Massimizza il tempo con il calendario di produttività
Quanto spesso usi un calendario? Almeno una volta al giorno, sicuramente. Ti svegli e controlli la data, fai un riepilogo mentale dell'agenda del giorno, o apri il tuo planner per vedere quali compiti sono previsti. O forse hai un'app calendario per la produttività dove annoti eventi e appuntamenti e ricevi notifiche per completare le attività, e un'altra app per la gestione dei progetti, e poi un'altra ancora per i tuoi social media.
Le applicazioni per la produttività del calendario sono pensate per mantenere la tua vita organizzata, ma a volte possono lavorare contro di te. Ecco un esempio: hai così tanti calendari che finisci per spendere troppo tempo ad accedere, controllando ognuno di essi, e poi a pianificare il tuo programma finale.
In questo articolo, scoprirai come un'applicazione per la produttività del calendario può aiutarti nella gestione del tempo per portare a termine le cose e migliorare la tua produttività complessiva.
Innanzitutto, perché usiamo un calendario?
Un'applicazione per la produttività del calendario (CA) ci aiuta a rimanere concentrati, essere produttivi e gestire progetti. Quando hai un programma proprio di fronte a te, con riunioni e scadenze importanti, è più facile organizzare il tempo per gli elementi della tua lista di cose da fare e definire le priorità.
Immagina di iniziare a lavorare alle dieci, e il tuo calendario dice che hai una riunione importante alle undici. È più importante usare quell'ora per prepararti piuttosto che iniziare un nuovo compito.
Il meno ovvio di tutti, i calendari aiutano a ricordarti quando fare una pausa e goderti i social media. Guarda, già ti dicono quando è il fine settimana, ma a volte devi pianificare il tuo tempo libero per rimanere produttivo. A tal fine, factoHR offre un calendario delle ferie che fornisce un ampio supporto per determinare la storia dei giorni di assenza e i dettagli delle festività. Questo ti aiuterà a pianificare le tue ferie di conseguenza e tornare in uno stato d'animo più energico e produttivo.
Ecco come i calendari possono ostacolare la produttività se utilizzati in modo errato
Ci sono un gran numero di utili e pratiche applicazioni per la produttività del calendario, sia per desktop che online, ma il problema è che le app di diversi fornitori non si sincronizzano automaticamente e le impostazioni che lo consentono sono raramente evidenti. Spesso sono assenti.
Se ci si scava più a fondo, molte persone hanno più account email con un calendario collegato a ciascuno. Nel caso in cui tutti i tuoi account siano di un unico fornitore di email, comunque non si sincronizzeranno automaticamente — anche se puoi condividere manualmente un'app di calendario tra gli account, da qualche parte nelle sue impostazioni.
E se hai, per esempio, la tua email personale in Outlook e quella di lavoro in Gmail, dovrai passare da un'app all'altra per controllare gli eventi.
Sono un sacco di tempo perso ogni giorno. Rischi anche di sviluppare l'abitudine di controllare ogni strumento più volte al giorno solo per rimanere aggiornato sul tuo programma.
Come integrare i tuoi calendari in un flusso di lavoro più efficace
Ognuno utilizza i calendari a modo suo, ma ci sono alcune regole generali che ti aiuteranno a integrare un calendario nel tuo flusso di lavoro in modo più fluido e a risparmiare tempo:
1. Usa calendari diversi — e un'unica app.
È una buona idea diffondere diversi tipi di eventi su più calendari dei social media per separare progetti e vita personale. Ma è una cattiva idea perdere tempo ogni giorno e rischiare di perdere qualcosa di importante controllando diverse app.
Quindi, scegli quella che può integrare facilmente tutti i tuoi calendari nella stessa interfaccia! In questo modo, avrai le informazioni più aggiornate sulla tua disponibilità e non rischierai di prenotare due volte.
2. Usa etichette per diversi tipi di voci del calendario.
Chiamiamo i sotto-calendari che crei all'interno di un'app per calendari "etichette" per comodità. Crea etichette separate per eventi di vita, impegni lavorativi, compleanni, eventi di conferenza, ecc., così potrai attivarle e disattivarle per una visualizzazione più comoda.
3. Usa colori per le tue etichette.
Usa colori diversi per contrassegnare diversi tipi di impegni. I tuoi occhi si abitueranno a quale colore denota quale compito, e sarà più facile navigare nel tuo programma quando hai bisogno di avere tutte (o solo alcune) le etichette attivate.
4. Registra tutti gli impegni immediatamente o rimanda.
Se non annoti qualcosa immediatamente, rischi di dimenticare l'orario o la data esatta, o di perdere completamente l'appuntamento.
Allenati ad aprire il calendario quando qualcuno sta richiedendo un appuntamento — non provare sicuramente a ricordare cosa hai in programma — e fai un'annotazione subito.
