descubre cómo Rand gestiona su correo y tuítealo @randfish. Lamentablemente, no tiene un canal de Youtube, pero puedes ponerte al día con su visión sobre las sutilezas de la industria tecnológica en el blog de Moz.
Esto es lo que Rand tiene que decir sobre la gestión de cuentas de correo:
"Mi proceso es una versión modificada de la filosofía 'Inbox 0', con las siguientes reglas generales:
- Intento forzar todo en mi vida (personal y profesional) a través del único canal de correo electrónico (y mi calendario). Me gusta decir que si no está en el correo o en el calendario, ¡no existe! Eso significa que no hay notas separadas, no hay documentos adicionales de los que preocuparme, ni listas de 'tareas pendientes' perdidas, solo correo y calendario. Pongo un mensaje en mis páginas de contacto/acerca de en la web indicando que el correo es la mejor manera de ponerme en contacto, y he llegado tan lejos que mi buzón de voz dice que nunca lo reviso y que me envíen un correo en su lugar (y hago lo mismo con Facebook). Un lugar para todo significa que mientras esté al día en correo, nunca estoy atrasado.
- Mi Inbox 0 significa que trato de alcanzar 0 mensajes en todo momento. Obviamente, es raro que realmente lo logre ya que algunos correos dirán cosas como 'Rand, necesitas construir una presentación de 60 minutos sobre SEO para bloggers para esta conferencia' y eso requerirá un trabajo serio antes de poder archivarlo. Pero la filosofía me ayuda a saber dónde estoy y qué aún necesito hacer en todo momento. También es un punto de referencia muy fácil para saber cuándo/debo decir 'no' a cualquier cosa nueva.
- Normalmente respondo primero a los correos más recientes, lo que puede parecer extraño, pero significa que puedo responder rápidamente a un gran número de personas y dejar los temas más complejos que necesitan trabajo en la parte inferior de mi correo para cuando tengo tiempo.
- Uso mi dispositivo móvil para archivar/eliminar regularmente, así que cuando llego a mi escritorio/portátil, la carga no es tan grande.
- Intento mantener las respuestas cortas y al grano, pero nunca groseras y siempre con un poco de calidez. El correo electrónico no se presta bien a la emoción, y quiero que todos con los que me comunico sepan que lo hago con una sonrisa y con la genuina esperanza de poder ayudarles."
Gary Vaynerchuk
Gary Vaynerchuk es un empresario con millones de seguidores en redes sociales, el fundador de Wine Library, y autor de cinco libros, incluyendo Jab, Jab, Jab, Right Hook.
Gary es un luchador en la industria tecnológica, y su charla TED te dejará inspirado. Tuítealo @garyvee o visita su canal de YouTube (con casi tres millones de suscriptores y contando) para saber más sobre las últimas noticias tecnológicas y encontrar motivación para el desarrollo empresarial.
"Un esfuerzo puro, y mi asistente lo supervisa diariamente para asegurarse de que cualquier cosa super VIP llegue a mí."
Ann Handley
Ann Handley también es una de las blogueras más influyentes y de los principales influencers tecnológicos. Es la Directora de Contenidos de MarketingProfs. Ha escrito un nuevo libro, Everybody Writes, que ha recibido críticas elogiosas. Tiene un pequeño truco para la gestión de su bandeja de entrada. No tiene un canal de YouTube como otros principales influencers tecnológicos, pero puedes ponerte al día con ella en casi todas las demás plataformas de redes sociales o tuitearla @MarketingProfs.
Ann Handley tiene mucho que decir sobre las noticias tecnológicas pero también revela algunos de sus secretos para la gestión de correos:
"Esto es lo que hago:
- Agrupar y abordar. Dedica ciertas horas de trabajo a leer y responder correos. O, si eres como yo y no puedes evitar leerlos a través de tu teléfono inteligente, al menos intenta agrupar tus respuestas. En otras palabras, responde a un montón de consultas al mismo tiempo, en lugar de responderlas una por una, a medida que llegan. Algunas personas ponen auto-respuestas en su correo, informando al remitente que solo responden correos en ciertos momentos del día. Hacerlo establece expectativas, supongo. Pero realmente no soy fan de la práctica, tanto por razones prácticas (con raras excepciones, es innecesario) como por razones filosóficas (¿por qué añadir a la cantidad de correos en el buzón de alguien más mientras intentas gestionar el tuyo?)
