Wpływowi Technik Ekspertów Radzą Sobie z Nadmiarem E-maili
Dla ekspertów i technicznych influencerów, którzy otrzymują setki e-maili dziennie, osiągnięcie Inbox Zero to czasochłonne zadanie. E-mail jest jednak najczęściej używanym medium komunikacji online, także w marketingu influencera, więc nie można go uniknąć. Pamiętaj, że to tylko środek do celu, co pomoże ci skupić się na ważnej pracy i być na bieżąco z nowościami technicznymi zamiast żyć w skrzynce odbiorczej.
Dobrą wiadomością jest to, że istnieje zwiększona wydajność na poziomie od 25% do 30% w przypadku e-maili. Ponieważ e-mail stał się nieodłączną częścią naszego życia, kluczowe jest efektywne zarządzanie swoimi kontami (i swoim czasem).
Pokonanie przepełnionej skrzynki odbiorczej nigdy nie jest łatwe. Oczekujące e-maile przekształcają się w stos, który sortujemy przez dni, a gdy tracimy cierpliwość, ogłaszamy bankructwo e-mailowe. Stanie się ninja e-mailowym wymaga wytrwałości, cierpliwości i dyscypliny, ale przy rosnącej liczbie e-maili, staje się to coraz trudniejsze.
Skontaktowaliśmy się z czołowymi influencerami technologicznymi, którzy nieustannie borykają się z przeciążeniem e-maili, i poprosiliśmy ich o podzielenie się swoimi sekretnymi mantrami na zarządzanie swoimi skrzynkami odbiorczymi.
Jak najlepsi influencerzy technologiczni radzą sobie z przeciążeniem e-mailami
Neil Patel
Neil Patel to przedsiębiorca, który zbudował dwie udane firmy analityczne: Kissmetrics i Crazy Egg. Oprócz tego, że jest jednym z najbardziej wpływowych blogerów i czołowych influencerów technologicznych, jest również ekspertem w dziedzinie marketingu online, w tym marketingu e-mailowego i influencera. Możesz przeczytać jego bloga tutaj, a jeśli podoba Ci się jego styl zarządzania e-mailami w skrzynce odbiorczej, napisz do niego na Twitterze @NeilPatel.
Oto co ten wpływowy technolog mówi o zarządzaniu e-mailem:
"Mam w Gmailu ustawione filtry, które pomagają mi zorganizować e-maile. Co do niechcianych wiadomości, korzystam z Unroll.me, aby je usunąć z mojej skrzynki odbiorczej. A co do e-maili, które wymagają zaplanowania, mam asystenta, który mi w tym pomoże. Gdy e-maile są już zorganizowane, przeglądam je i odpowiadam."
Pat Flynn
Pat Flynn to wpływowy bloger, czołowy influencer technologiczny i autor bloga Smart Passive Income. Został zwolniony z wygodnej pracy na etacie, co zaprowadziło go na ścieżkę zakupu własnego, udanego biznesu online. Możesz przeczytać jego inspirującą historię tutaj, a jeśli podoba Ci się jego styl zarządzania e-mailami, napisz do niego na Twitterze @PatFlynn. Możesz również odwiedzić jego kanał YouTube oraz inne strony w mediach społecznościowych.
Oto co ten influencer mówi o e-mailach roboczych:
"Zwykle dostaję od 300 do 500 e-maili dziennie, a moja asystentka, Jessica, pomaga mi to ogarnąć. Ustawiliśmy różne foldery w mojej skrzynce odbiorczej, aby segregować e-maile, takie jak Pilne, Mniej Pilne, Prawne, Komentarze na blogu, Przysługi, Referencje itp.
Jessica przegląda przychodzące e-maile i w zależności od ich charakteru albo odpowiada sama, albo wrzuca je do odpowiedniego folderu, abym ja mógł na nie odpowiedzieć.
Sprawdzam moją skrzynkę odbiorczą od trzech do siedmiu razy dziennie. Najpierw patrzę na folder 'Pilne' i odpowiadam na wszystkie e-maile, aby osiągnąć 'pilne zero w skrzynce odbiorczej', co zajmuje mi około pół godziny dziennie. Następnie opróżniam folder 'Mniej Pilne' w partiach około trzech do czterech razy w tygodniu. Kluczem do dobrze zorganizowanej skrzynki odbiorczej jest nadawanie priorytetów. Nie wszystkie e-maile mają taką samą wagę. Oznacza to, że muszę patrzeć tylko na te e-maile, które muszę, kiedy chcę."
