Les Influenceurs Tech Abordent la Surcharge d'Emails

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Author: Alexis Dollé
Publié le septembre 15, 2025   •   Dernière mise à jour le septembre 15, 2025

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Pour les experts et influenceurs tech submergés par des centaines d'emails quotidiens, atteindre l'Inbox Zéro est une tâche longue. Pourtant, l'email reste le moyen de communication en ligne le plus utilisé, y compris pour le marketing d'influence, donc il est impossible de l'éviter. En vous souvenant que c'est un moyen pour avancer, vous vous concentrerez sur le travail important et resterez informé des actualités tech, plutôt que de vivre dans votre boîte de réception.

La bonne nouvelle est qu'il existe une portée de productivité accrue de 25 % à 30 % en ce qui concerne les e-mails. Avec les e-mails devenant une partie essentielle de nos vies, il est crucial de gérer vos comptes (et votre temps) efficacement.

Conquérir une boîte de réception débordante n'est jamais facile. Les e-mails en attente se transforment en une pile que nous continuons à trier pendant des jours, et lorsque nous perdons patience, la faillite des e-mails est déclarée. Devenir un ninja de l'e-mail nécessite de la persistance, de la patience et de la discipline, mais avec l'augmentation du nombre d'e-mails, cela devient de plus en plus difficile.

Nous avons contacté des influenceurs technologiques de premier plan qui sont constamment sous surcharge d'e-mails et leur avons demandé de partager leurs mantras secrets pour gérer leurs boîtes de réception.

Comment les meilleurs influenceurs technologiques gèrent la surcharge d'emails

Neil Patel

Neil Patel est un entrepreneur en série qui a créé deux entreprises analytiques prospères : Kissmetrics et Crazy Egg. En plus d'être l'un des blogueurs les plus influents et l'un des meilleurs influenceurs tech, il est également un expert en marketing en ligne, y compris le marketing par email et le marketing d'influence. Vous pouvez lire son blog ici, et si vous aimez son style de gestion des emails dans sa boîte de réception, tweetez lui @NeilPatel.

Voici ce que cet influenceur technologique de premier plan a à dire sur la gestion des emails :

"J'ai des filtres configurés dans Gmail qui m'aident à organiser les emails. Quant aux emails indésirables, j'utilise Unroll.me pour les sortir de ma boîte de réception. Et pour les emails qui nécessitent une planification, j'ai une assistante qui m'aide. Une fois que les emails sont organisés, je les consulte et y réponds."

Pat Flynn

Pat Flynn est un blogueur influent, un meilleur influenceur tech, et l'homme derrière le blog Smart Passive Income. Il a été licencié de son emploi confortable de neuf heures à cinq heures, ce qui l'a amené à créer sa propre entreprise en ligne prospère. Vous pouvez lire son histoire inspirante ici, et si vous aimez son style de gestion des emails, tweetez lui @PatFlynn. Vous pouvez également visiter sa chaîne YouTube et d'autres pages de réseaux sociaux.

Voici ce que cet influenceur a à dire sur les emails de travail :

"Je reçois généralement entre 300 et 500 emails chaque jour, et mon assistante exécutive, Jessica, m'aide à les gérer. Nous avons créé différents dossiers dans ma boîte de réception pour séparer les emails comme Urgent, Moins Urgent, Juridique, Commentaires de Blog, Favoris, Témoignages, etc.

Jessica parcourt les emails entrants et, en fonction de la nature de l'email, y répond elle-même ou le classe dans le dossier pertinent pour que je puisse y répondre.

Je consulte ma boîte de réception trois à sept fois par jour. Je regarde d'abord mon dossier 'Urgent' et réponds à tous les emails pour atteindre le "zero inbox urgent", ce qui me prend environ une demi-heure chaque jour. Ensuite, je vide mon dossier 'Moins Urgent' en lots environ trois à quatre fois par semaine. La clé d'une boîte de réception bien organisée est de prioriser. Tous les emails n'ont pas la même importance. Cela signifie que je dois seulement consulter les emails que je dois, quand je veux."

Jason Lemkin

Jason Lemkin est un entrepreneur devenu VC et est actuellement le Directeur Général de Storm Ventures. Il est également l'un des meilleurs influenceurs tech et l'auteur du célèbre blog SaaStr, qui a été nommé l'un des 100 meilleurs blogs pour les entrepreneurs par Forbes. Découvrez comment sa gestion des emails a évolué depuis qu'il est devenu VC, et vous pouvez tweeter @jasonlk.

