Техноинфлюенсеры борются с перегрузкой почты
Для экспертов и техноинфлюенсеров, которым ежедневно отправляют сотни писем, достижение нуля в почтовом ящике становится сложной задачей. Тем не менее, электронная почта остается наиболее часто используемым средством онлайн-коммуникации, включая маркетинг через инфлюенсеров, поэтому избежать этого невозможно. Напоминая себе, что это лишь средство для достижения цели, вы сможете сосредоточиться на важной работе и быть в курсе новостей технологий, а не жить в своем почтовом ящике.
Хорошая новость заключается в том, что существует повышение продуктивности до 25% до 30% в управлении электронной почтой. Поскольку электронная почта стала необъемлемой частью нашей жизни, крайне важно эффективно управлять своими аккаунтами (и своим временем).
Покорить переполненный почтовый ящик никогда не бывает легко. Непрочитанные письма превращаются в кучу, которую мы продолжаем сортировать днями, и когда мы теряем терпение, объявляется банкротство электронной почты. Стать мастером электронной почты требует настойчивости, терпения и дисциплины, но с увеличением количества писем, это только усложняется.
Мы обратились к ведущим лидерам в области технологий, которые постоянно испытывают перегрузку по электронной почте, и попросили их поделиться своими секретными манtras для управления своими почтовыми ящиками.
Как ведущие технологические влиятельные лица справляются с перенасыщением электронной почтой
Нил Пател
Нил Пател — серийный предприниматель, который создал две успешные аналитические компании: Kissmetrics и Crazy Egg. Помимо того, что он является одним из самых влиятельных блогеров и ведущих технологических влиятельных лиц, он также является экспертом в области онлайн-маркетинга, включая email и маркетинг влияния. Вы можете прочитать его блог здесь, а если вам нравится его стиль управления электронной почтой, напишите ему @NeilPatel.
Вот что этот ведущий технологический влиятель говорит о управлении электронной почтой:
"У меня есть фильтры в Gmail, которые помогают мне организовать электронные письма. Что касается спам-писем, я использую Unroll.me, чтобы убрать их из моего почтового ящика. А что касается электронных писем, которые требуют планирования, у меня есть помощник, который мне в этом помогает. Как только письма организованы, я их просматриваю и отвечаю."
Пат Флинн
Пат Флинн — влиятельный блогер, ведущий технологический влиятельный человек и человек, стоящий за блогом Smart Passive Income. Он был уволен с комфортной работы с девяти до пяти, что привело его к созданию собственного успешного онлайн-бизнеса. Вы можете прочитать его вдохновляющую историю здесь, а если вам нравится его стиль управления электронной почтой, напишите ему @PatFlynn. Вы также можете посетить его YouTube-канал и другие страницы в социальных сетях.
Вот что этот влиятельный человек говорит о рабочей электронной почте:
"Я обычно получаю от 300 до 500 электронных писем каждый день, и моя исполнительная помощница Джессика помогает мне с этим. Мы создали разные папки в моем почтовом ящике, чтобы разделить электронные письма на Срочные, Менее Срочные, Юридические, Комментарии к блогу, Услуги, Отзывы и т.д.
Джессика просматривает входящие письма и, в зависимости от характера письма, либо отвечает на него сама, либо помещает его в соответствующую папку, чтобы я мог ответить.
Я проверяю свой почтовый ящик три-шесть раз в день. Сначала я смотрю свою папку 'Срочно' и отвечаю на все письма, чтобы достичь "ноля в срочном почтовом ящике", что занимает у меня около получаса каждый день. Затем я очищаю папку 'Менее Срочные' порциями примерно три-четыре раза в неделю. Ключ к хорошо организованному почтовому ящику — это приоретизировать. Все письма не одинаково важны. Это значит, что мне нужно смотреть только на те письма, которые мне нужны, когда мне это нужно."
Джейсон Лемкин
Джейсон Лемкин — предприниматель, ставший венчурным капиталистом, и в настоящее время управляющий директор Storm Ventures. Он также является одним из ведущих технологических влиятельных лиц и автором известного блога SaaStr, который был назван одним из ста лучших блогов для предпринимателей по версии Forbes. Узнайте, как изменилось его управление электронной почтой с тех пор, как он стал венчурным капиталистом, и вы можете написать ему @jasonlk.
Вот что Джейсон говорит о управлении электронной почтой:
"Как CEO и основатель, мне было легко управлять электронной почтой. Несколько писем каждый день требовали немедленного внимания. Несколько из них — это то, что я должен был сделать. Но остальное я мог просто делегировать команде или это были письма, которые мне нужно было просто отслеживать. Просто проверка почты была достаточной для меня как для CEO. Обычный Gmail мог в значительной степени выполнять функцию моего списка задач.