Oppure prova a utilizzare la funzione Snooze quando gestisci le email per ricevere una notifica più tardi.
5. Aggiungi descrizioni agli eventi.
Supponiamo che tu abbia bisogno del tuo laptop per una riunione, ci sia un evento sui social media, o un compleanno in arrivo e hai nascosto un regalo in un posto segreto — puoi aggiungere un promemoria a una voce del calendario corrispondente. Una buona app per calendari avrà una sezione note per questo tipo di informazioni.
6. Imposta notifiche, in modo intelligente.
Nel caso un'entrata richieda la tua presenza fisica, imposta una notifica con un margine pari al tempo necessario per arrivarci. Ma anche se si tratta di una chiamata Skype, concediti un margine per aprire l'app e controllare se la tua connessione Internet è buona e se il tuo microfono funziona.
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Come evitare di essere bombardati di notifiche Suggerimento utile: Sii selettivo nell'aggiungere notifiche e dai priorità. Ad esempio, se hai una riunione ogni lunedì alle dieci in punto, è probabile che tu lo ricordi poiché è ricorrente. D'altra parte, se aggiungi una conferenza, un evento di workshop, o una chiamata con un nuovo cliente programmata per il mese prossimo, c'è una buona possibilità che tu possa dimenticare l'orario e la data esatti, quindi sicuramente hai bisogno di una notifica in questo caso. |
Unifica e Gestisci il Tuo Calendario con il Calendario di Mailbird!
Siamo entusiasti di presentare uno dei migliori nuovi strumenti di Mailbird — la nostra funzione Calendario.
Da un po' di tempo, gli utenti di Mailbird possono integrare Google Calendar e Kin nell'app. Nonostante la sua popolarità, Google Calendar ha le sue limitazioni. Ad esempio, è complicato aggiungere un calendario se non sei un utente Gmail, ed è impossibile visualizzarlo se sei offline. Kin ha un bel design, ed è semplice, forse anche troppo semplice, in quanto ha un set di funzionalità limitato.
Abbiamo analizzato i feedback forniti dai nostri utenti sui social media (sì, leggiamo tutto con attenzione e implementiamo le migliori idee, quindi sei sempre benvenuto a chiedere e richiedere).
Abbiamo esaminato i migliori strumenti di gestione dei progetti per la produttività disponibili sul mercato e le loro funzionalità più apprezzate.
Ecco cosa abbiamo creato per il tuo utilizzo e comodità.
Capacità del Calendario Nativo di Mailbird
- Un calendario unificato per tutti i tuoi account. Non solo puoi avviare un nuovo calendario in Mailbird, ma puoi anche integrare tutte le tue app di calendario esistenti in un'unica interfaccia per tenere traccia dell'intero tuo programma. Come per le caselle di posta, puoi utilizzare una vista unificata o passare tra diversi account in modo indipendente.
- Nessuna limitazione sulla fonte delle email. È facile importare e gestire i tuoi calendari e eventi indipendentemente dal provider che usi.
- Un set completo di funzionalità. Le app di calendario di base sono noiose e scomode, mentre alcune avanzate sono troppo complicate. Così abbiamo esaminato le funzionalità migliori e più richieste, come inviti via email e notifiche, e le abbiamo integrate nel modo più semplice ed efficace possibile.
- Impostazioni flessibili. Ci sono impostazioni di base e avanzate che aiutano a personalizzare la tua esperienza, dall'aggiunta di codici colore per gestire una specifica app di calendario alla configurazione delle notifiche per gli eventi.
- E… È solo uno strumento potente! È ben progettato, leggero e comodo da usare. Ha tutte (o almeno la maggior parte) delle tue funzionalità preferite dei social media da altri calendari online e alcune uniche, come la vista a barra laterale. E ciò che è particolarmente interessante, puoi aprirlo anche quando sei offline.
Non ci sono menu senza fine, caselle di controllo e impostazioni generali. Questa app di calendario aiuta nella gestione del tempo. Come per il resto dell'app Mailbird, è sempre lì per rendere la tua gestione email — e dei progetti — diretta ed efficiente.
Vista principale e funzionalità del Calendario Mailbird
Il design semplice e intuitivo del Calendario rende facile tenere traccia di qualsiasi funzionalità o impostazione di cui hai bisogno. Un design chiaro crea un ambiente ordinato che non ti distrae dai contenuti del tuo calendario.
Ogni funzionalità è stata progettata per semplificare la gestione dei progetti con l'app del calendario e farti risparmiare tempo, sia quando visualizzi il tuo programma, crei o modifichi un evento, o invii inviti.
