Maximiza tu Tiempo con el Calendario de Productividad
¿Con qué frecuencia usas un calendario? Al menos una vez al día, eso seguro. Te despiertas y verificas la fecha, haces un repaso mental de la agenda del día o abres tu planificador para ver qué tareas están programadas. O tal vez tienes una aplicación de calendario de productividad donde anotas eventos y citas y recibes notificaciones para completar tareas — y otra aplicación de calendario para gestión de proyectos, y luego otra para tus redes sociales.
Las aplicaciones de calendario están diseñadas para mantener tu vida organizada, pero a veces pueden jugar en tu contra. Un ejemplo: tienes tantos calendarios que terminas pasando demasiado tiempo iniciando sesión, revisando cada uno de ellos y luego planificando tu horario final.
En este artículo, descubrirás cómo una aplicación para la productividad del calendario puede ayudarte con la gestión del tiempo para que puedas lograr tus objetivos y mejorar tu productividad general.
Primero que nada, ¿por qué usamos un calendario?
Una aplicación para la productividad del calendario (CA) nos ayuda a mantenernos en la tarea, ser productivos y gestionar proyectos. Cuando tienes un horario justo enfrente de ti, con reuniones y plazos importantes, es más fácil organizar el tiempo para los elementos de tu lista de tareas y definir prioridades.
Imagina que comienzas a trabajar a las diez, y tu calendario dice que tienes una reunión importante a las 11. Es más crucial usar esa hora para prepararte en lugar de comenzar una nueva tarea.
Menos obvio de todos, los calendarios ayudan a recordarte cuándo tomar un descanso y disfrutar de las redes sociales. Mira, ya te dicen cuándo es el fin de semana, pero a veces necesitas programar tu tiempo libre para seguir siendo productivo. Para lograrlo, factoHR proporciona un calendario de ausencias que ofrece un amplio apoyo para determinar el historial de tiempo libre y los detalles de las festividades. Esto te ayudará a planificar tu ausencia de acuerdo y regresar con una naturaleza más enérgica y productiva.
Aquí está cómo los calendarios pueden obstaculizar la productividad si se usan de manera incorrecta
Hay una gran cantidad de aplicaciones para la productividad del calendario, tanto para escritorio como en línea, pero el problema es que las aplicaciones de diferentes proveedores no se sincronizan automáticamente, y las configuraciones que permiten eso rara vez son obvias. A menudo, ni siquiera existen.
Si profundizas, muchas personas tienen varias cuentas de correo electrónico con un calendario asociado a cada una. En caso de que todas tus cuentas sean de un solo proveedor de correo electrónico, aún así no se sincronizarán automáticamente, aunque puedes compartir una aplicación de calendario entre cuentas manualmente, en alguna parte de su configuración.
Y si tienes, por ejemplo, tu correo personal en Outlook y el laboral en Gmail, tendrás que cambiar entre aplicaciones para ver los eventos.
Eso es mucho tiempo perdido cada día. También corres el riesgo de desarrollar el hábito de revisar cada herramienta varias veces al día solo para mantenerte al tanto de tu horario.
Cómo integrar tus calendarios en un flujo de trabajo de manera más efectiva
Todos utilizan calendarios a su manera, pero hay algunas reglas generales que te ayudarán a integrar un calendario en tu flujo de trabajo de forma más fluida y a ahorrar tiempo:
1. Usa diferentes calendarios — y una aplicación.
Es una buena idea distribuir diferentes tipos de eventos en varios calendarios de redes sociales para separar proyectos y la vida personal. Pero es una mala idea desperdiciar tiempo cada día y arriesgarte a perder algo importante al revisar diferentes aplicaciones.
Así que, ¡elige la que pueda integrar fácilmente todos tus calendarios en la misma interfaz! De esta manera, tendrás la información más actualizada sobre tu disponibilidad y no te duplicarás en citas.
2. Usa etiquetas para diferentes tipos de entradas de calendario.
Llamemos a los sub-calendarios que creas dentro de una aplicación de calendario "etiquetas" por motivos de practicidad. Crea etiquetas separadas para eventos de vida, compromisos laborales, cumpleaños, eventos de conferencias, etc., para que puedas activarlas y desactivarlas para una visualización más conveniente.
3. Usa colores para tus etiquetas.
Utiliza diferentes colores para marcar diferentes tipos de compromisos. Tus ojos se acostumbrarán a qué color denota qué tarea, y será más fácil navegar por tu agenda cuando necesites tener activas todas (o solo varias) las etiquetas.
4. Registra todos los compromisos de inmediato o pospón.
Si no anotas algo de inmediato, corres el riesgo de olvidar la hora o fecha exacta, o de perder la cita por completo.