- Responde correos en modo offline. Si agrupas y abordas tus respuestas de correo, intenta hacerlo en modo offline; de esa manera, los correos que envías no provocan una respuesta inmediata, distrayéndote de tus esfuerzos de agrupamiento. Me topé con este enfoque al responder correos en un avión sin wi-fi, y me di cuenta de lo mucho más fácil y menos distrayente que era.
- Escribe respuestas simples y directas. No intento ser grosera, pero trato de ser breve — para respetar tanto tu tiempo como el mío. Como con cualquier contenido, la brevedad y la claridad superan a lo largo y meandro. Respeta el tiempo de tu lector así como el tuyo, y mantén tus respuestas directas y al grano. Usa tantas palabras como necesites para responder por completo al remitente, pero no una pulsación más. En otras palabras, una respuesta prolija es indulgente."
Amit Ranjan
Amit Ranjan es el cofundador de Slideshare, la comunidad más grande del mundo para compartir presentaciones. También es un inversor ángel, orador frecuente y uno de los principales influencers tecnológicos en LinkedIn. Puedes tuitearlo @AmitRanjan.
"He utilizado clientes de correo durante los últimos diez años, y ha funcionado muy bien para mí. Recibo mis correos en él para que estén siempre en mi portátil. Es rápido, tiene una interfaz limpia y me permite crear carpetas anidadas profundas.
Utilizo extensiones para accesos directos de teclado y respuestas predefinidas... estas extensiones hacen que la manipulación del correo sea mucho más rápida.
Dirijo todos los correos entrantes a mi bandeja de entrada y trato de seguir el 'Principio de Inbox Zero'. Inbox Zero obliga a una cierta disciplina y ha funcionado bien para mí. (Para saber más sobre Inbox Zero, mira esta presentación.)"
Gagan Biyani
Gagan es un empresario en serie que actualmente se enfoca en hacer crecer Sprig. Es un destacado influencer tecnológico y cofundador de la famosa plataforma MOOC Udemy y de la Growth Hackers Conference. Mira cómo Gagan atraviesa su bandeja de entrada todos los días y tuítealo @GaganBiyani.
Esto es lo que Gagan Biyani tiene que decir sobre la gestión de correos.
"Trato de responder a cada correo, lo cual es un desafío pero realmente me ayuda a reducir la sobrecarga de mi bandeja de entrada. La mayor manera en que hago esto es forzándome a tomar decisiones sobre la mayoría de las comunicaciones entrantes. Es muy fácil acumular un conjunto de 'tareas pendientes' en tu bandeja de entrada al retrasar tus decisiones.
En lugar de dejar que mi bandeja de entrada se degrade al posponer estos correos para más tarde, me obligo a tomar una decisión. ¿Estoy interesado en un café? Sí, pero no puedo hacerlo ahora - por lo tanto digo no. ¿Cuándo estaré libre para una reunión? Estoy manejando algunas cosas, pero sé que las 3pm del jueves funcionarán - por lo tanto solo digo jueves a las 3pm en lugar de esperar hasta que haya disponibles más horarios.
Es una táctica simple y requiere disciplina, pero me ha ayudado a mantener una bandeja de entrada con <10 mensajes no leídos! ?"
Paul Singh
Paul es el fundador de Disruption Corporation y Crystal Tech Fund. Anteriormente fue socio en 500 Startups y ayuda a las startups a crecer. Tuítealo @PaulSingh.
"Aunque tengo algunos filtros para mover boletines, priorizar a la familia cercana y marcar correos de mi equipo, en general soy malo con el correo. Simplemente recibo demasiado.
Mi proceso es generalmente a la fuerza. Intento programar tiempo cada mañana para filtrar rápidamente, responder o redirigir correos. Me doy cuenta de que es complicado, pero las cosas más importantes tienden a llegar a la parte superior de la pila por su cuenta."