Voici ce que Jason a à dire sur la gestion des emails :

"En tant que PDG et fondateur, je trouvais que gérer les emails était simple. Quelques-uns chaque jour nécessitaient une attention immédiate. Certains étaient des choses que je devais faire. Mais le reste, je pouvais simplement le déléguer à mon équipe, ou c'étaient des emails que je devais seulement surveiller. Vérifier les emails était suffisant pour moi en tant que PDG. Gmail standard pouvait également fonctionner comme ma liste de tâches dans une certaine mesure.

Maintenant, en tant que VC, c'est très différent. C'est un désastre. Mon objectif est de rencontrer huit à dix grands fondateurs par semaine. Cela nécessite des centaines d'interactions par email, des tâches et la gestion des emails sur le long terme sur des semaines et des mois. Je ne peux pas gérer les comptes email sans une combinaison de logiciels et d'assistants humains. Et même ainsi, je rate des rencontres avec de grands entrepreneurs uniquement à cause de la quantité d'emails entrants, mais des quantités épiques de suivi nécessaires.

Mon apprentissage en tant que VC maintenant est que si vous voulez attirer l'attention d'un VC, rédigez le meilleur email possible avec les preuves sociales ou les introductions de la plus haute qualité. Mettez les métriques, le pitch, pourquoi vous êtes génial. Si c'est le 28ème email de la journée ou de la semaine 'voulant prendre un café' de quelqu'un que je n'ai jamais entendu parler, je perds simplement l'email. Mais je lis chacun d'eux. Donc, en réalité, je rencontrerai beaucoup d'entrepreneurs sans une introduction chaleureuse si le pitch est clair, convaincant et basé sur des données."

Rand Fishkin

Rand Fishkin est le co-fondateur de Moz & Inbound.org et co-auteur de The Art of SEO: Mastering Search Engine Optimization, un guide complet pour les spécialistes du marketing digital. Il est l'un des meilleurs influenceurs tech et une autorité en matière de contenu, de recherche et de médias sociaux sur le web et a été un blogueur prolifique. Découvrez comment Rand gère son email et tweetez lui @randfish. Malheureusement, il n'a pas de chaîne YouTube, mais vous pouvez le retrouver sur le blog de Moz pour son avis sur les nuances de l'industrie tech.

Voici ce que Rand a à dire sur la gestion des comptes email :

"Mon processus est une version modifiée de la philosophie 'Inbox 0', avec les règles générales suivantes :

1. J'essaie de forcer tout dans ma vie (personnelle et professionnelle) à travers le canal unique des emails (et mon calendrier). J'aime dire que si ce n'est pas dans les emails ou sur le calendrier, ça n'existe pas ! Cela signifie pas de notes séparées, pas de documents supplémentaires à gérer, pas de listes 'à faire' perdues, juste des emails et un calendrier. Je mets un message sur mes pages à propos/contact sur le web indiquant que l'email est le meilleur moyen de me contacter, et j'ai même fait en sorte que ma messagerie vocale dise que je ne la consulte jamais et qu'il faut m'envoyer un email à la place (et je fais de même avec Facebook). Un endroit pour tout signifie que tant que je suis à jour sur les emails, je ne suis jamais en retard.
2. Mon Inbox 0 signifie que j'essaie d'atteindre 0 messages à tout moment. Évidemment, il est rare que j'y parvienne puisque certains emails diront des choses comme 'Rand, vous devez créer un diaporama de 60 minutes sur le SEO pour les blogueurs pour cette conférence' et cela prendra un travail sérieux avant que je puisse l'archiver. Mais la philosophie m'aide à savoir où j'en suis et ce que je dois encore faire à tout moment. C'est aussi un point de référence très facile pour savoir quand et si je suis submergé et dois dire 'non' à quelque chose de nouveau.
3. En général, je réponds en premier aux emails les plus récents, ce qui peut sembler étrange, mais cela signifie que je peux répondre rapidement à un grand nombre de personnes et laisser les éléments plus complexes qui nécessitent du travail au bas de mes emails pour quand j'ai le temps.
4. J'utilise mon appareil mobile pour archiver/supprimer régulièrement, donc quand j'arrive sur mon bureau/ordinateur portable, la charge n'est pas aussi importante.
5. J'essaie de garder les réponses courtes et claires, mais jamais désagréables et toujours avec un peu de chaleur. L'email ne se prête pas bien à l'émotion, et je veux que chacun avec qui je communique sache que je le fais avec un sourire et avec l'espoir sincère de pouvoir l'aider."

Gary Vaynerchuk

Gary Vaynerchuk est un homme d'affaires avec des millions de followers sur les réseaux sociaux, le fondateur de Wine Library, et l'auteur de cinq livres, dont Jab, Jab, Jab, Right Hook.