Practica abrir el calendario cuando alguien solicite una cita — definitivamente no intentes recordar lo que tienes programado — y haz una entrada de inmediato.
O intenta usar la función Snooze al tratar con correos electrónicos para recibir una notificación más tarde.
5. Agrega descripciones a los eventos.
Digamos que necesitas tu portátil para una reunión, hay un evento de redes sociales o se acerca un cumpleaños y has escondido un regalo en un lugar secreto — puedes agregar un recordatorio a la entrada de calendario correspondiente. Una buena aplicación de calendarios tendrá una sección de notas para este tipo de información.
6. Configura las notificaciones, de manera inteligente.
En caso de que una entrada requiera tu presencia física, configura una notificación con un margen de tiempo igual al que necesitas para llegar allí. Pero incluso si es una llamada de Skype, date un margen para abrir la aplicación y comprobar si tu conexión a Internet es buena y tu micrófono está funcionando.
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Cómo evitar ser bombardeado con notificaciones Consejo profesional: Sé selectivo al agregar notificaciones y prioriza. Por ejemplo, si tienes una reunión cada lunes a las diez en punto, seguramente lo recordarás ya que es recurrente. Por otro lado, si agregas una conferencia, un evento de taller, o una llamada con un nuevo cliente que está programada para el próximo mes, hay una buena posibilidad de que olvides la hora y fecha exactas, así que definitivamente necesitas una notificación en este caso. |
Unifica y Gestiona Tu Agenda con el Calendario de Mailbird!
Estamos entusiasmados por presentar uno de los mejores nuevos recursos de Mailbird: nuestra función de Calendario.
Durante bastante tiempo, los usuarios de Mailbird pudieron integrar Google Calendar y Kin en la aplicación. A pesar de su popularidad, Google Calendar tiene sus limitaciones. Por ejemplo, es complicado agregar un calendario si no eres usuario de Gmail, y es imposible verlo si estás offline. Kin tiene un buen diseño y es simple, tal vez incluso demasiado simple, ya que cuenta con un conjunto limitado de características.
Analizamos los comentarios recibidos de nuestros usuarios en redes sociales (sí, leemos todo con atención y implementamos las mejores ideas, así que siempre son bienvenidos a preguntar y solicitar).
Examinamos las mejores herramientas de gestión de proyectos para la productividad del calendario disponibles en el mercado y sus características más queridas.
Y aquí está lo que creamos para tu uso y comodidad.
Capacidades del Calendario Nativo de Mailbird
- Un calendario unificado para todas tus cuentas. No solo puedes empezar un nuevo calendario en Mailbird, sino que también puedes integrar todas tus aplicaciones de calendario existentes en una sola interfaz para mantenerte al tanto de la totalidad de tu agenda. Al igual que con los buzones de correo, puedes usar una vista unificada o alternar entre diferentes cuentas de manera independiente.
- Sin limitaciones en la fuente de correo electrónico. Es fácil importar y gestionar tus calendarios y eventos sin importar qué proveedor utilices.
- Un conjunto completo de características. Las aplicaciones de calendario básicas son aburridas e inconvenientes, mientras que algunas avanzadas son demasiado confusas. Así que investigamos las mejores y más demandadas funciones disponibles, como invitaciones y notificaciones por correo electrónico, y las integramos de una manera simple pero efectiva.
- Ajustes flexibles. Hay ajustes básicos y avanzados que ayudan a personalizar tu experiencia, desde agregar códigos de color para gestionar una aplicación de calendario específica hasta configurar notificaciones de eventos.
- Y… ¡Es solo una herramienta poderosa! Está bien diseñada, es ligera y conveniente de usar. Tiene todas (o al menos la mayoría) de tus características favoritas de redes sociales de otros calendarios en línea y algunas únicas, como una vista de barra lateral. Y lo que es especialmente genial, puedes abrirla incluso cuando estás offline.
No hay una cantidad interminable de menús, casillas de verificación y configuraciones generales. Esta aplicación de calendario ayuda con la gestión del tiempo. Al igual que el resto de la aplicación Mailbird, siempre está ahí para que tu gestión de correo electrónico — y de proyectos — sea directa y eficiente.
Vista principal y características del Calendario de Mailbird
El diseño simple e intuitivo del Calendario facilita el seguimiento de cualquier característica o configuración que necesites. Un diseño claro crea un entorno despejado que no te distrae del contenido de tu calendario.
Cada característica fue diseñada para hacer que la gestión de proyectos con la aplicación de calendario sea fácil y te ahorre tiempo, ya sea al ver tu agenda, crear o editar un evento, o enviar invitaciones.