Теперь, как венчурный капиталист, все совершенно иначе. Это катастрофа. Моя цель — встретиться с восемью-девятью отличными основателями в неделю. Это требует сотен электронных взаимодействий, задач и управления электронной почтой на протяжении недель и месяцев. Я не могу управлять учетными записями электронной почты без комбинации программного обеспечения и человеческих помощников. И даже так, я пропускаю встречи с отличными предпринимателями исключительно из-за не объема входящей почты, а из-за огромного количества последующих действий.
Мой урок как венчурного капиталиста сейчас: если вы хотите привлечь внимание VC, создайте лучшее электронное письмо с высокой качественной социальной доказательностью или вводом. Укажите метрики, презентацию, почему вы отличны. Если это 28-е электронное письмо дня или недели "хочу выпить кофе" от человека, о котором я никогда не слышал, я просто теряю это письмо. Но я читаю каждое одно. Так что на самом деле я встречусь с множеством предпринимателей без теплого введения, если представление чистое, убедительное и основанное на данных."
Рэнд Фишкин
Рэнд Фишкин — соучредитель Moz и Inbound.org и соавтор Искусства SEO: Овладение поисковой оптимизацией, всеобъемлющее руководство для цифровых маркетологов. Он один из ведущих технологических влиятельных лиц и авторитет в области контента, поиска и социальных медиа в Интернете и был плодовитым блогером. Узнайте, как Рэнд управляет своей электронной почтой и напишите ему @randfish. К сожалению, у него нет YouTube-канала, но вы можете ознакомиться с его мнением о нюансах индустрии технологий в блоге Moz.
Вот что Рэнд говорит о управлении учетными записями электронной почты:
"Мой процесс — это модифицированная версия философии 'Inbox 0', с следующими общими правилами:
- Я стараюсь заставить все в моей жизни (личное и профессиональное) проходить через единственный канал электронной почты (и мой календарь). Я люблю говорить, что если это не в электронной почте или на календаре, этого не существует! Это значит, что никаких отдельных заметок, никаких дополнительных документов для беспокойства, никаких потерянных списков 'дел', только электронная почта и календарь. Я выставляю сообщение на своих страницах о себе/контакте в Интернете, указывая, что электронная почта — лучший способ связаться, и я даже заставил свой голосовой почтовый ящик сказать, что я никогда его не проверяю и вместо этого лучше напишите мне по электронной почте (и я делаю то же самое с Facebook). Одно место для всего означает, что пока я в курсе электронной почты, я никогда не отстаю.
- Мой Inbox 0 означает, что я стараюсь поддерживать 0 сообщений в любое время. Очевидно, что это редко удается, поскольку некоторые письма говорят такие вещи, как 'Рэнд, тебе нужно создать 60-минутную презентацию по SEO для блогеров для этой конференции', и это займет серьезную работу, прежде чем я смогу его архивировать. Но эта философия помогает мне знать, где я нахожусь и что мне еще нужно сделать в любое время. Это также очень легкая отправная точка для понимания, когда/нужно ли мне сказать 'нет' чему-то новому.
- Я обычно отвечаю на самые свежие письма в первую очередь, что может показаться странным, но это значит, что я могу быстро ответить на великое множество людей и оставить более сложные вопросы, которые требуют работы, внизу моего почтового ящика на когда у меня будет время.
- Я использую свое мобильное устройство, чтобы регулярно архивировать/удалять, так что когда я подхожу к своему настольному ПК/ноутбуку, нагрузка не так велика.
- Я стараюсь держать ответы короткими и по делу, но никогда не недружелюбными и всегда с небольшой долей тепла. Электронная почта не очень подходит для эмоций, и я хочу, чтобы каждый, с кем я общаюсь, знал, что я делаю это с улыбкой и искренней надеждой, что могу помочь им."
Гארи Вайнерчук
Гарри Вайнерчук — бизнесмен с миллионами подписчиков в социальных сетях, основатель Wine Library и автор пяти книг, включая Jab, Jab, Jab, Right Hook.
Гарри — деятель технологической индустрии, и его выступление на TED вдохновит вас. Напишите ему @garyvee или посетите его YouTube-канал (с почти тремя миллионами подписчиков и растущим числом), чтобы узнать больше о недавних новостях технологий и получить мотивацию для развития бизнеса.
"Простые усилия, и мой помощник мониторит это ежедневно, чтобы убедиться, что что-то супер важное попадает ко мне."
