Максимизация времени с календарем продуктивности
Как часто вы используете календарь? Хотя бы раз в день, это точно. Вы просыпаетесь и проверяете дату, мысленно восстанавливаете план дня или открываете планировщик, чтобы увидеть, какие задачи запланированы. Или, возможно, у вас есть приложение-календарь продуктивности, где вы делаете заметки о событиях и встречах и получаете уведомления о выполнении задач — и еще одно приложение-календарь для управления проектами, и затем еще одно для ваших социальных сетей.
Приложения для календаря предназначены для того, чтобы держать вашу жизнь организованной, но иногда они могут работать против вас. Например: у вас столько календарей, что вы тратите слишком много времени на вход, проверяя каждый из них, а затем планируя свое окончательное расписание.
В этой статье вы узнаете, как одно приложение для повышения продуктивности календаря может помочь вам с управлением временем, чтобы успевать все делать и улучшить вашу общую продуктивность.
Прежде всего, зачем нам нужен календарь?
Приложение для повышения продуктивности календаря (CA) помогает нам соблюдать сроки, быть продуктивными и управлять проектами. Когда у вас есть расписание перед глазами, с встречами и важными сроками, легче выделить время для выполнения задач из вашего списка дел и определить приоритеты.
Представьте, что вы начинаете работу в десять, и ваш календарь показывает, что у вас важная встреча в 11. Важно использовать этот час для подготовки, а не для начала новой задачи.
Наименее очевидное из всех, календари помогают напоминать вам, когда пора сделать перерыв и насладиться социальными сетями. Смотрите, они уже говорят вам, когда выходные, но иногда вам нужно запланировать свободное время, чтобы оставаться продуктивными. Для этого календарь отпусков factoHR предоставляет обширную поддержку для определения истории отпусков и деталей праздников. Это поможет вам планировать ваш отпуск соответствующим образом и вернуться в более энергичном и продуктивном настроении.
Вот как календари могут препятствовать продуктивности, если их неправильно использовать
Существует множество удобных приложений для повышения продуктивности календаря, как для настольных ПК, так и для онлайн, но проблема в том, что приложения от разных провайдеров не синхронизируются автоматически, и настройки, которые это позволяют, редко бывают очевидными. Часто их просто нет.
Если углубиться, многие люди имеют несколько учетных записей электронной почты с календарем, привязанным к каждой из них. Если все ваши учетные записи от одного поставщика электронной почты, они все равно не будут автоматически синхронизироваться, хотя вы можете вручную совместить одно приложение для календаря между учетными записями, где-то в его настройках.
И если у вас, например, личная почта в Outlook, а рабочая - в Gmail, вам придется переключаться между приложениями, чтобы проверить события.
Это много времени, потраченного впустую каждый день. Вы также рискуете выработать привычку проверять каждое средство несколько раз в день, просто чтобы не отставать от своего расписания.
Как эффективно интегрировать ваши календари в рабочий процесс
Каждый использует календари по-своему, но есть несколько общих правил, которые помогут вам интегрировать календарь в ваш рабочий процесс более бесшовно и сэкономить время:
1. Используйте разные календари — и одно приложение.
Хорошая идея — распределять разные типы событий по нескольким календарям социальных медиа, чтобы разделить проекты и личную жизнь. Но плохая идея — тратить время каждый день и рисковать упустить что-то важное, проверяя разные приложения.
Поэтому выберите то, что может легко интегрировать все ваши календари в одном интерфейсе! Таким образом, у вас будет самая актуальная информация о вашей доступности, и вы не будете создавать дублирующие записи.
2. Используйте метки для разных типов записей в календаре.
Назовем под-календари, которые вы создаете внутри приложения для календарей, "метками" ради удобства. Создайте отдельные метки для жизненных событий, рабочих обязательств, дней рождения, конференций и т. д., чтобы вы могли включать и выключать их для более удобного просмотра.
3. Используйте цвета для ваших меток.
Используйте разные цвета, чтобы отметить разные типы обязательств. Ваши глаза привыкнут к тому, какой цвет обозначает какую задачу, и вам будет легче ориентироваться в расписании, когда вам нужно, чтобы все (или только несколько) меток были включены.
4. Записывайте все обязательства сразу или откладывайте.
Если вы не запишите что-то сразу, вы рискуете забыть точное время или дату, или пропустить встречу полностью.
