Guia: Configurar Email Empresarial
Globalmente, existem mais de 3,9 bilhões de utilizadores de email, um bom indicador de que o email é um meio de comunicação popular. Ao mesmo tempo, 73% dos millennials preferem comunicar com empresas via email, o que é um bom sinal de que o seu negócio deve ter um bom endereço de email empresarial.
Muitas empresas utilizam email para interagir com os seus clientes e converter leads em clientes. Por que não o fariam quando as campanhas de email podem representar até um aumento de 760% na receita? Portanto, se ainda não tem uma conta de email empresarial, está na hora de a configurar.
A Mailbird preparou um guia para lhe mostrar como escolher um bom serviço de email empresarial e dar-lhe uma visão geral dos melhores serviços de email para os quais a sua empresa poderia inscrever-se.
O Processo em Duas Etapas para Configurar uma Boa Conta de Email Empresarial
Se você precisa de um endereço de email para o seu negócio, isso não deveria ser sequer uma questão. Você precisa. É tão essencial quanto ter um site. Mas você precisa escolher onde o seu email empresarial será hospedado e qual deverá ser o seu nome. Portanto, ao configurar a sua conta de email empresarial, há duas etapas essenciais que você deve seguir:
- Escolher um nome de endereço; e
- Escolher um provedor de serviços de email.
Vamos prosseguir para a primeira etapa.
O Que É Um Bom Endereço de Email Empresarial e Como Escolher Um para o Seu Negócio
Um bom endereço de email empresarial é aquele que denota o nome do seu negócio e, por sua vez, ajuda a sua empresa a construir confiança e credibilidade, resultando em um aumento nas vendas.
Aqui estão algumas dicas que vão ajudá-lo a escolher o melhor endereço de email para o seu negócio.
Use o Seu Próprio Domínio
Algumas empresas optam por um provedor de serviços de email gratuito, como Gmail ou Yahoo! Mail. Embora estes possam atender a todas as suas necessidades de email, suas versões gratuitas não permitem que você crie um domínio personalizado.
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Aqui estão dois exemplos: luxuryestates@gmail.com e sales@luxuryestates.com |
Qual endereço de email lhe parece melhor?
Domínios personalizados são um marco de profissionalismo. Eles mostram aos potenciais clientes que a sua empresa pode ser confiável, e as pessoas estarão mais propensas a contatá-lo assim que confiarem em você. Domínios de email personalizados também parecem muito mais limpos, e os clientes são mais propensos a lembrar o nome da sua empresa se você tiver seu próprio domínio.
Ou Crie Um Personalizado
Recomenda-se que você adquira um nome de domínio para usar em seu endereço de email (se ainda não tiver um). A melhor opção é escolher o nome de domínio mais curto que reflita com precisão o seu negócio. Aqui estão as formas mais fáceis de obter um nome de domínio para seu email profissional:
- Registrador de domínios. Você pode adquirir um domínio de um registrador de domínios (como GoDaddy ou Namecheap) a um preço acessível. Você pode então conectar seu domínio ao seu provedor de serviços de email.
- Um host de site ou construtor de sites. Se você estiver usando provedores como Squarespace, Wix, Bluehost ou DreamHost, é bem provável que você seja elegível para um nome de domínio gratuito.
- Google Workspace. Se você estiver adquirindo um endereço de email profissional através do Google Workspace, o Google fornecerá um nome de domínio durante o registro da conta.
Não Use Endereços de Email de Provedores de Internet
Usar um endereço de email de provedor de internet, como @comcast.net ou @verizon.net, pode parecer uma boa ideia. Mas, o que acontece se você decidir não usar esse provedor de serviço de internet? Bem, você terá que mudar todos os seus endereços de email também. Se você já estiver usando um email de provedor de internet, você deve substituí-lo por um domínio personalizado o mais rápido possível.
Além disso, um endereço de email como este pode até confundir seus clientes. Sua empresa é uma companhia independente? Está de alguma forma relacionada à Verizon? O que a sua empresa faz? Você pode responder todas essas perguntas com antecedência utilizando um domínio personalizado.