Gary est un hustler de l'industrie tech, et son talk TED vous laissera inspiré. Tweetez-le @garyvee ou visitez sa chaîne YouTube (avec presque trois millions d'abonnés et ça monte) pour en savoir plus sur les dernières nouvelles tech et trouver de la motivation pour le développement commercial.

"Un effort pur, et mon assistant garde un œil dessus chaque jour pour s'assurer que tout ce qui est super VIP arrive jusqu'à moi."

Ann Handley

Ann Handley est également l'une des blogueuses les plus influentes et des meilleures influenceuses tech. Elle est la Directrice du Contenu de MarketingProfs. Elle a écrit un nouveau livre, Everybody Writes, qui a reçu des critiques élogieuses. Elle a une petite astuce pour gérer sa boîte de réception. Elle n'a pas de chaîne YouTube comme d'autres top influenceurs tech, mais vous pouvez la retrouver sur presque toutes les autres plateformes de réseaux sociaux ou tweet @MarketingProfs.

Ann Handley a beaucoup à dire sur les nouvelles tech mais révèle également certains de ses secrets pour la gestion des emails :

"Voici ce que je fais :

1. Traiter par groupes. Consacrez certaines heures de travail à lire et répondre aux emails. Ou, si vous êtes comme moi et que vous ne pouvez pas vous empêcher de les lire sur votre smartphone, essayez au moins de grouper vos réponses. En d'autres termes, répondez à un tas de demandes en même temps, plutôt que de les traiter une par une, à mesure qu'elles arrivent. Certaines personnes mettent des auto-répondeurs sur leurs emails, informant l'expéditeur qu'ils ne répondent aux emails qu'à certaines heures de la journée. Cela définit les attentes, je suppose. Mais je ne suis pas vraiment fan de cette pratique, pour des raisons pratiques (avec de rares exceptions, c'est inutile) et pour des raisons philosophiques (pourquoi ajouter à la quantité d'emails dans la boîte de réception de quelqu'un d'autre tout en essayant de gérer la vôtre ?)
2. Répondez aux emails en mode hors ligne. Si vous traitez vos réponses aux emails par groupes, essayez de le faire en mode hors ligne ; de cette manière, les emails que vous envoyez ne nécessitent pas une réponse immédiate, vous distrayant de vos efforts de traitement. J'ai découvert cette approche en répondant à des emails dans un avion sans wi-fi, et j'ai réalisé à quel point c'était plus facile et moins distrayant.
3. Rédigez des réponses simples et directes. Je ne cherche pas à être impoli, mais j'essaie d'être bref — pour respecter à la fois votre temps et le mien. Comme pour tout contenu, la brièveté et la clarté l'emportent sur le long et le verbeux. Respectez le temps de votre lecteur ainsi que le vôtre — et gardez vos réponses directes et concises. Utilisez autant de mots que vous en avez besoin pour répondre intégralement à l'expéditeur, mais pas une frappe de plus. En d'autres termes, une réponse trop longue est indulgente."

Amit Ranjan

Amit Ranjan est le co-fondateur de Slideshare, la plus grande communauté au monde de partage de présentations. Il est également un investisseur providentiel, conférencier invité fréquent, et l'un des meilleurs influenceurs tech sur LinkedIn. Vous pouvez tweeter @AmitRanjan.

"J'ai utilisé des clients email pendant les dix dernières années, et cela a très bien fonctionné pour moi. Je POP mes emails dedans afin qu'ils soient toujours sur mon portable. C'est rapide, a une interface utilisateur claire et me permet de créer des dossiers en profondeur.

J'utilise des extensions pour des raccourcis clavier et des réponses préenregistrées… ces extensions rendent la manipulation des emails tellement plus rapide.

Je dirige tous les emails entrants vers ma boîte de réception et j'essaie de suivre le 'principe Inbox Zero'. Inbox Zero impose une certaine discipline et a bien fonctionné pour moi. (Pour en savoir plus sur Inbox Zero, voir cette présentation.)"

Gagan Biyani

Gagan est un entrepreneur en série se concentrant actuellement sur la croissance de Sprig. Il est un meilleur influenceur tech et le co-fondateur de la célèbre plateforme MOOC Udemy et de la Growth Hackers Conference. Découvrez comment Gagan gère sa boîte de réception chaque jour et tweetez lui @GaganBiyani.

Voici ce que Gagan Biyani a à dire sur la gestion des emails.

"J'essaie de répondre à chaque email, ce qui est un défi mais m'aide en fait à réduire ma surcharge d'emails. La plus grande façon dont je fais cela est en me forçant à prendre des décisions sur la plupart des communications entrantes. C'est tellement facile d'accumuler un ensemble de 'tâches à faire' dans votre boîte de réception en retardant votre prise de décision.

