Maximize o Tempo com o Calendário de Produtividade
Com que frequência utiliza um calendário? Pelo menos uma vez por dia, com certeza. Você levanta-se e verifica a data, faz um resumo mental da agenda do dia, ou abre o seu planejador para ver quais tarefas estão agendadas. Ou talvez você tenha uma aplicação de calendário de produtividade onde mantém notas de eventos e compromissos e recebe notificações para concluir coisas — e outro aplicativo de calendário para gestão de projetos e ainda outro para as redes sociais.
Os aplicativos de calendário são feitos para manter a sua vida organizada, mas às vezes podem trabalhar contra si. Um exemplo: você tem tantos calendários que acaba gastando muito tempo a fazer login, verificando cada um deles e, em seguida, planejando o seu cronograma final.
Neste artigo, você descobrirá como um aplicativo de produtividade de calendário pode ajudá-lo na gestão do tempo para realizar tarefas e melhorar a sua produtividade global.
Antes de Tudo, Por Que Usamos um Calendário?
Um aplicativo de calendário (CA) ajuda-nos a manter o foco, ser produtivos e gerir projetos. Quando você tem um horário bem à sua frente, com reuniões e prazos importantes, é mais fácil arranjar tempo para os itens da sua lista de tarefas e definir prioridades.
Imagine que você começa a trabalhar às dez, e o seu calendário diz que você tem uma reunião importante às 11. É mais crucial usar essa hora para se preparar em vez de iniciar uma nova tarefa.
O menos óbvio de todos, os calendários ajudam a lembrar quando é hora de fazer uma pausa e aproveitar as redes sociais. Veja, eles já lhe dizem quando é fim de semana, mas às vezes você precisa agendar seu tempo livre para se manter produtivo. Para fazer isso, factoHR's leave calendar oferece suporte extenso para determinar o histórico de licenças e detalhes de férias. Isso vai ajudá-lo a planejar suas folgas de acordo e voltar com uma natureza mais energética e produtiva.
Veja Como os Calendários Podem Impedir a Produtividade Se Usados Incorretamente
Existem uma grande quantidade de aplicativos de produtividade de calendário, tanto para desktop quanto online, mas o problema é que os aplicativos de diferentes fornecedores não sincronizam automaticamente, e as configurações que permitem isso raramente são óbvias. Muitas vezes, são inexistentes.
Se você investigar mais a fundo, muitas pessoas têm várias contas de e-mail com um calendário vinculado a cada uma. Caso todas as suas contas sejam de um único fornecedor, elas ainda não irão sincronizar automaticamente — embora você possa compartilhar um aplicativo de calendário entre contas manualmente, em algum lugar nas suas configurações.
E se você tiver, por exemplo, seu e-mail pessoal no Outlook e o de trabalho no Gmail, você terá que alternar entre aplicativos para verificar eventos.
Isso é muito tempo perdido todos os dias. Você também corre o risco de desenvolver o hábito de verificar cada ferramenta várias vezes ao dia apenas para se manter em dia com a sua agenda.
Como Integrar os Seus Calendários Num Fluxo de Trabalho de Forma Mais Eficaz
Todos usam calendários à sua maneira, mas existem algumas regras gerais que o ajudarão a integrar um calendário no seu fluxo de trabalho de forma mais suave e a poupar tempo:
1. Use calendários diferentes — e uma app.
É uma boa ideia espalhar diferentes tipos de eventos em vários calendários de redes sociais para separar projetos da vida pessoal. Mas é uma má ideia perder tempo todos os dias e correr o risco de esquecer algo importante ao verificar diferentes apps.
Por isso, escolha aquela que pode integrar facilmente todos os seus calendários na mesma interface! Desta forma, você terá a informação mais atualizada sobre a sua disponibilidade e não fará reservas em duplicado.
2. Use etiquetas para diferentes tipos de entradas de calendário.
Vamos chamar os sub-calendários que criar dentro de uma app de calendário de "etiquetas" por questões de praticidade. Crie etiquetas separadas para eventos de vida, compromissos profissionais, aniversários, eventos de conferências, etc., para que possa ativá-las e desativá-las para uma visualização mais conveniente.
3. Use cores para as suas etiquetas.
Use cores diferentes para marcar diferentes tipos de compromissos. Os seus olhos vão habituar-se a qual cor denota qual tarefa, e será mais fácil navegar na sua agenda quando precisar que todas (ou apenas algumas) as etiquetas estejam ativadas.
4. Registe todos os compromissos imediatamente ou adie.
Se não anotar algo imediatamente, corre o risco de esquecer o horário ou a data exata, ou de perder a reunião completamente.
