Tech-invloeders Aanpakken E-mail Overload
Voor experts en tech-invloeders die dagelijks overspoeld worden met honderden e-mails, is het bereiken van Inbox Zero een tijdrovende klus. E-mail blijft echter het meest gebruikte online communicatiemiddel, ook voor influencer marketing, dus het is onvermijdelijk. Het zien als een middel tot een doel zal helpen om je te concentreren op belangrijk werk en op de hoogte te blijven van technisch nieuws, in plaats van je leven in je inbox door te brengen.
Het goede nieuws is dat er een toegenomen productiviteitsscope van 25% tot 30% is als het gaat om e-mail. Aangezien e-mail een essentieel onderdeel van ons leven is geworden, is het cruciaal om je accounts (en je tijd) effectief te beheren.
Het veroveren van een overvolle inbox is nooit gemakkelijk. Afgemelde e-mails veranderen in een stapel die we dagenlang blijven sorteren, en wanneer we onze geduld verliezen, wordt er faillissement bij e-mail verklaard. Een e-mail ninja worden vereist volharding, geduld en discipline, maar met het toenemende aantal e-mails wordt het alleen maar moeilijker.
We hebben contact opgenomen met toonaangevende technologie-invloeders die voortdurend onder e-mailoverload staan en hebben hen gevraagd hun geheime mantra's te delen om hun inboxen te beheren.
Hoe de Beste Tech Influencers Omgaan met E-mail Overload
Neil Patel
Neil Patel is een serial entrepreneur die twee succesvolle analytische bedrijven heeft opgericht: Kissmetrics en Crazy Egg. Naast dat hij een van de meest invloedrijke bloggers en top tech influencers is, is hij ook een expert in online marketing, waaronder e-mail en influencer marketing. Je kunt hier zijn blog lezen, en als je zijn stijl van e-mailbeheer leuk vindt, tweet hem @NeilPatel.
Dit is wat deze top tech influencer te zeggen heeft over e-mailbeheer:
"Ik heb filters ingesteld in Gmail die me helpen om de e-mails te organiseren. Wat betreft ongewenste e-mails, gebruik ik Unroll.me om ze uit mijn inbox te krijgen. En wat betreft e-mails die gepland moeten worden, heb ik een assistent die me helpt. Zodra de e-mails zijn georganiseerd, ga ik er doorheen en reageer ik."
Pat Flynn
Pat Flynn is een invloedrijke blogger, top tech influencer en de man achter de Smart Passive Income blog. Hij werd ontslagen van zijn comfortabele negen-tot-vijf baan, wat hem op het pad zette om zijn eigen succesvolle online bedrijf te starten. Je kunt hier zijn inspirerende verhaal lezen, en als je zijn stijl van e-mailbeheer leuk vindt, tweet hem @PatFlynn. Je kunt ook zijn YouTube-kanaal en andere sociale mediapagina's bezoeken.
Dit is wat deze influencer te zeggen heeft over werk e-mail:
"Ik ontvang doorgaans 300 tot 500 e-mails elke dag, en mijn executive assistant, Jessica, helpt me daar bij. We hebben verschillende mappen in mijn inbox ingesteld om e-mails te scheiden zoals Urgent, Minder Urgent, Juridisch, Blogcomments, Vragen, Testimonials, enz.
Jessica scant de binnenkomende e-mails en op basis van de aard van de e-mail reageert ze zelf of archiveert ze het onder de relevante map voor mij om te beantwoorden.
Ik controleer mijn inbox drie tot zeven keer per dag. Ik kijk eerst naar mijn 'Urgente' map en reageer op alle e-mails om "urgent inbox zero" te bereiken, wat me elke dag ongeveer een half uur kost. Daarna maak ik mijn 'Minder Urgente' map in batches zo'n drie tot vier keer per week leeg. De sleutel tot een goed georganiseerde inbox is prioriteit geven. Niet alle e-mails zijn even belangrijk. Dit betekent dat ik alleen de e-mails hoef te bekijken die ik moet zien, wanneer ik dat wil."