Au lieu de laisser ma boîte de réception se dégrader en remettant ces emails à plus tard, je me force à prendre une décision. Suis-je intéressé par un café ? Oui, mais je ne peux pas le faire en ce moment - donc je dis non. Quand serai-je disponible pour une réunion ? Je jongle avec quelques choses mais je sais que 15h le jeudi fonctionnera - donc je dis simplement jeudi à 15h au lieu d'attendre que quelques autres moments soient disponibles.

C'est une tactique simple et nécessite de la discipline, mais cela m'a aidé à garder une boîte de réception avec <10 messages non lus ! ?"

Paul Singh

Paul est le fondateur de Disruption Corporation et Crystal Tech Fund. Il était auparavant partenaire chez 500 Startups et aide les startups à croître. Tweetez-lui @PaulSingh.

"Bien que j'aie quelques filtres pour déplacer les newsletters, prioriser la famille proche, et marquer les emails de mon équipe — je suis généralement nul en matière d'email. J'en reçois simplement trop.

Mon processus est généralement une force brute. J'essaie de programmer du temps chaque matin pour filtrer rapidement, répondre ou rediriger les emails. Je réalise que cela craint, mais les choses les plus importantes tendent à remonter d'elles-mêmes au sommet de la pile."

Oli Gardner

Oli est un blogueur, influenceur tech et co-fondateur de Unbounce. Il est également l'expert principal en optimisation des pages de destination et en design centré sur la conversion. Tweetez-lui @OliGardner.

"La façon dont je gère la surcharge d'emails est plus un commentaire sur l'efficacité de la façon dont les gens écrivent des emails. Si la première ligne dans Gmail semble être longue avec aucune indication claire qu'il y a une seule question pertinente, elle n'est pas ouverte. Je l'étoile, la marque comme non lue, et prévois de revenir plus tard. Malgré mes bonnes intentions, je ne le fais souvent pas.

Si cela a un titre bref, et pose une question simple - je réponds dans les minutes qui suivent et ferai tout pour aider la personne qui me contacte.

Mes futures tactiques pour l'organisation des emails viendront probablement de la lecture du reste de cet article, très certainement la suggestion de Rand. ?"

Principaux enseignements des meilleurs influenceurs technologiques

1. Si le volume de vos e-mails entrants est écrasant, il est judicieux de demander de l'aide à un VA professionnel. Cliquer pour tweeter
2. Archivez/supprimez constamment vos e-mails afin d'avoir moins d'éléments dans votre boîte de réception à tout moment. Cliquer pour tweeter
3. Essayez de garder vos réponses courtes, agréables et directes pour respecter votre temps et celui des autres. Cliquer pour tweeter
4. Utilisez un service comme Unroll.me pour vous désinscrire des e-mails indésirables. Cliquer pour tweeter
5. Utilisez des filtres et des règles d'e-mail pour regrouper les e-mails dans des dossiers pertinents. Cliquer pour tweeter
6. Vous pouvez répondre aux e-mails par lots ou au fur et à mesure ; dans tous les cas, il est important de garder une trace du temps passé. Cliquer pour tweeter
7. Essayez de répondre aux e-mails en mode hors ligne pour éviter les réponses immédiates. Cliquer pour tweeter
8. La discipline est la clé ; forcez-vous à prendre des décisions la première fois que vous lisez un e-mail plutôt que de les remettre à plus tard. Cliquer pour tweeter
9. Si vous recevez des e-mails similaires, utilisez des réponses prédéfinies, mais veillez à ne pas avoir l'air d'un robot. Cliquer pour tweeter
10. Utilisez des raccourcis clavier pour naviguer plus rapidement dans votre client de messagerie. Cliquer pour tweeter

Conclusion

Vous pouvez tirer des enseignements des principaux influenceurs technologiques pour gérer vos propres comptes e-mail. Cependant, les réponses ont rendu une chose très claire : chacun a une façon différente de gérer sa boîte de réception, et ce qui fonctionne pour l'un peut ne pas fonctionner pour les autres.

Quel plan d'action suivez-vous dans votre boîte de réception ? Faites-le nous savoir dans les commentaires.

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About the Author:
Alexis Dollé

Head of Growth
Alexis Dollé is the Head of Growth at Mailbird, where he has played a pivotal role in transforming the email client into a leading productivity platform. With a background in industrial engineering and early entrepreneurial ventures, he brings a data-driven approach to user experience and growth strategy. Alexis is widely recognized for his expertise in email client optimization and productivity tools, regularly sharing insights on streamlining digital workflows. His leadership has been instrumental in Mailbird's expansion, including the launch of Mailbird 3.0 and its extension to Mac users.

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