Guía: Configuración de correo electrónico empresarial
A nivel mundial, hay más de 3.9 mil millones de usuarios de correo electrónico, un buen indicador de que el correo electrónico es un medio de comunicación popular. Al mismo tiempo, el 73% de los millennials prefieren comunicarse con las empresas a través del correo electrónico, lo que es un buen indicador de que tu empresa debería tener una buena dirección de correo electrónico empresarial.
Muchas empresas utilizan el correo electrónico para interactuar con sus clientes y convertir prospectos en clientes. ¿Por qué no lo harían cuando las campañas de correo electrónico pueden representar hasta un aumento del 760% en ingresos? Así que, si aún no tienes una cuenta de correo electrónico empresarial, es hora de configurarla.
Mailbird ha preparado una guía para mostrarte cómo elegir un buen servicio de correo electrónico empresarial y darte una visión de los principales servicios de correo electrónico a los que tu empresa podría suscribirse.
El Proceso de Dos Pasos para Configurar una Buena Cuenta de Correo Electrónico Empresarial
Si necesitas una dirección de correo electrónico para tu negocio, no debería ser una pregunta. La necesitas. Es tan esencial como tener un sitio web. Pero debes elegir dónde se alojará tu correo electrónico empresarial y cómo debería llamarse. Por lo tanto, al configurar tu cuenta de correo electrónico empresarial, hay dos pasos esenciales que debes seguir:
- Elige un nombre de dirección; y
- Elige un proveedor de servicios de correo electrónico.
Procedamos al primer paso.
¿Qué es una Buena Dirección de Correo Electrónico Empresarial y Cómo Elegir una para Tu Negocio?
Una buena dirección de correo electrónico empresarial es aquella que denota el nombre de tu negocio, y a su vez, ayuda a tu empresa a construir confianza y credibilidad, lo que resulta en un aumento de ventas.
Aquí hay algunos consejos que te ayudarán a elegir la mejor dirección de correo electrónico para tu negocio.
Usa Tu Propio Dominio
Algunas empresas optan por un proveedor de servicios de correo electrónico gratuito, como Gmail o Yahoo! Mail. Aunque estos pueden satisfacer todas tus necesidades de correo electrónico, sus versiones gratuitas no te permitirán crear un dominio personalizado.
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Aquí hay dos ejemplos: luxuryestates@gmail.com y sales@luxuryestates.com |
¿Cuál dirección de correo electrónico te parece mejor?
Los dominios personalizados son un signo de profesionalismo. Muestran a los potenciales clientes que tu negocio es de confianza, y es más probable que te contacten una vez que confían en ti. Además, las direcciones de correo electrónico personalizadas lucen mucho más limpias, y los clientes son más propensos a recordar el nombre de tu negocio si tienes tu propio dominio.
O Crea Uno Personalizado
Se recomienda que consigas un nombre de dominio para usar en tu dirección de correo electrónico (si no tienes uno ya). La mejor opción es elegir el nombre de dominio más corto posible que refleje con precisión tu negocio. Aquí están las formas más fáciles de obtener un nombre de dominio para tu correo electrónico profesional:
- Registrador de dominios. Puedes comprar un dominio de un registrador de dominios (como GoDaddy o Namecheap) a un precio asequible. Luego puedes conectar tu dominio a tu proveedor de servicios de correo electrónico.
- Un host web o constructor de sitios. Si estás utilizando proveedores como Squarespace, Wix, Bluehost o DreamHost, es muy probable que seas elegible para un nombre de dominio gratuito.
- Google Workspace. Si obtienes una dirección de correo electrónico profesional a través de Google Workspace, Google te proporcionará un nombre de dominio durante el registro de la cuenta.
No Uses Direcciones de Correo Electrónico de ISP
Usar una dirección de correo electrónico de un ISP como @comcast.net o @verizon.net puede parecer una buena idea. Pero, ¿qué pasa si decides no usar ese proveedor de servicios de internet? Bueno, tendrás que cambiar todas tus direcciones de correo electrónico también. Si ya estás utilizando un correo electrónico de ISP, deberías reemplazarlo con un dominio personalizado lo antes posible.
Además, una dirección de correo electrónico así podría incluso confundir a tus clientes. ¿Es tu negocio una empresa independiente? ¿Está de alguna manera relacionado con Verizon? ¿Qué hace tu negocio? Puedes responder todas estas preguntas de antemano con un dominio personalizado.