Энн Хэндли
Энн Хэндли также является одним из самых влиятельных блогеров и ведущих технологических влиятельных людей. Она главный контент-офицер MarketingProfs. Она написала новую книгу, Все пишут, которая получила восторженные отзывы. У нее есть небольшой прием для управления своим почтовым ящиком. У нее нет YouTube-канала, как у других ведущих технологических влиятельных лиц, но вы можете следить за ней почти на всех других платформах социальных медиа или напишите ей @MarketingProfs.
Энн Хэндли много говорит о новостях в технологиях, но также раскрывает некоторые из своих секретов управления электронной почтой:
"Вот что я делаю:
- Группируйте и решайте. Посвятите определенные рабочие часы чтению и ответам на электронные письма. Или, если вы, как и я, не можете не читать их через свой смартфон, старайтесь как минимум группировать ваши ответы. Другими словами, отвечайте на множество запросов одновременно, а не один за другим, по мере их поступления. Некоторые люди ставят автоответчики на свои электронные письма, информируя отправителя о том, что они отвечают на электронные письma только в определенные часы дня. Думаю, это создает ожидания. Но я не большой фанат этой практики, как по практическим причинам (в редких случаях это необходимо), так и по философским причинам (зачем добавлять в чей-то почтовый ящик, пытаясь управлять своим собственным?)
- Отвечайте на электронные письма в оффлайн-режиме. Если вы группируете и решаете свои ответы на электронные письма, попробуйте сделать это в оффлайн-режиме; таким образом, отправленные вами письма не вызывают немедленного ответа, отвлекая вас от ваших усилий по группировке. Я наткнулась на этот подход, отвечая на электронные письма в самолете без вай-фая, и поняла, насколько это гораздо легче и менее отвлекает.
- Пишите простые, прямые ответы. Я не пытаюсь быть грубой, но стараюсь быть краткой — чтобы уважать как ваше время, так и свое. Как и любой контент, краткость и ясность важнее длинных и запутанных ответов. Уважайте время вашего читателя так же, как и свое, и держите свои ответы прямыми и по делу. Используйте столько слов, сколько вам нужно, чтобы полноценно ответить отправителю, но не больше ни одного нажатия клавиш. Другими словами, длинные ответы — это расточительство."
Амит Ранджан
Амит Ранджан — соучредитель Slideshare, самого крупного сообщества для обмена презентациями. Он также является ангельским инвестором, частым гостем на мероприятиях и одним из ведущих технологических влиятельных лиц в LinkedIn. Вы можете написать ему @AmitRanjan.
"Я использую почтовые клиенты последние десять лет, и это отлично работает для меня. Я переношу свои электронные письма в него, так что они всегда на моем ноутбуке. Это быстро, с чистым интерфейсом и позволяет мне создавать глубокие вложенные папки.
Я использую расширения для клавиатурных сокращений и шаблонных ответов… эти расширения значительно ускоряют манипуляцию с электронной почтой.
Я перенаправляю все входящие электронные письма в мой почтовый ящик и стараюсь следовать принципу 'Inbox Zero'. Inbox Zero требует определенной дисциплины и хорошо работает для меня. (Чтобы узнать больше о Inbox Zero, посмотрите эту презентацию.)"
Гаган Бийани
Гаган — серийный предприниматель, который в данный момент сосредоточен на росте Sprig. Он — ведущий технологический влиятельный человек и соучредитель известной платформы MOOC Udemy и конференции Growth Hackers. Смотрите, как Гаган ежедневно справляется с своим почтовым ящиком и напишите ему @GaganBiyani.
Вот что Гаган Бийани говорит о управлении электронной почтой:
"Я стараюсь ответить на каждое письмо, что сложно, но на самом деле помогает мне сократить перегрузку входящей почты. Самый большой способ сделать это — заставить себя принимать решения по большей части входящих сообщений. Так легко накопить набор 'дел' в своем почтовом ящике, откладывая свое решение.
Вместо того, чтобы позволять моему почтовому ящику деградировать, откладывая эти письма на позже, я заставляю себя принять решение. Я интересуюсь кофе? Да, но сейчас не могу — значит, я говорю "нет". Когда я буду свободен для встречи? Я совмещаю несколько дел, но знаю, что в четверг в 15:00 подойдет — значит, я просто говорю "четверг в 15:00", вместо того чтобы ждать, пока появится еще несколько подходящих вариантов.
Это простой прием и требует дисциплины, но это помогло мне поддерживать почтовый ящик с менее чем 10 непрочитанными сообщениями!"
Пол Сингх
Пол является основателем Disruption Corporation и Crystal Tech Fund. Ранее он был партнером в 500 Startups и помогает стартапам расти. Напишите ему @PaulSingh.