Por defecto, la vista principal se ve así:
Ahora repasemos todas las valiosas características y configuraciones que lo convierten en una magnífica adición al cliente de correo Mailbird:
Agregar calendarios
Si aún no tienes calendarios, puedes agregarlos fácilmente a una cuenta, especificando nombres, para qué son, su zona horaria y si deseas recibir notificaciones cuando se acerque un evento en esta aplicación de calendario.
Importar calendarios existentes
Por ahora, el Calendario de Mailbird solo puede sincronizarse con Gmail y Outlook. Sin embargo, si tienes un calendario en otra aplicación o cuenta de correo que venga como un archivo .ics, puedes importarlo al Calendario Nativo.
Eventos e invitaciones
Puedes agregar detalles a un evento, como título, duración, ubicación y configuraciones de permisos, y añadir invitados para enviar invitaciones a un evento. Las personas que invitaste podrán responder a la invitación con un "Sí", "No" o "Quizás" desde un correo electrónico o usar un .ics que se puede importar manualmente a sus calendarios.
Diferentes tipos de eventos
Los eventos pueden ser únicos, recurrentes, de todo el día o tener un intervalo de tiempo específico. Cuando especificas la hora de un evento, también puedes elegir una zona horaria (por ejemplo, donde vives tú o tu participante invitado). Los eventos recurrentes tienen parámetros preestablecidos que puedes seleccionar para que las cosas se hagan, como diario, cada día laborable, o según tus preferencias personalizadas.
Notificaciones
Las notificaciones de eventos aparecen en la esquina inferior derecha de la pantalla, al igual que las de correo electrónico. También verás un contador en la vista principal del calendario: una pequeña campana en la esquina superior derecha que muestra un número en un círculo rojo. Puedes posponer o descartar notificaciones haciendo clic en la pantalla emergente o el ícono de la campana.
Vista de barra lateral
A menudo es útil ver la línea de tiempo de tu día junto a un correo electrónico y asegurarte de que estás disponible al aceptar un plazo o por cualquier otra razón. Y por eso nuestro calendario tiene una vista de barra lateral:
Si quieres una aplicación de calendario que sea conveniente, se sincronice con tu correo electrónico y pueda estar siempre a mano mientras trabajas — e incluso sin conexión — el Calendario de Mailbird es uno de los mejores y podría ser el indicado para ti.
Conclusión
Utilizar un calendario conveniente es una excelente manera de liberar tu mente, cumplir con los plazos y recordar cuándo tienes una reunión o que se acerca el cumpleaños de tu compañero de trabajo.
Y Mailbird acaba de actualizar para ofrecer un gran calendario nativo. Prueba el Calendario de Productividad de Mailbird, una herramienta increíble para seguir el ritmo de tu vida y eventos laborales. Y si aún no formas parte de la comunidad de Mailbird, esta es una gran oportunidad para obtener una prueba gratuita y explorar todas sus características.
FAQ
¿Cómo ayudan los calendarios en la productividad?
Aquí hay diez maneras de aprovechar al máximo tu calendario para la productividad:1. Anota todas tus actividades periódicas y sus fechas.2. Define límites claros de trabajo para ti mismo.3. Resalta fechas y plazos importantes.4. Añade límites de tiempo a tus horarios.5. Sé flexible a los cambios.6. Usa más herramientas de productividad. 7. Siempre esté listo para anotar nuevas ideas.8. Pon a alguien a cargo. 9. Muestra tu calendario a tu equipo.10. Guarda tu calendario de productividad donde puedas encontrarlo fácilmente.
¿Cómo utilizo Google Calendar para la productividad?
Aprovecha al máximo sus funciones. Aquí hay algunos ejemplos de cómo puedes hacerlo:1. Crea nuevos calendarios para otras partes de tu vida. 2. Planifica reuniones con equipos usando "Encontrar un horario."3. Oculta los detalles de tu programa.4. Añade archivos adjuntos importantes.5. Incluye un Google Chat en tu programa. 6. Utiliza tu reloj mundial. 7. Establece tus horas de trabajo.Las mejores aplicaciones de productividad para tus actividades diarias: Mailbird Calendar, Slack, Trello, Hootsuite, Toggl, LastPass, HelloSign y Zapier.
¿Cómo programar tu día para máxima productividad?
Comienza tu día con una carrera matutina.1. Presta más atención a las tres tareas más importantes del día. 2. Programa tus llamadas y reuniones para la tarde.3. Usa un planificador de calendario de productividad, como Mailbird Calendar.4. Adopta la regla 52-17.5. Organiza días temáticos.6. Evita decisiones no planificadas.7. Agrupa tareas juntas.8. Relájate por la noche.
