Guida: Configurazione Email Aziendale
Nel mondo ci sono oltre 3,9 miliardi di utenti email, un buon indicatore della sua popolarità come mezzo di comunicazione. Inoltre, il 73% dei millennials preferisce comunicare con le aziende tramite email, il che indica che la tua azienda dovrebbe avere un buon indirizzo email aziendale.
Molte aziende utilizzano l'email per interagire con i propri clienti e trasformare i contatti in clienti. Perché non dovrebbero farlo, quando le campagne email possono rappresentare fino a un aumento del 760% nei ricavi? Quindi, se non hai ancora un'email aziendale, è giunto il momento di impostare l'account email aziendale.
Mailbird ha preparato una guida per mostrarti come scegliere un buon servizio email aziendale e darti un'idea dei migliori servizi email a cui la tua azienda potrebbe iscriversi.
Il Processo a Due Fasi per Impostare un Buon Account Email Aziendale
Se hai bisogno di un indirizzo email per la tua attività non dovrebbe nemmeno essere una domanda. Ne hai bisogno. È essenziale quanto avere un sito web. Ma devi scegliere dove sarà ospitata la tua email aziendale e come dovrebbe essere chiamata. Pertanto, quando imposti il tuo account email aziendale, ci sono due passi essenziali che devi seguire:
- Scegli un nome per l'indirizzo; e
- Scegli un fornitore di servizi email.
Procediamo al primo passo.
Qual è un Buon Indirizzo Email Aziendale e Come Sceglierne Uno per la Tua Attività
Un buon indirizzo email aziendale è quello che denota il nome della tua attività e, a sua volta, aiuta la tua azienda a costruire fiducia e credibilità, risultando in un aumento delle vendite.
Ecco alcuni consigli che ti aiuteranno a scegliere il miglior indirizzo email per la tua attività.
Usa il Tuo Dominio
Alcune aziende optano per un fornitore di servizi email gratuiti, come Gmail o Yahoo! Mail. Anche se questi possono soddisfare tutte le tue esigenze di invio, le loro versioni gratuite non ti permetteranno di creare un dominio personalizzato.
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Ecco due esempi: luxuryestates@gmail.com e sales@luxuryestates.com |
Quale indirizzo email ti sembra migliore?
I domini personalizzati sono un segno di professionalità. Dimostrano ai potenziali clienti che la tua azienda può essere fidata, e le persone saranno più propense a contattarti una volta che si fidano di te. I domini email personalizzati appaiono anche molto più puliti, e i clienti sono più propensi a ricordare il nome della tua attività se hai il tuo dominio.
Oppure Crea Uno Personalizzato
È consigliabile che tu acquisti un nome di dominio da utilizzare nel tuo indirizzo email (se non ne hai già uno). L'opzione migliore è scegliere il nome di dominio più breve possibile che rispecchi accuratamente la tua attività. Ecco i modi più semplici per ottenere un nome di dominio per la tua email professionale:
- Registrar di Domini. Puoi acquistare un dominio da un registrar di domini (come GoDaddy o Namecheap) a un prezzo accessibile. Puoi poi collegare il tuo dominio al tuo fornitore di servizi email.
- Un web host o un costruttore di siti. Se stai utilizzando fornitori come Squarespace, Wix, Bluehost o DreamHost, è molto probabile che tu sia idoneo a ricevere un nome di dominio gratuito.
- Google Workspace. Se stai ottenendo un indirizzo email professionale tramite Google Workspace, Google ti darà un nome di dominio durante la registrazione dell'account.
Non Usare Indirizzi Email ISP
Utilizzare un indirizzo email ISP come @comcast.net o @verizon.net potrebbe sembrare una buona idea. Ma, cosa succede se decidi di non utilizzare quel fornitore di servizi internet? Bene, dovrai cambiare tutti i tuoi indirizzi email. Se stai già usando un'email ISP, dovresti sostituirla con un dominio personalizzato il prima possibile.
Inoltre, un indirizzo email di questo tipo potrebbe persino confondere i tuoi clienti. La tua attività è un'azienda indipendente? È in qualche modo collegata a Verizon? Cosa fa la tua attività? Puoi anticipare tutte queste domande con un dominio personalizzato.