Практикуйте открытие календаря, когда кто-то запрашивает встречу — определенно не пытайтесь запомнить, что у вас запланировано — и сделайте запись сразу.
Или попробуйте использовать функцию Snooze при работе с электронной почтой, чтобы получить уведомление позже.
5. Добавляйте описания к событиям.
Допустим, вам нужен ваш ноутбук для встречи, есть событие в социальных медиа или день рождения, и вы спрятали подарок в секретном месте — вы можете добавить напоминание к соответствующей записи в календаре. Хорошее приложение для календаря будет иметь раздел заметок для этой информации.
6. Настройте уведомления разумно.
Если запись требует вашего физического присутствия, настройте уведомление с запасом времени, равным тому времени, которое вам нужно, чтобы добраться туда. Но даже если это звонок в Skype, дайте себе время, чтобы открыть приложение и проверить, работает ли ваше интернет-соединение и микрофон.
|
Как избежать перегрузки уведомлениями Совет: будьте избирательны в добавлении уведомлений и определяйте приоритеты. Например, если у вас встреча каждую понедельник в десять утра, вы, вероятно, запомните это, поскольку она повторяется. С другой стороны, если вы добавите конференцию, мероприятие мастерской или звонок с новым клиентом, который запланирован на следующий месяц, есть большая вероятность, что вы забудете точное время и дату, поэтому вам определенно нужно уведомление в этом случае. |
Объедините и управляйте своим расписанием с помощью Календаря Mailbird!
Мы рады представить одну из лучших новых возможностей Mailbird — нашу функцию Календаря.
В течение долгого времени пользователи Mailbird могли интегрировать Google Календарь и Kin в приложение. Несмотря на его популярность, Google Календарь имеет свои ограничения. Например, трудно добавить календарь, если вы не являетесь пользователем Gmail, и невозможно просматривать его в офлайн-режиме. Kin имеет хороший дизайн, и он прост, возможно, даже слишком прост, поскольку у него ограниченный набор функций.
Мы проанализировали отзывы наших пользователей в социальных сетях (да, мы внимательно читаем все и внедряем лучшие идеи, так что вы всегда можете задавать вопросы и делать запросы).
Мы изучили лучшие инструменты управления проектами для повышения продуктивности на рынке и их самые любимые функции.
И вот что мы создали для вашего использования и удобства.
Возможности родного календаря Mailbird
- Единый календарь для всех ваших аккаунтов. Вы можете не только создать новый календарь в Mailbird, но и интегрировать все ваши существующие календари в один интерфейс, чтобы следить за всем вашим расписанием. То же самое, что и для почтовых ящиков, вы можете использовать объединённый вид или переключаться между разными аккаунтами независимо.
- Нет ограничений по источнику электронной почты. Легко импортировать и управлять своими календарями и событиями, независимо от того, какого провайдера вы используете.
- Полный набор функций. Базовые календари скучны и неудобны, в то время как некоторые продвинутые слишком запутанные. Поэтому мы изучили лучшие и самые востребованные функции, такие как электронные приглашения и уведомления, и интегрировали их самым простым, но эффективным образом.
- Гибкие настройки. Есть базовые и продвинутые настройки, которые помогают настроить ваш опыт, от добавления цветовых кодов для управления конкретным календари до настройки уведомлений о событиях.
- И... Это просто мощный инструмент! Он хорошо спроектирован, легок и удобен в использовании. В нем есть все (или по крайней мере большинство) ваших любимых функций из других онлайн-календарей и некоторые уникальные, такие как боковая панель. И что особенно здорово, вы можете открыть его даже когда находитесь в офлайн-режиме.
Здесь нет бесконечного количества меню, чекбоксов и общих настроек. Это приложение для календаря помогает в управлении временем. Как и в остальной части приложения Mailbird, оно всегда под рукой, чтобы сделать ваше управление электронной почтой — и проектами — простым и эффективным.
Основной вид и функции календаря Mailbird
Простой и интуитивно понятный дизайн календаря позволяет легко отслеживать любые функции или настройки, которые вам нужны. Четкий дизайн создает незагроможденную среду, которая не отвлекает вас от содержимого вашего календаря.
Каждая функция была разработана так, чтобы сделать управление проектами с помощью приложения календаря легким и сэкономить вам время, будь то просмотр вашего расписания, создание или редактирование события или отправка приглашений.