Usa Formatos de Correo Electrónico Estándar
Puede que quieras representar a tu empresa como peculiar, pero tener una dirección de correo electrónico empresarial inusual puede tener algunas consecuencias. Por ejemplo, imagina que tu dirección de correo electrónico es cust0merservice@luxuryestates.com. Imagina cuántos clientes podrían confundir el 0 por una "o", enviar un correo a una dirección incorrecta y nunca saber de tu empresa. Esto no es algo que haga ver bien a tu marca.
La regla de oro para una buena dirección de correo electrónico empresarial es mantenerlo simple. Incluso puedes crear varias direcciones de correo electrónico que separen a tus clientes en diferentes categorías. Aquí hay algunos ejemplos usando nuestro dominio "luxuryestate":
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info@luxuryestates.com |
Una dirección de correo electrónico general que poner en tu sitio web. Los clientes pueden usarla para enviar todas sus consultas y preguntas. |
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customerservice@luxuryestates.com |
Cada negocio necesita un correo electrónico empresarial funcional como este. Aquí los clientes pueden solicitar información adicional, pedir un reembolso, o obtener más información sobre las políticas de tu empresa. |
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legal@luxuryestates.com |
Todos aquellos que tengan problemas legales con tu empresa pueden contactarte a través de esta dirección de correo electrónico. |
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john@luxuryestates.com / john.hut@luxuryestates.com / hut.j@luxuryestates.com |
Si quieres crear direcciones de correo electrónico para tus empleados, asegúrate de establecer un formato estándar que todos los empleados seguirán. |
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sales@luxuryestates.com |
¿Tienes un departamento de ventas? Entonces esta dirección de correo electrónico es algo que también debes incluir. |
Agrega Tu Nombre y Foto de Perfil
Si usas un cliente de correo electrónico como Gmail, entonces hay algunas configuraciones que puedes personalizar. Por ejemplo, puedes agregar un nombre y una foto de perfil. Puedes usar un logo de la empresa para la dirección de correo electrónico general. Y, tus empleados pueden agregar sus fotos a sus cuentas de correo electrónico.
Haciendo esto, agregarás credibilidad a tu marca. Cuando las personas se pongan en contacto contigo, sabrán que están contactando a una empresa establecida y a la persona correcta.
Cómo Elegir un Proveedor de Servicios de Correo Electrónico
Hay muchos proveedores de servicios de correo electrónico para elegir, pero antes de llegar a eso, aquí hay algunas características y funciones a tener en cuenta en un proveedor de servicios de correo electrónico.
Facilidad de configuración
Antes de que puedas usar el proveedor, necesitas configurarlo y configurar tu cuenta. Asegúrate de elegir un cliente que haga esta experiencia sin complicaciones.
Facilidad de uso
No todos tus empleados son expertos en tecnología. Es mejor elegir un proveedor de servicios de correo electrónico que sea fácil de usar y no requiera demasiada capacitación para el personal.
Disponibilidad de dominio personalizado
Es muy útil tener un proveedor que te permita crear un nombre de dominio personalizado. Siempre que el nombre esté disponible, el servicio debería permitirte usar cualquier nombre que desees, así que asegúrate de que sea relevante para tu marca.
Seguridad
Es imprescindible obtener un proveedor de servicios que mantenga la privacidad de las transacciones entre tus empleados y clientes. El cifrado de extremo a extremo es esencial, al igual que los diferentes pasos de autenticación.
Integración con otras herramientas y aplicaciones
Algunos proveedores de servicios de correo electrónico pueden integrarse con otras herramientas y aplicaciones profesionales, incluidas aplicaciones de calendario o incluso aplicaciones de redes sociales.
Almacenamiento
Al elegir un proveedor de servicios de correo electrónico, es importante tener en cuenta la cantidad de espacio de almacenamiento incluido. Como negocio, estarás recibiendo y enviando miles de correos electrónicos, y no querrás quedarte sin espacio.
Características avanzadas
Al dirigir una empresa, características avanzadas como aplazar correos electrónicos o lectura rápida pueden ser de gran ayuda. Diferentes proveedores de servicios de correo electrónico vienen con diferentes características. Asegúrate de elegir el que satisfaga tus necesidades específicas.
Los 7 Mejores Servicios de Correo Electrónico Empresarial
Como ya se mencionó, necesitas un buen correo electrónico y un servicio de correo fiable para gestionar tu negocio con éxito. Aquí están los principales proveedores de servicios de correo electrónico que llevarán tu experiencia de correo a un nivel superior.
Gmail
Gmail es uno de los proveedores de servicios de correo electrónico más populares y fiables. Y te permite crear un nombre de correo electrónico empresarial profesional para tu empresa. La mejor parte de Gmail es que puedes usarlo tanto para tu comunicación personal como empresarial, sin costo alguno.