Jason Lemkin
Jason Lemkin to przedsiębiorca, który stał się VC i obecnie jest dyrektorem zarządzającym w Storm Ventures. Jest również jednym z czołowych influencerów technologicznych i autorem słynnego blogu SaaStr, który został uznany za jeden z 100 najlepszych blogów dla przedsiębiorców przez Forbes. Sprawdź, jak jego zarządzanie e-mailem zmieniło się odkąd stał się VC, i możesz napisać do niego na Twitterze @jasonlk.
Oto co Jason mówi o zarządzaniu e-mailem:
"Jako CEO i założyciel, zarządzanie e-mailami wydawało mi się proste. Kilka z nich dziennie wymagało natychmiastowej uwagi. Kilka to były rzeczy, które musiałem zrobić. Ale resztę mogłem po prostu delegować mojemu zespołowi lub były to e-maile, które musiałem tylko monitorować. Po prostu sprawdzanie e-maili było wystarczające dla mnie jako CEO. Standardowy Gmail może działać jako moja lista zadań w dużej mierze.
Teraz jako VC, to jest zupełnie inna sytuacja. To katastrofa. Moim celem jest spotkanie z ośmioma do dziesięciu wspaniałymi założycielami w tygodniu. To wymaga setek interakcji e-mailowych, zadań i zarządzania e-mailem w dłuższym okresie, czyli tygodniach i miesiącach. Nie mogę zarządzać kontami e-mailowymi bez połączenia oprogramowania i ludzkich asystentów. I nawet tak, brakuje mi spotkań z wspaniałymi przedsiębiorcami, nie tylko z powodu ilości przychodzących e-maili, ale także ogromnych ilości wymagających follow-upów.
Moja nauka jako VC teraz jest, że jeśli chcesz przyciągnąć uwagę VC, stwórz najlepszy możliwy e-mail z najlepszymi dowodami społecznymi lub wprowadzeniem. Podaj metryki, pitch, dlaczego jesteś świetny. Jeśli to jest 28 e-mail dnia lub tygodnia 'chcąc się umówić na kawę' od kogoś, kogo nigdy nie słyszałem, po prostu gubię e-mail. Ale czytam każdy z nich. Tak więc w rzeczywistości spotkam wiele przedsiębiorców bez ciepłego wprowadzenia, jeśli pitch jest czysty, przekonywujący i oparty na danych."
Rand Fishkin
Rand Fishkin jest współzałożycielem Moz i Inbound.org oraz współautorem The Art of SEO: Mastering Search Engine Optimization, obszernego przewodnika dla marketerów internetowych. Jest jednym z czołowych influencerów technologicznych oraz autorytetem w zakresie treści, wyszukiwania i mediów społecznościowych w sieci, a także był płodnym blogerem. Sprawdź, jak Rand zarządza swoimi e-mailami i napisz do niego na Twitterze @randfish. Niestety, nie ma kanału YouTube, ale możesz nadrobić jego opiny na temat niuansów branży technologicznej na blogu Moz.
Oto co Rand mówi o zarządzaniu kontami e-mailowymi:
"Mój proces to zmodyfikowana wersja filozofii 'Inbox 0', z następującymi ogólnymi zasadami:
- Próbuję wszystko w swoim życiu (osobiste i zawodowe) przefiltrować przez jeden kanał e-mailowy (i mój kalendarz). Lubię mówić, że jeśli to nie jest w e-mailu lub w kalendarzu, to nie istnieje! Oznacza to brak osobnych notatek, brak dodatkowych dokumentów do zmartwień, brak zagubionych 'list zadań', tylko e-mail i kalendarz. Umieściłem wiadomość na mojej stronie o/about, że e-mail to najlepszy sposób na kontakt, i posunąłem się tak daleko, że w mojej poczcie głosowej mówię, że nigdy jej nie sprawdzam i żeby pisać do mnie na e-mail (i robię to samo z Facebookiem). Jeden miejsce dla wszystkiego oznacza, że tak długo, jak jestem na bieżąco z e-mailem, nigdy nie jestem z tyłu.
- Moje Inbox 0 oznacza, że próbuję osiągnąć 0 wiadomości przez cały czas. Oczywiście, rzadko udaje mi się tam dotrzeć, ponieważ niektóre e-maile będą mówić coś w stylu 'Rand, musisz stworzyć 60-minutową prezentację na temat SEO dla blogerów na tę konferencję' i to zajmie poważną pracę, zanim mogę to archiwizować. Ale ta filozofia pomaga mi wiedzieć, gdzie jestem i co nadal muszę zrobić przez cały czas. To również bardzo łatwy punkt odniesienia do wiedzenia, kiedy/jak czy jestem przytłoczony i muszę powiedzieć 'nie' czemuś nowemu.