Usa Formati Email Standard
Potresti voler rappresentare la tua azienda come originale, ma avere un indirizzo email aziendale insolito può avere alcune conseguenze. Ad esempio, immagina che il tuo indirizzo email sia cust0merservice@luxuryestates.com. Immagina quanti clienti potrebbero confondere lo 0 per una "o", inviare un'email all'indirizzo sbagliato e non ricevere mai notizie dalla tua azienda. Questo non è qualcosa che farebbe sembrare il tuo marchio migliore.
La regola d'oro per un buon indirizzo email aziendale è mantenerlo semplice. Puoi anche creare diversi indirizzi email che separeranno i tuoi clienti in diverse categorie. Ecco alcuni utilizzando il nostro dominio "luxuryestate" come esempio:
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info@luxuryestates.com |
Un indirizzo email generale da mettere sul tuo sito web. I clienti possono utilizzarlo per inviare tutte le loro domande e richieste. |
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customerservice@luxuryestates.com |
Ogni attività ha bisogno di un'email aziendale funzionante come questa. Qui i clienti possono richiedere ulteriori informazioni, chiedere un rimborso o avere maggiori info sulle politiche della tua azienda. |
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legal@luxuryestates.com |
Tutti coloro che hanno delle questioni legali con la tua azienda possono contattarti tramite questo indirizzo email. |
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john@luxuryestates.com / john.hut@luxuryestates.com / hut.j@luxuryestates.com |
Se vuoi creare indirizzi email per i tuoi dipendenti, assicurati di adottare un formato standard a cui tutti i dipendenti si atterranno. |
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sales@luxuryestates.com |
Hai un dipartimento vendite? Allora questo indirizzo email è qualcosa che devi includere. |
Aggiungi il Tuo Nome e Immagine del Profilo
Se usi un client email come Gmail, ci sono alcune impostazioni che puoi personalizzare. Ad esempio, puoi aggiungere un nome e un'immagine del profilo. Puoi usare un logo aziendale per l'indirizzo email generale. E, i tuoi dipendenti possono aggiungere le loro foto ai loro account email.
In questo modo, aggiungerai credibilità al tuo marchio. Quando le persone ti contatteranno, sapranno che stanno contattando un'azienda affermata e la persona giusta.
Come Scegliere un Fornitore di Servizi Email
Ci sono molti fornitori di servizi email tra cui scegliere, ma prima di arrivare a quello, ecco alcune funzionalità e funzioni da tenere d'occhio in un fornitore di servizi email.
Facilità di impostazione
Prima di poter utilizzare il fornitore, devi impostarlo e configurare il tuo account. Assicurati di scegliere un client che renda quest'esperienza senza problemi.
Facilità d'uso
Non tutti i tuoi dipendenti sono esperti di tecnologia. È meglio scegliere un fornitore di servizi email che sia facile da usare e non richieda troppo addestramento al personale.
Disponibilità di dominio personalizzato
È molto utile avere un fornitore che ti consenta di creare un nome di dominio personalizzato. Finché il nome è disponibile, il servizio dovrebbe permetterti di utilizzare qualsiasi nome tu voglia, quindi assicurati che sia rilevante per il tuo marchio.
Sicurezza
È fondamentale ottenere un fornitore di servizi che manterrà le interazioni tra i tuoi dipendenti e i clienti private. La crittografia end-to-end è essenziale, così come diversi passaggi di autenticazione.
Integrazione con altri strumenti e app
Alcuni fornitori di servizi email possono essere integrati con altri strumenti e app professionali, comprese le app per i calendari o persino i social media.
Spazio di archiviazione
Quando scegli un fornitore di servizi email, è importante considerare la quantità di spazio di archiviazione inclusa. Come azienda, riceverai e invierai migliaia di email e non vorrai rimanere senza spazio.
Funzionalità avanzate
Quando gestisci un'azienda, funzionalità avanzate come rimandare le email o leggere velocemente possono essere di grande aiuto. Diversi fornitori di servizi email offrono funzionalità diverse. Assicurati di scegliere quello che soddisfa le tue esigenze specifiche.
I 7 Migliori Servizi di Email Aziendale
Come già accennato, hai bisogno di una buona email aziendale e di un servizio email affidabile per gestire la tua attività con successo. Ecco i migliori fornitori di servizi email che porteranno la tua esperienza di email a un livello superiore.
Gmail
Gmail è uno dei fornitori di servizi email più popolari e affidabili. E ti consente di creare un nome email professionale per la tua azienda. La parte migliore di Gmail è che puoi usarlo sia per la tua comunicazione personale che aziendale, gratuitamente.