La mayor ventaja de Gmail es su interfaz. La mayor parte de la pantalla está dedicada a tu bandeja de entrada, con un mínimo de barra de herramientas y otras funciones. Todos los correos están organizados de manera ordenada a través de conversaciones, permitiendo a los usuarios una visualización más fácil y una respuesta más conveniente a los correos.
A pesar de ser un servicio de correo gratuito, Gmail ofrece a sus usuarios algunas funciones avanzadas como una potente utilidad de búsqueda, sistema de filtros, reenvío de correos y el increíblemente útil "Deshacer Envío." Dado que Gmail es propiedad de Google, puede integrarse sin problemas con herramientas de productividad como Google Docs y Google Calendar. Además, Google garantiza la máxima seguridad para sus usuarios al agregar poderosos filtros de spam y verificación en dos pasos a Gmail.
Gmail es accesible a través de la web y en todos los smartphones iOS y Android. Los usuarios pueden compartir archivos adjuntos de hasta 25 MB de tamaño. Los archivos más grandes se pueden compartir a través de Google Drive.
Además de su plan gratuito, Gmail también tiene tres planes premium: Starter (6 $ por usuario/mes), Business (12 $ por usuario/mes) y Business Plans (18 $ por usuario/mes). Cada plan ofrece más almacenamiento, mayor soporte y acceso a varias aplicaciones.
Outlook.com
Outlook.com es un servicio de correo electrónico popular desarrollado por el gigante tecnológico Microsoft. Soporta varios servicios y está repleto de características avanzadas; muchos buenos nombres de correos electrónicos empresariales contienen el dominio Outlook.com.
La interfaz de Outlook es similar a la de muchos otros clientes de correo electrónico: las carpetas y herramientas organizativas están a la izquierda; los correos están en el centro, y hay un pequeño panel de vista previa a la derecha. Sin embargo, no dejes que esta aparente simplicidad te engañe. Outlook está lleno de potentes características. Por ejemplo, detectará automáticamente todos los correos importantes y los colocará en una Bandeja de Entrada Concentrada.
Los correos que contienen información de eventos, como vuelos o reservas para cenas, se agregarán automáticamente a tu calendario. Un excelente soporte para archivos adjuntos te permite compartir archivos de OneDrive directamente como enlaces o copias. Muchos usuarios aprecian la función de Restaurar Eliminación, que les permite recuperar un correo después de que ha sido eliminado accidentalmente.
El Outlook de Microsoft ofrece varias integraciones basadas en aplicaciones que mejoran la experiencia del usuario. Hay soporte integrado para Skype, y las aplicaciones dan a los usuarios un acceso más fácil a PayPal, Yelp, Evernote, Uber, y más.
La mejor parte de Outlook.com es que obtienes todas estas características y 15 GB de almacenamiento de forma gratuita. Si estás interesado en los planes premium, puedes actualizar a Office 365 y pagar 5 $ al mes para un solo usuario o puedes pagar 70 $ por un año. Office 365 incluye funciones aún más avanzadas, como 50 GB de almacenamiento de correo, trabajo sin conexión, recuperación de archivos, y las versiones más recientes de Word, Excel, y PowerPoint.
iCloud Mail
iCloud Mail es un proveedor de correo electrónico conocido por su facilidad de uso. Cualquiera que tenga una ID de Apple puede reclamar una dirección de correo electrónico de iCloud y asociarla con esa ID de Apple. iCloud es una excelente opción para aquellos que prefieren revisar y responder correos desde su dispositivo móvil. Sin embargo, es importante señalar que solo los usuarios de iOS pueden acceder a este proveedor de servicios de correo electrónico desde sus smartphones.
Al igual que Google, Apple se aseguró de incluir algunas características de seguridad, como la verificación en dos pasos o la autenticación de dos factores. El filtro de spam evita que cualquier correo no deseado o sospechoso llegue a tu bandeja de entrada.
Una característica interesante de iCloud Email es que permite a los usuarios crear un alias de correo electrónico. Al hacerlo, la dirección de correo electrónico principal se oculta del destinatario. Esta función permite a los usuarios gestionar sus correos mientras monitorean las fuentes de mensajes no deseados. Apple te da la posibilidad de enviar y recibir correos con una cuenta de alias, con hasta tres de ellas activas en cualquier momento.
Apple ofrece a sus usuarios 5 GB de almacenamiento gratuito para correos. Si necesitas más espacio, puedes registrarte para obtener 25 GB adicionales por 40 $ al año.