- Zwykle odpowiadam na najnowsze e-maile najpierw, co może wydawać się dziwne, ale oznacza, że mogę szybko odpowiedzieć na dużą liczbę osób i zostawić bardziej złożone sprawy, które wymagają pracy na dnie moich e-maili na czas, gdy będę miał czas.
- Używam mojego urządzenia mobilnego, aby regularnie archiwizować/usunąć, więc gdy dotrę do mojego komputera stacjonarnego/laptopa, obciążenie nie jest tak wielkie.
- Staram się, aby odpowiedzi były krótkie i na temat, ale nigdy nie nieprzyjazne i zawsze z odrobiną ciepła. E-mail nie sprzyja emocjom, a ja chcę, żeby wszyscy, z którymi się komunikuję, wiedzieli, że robię to z uśmiechem i z prawdziwą nadzieją, że mogę im pomóc."
Gary Vaynerchuk
Gary Vaynerchuk to przedsiębiorca z milionami obserwujących w mediach społecznościowych, założyciel Wine Library i autor pięciu książek, w tym Jab, Jab, Jab, Right Hook.
Gary to zapalony użytkownik branży technologicznej, a jego wystąpienie TED zainspiruje Cię. Napisz do niego na Twitterze @garyvee lub odwiedź jego kanał YouTube (z prawie trzema milionami subskrybentów i rosnącymi liczbami), aby dowiedzieć się więcej o najnowszych wiadomościach technologicznych i znaleźć inspirację do rozwoju biznesu.
"Czysty wysiłek, a moja asystentka codziennie to śledzi, aby upewnić się, że wszystko, co super VIP, dotrze do mnie."
Ann Handley
Ann Handley jest również jednym z najbardziej wpływowych blogerów i czołowych influencerów technologicznych. Jest głównym oficerem ds. treści w MarketingProfs. Napisała nową książkę, Everybody Writes, która zdobyła doskonałe recenzje. Ma mały trik dotyczący zarządzania swoją skrzynką odbiorczą. Nie ma kanału YouTube, jak inni czołowi influencerzy technologiczni, ale możesz nadrobić zaległości na prawie wszystkich innych platformach społecznościowych lub napisać do niej na Twitterze @MarketingProfs.
Ann Handley ma wiele do powiedzenia na temat wiadomości technologicznych, ale także ujawnia kilka swoich sekretów dotyczących zarządzania e-mailami:
"Oto co robię:
- Batch i zrób. Przeznacz określone godziny pracy na czytanie i odpowiadanie na e-maile. Lub, jeśli jesteś taki jak ja i nie możesz się powstrzymać od czytania ich przez smartfona, przynajmniej spróbuj grupować swoje odpowiedzi. Innymi słowy, odpowiadaj na kilka zapytań w tym samym czasie, zamiast odpowiadać na nie jeden po drugim, w miarę ich przybywania. Niektórzy ludzie umieszczają automatyczne odpowiedzi w swoim e-mailu, informując nadawcę, że odpowiadają na e-maile tylko o określonych porach dnia. Robienie tego ustawia oczekiwania, przypuszczam. Ale nie jestem fanem tej praktyki, zarówno z powodów praktycznych (przy rzadkich wyjątkach jest to zbędne) jak i z powodów filozoficznych (po co dodawać do ilości e-maili w czyjejś skrzynce odbiorczej, próbując zarządzać swoją własną?)
- Odpowiadaj na e-maile w trybie offline. Jeśli batch i tackle swoje odpowiedzi na e-maile, spróbuj zrobić to w trybie offline; w ten sposób e-maile, które wysyłasz, nie wywołują natychmiastowej odpowiedzi, odciągając Cię od wysiłków związanych z grupowaniem. Odkryłem tę metodę, gdy odpowiadałem na e-maile w samolocie bez wi-fi i zdałem sobie sprawę, jak dużo łatwiej i mniej rozpraszająco było.