Use Formatos Padrão de Email
Você pode querer representar sua empresa de forma peculiar, mas ter um endereço de email empresarial incomum pode ter algumas consequências. Por exemplo, imagine que seu endereço de email é cust0merservice@luxuryestates.com. Imagine quantos clientes provavelmente vão confundir o 0 com um "o", enviar um email para um endereço errado e nunca ouvir falar da sua empresa. Isso não é algo que tornaria sua marca mais atraente.
A regra de ouro para um bom endereço de email empresarial é mantê-lo simples. Você pode até criar vários endereços de email que separarão seus clientes em várias categorias. Aqui estão alguns usando nosso domínio "luxuryestate" como exemplo:
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info@luxuryestates.com |
Um endereço de email geral para colocar no seu site. Os clientes podem usá-lo para enviar todas as suas perguntas e dúvidas. |
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customerservice@luxuryestates.com |
Toda empresa precisa de um email empresarial funcional como este. Aqui, os clientes podem solicitar informações adicionais, pedir reembolso ou obter mais informações sobre as políticas da sua empresa. |
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legal@luxuryestates.com |
Todos aqueles que possuem algumas questões legais com sua empresa podem contatá-lo através deste endereço de email. |
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john@luxuryestates.com / john.hut@luxuryestates.com / hut.j@luxuryestates.com |
Se você quiser criar endereços de email para seus funcionários, certifique-se de desenvolver um formato padrão que todos os funcionários sigam. |
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sales@luxuryestates.com |
Você tem um departamento de vendas? Então este endereço de email é algo que você deve incluir também. |
Adicione Seu Nome e Foto de Perfil
Se você usar um cliente de email como o Gmail, há algumas configurações que você pode personalizar. Por exemplo, você pode adicionar um nome e uma foto de perfil. Pode usar um logotipo da empresa para o endereço de email geral. E, seus funcionários podem adicionar suas fotos às suas contas de email.
Ao fazer isso, você adicionará credibilidade à sua marca. Quando as pessoas entrarem em contato com você, saberão que estão se comunicando com uma empresa estabelecida e entrando em contato com a pessoa certa.
Como Escolher um Provedor de Serviços de Email
Existem muitos provedores de serviços de email para escolher, mas antes de chegar a isso, aqui estão algumas características e funções a observar em um provedor de serviços de email.
Facilidade de configuração
Antes que você possa usar o provedor, você precisa configurá-lo e configurar sua conta. Certifique-se de escolher um cliente que tornará essa experiência livre de aborrecimentos.
Facilidade de uso
Nem todos os seus funcionários são experientes em tecnologia. É melhor escolher um provedor de serviços de email que seja fácil de usar e que não exija muita formação da equipe.
Disponibilidade de domínio personalizado
É muito útil ter um provedor que permita que você crie um nome de domínio personalizado. Desde que o nome esteja disponível, o serviço deve permitir que você use qualquer nome que quiser, então certifique-se de que ele é relevante para a sua marca.
Segurança
É imprescindível obter um provedor de serviços que mantenha as negociações entre seus funcionários e clientes em privado. A criptografia de ponta a ponta é essencial, assim como diferentes etapas de autenticação.
Integração com outras ferramentas e aplicativos
Alguns provedores de serviços de email podem ser integrados com outras ferramentas e aplicativos profissionais, incluindo calendários ou até aplicativos de redes sociais.
Armazenamento
Ao escolher um provedor de serviços de email, é importante levar em conta a quantidade de espaço de armazenamento incluído. Como uma empresa, você estará recebendo e enviando milhares de emails, e você não vai querer ficar sem espaço.
Recursos avançados
Ao administrar uma empresa, recursos avançados, como a suspensão de emails ou leitura rápida, podem ser de grande ajuda. Diferentes provedores de serviços de email vêm com diferentes recursos. Certifique-se de escolher aquele que atenda às suas necessidades específicas.
Top 7 Serviços de Email Empresariais
Como já mencionado, você precisa de um bom email empresarial e de um serviço de email confiável para administrar seu negócio com sucesso. Aqui estão os principais fornecedores de serviços de email que elevarão sua experiência de email ao próximo nível.
Gmail
O Gmail é um dos provedores de serviços de email mais populares e confiáveis. E ele permite que você crie um nome de email empresarial profissional para sua empresa. A melhor parte do Gmail é que você pode usá-lo tanto para suas comunicações pessoais quanto empresariais, gratuitamente.