Jason Lemkin
Jason Lemkin is een ondernemer die VC is geworden en is momenteel de Managing Director van Storm Ventures. Hij is ook een van de top tech influencers en de auteur van de beroemde SaaStr blog, die door Forbes werd uitgeroepen tot een van de top 100 blogs voor ondernemers. Kijk hoe zijn e-mailbeheer is geëvolueerd sinds hij VC werd, en je kunt tweet hem @jasonlk.
Dit is wat Jason te zeggen heeft over e-mailbeheer:
"Als CEO en oprichter vond ik het beheren van e-mails eenvoudig. Een paar per dag vereisten onmiddellijke aandacht. Een paar waren dingen die ik moest doen. Maar de rest kon ik eenvoudig aan mijn team delegeren, of waren e-mails die ik alleen hoefde te monitoren. Gewoon e-mail controleren was voor mij als CEO voldoende. Standaard Gmail kon voor een groot deel als mijn takenlijst functioneren."
Nu als VC is het zo heel anders. Het is een ramp. Mijn doel is om acht tot tien geweldige oprichters per week te ontmoeten. Dat vereist honderden e-mailinteracties, taken en het beheren van e-mail door de weken en maanden heen. Ik ben niet in staat om e-mailaccounts te beheren zonder een combinatie van software en menselijke assistenten. En zelfs dan mis ik het om met geweldige ondernemers te ontmoeten, louter vanwege de binnenkomende e-mailvolume, maar de enorme hoeveelheden follow-up die nodig zijn.
Wat ik nu als VC leer, is dat als je de aandacht van een VC wilt krijgen, je de best mogelijke e-mail moet opstellen met de hoogste kwaliteit van sociale bewijs of introductie. Zet de statistieken, de pitch, waarom je geweldig bent erin. Als het de 28e e-mail van de dag of week is 'die koffie wil drinken' van iemand van wie ik nog nooit gehoord heb, verlies ik simpelweg de e-mail. Maar ik lees ze allemaal. Dus eigenlijk zal ik met veel ondernemers afspreken zonder een warme introductie als de pitch schoon, overtuigend en op data gebaseerd is."
Rand Fishkin
Rand Fishkin is de mede-oprichter van Moz & Inbound.org en co-auteur van The Art of SEO: Mastering Search Engine Optimization, een uitgebreide gids voor digitale marketers. Hij is een van de top tech influencers en een autoriteit op het gebied van inhoud, zoekmachineoptimalisatie en sociale media op het web en is een productieve blogger geweest. Kijk hoe Rand zijn e-mail beheert en tweet hem @randfish. Helaas heeft hij geen YouTube-kanaal, maar je kunt zijn visie op de nuances van de technologiesector bekijken op de Moz blog.
Dit is wat Rand te zeggen heeft over het beheren van e-mailaccounts:
"Mijn proces is een gemodificeerde versie van de 'Inbox 0' filosofie, met de volgende algemene regels:
- Ik probeer alles in mijn leven (persoonlijk en professioneel) via het enkele kanaal van e-mail (en mijn agenda) te laten lopen. Ik zeg graag dat als het niet in e-mail of op de agenda staat, het niet bestaat! Dat betekent geen aparte notities, geen extra documenten om je zorgen over te maken, geen verloren 'to-do' lijsten, gewoon e-mail en agenda. Ik heb een bericht op mijn over/contact pagina's op het web geplaatst dat aangeeft dat e-mail de beste manier is om in contact te komen, en ik heb zo ver gegaan als mijn voicemail zegt dat ik het nooit controleer en dat je me in plaats daarvan moet e-mailen (en ik doe hetzelfde met Facebook). Eén plek voor alles betekent dat zolang ik up-to-date ben met e-mail, ik nooit achterloop.