- Pisz proste, bezpośrednie odpowiedzi. Nie próbuję być niegrzeczna, ale staram się być zwięzła — szanując zarówno Twój czas, jak i mój. Jak w przypadku każdej treści, zwięzłość i przejrzystość przewyższają długie i błądzące. Szanuj czas swojego czytelnika, a także swój — i trzymaj swoje odpowiedzi bezpośrednie i na temat. Użyj tyle słów, ile potrzebujesz, aby odpowiedzieć w pełni nadawcy, ale ani jednego więcej. Innymi słowy, rozwlekła odpowiedź jest rozrzutna."
Amit Ranjan
Amit Ranjan jest współzałożycielem Slideshare, największej na świecie społeczności dzielącej się prezentacjami. Jest również aniołem inwestorem, częstym wykładowcą oraz jednym z czołowych influencerów technologicznych na LinkedIn. Możesz napisać do niego na Twitterze @AmitRanjan.
"Korzystam z klientów e-mail przez ostatnie dziesięć lat i działa to świetnie dla mnie. Przechwytuję swoje e-maile, aby były zawsze na moim laptopie. Jest szybki, ma czysty interfejs i pozwala mi tworzyć głębokie zagnieżdżone foldery.
Używam rozszerzeń do skrótów klawiaturowych i gotowych odpowiedzi… te rozszerzenia sprawiają, że manipulacja e-mailem jest znacznie szybsza.
Kieruję wszystkie przychodzące e-maile do mojej skrzynki odbiorczej i staram się stosować zasadę 'Inbox Zero'. Inbox Zero wymusza pewną dyscyplinę i działa dobrze dla mnie. (Aby dowiedzieć się więcej o Inbox Zero, zobacz ten materiał.)"
Gagan Biyani
Gagan to przedsiębiorca, który obecnie koncentruje się na rozwijaniu Sprig. Jest czołowym influencerem technologicznym i współzałożycielem słynnej platformy MOOC Udemy i konferencji Growth Hackers. Zobacz, jak Gagan codziennie przelatuje przez swoją skrzynkę odbiorczą i napisz do niego na Twitterze @GaganBiyani.
Oto co Gagan Biyani mówi o zarządzaniu e-mailem:
"Staram się odpowiadać na każdy e-mail, co jest wyzwaniem, ale w rzeczywistości pomaga mi zredukować przeciążenie skrzynki odbiorczej. Największym sposobem, w jaki to robię, jest zmuszanie siebie do podejmowania decyzji w większości nadchodzącej komunikacji. Tak łatwo jest zgromadzić zestaw 'do zrobienia' w swojej skrzynce odbiorczej, opóźniając podejmowanie decyzji.
Zamiast pozwalać, żeby moja skrzynka odbiorcza się pogarszała, odkładając te e-maile na później, zmuszam się do podejmowania decyzji. Czy jestem zainteresowany kawą? Tak, ale nie mogę tego teraz zrobić - dlatego mówię nie. Kiedy będę wolny na spotkanie? Zajmuję się kilkoma sprawami, ale wiem, że czwartek o 15:00 będzie działał - więc po prostu mówię czwartek o 15:00 zamiast czekać na dostępność innych terminów.
To prosta taktyka i wymaga dyscypliny, ale pomogło mi utrzymać skrzynkę odbiorczą z <10 nieprzeczytanymi wiadomościami! ?"
Paul Singh
Paul jest założycielem Disruption Corporation i Crystal Tech Fund. Był wcześniej partnerem w 500 Startups i pomaga startupom się rozwijać. Tweetnij mu @PaulSingh.
"Chociaż mam kilka filtrów, aby przemieszczać biuletyny, priorytetować bliską rodzinę i flagować e-maile od mojego zespołu — generalnie jestem kiepski w e-mailach. Po prostu dostaję ich za dużo.
Mój proces jest generalnie brutalny. Staram się codziennie rano zaplanować czas na szybkie filtrowanie, odpowiadanie lub przekierowywanie e-maili. Zdaję sobie sprawę, że to przeklęte, ale najważniejsze sprawy mają tendencję do samego przedostawania się na szczyt stosu."
Oli Gardner
Oli jest blogerem, influencerem technologicznym i współzałożycielem Unbounce. Jest także wiodącym ekspertem w dziedzinie optymalizacji stron docelowych i projektowania skupionego na konwersji. Tweetnij mu @OliGardner.
"Sposób, w jaki radzę sobie z przeciążeniem e-mailem, jest bardziej komentarzem na temat skuteczności tego, jak ludzie piszą e-maile. Jeśli pierwsza linia w Gmailu wygląda na długą bez wyraźnego wskazania, że zawiera jedno istotne pytanie, nie jest otwierana. Oznaczam ją jako ważną, oznaczam jako nieprzeczytaną i zamierzam wrócić do niej później. Pomimo dobrych intencji, często tego nie robię.