A maior vantagem do Gmail é sua interface. A maior parte da tela é dedicada à sua caixa de entrada, com ferramentas e outros recursos em mínimos detalhes. Todos os emails estão organizados de forma ordenada via conversas, permitindo uma visualização mais fácil e respostas mais convenientes.
Mesmo sendo um serviço de email gratuito, o Gmail oferece aos seus usuários alguns recursos avançados, como uma poderosa ferramenta de busca, sistema de filtragem, encaminhamento de emails e o incrivelmente útil "Desfazer Envio". Como o Gmail é propriedade do Google, ele pode se integrar perfeitamente com ferramentas de produtividade, como Google Docs e Google Calendar. Além disso, o Google garante a máxima segurança para seus usuários, adicionando filtros de spam poderosos e verificação em duas etapas ao Gmail.
O Gmail é acessível através da web e em todos os smartphones iOS e Android. Os usuários podem compartilhar anexos de até 25 MB. Arquivos maiores podem ser compartilhados através do Google Drive.
Além de seu plano gratuito, o Gmail também possui três planos premium — Starter (? por usuário/mês), Business (? por usuário/mês) e Business Plans (? por usuário/mês). Cada plano oferece mais armazenamento, maior suporte e acesso a várias aplicações.
Outlook.com
O Outlook.com é um serviço de email popular desenvolvido pelo gigante da tecnologia Microsoft. Ele suporta vários serviços e está repleto de recursos avançados; muitos bons nomes de email empresarial contêm o domínio Outlook.com.
A interface do Outlook é semelhante à de muitos outros clientes de email - pastas e ferramentas de organização estão à esquerda; os emails estão no centro, e há um pequeno painel de visualização à direita. No entanto, não deixe que essa aparente simplicidade te engane. O Outlook é repleto de recursos poderosos. Por exemplo, ele detecta automaticamente todos os emails importantes e os coloca em uma Caixa de Entrada Focada.
Emails que contêm informações sobre eventos, como voos ou reservas de jantar, serão automaticamente adicionados ao seu calendário. O ótimo suporte a anexos permite que você compartilhe arquivos do OneDrive diretamente como links ou cópias. Muitos usuários apreciam o recurso "Desfazer Exclusão", que permite recuperar um email após ter sido descartado acidentalmente.
O Outlook da Microsoft oferece várias integrações baseadas em aplicativos que melhoram a experiência do usuário. Há suporte integrado ao Skype, e os aplicativos fornecem acesso mais fácil ao PayPal, Yelp, Evernote, Uber e muito mais.
A melhor parte do Outlook.com é que você obtém todos esses recursos e 15 GB de armazenamento gratuitamente. Se você estiver interessado nos planos premium, pode atualizar para o Office 365 e pagar ? por mês para um único usuário ou pode pagar ? por ano. O Office 365 inclui recursos ainda mais avançados, como 50 GB de armazenamento de email, trabalho offline, recuperação de arquivos e as versões mais recentes do Word, Excel e PowerPoint.
iCloud Mail
O iCloud Mail é um provedor de email conhecido por sua facilidade de uso. Qualquer pessoa que tenha um ID Apple pode reivindicar um endereço de email iCloud e associá-lo a esse ID Apple. O iCloud é uma excelente escolha para aqueles que preferem verificar e responder emails de seu dispositivo móvel. No entanto, é importante ressaltar que apenas usuários de iOS podem acessar este provedor de serviços de email de seus smartphones.
Assim como o Google, a Apple se certificou de incluir alguns recursos de segurança, como verificação em duas etapas ou autenticação de dois fatores. O filtro de spam impede que quaisquer emails indesejados ou suspeitos cheguem à sua caixa de entrada.
Um recurso interessante do iCloud Email é que ele permite aos usuários criar um alias de email. Ao fazê-lo, o endereço de email principal é ocultado do destinatário. Este recurso permite que os usuários gerenciem seus emails enquanto monitoram as fontes de mensagens indesejadas. A Apple dá a você a capacidade de enviar e receber emails com uma conta alias, com até três delas ativas ao mesmo tempo.
A Apple oferece aos seus usuários 5 GB de armazenamento de email gratuito. Se você precisar de mais espaço, pode se inscrever para um adicional de 25 GB por ? por ano.
