Come Scrivere Email Professionali nell'Era dei Messaggeri
Con piattaforme di comunicazione mobile come WhatsApp, Facebook Messenger, Google Chat, GroupMe e altre che diventano i metodi preferiti per restare in contatto con clienti e colleghi, potrebbe sembrare che le email siano irrilevanti nella cultura aziendale odierna. Tuttavia, mentre la natura istantanea di queste app di messaggistica offre convenienza e accessibilità, c'è un grado di professionalità nella corrispondenza via email che uno scambio breve di messaggi spesso manca. Quindi, come scrivere email professionali che non sembrino obsolete e riescano a mantenere l'attenzione del destinatario?
Queste quattro strategie sono punti di riferimento utili ed efficienti da considerare quando invii la tua prossima email di lavoro.
1. Rendi Concisa la Linea dell'Oggetto
Uno degli aspetti attraenti della tendenza della messaggistica è quanto velocemente e sinteticamente le informazioni possano essere consegnate. Le persone spesso non hanno il tempo o la pazienza per un monologo dispersivo, quindi basta un paio di frasi di testo con conclusioni chiare per catturare il loro interesse e la loro attenzione.
Tieni a mente lo stesso approccio quando scegli la linea dell'oggetto mentre scrivi un thread email professionale. Quando un destinatario controlla la propria casella di posta, è plausibile assumere che stia scansionando le prime poche parole— più o meno— della linea dell'oggetto, per poi decidere se aprire l'e-mail e continuare a leggere. Quindi, ancorati alla linea dell'oggetto con il punto principale che devi comunicare e posiziona quelle parole chiave proprio all'inizio.
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Evita linguaggi troppo verbosi o che possono essere interpretati come "spam". Più breve e diretto lo contestualizzi, più è probabile che un destinatario interagisca con il contenuto della tua e-mail invece di scorrere oltre la linea dell'oggetto.
2. Scrivi per il tuo pubblico specifico
Quando strutturi il corpo di un'email professionale, è fondamentale considerare a chi è destinata l'email. Il destinatario è un collega, dipendente, supervisore, cliente, interessato o un'altra entità commerciale? La posizione di un individuo e il suo rapporto con te determineranno come redigere l'email.
Qui l'email ha un vantaggio rispetto ai messaggi, perché questo particolare mezzo offre lo spazio per personalizzare la tua comunicazione. Ad esempio, stai scrivendo a un membro del team con cui stai collaborando su un progetto. Il tono può essere più relazionale e conversazionale, utilizzando gergo interno o abbreviazioni. Ma se il destinatario è un cliente o un datore di lavoro, il tono deve spesso essere meno familiare e più deferente.
Non compiacere il tuo pubblico, poiché questo risulta disonesto. È importante mantenere l'autenticità. Considera ogni dinamica relazionale prima di decidere come scrivere l'email in modo professionale. Un buon metro di misura è pensare alla tua comunicazione verbale con quella persona. Il modo in cui parli a un amico al distributore d'acqua è diverso rispetto a come interagisci con il tuo capo in una riunione. La corrispondenza via email dovrebbe riflettere quella distinzione.
3. Scegli un Punto Focale da Discutere nelle Tue Email Professionali
C'è un motivo per cui investi tempo e sforzo nella scrittura di un'email in primo luogo. Ha uno scopo, sia per te che per la persona che la legge. Ma per il bene della chiarezza e della brevità, dovrebbe coprire solo un punto focale ben definito invece di saltare a idee multiple poco sviluppate, disconnesse o non correlate.
Quando conversi tramite un'app di messaggistica, spesso restringi l'argomento della discussione. Principalmente perché è inteso che tu e il destinatario state entrambi facendo più cose contemporaneamente in mezzo a questo scambio. È per questo che la comunicazione mobile è popolare: si adatta a un flusso di lavoro frenetico e impegnato. Quindi adotta una mentalità simile quando si tratta di email e assumi che il tuo destinatario abbia la capacità di gestire un'unica chiamata all'azione alla volta. Se stai contattando qualcuno per confermare il pranzo di lavoro di domani, allora ricorda che devi anche inviargli le note della riunione di bilancio della settimana scorsa, questi punti focali dovrebbero essere trattati in due email separate. Potrebbe sembrare non necessario o eccessivo, ma questo approccio tende a ridurre la confusione. Mantiene le informazioni digeribili piuttosto che sommergere l'altra persona con diversi memo, compiti o richieste tutte in una volta.
4. Chiedi "Il contenuto è leggibile?"
Le conversazioni su piattaforme come WhatsApp sono divertenti da leggere. Non solo perché sono concise e incisive, ma anche perché sono visive. Nei servizi di messaggistica istantanea, puoi interagire con le persone utilizzando ogni tipo di media digitale come immagini e video. Questo rende la conversazione sia sensoriale che stimolante per tutte le parti coinvolte.Poiché l'email non offre la stessa versatilità, è cruciale attrarre e mantenere l'attenzione del destinatario attraverso la tua scelta di parole.
Pensare di scrivere un'email come costruire una narrazione: la maggior parte delle persone è attratta da informazioni che sono fresche, pertinenti e stimolanti, quindi offri contenuti che qualcuno vorrebbe davvero leggere.Prima di inviare un'email, scorri il testo e poni criticamente la domanda: "Questo suscita il mio interesse?" Se tu stesso non sei coinvolto dal messaggio che hai scritto, è probabile che il destinatario sarà ancora meno attento.
Potresti star comunicando con l'altra persona riguardo qualcosa di banale come il feedback del cliente su un progetto. Questo non significa che il tuo linguaggio debba suonare monotono. Usa un linguaggio descrittivo che susciti la loro curiosità, li incoraggi a fare brainstorming e li mobiliti a rispondere con azioni affirmative. Se il contenuto è leggibile, non verrà filtrato come "posta indesiderata".Non c'è dubbio che la cultura aziendale di oggi sia diventata mobile, ma la corrispondenza via email ha ancora un posto. Un enorme volume di messaggi inonda quotidianamente le caselle di posta e gli smartphone. È importante assicurarsi che le tue email vengano notate—non scartate nel caos. Quindi mantieni le informazioni concise, puntate, specifiche per il pubblico e coinvolgenti da leggere. Con queste strategie a tua disposizione, inviare email non sembrerà un esercizio di futile, ma un modo efficiente di condurre affari.
Chi è l'autore:
Lesley Vos è una scrittrice professionista e coach di scrittura di Chicago. Attualmente blogga sul sito di Bid4Papers e contribuisce a pubblicazioni su affari, marketing digitale e sviluppo personale, Lesley aiuta i colleghi a sviluppare la fiducia e le competenze per una migliore creazione e promozione di contenuti. Sentiti libero di contattarla su Twitter.
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