Yahoo! Mail
Yahoo! Mail es un proveedor de servicios de correo electrónico que te permite configurar un buen correo electrónico empresarial que ayudará a aumentar tus ingresos. A pesar de que no es tan popular como otros proveedores, la última versión de Yahoo! Mail es un cliente pulido y profesional que puede competir con los servicios de correo electrónico más populares.
Yahoo! Mail cuenta con una interfaz similar a la de Gmail; hay una gran vista de la bandeja de entrada, filtros para contenido y una fácil navegación de todos los correos en una conversación. También puedes organizar tus correos en diferentes carpetas. Los usuarios móviles tienen acceso a algunas otras características, como cancelar la suscripción a boletines sin salir de la bandeja de entrada.
Lo que hace destacar a Yahoo! Mail de todos los demás servicios es el almacenamiento de 1 TB de la bandeja de entrada que te permite mantener todos los correos que recibes durante mucho tiempo. Este servicio de correo es gratuito, pero también puedes registrarte para obtener Business Mail, que tiene algunas características adicionales.
Yahoo! Business Mail te permite crear un dominio personalizado, importar contactos de redes sociales u otros proveedores, y utilizar varias herramientas de productividad (análisis, gestión de documentos, múltiples calendarios, etc.).
El plan premium comienza desde 3,19 $ por bandeja de entrada al mes. El precio cae a medida que agregas bandejas de entrada: 1,59 $ por cinco, 1,19 $ por diez, y para 20+, deberás contactar al proveedor. Hay otro plan llamado Yahoo Mail Pro, disponible por 3,49 $ al mes. Con este plan, obtienes una bandeja de entrada sin anuncios, soporte prioritario y algunas funciones adicionales.
AOL Mail
AOL Mail, también conocido como AIM Mail, es un servicio de correo electrónico gratuito que viene con excelentes características de personalización. Los usuarios pueden importar sus contactos en formato CSV, .txt o LDIF. Al igual que Gmail, AOL Mail te permite deshacer el correo enviado. Sin embargo, hay una limitación. Esta opción solo funciona para correos enviados a otras direcciones de AOL.
La característica más notable de AOL Mail es que ofrece a sus usuarios espacio de almacenamiento ilimitado. Por lo tanto, si prefieres almacenar todos tus mensajes de clientes, nunca tendrás que preocuparte por quedarte sin espacio con este proveedor de correo electrónico. Además, hay avanzados filtros de spam así como protección contra malware.
Los usuarios de AOL Mail pueden personalizar su dirección de correo electrónico con la función MyAddress que les permite elegir su propio nombre de dominio de correo electrónico. Esta función es bastante útil para las empresas que desean crear buenos nombres de correo electrónico empresarial.
La única desventaja de este servicio de correo electrónico es que hay demasiados anuncios. Sin embargo, es posible registrarse en un plan premium sin anuncios que cuesta 8,99 $ al mes.
Zoho Mail
Zoho Mail es un servicio de correo electrónico orientado a negocios que cuenta con una suite de oficina en línea, gestión de documentos y muchas otras herramientas de productividad. Zoho Mail se destaca de todos los demás proveedores de servicios de correo electrónico porque ofrece muchas funciones avanzadas gratuitas.
El plan gratuito soporta hasta 25 usuarios. Zoho también tiene un programa de referidos que te da 25 usuarios adicionales; sin embargo, el programa está siendo remodelado actualmente. Cada usuario obtiene 5 GB de almacenamiento en la bandeja de entrada y puede usar su propio dominio. Generalmente, estas características son parte de un plan premium, pero Zoho las ofrece de forma gratuita.
La desventaja del plan gratuito es que no tiene algunas características esenciales como el reenvío de correos. Además, solo te da acceso web. Afortunadamente, el plan estándar de Zoho (3 $ por usuario) viene con un conjunto de características avanzadas como el reenvío de correos, hosting de múltiples dominios, sincronización activa, 30 GB de almacenamiento y un límite de archivos adjuntos de 30 MB. También hay otros dos planes: el plan Lite (1 $ por usuario), que ofrece ligeramente menos que el plan estándar, y el aún más avanzado plan Profesional (6 $ por usuario).
GMX
GMX es un proveedor de servicios de correo electrónico gratuito que se puede utilizar tanto para fines personales como empresariales. Ofrece una cuenta de correo básica pero también almacenamiento de correo electrónico ilimitado. El correo de GMX es popular entre los usuarios de smartphones debido a su interfaz elegante. El cliente puede ser utilizado para obtener una cuenta de otros servicios de correo electrónico.