Yahoo! Mail
O Yahoo! Mail é um provedor de serviços de email que permite que você configure um bom email empresarial que ajudará a aumentar sua receita. Embora não seja tão popular quanto outros provedores, a versão mais recente do Yahoo! Mail é um cliente polido e profissional que pode competir com os serviços de email mais populares.
O Yahoo! Mail possui uma interface semelhante à do Gmail; há uma grande visualização da caixa de entrada, filtros para conteúdo e fácil navegação por todos os emails em uma conversa. Você também pode organizar seus emails em diferentes pastas. Os usuários móveis têm acesso a alguns outros recursos, como cancelar a inscrição em newsletters sem sair da caixa de entrada.
O que faz o Yahoo! Mail se destacar entre todos os outros serviços é o armazenamento de 1 TB na caixa de entrada, que permite que você mantenha todos os emails que recebe por um longo tempo. Este serviço de email é gratuito, mas você também pode se inscrever no Yahoo! Business Mail, que oferece alguns recursos adicionais.
O Yahoo! Business Mail permite que você crie um domínio personalizado, importe contatos de redes sociais ou de outros provedores e utilize várias ferramentas de produtividade (análises, gerenciamento de documentos, múltiplos calendários, etc.).
O plano premium começa a partir de ?.19 por caixa de entrada por mês. O preço diminui à medida que você adiciona caixas de entrada - ?.59 para cinco, ?.19 para dez, e para 20+, você precisará entrar em contato com o provedor. Há outro plano chamado Yahoo Mail Pro, que está disponível por ?.49 por mês. Com este plano, você obtém uma caixa de entrada sem anúncios, suporte prioritário e alguns recursos adicionais.
AOL Mail
O AOL Mail, também conhecido como AIM Mail, é um serviço de email gratuito que vem com ótimos recursos de personalização. Os usuários podem importar seus contatos em formato CSV, .txt ou LDIF. Assim como o Gmail, o AOL Mail permite que você desfaça o envio de um email. No entanto, há uma ressalva. Esta opção funciona apenas para emails enviados a outros endereços AOL.
O recurso mais notável do AOL Mail é que ele oferece aos seus usuários espaço de armazenamento ilimitado. Portanto, se você preferir armazenar todas as suas mensagens de clientes, nunca precisará se preocupar em ficar sem espaço com este provedor de email. Além disso, há filtros de spam avançados, bem como proteção contra malware.
Os usuários do AOL Mail podem personalizar seu endereço de email com o recurso MyAddress que permite escolher seu próprio nome de domínio de email. Este recurso é bastante útil para empresas que desejam criar bons nomes de email empresarial.
A única desvantagem deste serviço de email é que há muitos anúncios. No entanto, é possível se inscrever em um plano premium sem anúncios que custa ?.99 por mês.
Zoho Mail
O Zoho Mail é um serviço de email voltado para negócios que oferece um conjunto de escritório online, gerenciamento de documentos e muitas outras ferramentas de produtividade. O Zoho Mail se destaca entre os demais provedores de serviços de email porque oferece muitos recursos avançados gratuitamente.
O plano gratuito suporta até 25 usuários. O Zoho também possui um programa de indicações que oferece 25 usuários extras; no entanto, o programa está sendo remodelado atualmente. Cada usuário recebe 5 GB de armazenamento de caixa de entrada e pode usar seu próprio domínio. Geralmente, esses recursos fazem parte de um plano premium, mas o Zoho os oferece gratuitamente.
A desvantagem do plano gratuito é que ele não possui alguns recursos essenciais, como o encaminhamento de emails. Além disso, oferece acesso apenas na web. Felizmente, o plano Zoho Standard (? por usuário) vem com uma série de recursos avançados, como encaminhamento de emails, hospedagem de múltiplos domínios, sincronização ativa, 30 GB de armazenamento e um limite de anexo de 30 MB. Há também dois outros planos - o Lite (? por usuário), que oferece um pouco menos que o plano Standard, e o plano Professional, que é ainda mais avançado (? por usuário).
GMX
O GMX é um provedor de email gratuito que pode ser usado tanto para fins pessoais quanto empresariais. Ele oferece uma conta de email básica, mas também armazenamento ilimitado de email. O email GMX é popular entre os usuários de smartphones devido à sua interface elegante. O cliente pode ser usado para obter uma conta de outros serviços de email.