- Mijn Inbox 0 betekent dat ik probeer op elk moment 0 berichten te bereiken. Het is uiteraard zeldzaam dat ik daar eigenlijk kom, aangezien sommige e-mails dingen zullen zeggen zoals 'Rand, je moet een 60 minuten durende slide deck over SEO voor bloggers voor deze conferentie bouwen' en dat zal serieuze inspanning vergen voordat ik het kan archiveren. Maar de filosofie helpt me om te weten waar ik sta en wat ik nog moet doen. Het is ook een zeer gemakkelijk referentiepunt om te weten wanneer/ of ik overweldigd ben en 'nee' moet zeggen tegen iets nieuws.
- Ik beantwoord doorgaans eerst de meest recente e-mails, wat misschien vreemd lijkt, maar betekent dat ik snel kan reageren op een groot aantal mensen en de meer complexe items die werk vereisen onderaan mijn e-mail kan laten voor wanneer ik daar tijd voor heb.
- Ik gebruik mijn mobiele apparaat om regelmatig te archiveren/verwijderen, zodat wanneer ik bij mijn desktop/laptop kom, de belasting niet zo groot is.
- Ik probeer antwoorden kort en to the point te houden, maar nooit onvriendelijk en altijd met een beetje warmte. E-mail leent zich niet goed voor emotie, en ik wil dat iedereen met wie ik communiceer weet dat ik dat doe met een glimlach en met oprechte hoop dat ik ze kan helpen."
Gary Vaynerchuk
Gary Vaynerchuk is een zakenman met miljoenen volgers op sociale media, de oprichter van Wine Library, en de auteur van vijf boeken, waaronder Jab, Jab, Jab, Right Hook.
Gary is een hustler in de tech-industrie, en zijn TED talk zal je inspireren. Tweet hem @garyvee of bezoek zijn YouTube-kanaal (met bijna drie miljoen abonnees en dat aantal groeit) om meer te ontdekken over recente technieuws en motivatie voor zakelijke ontwikkeling.
"Pure inspanning, en mijn assistent houdt er dagelijks een oogje op om ervoor te zorgen dat alles super VIP bij mij terechtkomt."
Ann Handley
Ann Handley is ook een van de meest invloedrijke bloggers en top tech influencers. Ze is de Chief Content Officer van MarketingProfs. Ze heeft een nieuw boek geschreven, Everybody Writes, dat lovende recensies heeft ontvangen. Ze heeft een leuk trucje voor haar inboxbeheer. Ze heeft geen YouTube-kanaal zoals andere top tech influencers, maar je kunt haar volgen op bijna alle andere sociale mediaplatforms of tweet haar @MarketingProfs.
Ann Handley heeft veel te zeggen over technieuws, maar onthult ook enkele van haar geheimen voor e-mailbeheer:
"Dit is wat ik doe:
- Batch en tackel. Wijd bepaalde werkuren toe aan het lezen en reageren op e-mail. Of, als je zoals ik bent en je kunt het niet helpen maar lezen via je smartphone, probeer tenminste je antwoorden te groeperen. Met andere woorden, reageer op een aantal vragen tegelijk, in plaats van ze een voor een te beantwoorden, terwijl ze binnenkomen. Sommige mensen zetten auto-responders op hun e-mail, waarmee ze de afzender informeren dat ze alleen op bepaalde tijden van de dag op e-mail reageren. Dit stelt waarschijnlijk verwachtingen in, denk ik. Maar ik ben eigenlijk geen fan van deze praktijk, zowel om praktische redenen (met zeldzame uitzonderingen is het onnodig) als om filosofische redenen (waarom het aantal e-mails in iemand anders' inbox verhogen terwijl je je eigen probeert te beheren?)
- Beantwoord e-mail in offline modus. Als je je e-mailreacties in batches aanpakt, probeer dit dan in offline modus te doen; op die manier zorgen de e-mails die je verzendt niet voor een onmiddellijke reactie, waarmee je wordt afgeleid van je batchinspanningen. Ik kwam op deze aanpak toen ik e-mails op een vliegtuig zonder wifi beantwoordde, en ik realiseerde me hoe veel gemakkelijker en minder afleidend het was.