Per impostazione predefinita, la vista principale appare in questo modo:
Ora riassumiamo tutte le preziose funzionalità e impostazioni che lo rendono un fantastico complemento al client email Mailbird:
Aggiungere calendari
Se non hai ancora calendari, puoi facilmente aggiungerli a un account, specificando nomi, a cosa servono, il loro fuso orario e se desideri ricevere notifiche quando un evento in questa app del calendario si avvicina.
Importare calendari esistenti
Per ora, il Calendario Mailbird può sincronizzarsi solo con Gmail e Outlook. Tuttavia, se hai un calendario in un'altra app o account email che arriva come file .ics, puoi importarlo nel Calendario Nativo.
Eventi e inviti
Puoi aggiungere dettagli a un evento, come titolo, durata, posizione e impostazioni di autorizzazione, e aggiungere ospiti per inviare inviti a un evento. Le persone che hai invitato potranno rispondere all'invito con un "Sì", "No" o "Forse" da un'email o utilizzare un file .ics che può essere importato manualmente nei loro calendari.
Tipi di eventi differenti
Gli eventi possono essere unici, ricorrenti, a giornata intera o avere un intervallo di tempo specifico. Quando specifici l'orario di un evento, puoi anche scegliere un fuso orario (ad esempio, dove vivi tu o il tuo partecipante ospite).Gli eventi ricorrenti hanno parametri preimpostati che puoi selezionare per portare a termine le cose, come quotidiani, ogni giorno feriale o secondo le tue preferenze personalizzate.
Notifiche
Le notifiche degli eventi compaiono nell'angolo in basso a destra dello schermo, proprio come quelle delle email. Vedrai anche un contatore nella vista principale del calendario — una piccola campanella nell'angolo in alto a destra che mostra un numero in un cerchio rosso. Puoi posticipare o ignorare le notifiche facendo clic sulla finestra pop-up o sull'icona della campanella.
Vista laterale
È spesso utile quando puoi vedere la timeline della tua giornata accanto a un'email e essere sicuro di essere disponibile quando accetti una scadenza o per qualsiasi altro motivo. Ed è per questo che il nostro calendario ha una vista laterale:
Se desideri un'app del calendario che sia conveniente, si sincronizzi con la tua email e possa sempre essere a portata di mano mentre lavori — e persino offline — Mailbird Calendar è una delle migliori e potrebbe essere quella giusta per te.
Conclusione
Utilizzare un comodo calendario è un ottimo modo per rilassare la mente, rispettare le scadenze e ricordarsi quando hai una riunione o che il compleanno del tuo collega si avvicina.
E Mailbird ha appena aggiornato per offrire un ottimo calendario nativo. Prova l'applicazione per la produttività del calendario di Mailbird, uno strumento fantastico per tenere traccia dei tuoi eventi di vita e lavoro. E se non fai ancora parte della community di Mailbird, questa è una grande opportunità per ottenere una prova gratuita ed esplorare tutte le sue funzionalità.
FAQ
Come aiutano i calendari nella produttività?
Ecco dieci modi per sfruttare al meglio il tuo calendario per la produttività:1. Scrivi tutte le tue attività periodiche e le loro date.2. Definisci confini di lavoro chiari per te stesso.3. Metti in evidenza date e scadenze importanti.4. Aggiungi limiti di tempo ai tuoi programmi.5. Sii flessibile ai cambiamenti.6. Usa più strumenti per la produttività. 7. Sii sempre pronto a registrare nuove idee.8. Metti qualcuno in carica. 9. Mostra il tuo calendario al tuo team.10. Conserva il tuo calendario per la produttività dove puoi trovarlo facilmente.
Come posso utilizzare Google Calendar per la produttività?
Sfrutta al massimo le sue funzionalità. Ecco alcuni esempi di come puoi farlo:1. Crea nuovi calendari per altre parti della tua vita. 2. Pianifica riunioni con i team usando "Trova un orario."3. Nascondi i dettagli del tuo programma.4. Aggiungi allegati importanti.5. Includi una Google Chat nel tuo programma. 6. Fai uso del tuo orologio mondiale. 7. Imposta il tuo orario di lavoro.Le migliori applicazioni per la produttività per le tue attività quotidiane: Mailbird Calendar, Slack, Trello, Hootsuite, Toggl, LastPass, HelloSign e Zapier.
Come pianifichi la tua giornata per massimizzare la produttività?
Inizia la tua giornata con una corsa mattutina.1. Presta maggiore attenzione ai tre compiti più importanti per la giornata. 2. Pianifica le tue chiamate e riunioni per il pomeriggio.3. Usa un pianificatore di calendari per la produttività, come il Mailbird Calendar.4. Adotta la regola 52-17.5. Organizza giorni tematici.6. Evita decisioni non pianificate.7. Raggruppa le attività.8. Rilassati la sera.