En cuanto a características avanzadas, GMX ofrece gran protección a sus usuarios. El cliente siempre mantendrá tu bandeja de entrada libre de spam y también te protegerá contra spyware y malware. El cliente incluye el Organizador de GMX que facilita el seguimiento de todas tus citas. Sin embargo, este cliente no ofrece autenticación en dos pasos, lo que hace más fácil que un dispositivo no autorizado acceda a tu correo.
A diferencia de otros clientes, GMX te permite personalizar cuánto tiempo se almacenarán tus mensajes de correo electrónico. Por ejemplo, si deseas que los mensajes en la carpeta de Papelera se eliminen después de cinco días, puedes personalizar GMX para que lo haga. Lo que también hace que GMX se destaque es el tamaño de archivo adjunto de 50 MB. Desafortunadamente, la capacidad de almacenamiento de correo electrónico es solo de 2 GB.
GMX intenta compensar algunas de sus deficiencias ofreciendo a sus usuarios gestión de múltiples cuentas de correo electrónico y soporte directo de la empresa para cualquier consulta.
Usando un Cliente de Correo Electrónico para Gestionar tus Cuentas de Correo Empresarial
Aunque una de las principales recomendaciones es crear múltiples cuentas de correo electrónico, podrías pensar que sería imposible estar al tanto de todas ellas. La verdad es que, si tienes un cliente de correo fiable como Mailbird, podrás gestionar todas tus cuentas de correo empresarial desde un solo lugar.
Mailbird está repleto de características avanzadas que transformarán tu experiencia de correo electrónico:
- La Bandeja de Entrada Unificada te permite gestionar todos tus correos y contactos de múltiples cuentas fácilmente desde una bandeja de entrada.
- El cliente se puede integrar fácilmente con otras aplicaciones como Asana, Dropbox, Facebook, Todoist, Google Calendar y muchas más.
- Características como Lector Rápido, Búsqueda Avanzada de Archivos Adjuntos y Respuesta en Línea te ayudan a manejar todos tus correos rápidamente, sin tener que perder horas en esta tarea cada semana.
- El seguimiento de correos electrónicos te permite probar la versión de bandeja de entrada de confirmaciones de lectura para marketing por correo electrónico a pequeña y mediana escala.
Estas son solo algunas de las características que los usuarios de Mailbird Premium obtienen. Puedes probar todo el conjunto durante un periodo de prueba gratuito.
Crear un Buen Correo Electrónico Empresarial es Fácil Con los Consejos Adecuados
Crear un buen correo electrónico empresarial no es complicado. Debes asegurarte de hacer lo siguiente: usar un dominio personalizado, idear un nombre que ayude a tus clientes a recordar tu empresa y utilizar un proveedor de servicios de correo electrónico confiable. Y, después de leer los consejos de este artículo, no puedes equivocarte en ninguno de estos pasos.
Cuando se trata de gestionar tus correos electrónicos empresariales, hay numerosos clientes de correo que pueden ayudarte, pero Mailbird es el que más ofrece. No solo puedes usar el cliente con un dominio personalizado, sino que también puedes realizar un seguimiento de todos los correos electrónicos de tu empresa desde una sola bandeja de entrada. De esta manera, ninguno de los correos electrónicos de tus clientes quedará sin respuesta. Y a tus empleados les encantará la interfaz sencilla de Mailbird y sus características avanzadas.
Preguntas frecuentes
¿Cómo puedo crear una buena dirección de correo electrónico empresarial?
Aquí hay algunos consejos que te ayudarán a crear una buena dirección de correo electrónico empresarial: - Elige un nombre de dominio personalizado (@tuempresa.com en lugar de @gmail.com) - Mantén tu nombre de dominio simple, fácil de recordar y relacionado con tu empresa. - Evita usar números y guiones en tu nombre de dominio. - Añadir palabras clave o una ubicación de la empresa puede hacer que tu dirección de correo electrónico sea única.
¿Cuál debería ser mi correo electrónico profesional?
La dirección de correo electrónico profesional recomendada es firstname.lastname@domain.com. Para un correo electrónico empresarial, se recomienda utilizar una dirección de correo general como info@tuempresa.com
¿Cómo deberías nombrar tu correo electrónico empresarial?
Hay numerosas ideas para un correo electrónico empresarial. Puedes crear una dirección de correo electrónico general para tu empresa, como info@tuempresa.com. Algunas empresas crean una dirección de correo electrónico para cada departamento, como ventas@tuempresa.com. Y, si necesitas direcciones de correo electrónico para tus empleados, debes asegurarte de que todos los correos sigan el mismo formato, como nombre@tuempresa.com.