- Schrijf simpele, directe antwoorden. Ik probeer niet onbeleefd te zijn, maar ik probeer beknopt te zijn — om zowel jouw tijd als de mijne te respecteren. Zoals met elke inhoud, prevaleren beknoptheid en duidelijkheid boven lange en doolende antwoorden. Respecteer de tijd van je lezer evenals die van jezelf — en houd je antwoorden direct en to the point. Gebruik zoveel woorden als je nodig hebt om volledig te antwoorden aan de afzender, maar niet meer dan dat. Met andere woorden, een langdradig antwoord is indulgent."
Amit Ranjan
Amit Ranjan is de mede-oprichter van Slideshare, de grootste gemeenschap ter wereld voor het delen van presentaties. Hij is ook een angel investor, veelgevraagd gastspreker, en een van de top tech influencers op LinkedIn. Je kunt tweet hem @AmitRanjan.
"Ik gebruik al tien jaar e-mailclients, en het heeft mij geweldig geholpen. Ik POP mijn e-mails erin, zodat ze altijd op mijn laptop staan. Het is snel, heeft een schone gebruikersinterface en stelt me in staat om diepe geneste mappen aan te maken.
Ik gebruik extensies voor sneltoetsen en standaardantwoorden... deze extensies maken e-mailmanipulatie veel sneller.
Ik routeer alle binnenkomende e-mails naar mijn inbox en probeer het 'Inbox Zero Principe' te volgen. Inbox Zero vereist een bepaalde discipline en heeft goed voor mij gewerkt. (Wil je meer weten over Inbox Zero, zie deze presentatie.)"
Gagan Biyani
Gagan is een serial entrepreneur die zich momenteel richt op de groei van Sprig. Hij is een top tech influencer en de mede-oprichter van het beroemde MOOC-platform Udemy en de Growth Hackers Conference. Bekijk hoe Gagan elke dag door zijn inbox vliegt en tweet hem @GaganBiyani.
Dit is wat Gagan Biyani te zeggen heeft over e-mailbeheer.
"Ik probeer op elke e-mail te reageren, wat een uitdaging is maar me eigenlijk helpt mijn inboxoverload te verminderen. De grootste manier waarop ik dit doe, is door mezelf te dwingen om beslissingen te nemen over het meeste inkomende communicatie. Het is zo gemakkelijk om een set 'to-do's' in je inbox te accumuleren door je besluitvorming uit te stellen.
In plaats van mijn inbox te laten verstenen door deze e-mails uit te stellen, dwing ik mezelf om een beslissing te nemen. Ben ik geïnteresseerd in koffie? Ja, maar ik kan het nu niet doen - daarom zeg ik nee. Wanneer ben ik vrij voor een vergadering? Ik jongleer met een paar dingen maar weet dat 15:00 op donderdag werkt - daarom zeg ik gewoon donderdag om 15:00 in plaats van te wachten tot er nog een paar momenten beschikbaar zijn.
Het is een eenvoudige tactiek en vereist discipline, maar het heeft me geholpen om een inbox met <10 berichten ongelezen te houden! ?"
Paul Singh
Paul is de oprichter van Disruption Corporation en Crystal Tech Fund. Hij was eerder partner bij 500 Startups en helpt startups groeien. Tweet hem @PaulSingh.
"Hoewel ik een paar filters heb om nieuwsbrieven rond te verplaatsen, prioriteit te geven aan familie en e-mails van mijn team te markeren — ben ik over het algemeen slecht in e-mail. Ik krijg simpelweg te veel.
Mijn proces is doorgaans brute kracht. Ik probeer elke ochtend tijd in te plannen om snel e-mails te filteren, te reageren of te routeren. Ik realiseer me dat het slecht is, maar de belangrijkste dingen vinden meestal van nature hun weg naar de bovenkant van de stapel."
Oli Gardner
Oli is een blogger, tech influencer en mede-oprichter van Unbounce. Hij is ook de belangrijkste expert in Landing Page Optimalisatie en Conversiegericht Ontwerp. Tweet hem @OliGardner.