"Хотя у меня есть несколько фильтров для сортировки информационных бюллетеней, приоритета для близкой семьи и пометок для писем от моей команды — я, в общем, плохо разбираюсь в электронной почте. Я просто получаю слишком много.
Мой процесс, как правило, грубая сила. Я пытаюсь назначить время каждое утро, чтобы быстро отфильтровать, ответить или перенаправить письма. Я понимаю, что это не очень хорошо, но важные вещи, как правило, сами поднимаются на верх стека."
Оли Гарднер
Оли — блогер, технологический влиятельный человек и соучредитель Unbounce. Он также является ведущим экспертом в области оптимизации целевых страниц и дизайна, ориентированного на конверсию. Напишите ему @OliGardner.
"Способ, которым я справляюсь с перенасыщением электронной почтой, скорее является комментарием по поводу эффективности, с которой люди пишут электронные письма. Если первая строка в Gmail звучит так, будто она будет длинной и запутанной, без ясного указания на наличие единственного актуального вопроса, она не открывается. Я ставлю ее в звезды, помечаю как непрочитанную и намереваюсь вернуться к ней позже. Несмотря на благие намерения, я часто этого не делаю.
Если у нее короткий заголовок и задается простой вопрос — я отвечаю в течение минут и готов сделать все возможное, чтобы помочь человеку, который обращается ко мне.
Мои будущие тактики для организации электронной почты, вероятно, появятся из чтения остальной части этого поста, скорее всего, из предложения Рэнда."
Основные выводы от ведущих тех-инфлюенсеров
- Если объем входящих электронных писем подавляющий, имеет смысл получить помощь от профессионального виртуального ассистента. Нажмите, чтобы твитнуть
- Постоянно архивируйте/удаляйте свои электронные письма, чтобы в любой момент времени у вас было меньше элементов в папке "Входящие". Нажмите, чтобы твитнуть
- Старайтесь делать свои ответы короткими, лаконичными и по существу, чтобы уважать своё и чужое время. Нажмите, чтобы твитнуть
- Используйте сервис, такой как Unroll.me, чтобы отписаться от нежелательных писем. Нажмите, чтобы твитнуть
- Используйте фильтры и правила для группировки электронных писем в соответствующие папки. Нажмите, чтобы твитнуть
- Вы можете отвечать на письма партиями или по мере их поступления; в любом случае важно фиксировать время, затраченное на ответ. Нажмите, чтобы твитнуть
- Попробуйте отвечать на письма в оффлайн-режиме, чтобы избежать немедленных ответов. Нажмите, чтобы твитнуть
- Дисциплина — это ключ; заставьте себя принимать решения в первый раз, когда вы читаете электронное письмо, а не откладывать их на потом. Нажмите, чтобы твитнуть
- Если вы получаете похожие письма, используйте шаблонные ответы, но убедитесь, что вы не звучите как робот. Нажмите, чтобы твитнуть
- Используйте клавиатурные сокращения для более быстрого навигации в вашем почтовом клиенте. Нажмите, чтобы твитнуть
Заключение
Вы можете взять советы у ведущих технических влиятельных лиц, чтобы управлять своими электронными письмами. Тем не менее, ответы ясно показали одно: у каждого свой способ работы с входящими сообщениями, и то, что работает для одного, может не подойти другому.
Какой план действий вы используете в своем почтовом ящике? Дайте нам знать в комментариях.
Часто задаваемые вопросы
Как управлять избытком электронной почты?
Существует несколько способов управления избытком электронной почты. Эксперты советуют поддерживать чистоту вашего почтового ящика. Управляйте своими учетными записями электронной почты с помощью хорошего программного обеспечения для управления электронной почтой. Если вы используете почтовый клиент, убедитесь, что вы знаете все его дополнительные функции, чтобы использовать их в полной мере.
Как организовать тысячи писем?
Лучшая стратегия для организации тысяч писем - использовать метки и папки, чтобы все было в порядке и организовано. Используйте почтовый клиент для управления несколькими почтовыми ящиками в одном месте.
Сколько рабочих писем слишком много?
Более 50 писем в день - это слишком много. Это было доказано исследованиями. Если сотрудник получает более 50 писем в день, он или она могут оказаться перегруженными и, возможно, не смогут справиться с ними должным образом.
Как очистить свой почтовый ящик?
Чтобы очистить свой почтовый ящик, необходимо сделать несколько вещей. Это: 1) Прежде всего, прекратите получать больше писем. Вам нужно выйти из системы, чтобы остановить поступление почты. 2) Отфильтруйте письма, которые вы никогда не прочитаете, и удалите их массово. 3) Если вы используете хороший почтовый клиент, используйте дополнительные функции для фильтрации и организации писем. 4) Организуйте входящие письма с помощью папок и меток.