Jeśli ma krótki tytuł i stawia proste pytanie - odpowiadam w ciągu kilku minut i zrobię wszystko, aby pomóc osobie, która się ze mną kontaktuje.
Moje przyszłe taktyki organizacji e-maili prawdopodobnie będą pochodziły z przeczytania reszty tego wpisu, najprawdopodobniej sugestii Randa. ?"
Kluczowe wnioski od najlepszych influencerów technologicznych
- Jeśli objętość przychodzących e-maili jest przytłaczająca, warto skorzystać z pomocy profesjonalnego asystenta wirtualnego. Kliknij, aby tweetnąć
- Ciągle archiwizuj/usuń swoje e-maile, aby mieć mniej elementów w skrzynce odbiorczej w każdym danym czasie. Kliknij, aby tweetnąć
- Staraj się, aby twoje odpowiedzi były krótkie, zwięzłe i na temat, aby uszanować swój i innych czas. Kliknij, aby tweetnąć
- Skorzystaj z usługi takiej jak Unroll.me, aby wypisać się z niechcianych e-maili. Kliknij, aby tweetnąć
- Użyj filtrów e-mailowych i reguł, aby grupować e-maile w odpowiednich folderach. Kliknij, aby tweetnąć
- Możesz odpowiadać na e-maile hurtowo lub w miarę ich przychodzenia; w każdym przypadku ważne jest, aby prowadzić notatki o czasie poświęconym. Kliknij, aby tweetnąć
- Spróbuj odpowiadać na e-maile w trybie offline, aby uniknąć natychmiastowych odpowiedzi. Kliknij, aby tweetnąć
- Dyscyplina jest kluczem; zmuszaj się do podejmowania decyzji za pierwszym razem, gdy czytasz e-mail, zamiast odkładać je na później. Kliknij, aby tweetnąć
- Jeśli otrzymujesz podobne e-maile, korzystaj z gotowych odpowiedzi, ale upewnij się, że nie brzmisz jak robot. Kliknij, aby tweetnąć
- Używaj skrótów klawiaturowych, aby szybciej nawigować w swoim kliencie poczty e-mail. Kliknij, aby tweetnąć
Podsumowanie
Możesz skorzystać z rad najlepszych influencerów technologicznych, aby zarządzać swoimi własnymi kontami e-mailowymi. Jednak odpowiedzi jedno jasno wskazały: każdy ma inny sposób na zarządzanie swoją skrzynką odbiorczą, a to, co działa dla jednej osoby, może nie działać dla innych.
Jaką strategię stosujesz w swojej skrzynce odbiorczej? Daj nam znać w komentarzach.
FAQ
Jak zarządzasz nadmiarem e-maili?
Istnieje wiele sposobów na zarządzanie nadmiarem e-maili. Ekspercką radą jest utrzymanie skrzynki odbiorczej w czystości. Zarządzaj swoimi kontami e-mailowymi za pomocą dobrego oprogramowania do zarządzania e-mailem. Jeśli korzystasz z klienta e-mailowego, upewnij się, że znasz wszystkie zaawansowane funkcje, aby w pełni je wykorzystać.
Jak zorganizować tysiące e-maili?
Najlepszą strategią na zorganizowanie tysiąca e-maili jest użycie etykiet i folderów, aby wszystko było uporządkowane i zorganizowane. Użyj klienta e-mailowego, aby zarządzać wieloma skrzynkami w jednym miejscu.
Ile e-maili roboczych to za dużo?
Więcej niż 50 e-maili dziennie to za dużo. To zostało potwierdzone badaniami. Jeśli pracownik otrzymuje więcej niż 50 e-maili dziennie, może być przytłoczony i nie będzie w stanie odpowiednio nimi zarządzać.
Jak wyczyścić swoją skrzynkę odbiorczą?
Aby wyczyścić swoją skrzynkę odbiorczą, musisz wykonać kilka kroków. Oto one: 1) Przede wszystkim przestań odbierać nowe e-maile. Musisz się wylogować, aby zatrzymać napływ e-maili. 2) Przefiltruj e-maile, których nigdy nie przeczytasz, i wykonaj masowe usunięcie. 3) Jeśli korzystasz z dobrego klienta e-mailowego, skorzystaj z dodatkowych funkcji do filtrowania i organizowania e-maili. 4) Organizuj swoje przychodzące e-maile za pomocą folderów i etykiet.