"De manier waarop ik e-mail overload aanpak, is meer een commentaar op de effectiviteit van hoe mensen e-mails schrijven. Als de eerste regel in Gmail eruitziet alsof het langdradig zal zijn zonder duidelijke indicatie dat het een enkele relevante vraag bevat, wordt het niet geopend. Ik markeer het, markeer het als ongelezen en ben voornemens later terug te komen. Ondanks goede bedoelingen, doe ik dat vaak niet.
Als het een korte titel heeft, en een simpele vraag stelt - reageer ik binnen enkele minuten en zal ik mijn best doen om de persoon die contact met me opneemt te helpen.
Mijn toekomstige tactieken voor e-mailorganisatie komen waarschijnlijk van het lezen van de rest van deze post, het meest waarschijnlijk Rand's suggestie. ?"
Belangrijkste Inzichten van de Top Technologische Invloedrijke Personen
- Als je inkomende e-mailvolume overweldigend is, is het een goed idee om hulp te krijgen van een professionele VA. Klik om te Tweeten
- Archiveer/verwijder je e-mails constant zodat je minder items in je inbox hebt op elk moment. Klik om te Tweeten
- Probeer je antwoorden kort, bondig en to the point te houden om de tijd van jezelf en anderen te respecteren. Klik om te Tweeten
- Gebruik een service zoals Unroll.me om je af te melden van ongewenste e-mails. Klik om te Tweeten
- Gebruik e-mailfilters en regels om e-mails in relevante mappen te groeperen. Klik om te Tweeten
- Je kunt e-mails in batches beantwoorden of naargelang ze binnenkomen; in beide gevallen is het belangrijk om een notitie te maken van de tijd die je besteedt. Klik om te Tweeten
- Probeer e-mails in de offline modus te beantwoorden om onmiddellijke reacties te vermijden. Klik om te Tweeten
- Discipline is de sleutel; dwing jezelf om beslissingen te nemen bij de eerste keer dat je een e-mail leest in plaats van ze uit te stellen. Klik om te Tweeten
- Als je soortgelijke e-mails krijgt, gebruik dan standaardantwoorden om te reageren, maar zorg ervoor dat je niet als een robot klinkt. Klik om te Tweeten
- Gebruik sneltoetsen om sneller door je e-mailclient te navigeren. Klik om te Tweeten
Afsluiting
Je kunt punten van de beste tech-influencers halen om je eigen e-mail accounts te beheren. Echter, de reacties maakten één ding heel duidelijk: iedereen heeft een andere manier om hun inbox te beheren, en wat voor de één werkt, werkt mogelijk niet voor de ander.
Welke actieplan volg je in je inbox? Laat het ons weten in de comments.
FAQ
Hoe ga je om met e-mailoverload?
Er zijn verschillende manieren om e-mailoverload te beheren. Het deskundige advies is om je inbox schoon te houden. Beheer je e-mailaccounts met goede e-mailbeheersoftware. Als je een e-mailclient gebruikt, zorg er dan voor dat je alle geavanceerde functies kent om ze volledig te benutten.
Hoe organiseer je duizenden e-mails?
De beste strategie om duizenden e-mails te organiseren is door labels en mappen te gebruiken zodat alles op orde en georganiseerd blijft. Gebruik een e-mailclient om meerdere inboxen op één plek te beheren.
Hoeveel werk e-mails zijn te veel?
Meer dan 50 e-mails per dag is te veel. Dit is bewezen met onderzoek. Als een werknemer meer dan 50 e-mails per dag ontvangt, zal hij of zij overweldigd zijn en mogelijk niet in staat zijn om ze goed te verwerken.
Hoe maak ik mijn inbox schoon?
Om je inbox schoon te maken, zijn er een paar dingen die je moet doen. Dit zijn: 1) Ten eerste, stop met het ontvangen van meer e-mails. Je moet je afmelden zodat de instroom van e-mails stopt. 2) Filter de e-mails die je nooit zou lezen en doe een massale verwijdering. 3) Als je een goede e-mailclient gebruikt, gebruik dan de extra functies om de e-mails te filteren en te organiseren. 4) Organiseer je binnenkomende e-mails met mappen en labels.