Il maggiore vantaggio di Gmail è la sua interfaccia. La maggior parte dello schermo è dedicata alla tua casella di posta, con un minimo di barra degli strumenti e altre funzionalità. Tutte le email sono organizzate ordinatamente via conversazioni, consentendo agli utenti una visualizzazione più semplice e una risposta più conveniente alle email.
Anche se è un servizio email gratuito, Gmail offre ai suoi utenti alcune funzionalità avanzate come un potente strumento di ricerca, sistema di filtri, inoltro email e l'incredibilmente utile "Annulla Invio". Poiché Gmail è di proprietà di Google, può integrarsi perfettamente con strumenti di produttività come Google Docs e Google Calendar. Inoltre, Google ha garantito la massima sicurezza per i suoi utenti aggiungendo potenti filtri anti-spam e la verifica in due passaggi a Gmail.
Gmail è accessibile tramite web e su tutti gli smartphone iOS e Android. Gli utenti possono condividere allegati fino a 25 MB di dimensione. I file più grandi possono essere condivisi tramite Google Drive.
Oltre al suo piano gratuito, Gmail ha anche tre piani premium — Starter (6$ per utente/mese), Business (12$ per utente/mese), e Business Plans (18$ per utente/mese). Ogni piano offre maggior spazio di archiviazione, supporto maggiore e accesso a diverse applicazioni.
Outlook.com
Outlook.com è un popolare servizio email sviluppato dal gigante tecnologico Microsoft. Supporta vari servizi ed è ricco di funzionalità avanzate; molti buoni nomi email aziendali contengono il dominio Outlook.com.
L'interfaccia di Outlook è simile a quella di molti altri client email: le cartelle e gli strumenti organizzativi sono a sinistra; le email sono al centro e c'è un piccolo riquadro di anteprima a destra. Tuttavia, non lasciare che questa apparente semplicità ti inganni. Outlook è pieno di funzionalità potenti. Ad esempio, rileverà automaticamente tutte le email importanti e le posizionerà in una Posta in Arrivo Focalizzata.
Le email contenenti informazioni su eventi come voli o prenotazioni di cene verranno automaticamente aggiunte al tuo calendario. Un ottimo supporto agli allegati ti consente di condividere file di OneDrive direttamente come link o copie. Molti utenti apprezzano la funzionalità Annulla Eliminazione, che consente di recuperare un'email dopo che è stata accidentalmente scartata.
Outlook di Microsoft offre diverse integrazioni basate su app che migliorano l'esperienza dell'utente. C'è supporto integrato per Skype, e le app offrono agli utenti un accesso più semplice a PayPal, Yelp, Evernote, Uber e altro ancora.
La parte migliore di Outlook.com è che ottieni tutte queste funzionalità e 15 GB di spazio di archiviazione gratis. Se sei interessato ai piani premium, puoi passare a Office 365 e pagare 5$ al mese per un singolo utente oppure pagare 70$ per un anno. Office 365 include funzionalità ancora più avanzate come 50 GB di spazio di archiviazione per la posta, lavoro offline, recupero file e le versioni più recenti di Word, Excel e PowerPoint.
iCloud Mail
iCloud Mail è un fornitore di email noto per la sua facilità d'uso. Chiunque abbia un ID Apple può richiedere un indirizzo email iCloud e associarlo a quell'ID Apple. iCloud è un'ottima scelta per coloro che preferiscono controllare e rispondere alle email dal proprio dispositivo mobile. Tuttavia, è importante sottolineare che solo gli utenti iOS possono accedere a questo fornitore di servizi email dai propri smartphone.
Proprio come Google, Apple ha fatto in modo di includere alcune funzionalità di sicurezza come la verifica in due passaggi. Il filtro anti-spam blocca qualsiasi email indesiderata o sospetta dall'arrivare nella tua casella di posta.
Una funzionalità interessante di iCloud Email è che consente agli utenti di creare un'email alias. Così facendo, l'indirizzo email principale è nascosto al destinatario. Questa funzionalità consente agli utenti di gestire le proprie email mentre monitorano le fonti di messaggi indesiderati. Apple ti offre la possibilità di inviare e ricevere email con un'account alias, con un massimo di tre attive contemporaneamente.
Apple offre ai suoi utenti 5 GB di spazio di archiviazione email gratuito. Se hai bisogno di più spazio, puoi iscriverti per 25 GB aggiuntivi a 40$ all'anno.