По умолчанию основной вид выглядит так:
Теперь давайте подведем итоги всем ценным функциям и настройкам, которые делают его замечательным дополнением к почтовому клиенту Mailbird:
Добавление календарей
Если у вас еще нет календарей, вы можете легко добавить их в аккаунт, указав имена, для чего они предназначены, их часовой пояс и если вы хотите получать уведомления, когда событие в этом приложении календаря приближается.
Импорт существующих календарей
На данный момент календарь Mailbird может синхронизироваться только с Gmail и Outlook. Однако, если у вас есть календарь в другом приложении или почтовом аккаунте в виде файла .ics, вы можете импортировать его в Нативный Календарь.
События и приглашения
Вы можете добавить детали к событию, такие как название, продолжительность, местоположение и настройки разрешений, а также добавить гостей для отправки приглашений на событие. Люди, которых вы пригласили, смогут ответить на приглашение с помощью "Да", "Нет" или "Может быть" из электронной почты или использовать .ics, который можно вручную импортировать в их календари.
Разные типы событий
События могут быть однократными, повторяющимися, на весь день или иметь определенный временной промежуток. Когда вы указываете время события, вы также можете выбрать часовой пояс (например, где вы или ваш гость участвует). Повторяющиеся события имеют предустановленные параметры, которые вы можете выбрать, чтобы управлять вещами, такими как ежедневно, каждый будний день или по вашим собственным предпочтениям.
Уведомления
Уведомления о событиях появляются в правом нижнем углу экрана, как и электронные письма. Вы также увидите счетчик в основном представлении календаря — маленький колокольчик в верхнем правом углу, который показывает число в красном круге. Вы можете отложить или отклонить уведомления, кликнув по всплывающему окну или иконке колокольчика.
Представление боковой панели
Часто удобно, когда вы можете видеть временную линию вашего дня рядом с электронной почтой и быть уверенным, что вы доступны, соглашаясь на крайний срок или по любой другой причине. Именно поэтому наш календарь имеет представление боковой панели:
Если вы хотите приложение календаря, которое удобно использовать, синхронизируется с вашей электронной почтой и всегда под рукой, пока вы работаете — и даже в оффлайне — Календарь Mailbird это один из лучших и может оказаться тем самым для вас.
Подведение итогов
Использование удобного календаря — отличный способ снять нагрузку с ума, не забывать о сроках и помнить, когда у вас встреча или скоро день рождения вашего коллеги.
А Mailbird только что обновил свое предложение, добавив отличный встроенный календарь. Попробуйте календарь продуктивности Mailbird, замечательный инструмент для отслеживания вашей жизни и рабочих событий. И если вы еще не в команде Mailbird, это отличная возможность получить бесплатный пробный период и исследовать все его функции.
Часто задаваемые вопросы
Как календари помогают в повышении продуктивности?
Вот десять способов максимально эффективно использовать ваш календарь для продуктивности:1. Запишите все ваши периодические мероприятия и их даты.2. Определите четкие границы работы для себя.3. Выделяйте важные даты и крайние сроки.4. Устанавливайте лимиты времени в своих расписаниях.5. Будьте гибкими к изменениям.6. Используйте больше инструментов для повышения продуктивности. 7. Всегда будьте готовы записывать новые идеи.8. Назначьте кого-то ответственным. 9. Покажите своей команде ваш календарь.10. Храните свой календарь продуктивности в доступном месте.
Как я могу использовать Google Календарь для повышения продуктивности?
Максимально используйте его функции. Вот несколько примеров, как это сделать:1. Создайте новые календари для других сторон вашей жизни. 2. Планируйте встречи с командами с помощью "Найти время."3. Скрывайте детали своей программы.4. Добавляйте важные вложения.5. Включите Google Чат в свою программу. 6. Пользуйтесь мировыми часами. 7. Установите свои рабочие часы.Лучшие приложения для повышения продуктивности в повседневной жизни: Mailbird Calendar, Slack, Trello, Hootsuite, Toggl, LastPass, HelloSign и Zapier.
Как вы планируете свой день для максимальной продуктивности?
Начните свой день с утренней пробежки.1. Обратите больше внимания на три самые важные задачи дня. 2. Назначьте свои звонки и встречи на после обеда.3. Используйте планировщик календаря продуктивности, такой как Mailbird Calendar.4. Применяйте правило 52-17.5. Организуйте тематические дни.6. Избегайте незапланированных решений.7. Группируйте задачи.8. Расслабьтесь вечером.