Oli Gardner
Oli es un bloguero, influencer tecnológico y cofundador de Unbounce. También es el experto líder en Optimización de Páginas de Aterrizaje y Diseño Centrado en Conversión. Tuítealo @OliGardner.
"La forma en que manejo la sobrecarga de correos es más un comentario sobre la efectividad de cómo la gente escribe correos. Si la primera línea en Gmail dice que será larga sin una clara indicación de que tiene una única pregunta pertinente, no se abre. La estrellaré, marcareé como no leído, y tengo la intención de volver a ella más tarde. A pesar de las buenas intenciones, a menudo no lo hago.
Si tiene un título corto y hace una pregunta simple, respondo en minutos y haré lo posible por ayudar a la persona que se contacta conmigo.
Mis tácticas futuras para la organización de correos probablemente vendrán de leer el resto de esta publicación, la mayoría probablemente la sugerencia de Rand. ?"
Conclusiones Clave de los Principales Influencers Tecnológicos
- Si el volumen de correos electrónicos entrantes es abrumador, es una buena idea obtener ayuda de un asistente virtual profesional. Haz clic para tuitear
- Archiva/elimina constantemente tus correos electrónicos para que tengas menos elementos en tu bandeja de entrada en cualquier momento. Haz clic para tuitear
- Intenta mantener tus respuestas breves, concisas y al grano para respetar tu tiempo y el de los demás. Haz clic para tuitear
- Utiliza un servicio como Unroll.me para darte de baja de correos electrónicos no deseados. Haz clic para tuitear
- Usa filtros y reglas de correo electrónico para agrupar correos en carpetas relevantes. Haz clic para tuitear
- Puedes responder correos electrónicos en grupos o a medida que llegan; en cualquier caso, es importante llevar un registro del tiempo dedicado. Haz clic para tuitear
- Intenta responder correos en modo sin conexión para evitar respuestas inmediatas. Haz clic para tuitear
- La disciplina es la clave; obligarte a tomar decisiones la primera vez que lees un correo electrónico en lugar de dejarlo para después. Haz clic para tuitear
- Si recibes correos similares, utiliza respuestas predefinidas para contestar, pero asegúrate de no sonar como un robot. Haz clic para tuitear
- Utiliza atajos de teclado para navegar más rápido dentro de tu cliente de correo electrónico. Haz clic para tuitear
Conclusión
Puedes tomar puntos de los principales influencers tecnológicos para gestionar tu propio correo electrónico. Sin embargo, las respuestas dejaron muy claro un punto: todo el mundo tiene una forma diferente de manejar su bandeja de entrada, y lo que funciona para uno puede no funcionar para otros.
¿Qué plan de acción sigues en tu bandeja de entrada? Haznos saber en los comentarios.
Preguntas frecuentes
¿Cómo gestionas la sobrecarga de correos electrónicos?
Hay varias maneras de gestionar la sobrecarga de correos electrónicos. El consejo de los expertos es mantener tu bandeja de entrada limpia. Gestiona tus cuentas de correo con un buen software de gestión de correos. Si estás utilizando un cliente de correo, asegúrate de conocer todas las características avanzadas para aprovecharlas al máximo.
¿Cómo organizas miles de correos electrónicos?
La mejor estrategia para organizar miles de correos electrónicos es utilizar etiquetas y carpetas para mantener todo en orden y organizado. Usa un cliente de correo para gestionar múltiples bandejas de entrada en un solo lugar.
¿Cuántos correos electrónicos de trabajo son demasiados?
Más de 50 correos electrónicos al día es demasiado. Esto ha sido demostrado con investigaciones. Si un empleado recibe más de 50 correos electrónicos al día, estará abrumado y puede que no pueda manejarlos adecuadamente.
¿Cómo limpio mi bandeja de entrada?
Para limpiar tu bandeja de entrada hay un par de cosas que necesitas hacer. Estas son: 1) Primero que nada, deja de recibir más correos electrónicos. Necesitas cerrar sesión para detener el flujo de correos. 2) Filtra los correos que nunca leerías y haz una eliminación masiva. 3) Si estás utilizando un buen cliente de correo, utiliza las funciones adicionales para filtrar y organizar los correos. 4) Organiza tus correos entrantes con carpetas y etiquetas.