Yahoo! Mail
Yahoo! Mail è un fornitore di servizi email che ti consente di impostare un buon email aziendale che aiuterà ad aumentare le tue entrate. Anche se non è popolare come altri fornitori, l'ultima versione di Yahoo! Mail è un client raffinato e professionale che può competere con i servizi email più noti.
Yahoo! Mail presenta un'interfaccia simile a quella di Gmail; c'è una grande visualizzazione della casella di posta, filtri per contenuto e una navigazione semplice di tutte le email in una conversazione. Puoi anche disporre le tue email in diverse cartelle. Gli utenti mobili hanno accesso ad alcune altre funzionalità come disiscriversi dalle newsletter senza lasciare la casella di posta.
Ciò che distingue Yahoo! Mail da tutti gli altri servizi è lo spazio di archiviazione della casella di posta di 1 TB che ti consente di conservare tutte le email ricevute per lungo tempo. Questo servizio email è gratuito, ma puoi anche iscriverti a Business Mail, che ha alcune funzionalità aggiuntive.
Yahoo! Business Mail ti consente di creare un dominio personalizzato, importare contatti dai social media o da altri fornitori e utilizzare vari strumenti di produttività (analisi, gestione documenti, più calendari, ecc.).
Il piano premium parte da 3,19$ per casella di posta al mese. Il prezzo diminuisce man mano che aggiungi caselle di posta: 1,59$ per cinque, 1,19$ per dieci, e per 20+ dovrai contattare il fornitore. Esiste un altro piano chiamato Yahoo Mail Pro, che è disponibile a 3,49$ al mese. Con questo piano, ricevi una casella di posta senza pubblicità, supporto prioritario, e alcune funzionalità aggiuntive.
AOL Mail
AOL Mail, conosciuto anche come AIM Mail, è un servizio email gratuito che offre ottime funzionalità di personalizzazione. Gli utenti possono importare i propri contatti in formato CSV, .txt o LDIF. Analogamente a Gmail, AOL Mail ti consente di annullare l'invio di un'email. Tuttavia, c'è un piccolo problema. Questa opzione funziona solo per le email inviate ad altri indirizzi AOL.
La caratteristica più notevole di AOL Mail è che offre ai suoi utenti spazio di archiviazione illimitato. Quindi, se preferisci conservare tutti i tuoi messaggi dai clienti, non dovrai mai preoccuparti di rimanere senza spazio con questo fornitore di email. Inoltre, sono presenti filtri anti-spam avanzati e protezione contro malware.
Gli utenti di AOL Mail possono personalizzare il loro indirizzo email con la funzione MyAddress che consente loro di scegliere il proprio nome di dominio email. Questa funzionalità è piuttosto utile per le aziende che vogliono creare buoni nomi email aziendali.
L'unico svantaggio di questo servizio email è che ci sono troppe pubblicità. Tuttavia, è possibile iscriversi a un piano premium senza pubblicità che costa 8,99$ al mese.
Zoho Mail
Zoho Mail è un servizio email orientato alle aziende che offre una suite per ufficio online, gestione documenti e molte altre strumenti di produttività. Zoho Mail si distingue da tutti gli altri fornitori di servizi email perché offre molte funzionalità avanzate gratuite.
Il piano gratuito supporta fino a 25 utenti. Zoho ha anche un programma di referral che ti offre 25 utenti extra; tuttavia, il programma è attualmente in fase di rimodellamento. Ogni utente riceve 5 GB di spazio di archiviazione della casella di posta e può utilizzare il proprio dominio. Di solito, queste funzionalità fanno parte di un piano premium, ma Zoho le offre gratuitamente.
Lo svantaggio del piano gratuito è che non possiede alcune funzionalità essenziali come l'inoltro email. Inoltre, ti offre solo accesso web. Fortunatamente, il piano Standard di Zoho (3$ per utente) viene fornito con una serie di funzionalità avanzate come l'inoltro email, hosting di più domini, sincronizzazione attiva, 30 GB di spazio di archiviazione, e un limite di allegato di 30 MB. Ci sono anche altri due piani: il piano Lite (1$ per utente), che offre leggermente meno rispetto al piano Standard, e il piano Professionale (6$ per utente), che è ancora più avanzato.
GMX
GMX è un fornitore di servizi email gratuito che può essere usato sia per scopi personali che aziendali. Offre un'email di base ma anche spazio di archiviazione email illimitato. L'email GMX è popolare tra gli utenti di smartphone grazie alla sua interfaccia elegante. Il client può essere utilizzato per ottenere un'email da altri servizi email.