Quando se trata de recursos avançados, o GMX oferece uma excelente proteção para seus usuários. O cliente sempre manterá sua caixa de entrada livre de spam e também protegerá você contra spyware e malware. O cliente inclui o GMX Organizer, que facilita o acompanhamento de todos os seus compromissos. No entanto, esse cliente não oferece autenticação em duas etapas, facilitando o acesso de um dispositivo não autorizado ao seu email.
Ao contrário de outros clientes, o GMX permite que você customize por quanto tempo suas mensagens de email serão armazenadas. Por exemplo, se você quiser que as mensagens na pasta Lixeira sejam excluídas após cinco dias, pode personalizar o GMX para fazer isso. O que também faz o GMX se destacar é o tamanho de anexo de 50 MB. Infelizmente, a capacidade de armazenamento de email é de apenas 2 GB.
O GMX tenta compensar algumas de suas deficiências oferecendo aos seus usuários gerenciamento de várias contas de email e suporte direto da empresa para qualquer dúvida.
Usando um Cliente de Email para Gerir as Suas Contas de Email Empresariais
Embora uma das principais recomendações seja criar várias contas de email, pode pensar que seria impossível acompanhar todas elas. A verdade é que, se tiver um cliente de email fiável como o Mailbird, conseguirá gerir todas as suas contas de email empresarial a partir de um só lugar.
O Mailbird está repleto de funcionalidades avançadas que transformarão a sua experiência de email:
- A Caixa de Entrada Unificada permite-lhe gerir todos os seus emails e contactos de várias contas facilmente a partir de uma única caixa de entrada.
- O cliente pode ser facilmente integrado com outras aplicações como Asana, Dropbox, Facebook, Todoist, Google Calendar, e muitas mais.
- Funcionalidades como Leitor Rápido, busca de Anexos Avançada, e Resposta In-Line ajudam-no a lidar com todos os seus emails rapidamente, sem ter que perder horas nessa tarefa todas as semanas.
- Acompanhamento de emails permite-lhe testar a versão de caixa de entrada dos recibos de leitura para marketing por email em pequena a média escala.
Estas são apenas algumas das funcionalidades que os utilizadores do Mailbird Premium obtêm. Pode testar todo o conjunto durante um período de teste gratuito.
Criar um Bom Email Empresarial É Fácil Com As Dicas Certas
Criar um bom email empresarial não é complicado. Você precisa garantir que faça o seguinte - use um domínio personalizado, crie um nome que ajude os seus clientes a lembrar da sua empresa e utilize um provedor de serviços de email confiável. E, após ler as dicas deste artigo, você não pode errar em nenhum desses passos.
Quando se trata de gerenciar os seus emails empresariais, vários clientes de email podem ajudar, mas o Mailbird é o que oferece mais. Não só você pode usar o cliente com um domínio personalizado, como também pode acompanhar todos os emails da sua empresa a partir de uma única caixa de entrada. Dessa forma, nenhum dos emails dos seus clientes ficará sem resposta. E os seus funcionários vão adorar a interface simples do Mailbird e suas funcionalidades avançadas.
Perguntas Frequentes
Como posso criar um bom endereço de e-mail empresarial?
Aqui estão algumas dicas que o ajudarão a criar um bom endereço de e-mail empresarial: - Escolha um nome de domínio personalizado (@suaempresa.com em vez de @gmail.com) - Mantenha o nome de domínio simples, fácil de lembrar e relacionado à sua empresa. - Evite usar números e hífens no seu nome de domínio. - Adicionar palavras-chave ou a localização da empresa pode tornar seu endereço de e-mail único.
Qual deve ser meu e-mail profissional?
O endereço de e-mail profissional padrão recomendado é firstname.lastname@domain.com. Para um e-mail empresarial, é recomendável usar um endereço de e-mail geral, como info@suaempresa.com
Como deve ser o nome do seu e-mail empresarial?
Existem inúmeras ideias para um e-mail empresarial. Você pode criar um endereço de e-mail geral para sua empresa, como info@suaempresa.com. Algumas empresas criam um endereço de e-mail para cada departamento, como vendas@suaempresa.com. E, se você precisar de endereços de e-mail para seus funcionários, deve garantir que todos os e-mails sigam o mesmo formato, como nome@suaempresa.com.