Quando si tratta di funzionalità avanzate, GMX offre una grande protezione ai suoi utenti. Il client manterrà sempre la tua casella di posta priva di spam e ti proteggerà anche da spyware e malware. Il client include il GMX Organizer che rende facile tenere traccia di tutti i tuoi appuntamenti. Tuttavia, questo client non offre l'autenticazione a due fattori, rendendo più facile per un dispositivo non autorizzato accedere alla tua email.
A differenza di altri client, GMX ti consente di personalizzare per quanto tempo i tuoi messaggi email saranno conservati. Ad esempio, se desideri che i messaggi nella cartella Cestino vengano eliminati dopo cinque giorni, puoi personalizzare GMX per farlo. Ciò che rende GMX distintivo è la dimensione dell'allegato di 50 MB. Sfortunatamente, la capacità di archiviazione email è solo di 2 GB.
GMX cerca di risarcire alcune delle sue carenze offrendo ai suoi utenti gestione di più account email e supporto diretto dall'azienda per qualsiasi query.
Utilizzare un Client Email per Gestire i Tuoi Account Email Aziendali
Sebbene una delle principali raccomandazioni sia quella di creare più account email, potresti pensare che sarebbe impossibile tenerne d'occhio tutti. La verità è che, se hai un client email affidabile come Mailbird, potrai gestire tutti i tuoi account email aziendali da un unico posto.
Mailbird è ricco di funzionalità avanzate che trasformeranno la tua esperienza di emailing:
- La Posta Unificata ti consente di gestire facilmente tutte le tue email e i tuoi contatti da più account da un'unica inbox.
- Il client può essere facilmente integrato con altre app come Asana, Dropbox, Facebook, Todoist, Google Calendar e molte altre.
- Funzioni come Speed Reader, la avanzata Ricerca Allegati e Risposta in-Linea ti aiutano a gestire tutte le tue email rapidamente, senza dover sprecare ore in questo compito ogni settimana.
- Tracciamento email ti consente di testare la versione inbox di ricevute di lettura per email marketing su piccola e media scala.
Queste sono solo alcune delle funzionalità di cui godono gli utenti di Mailbird Premium. Puoi provare l'intero set durante un periodo di prova gratuito.
Creare una buona email aziendale è facile con i giusti consigli
Creare una buona email aziendale non è complicato. Devi assicurarti di fare quanto segue: utilizzare un dominio personalizzato, inventare un nome che aiuti i tuoi clienti a ricordare la tua azienda e utilizzare un fornitore di servizi email affidabile. E, dopo aver letto i consigli di questo articolo, non puoi sbagliare nessuno di questi passaggi.
Quando si tratta di gestire le tue email aziendali, numerosi client email possono aiutarti, ma Mailbird è quello che offre di più. Non solo puoi utilizzare il client con un dominio personalizzato, ma puoi anche tenere traccia di tutte le email della tua azienda da un'unica casella di posta. In questo modo, nessuna delle email dei tuoi clienti rimarrà mai senza risposta. E i tuoi dipendenti ameranno l'interfaccia semplice di Mailbird e le sue funzionalità avanzate.
FAQ
Come posso creare un buon indirizzo email aziendale?
Ecco alcuni consigli che ti aiuteranno a creare un buon indirizzo email aziendale: - Scegli un nome di dominio personalizzato (@tuazienda.com invece di @gmail.com) - Mantieni il tuo nome di dominio semplice, facile da ricordare e attinente alla tua azienda. - Evita di utilizzare numeri e trattini nel tuo nome di dominio. - Aggiungere parole chiave o la posizione dell'azienda può rendere il tuo indirizzo email unico.
Quale dovrebbe essere il mio email professionale?
L'indirizzo email professionale standard consigliato è firstname.lastname@domain.com. Per un'email aziendale, si consiglia di utilizzare un indirizzo email generale come info@tuazienda.com
Come dovresti chiamare la tua email aziendale?
Ci sono numerose idee per un'email aziendale. Puoi creare un indirizzo email generale per la tua azienda come info@tuazienda.com. Alcune aziende creano un indirizzo email per ogni dipartimento, come sales@tuazienda.com. E, se hai bisogno di indirizzi email per i tuoi dipendenti, assicurati che tutte le email seguano lo stesso formato, come nome@tuazienda.com.