Pratique abrir o calendário quando alguém pedir uma reunião — definitivamente não tente lembrar-se do que tem agendado — e faça uma entrada imediatamente.
Ou experimente usar a funcionalidade de Snooze ao lidar com emails para receber uma notificação mais tarde.
5. Adicione descrições aos eventos.
Vamos supor que precisa do seu laptop para uma reunião, há um evento de redes sociais, ou um aniversário a chegar e você escondeu um presente num lugar secreto — pode adicionar um lembrete à entrada do calendário respetivo. Uma boa app de calendário terá uma secção de notas para este tipo de informação.
6. Configure notificações de forma inteligente.
Caso uma entrada exija a sua presença física, defina uma notificação com um tempo de folga igual ao tempo que precisa para lá chegar. Mas mesmo que seja uma chamada de Skype, dê-se um espaço para abrir a app e verificar se a sua ligação à Internet está boa e se o seu microfone está a funcionar.
|
Como evitar ser bombardeado com notificações Dica profissional: Seja seletivo ao adicionar notificações e priorize. Por exemplo, se tem uma reunião todas as segundas-feiras às dez da manhã em ponto, está destinado a lembrar-se dela, uma vez que é recorrente. Por outro lado, se adicionar uma conferência, um evento de workshop, ou uma chamada com um novo cliente agendada para o próximo mês, há uma boa probabilidade de que você possa esquecer o horário e a data exatos, por isso definitivamente precisa de uma notificação neste caso. |
Unifique e Gerencie a Sua Agenda com o Calendário Mailbird!
Estamos entusiasmados em apresentar um dos melhores novos recursos do Mailbird — a nossa funcionalidade de Calendário.
Durante bastante tempo, os utilizadores do Mailbird puderam integrar Google Calendar e Kin na aplicação. Apesar da sua popularidade, o Google Calendar tem as suas limitações. Por exemplo, é complicado adicionar um calendário se não tiver uma conta Gmail, e é impossível visualizar se estiver offline. O Kin tem um bom design e é simples, talvez até demasiado simples, pois tem um conjunto limitado de funcionalidades.
Analisámos o feedback dado pelos nossos utilizadores nas redes sociais (sim, lemos tudo com atenção e implementamos as melhores ideias, por isso está sempre convidado a questionar e solicitar).
Examinámos as melhores ferramentas de gestão de projetos e produtividade disponíveis no mercado e as funcionalidades que mais gostaram.
E aqui está o que criámos para a sua utilização e conveniência.
Funcionalidades do Calendário Nativo Mailbird
- Um calendário unificado para todas as suas contas. Não só pode iniciar um novo calendário no Mailbird, como também pode integrar todas as suas aplicações de calendário existentes numa única interface para acompanhar toda a sua agenda. Assim como para as caixas de correio, pode usar uma visualização unificada ou alternar entre diferentes contas de forma independente.
- Sem limitações na fonte de email. É fácil importar e gerir os seus calendários e eventos independentemente do fornecedor que utilize.
- Um conjunto completo de funcionalidades. As aplicações de calendário básicas são aborrecidas e incómodas, enquanto algumas avançadas são demasiado confusas. Por isso, investigámos as melhores e mais solicitadas funcionalidades existentes, como convites e notificações por email, e integrámo-las da forma mais simples, porém eficaz.
- Definições flexíveis. Existem definições básicas e avançadas que ajudam a personalizar a sua experiência, desde a adição de códigos de cor para gerir uma específica aplicação de calendário até à configuração de notificações de eventos.
- E… É apenas uma ferramenta poderosa! É bem projetada, leve e conveniente de usar. Tem todas (ou pelo menos a maioria) das suas funcionalidades de redes sociais favoritas de outros calendários online e algumas únicas, como a visualização em barra lateral. E o que é especialmente interessante, pode abri-la mesmo quando está offline.
Não há uma quantidade interminável de menus, caixas de verificação e definições gerais. Esta aplicação de calendário ajuda na gestão do tempo. Tal como o restante da aplicação Mailbird, está sempre ao seu dispor para tornar a sua gestão de email — e de projetos — direta e eficiente.
Visualização Principal e Funcionalidades do Calendário Mailbird
O design simples e intuitivo do Calendário facilita o acompanhamento de qualquer funcionalidade ou configuração que você precise. Um design claro cria um ambiente organizado que não o distrai do conteúdo do seu calendário.
Cada funcionalidade foi projetada para facilitar o gerenciamento de projetos com o aplicativo de produtividade de calendário e economizar seu tempo, seja ao visualizar sua agenda, criar ou editar um evento, ou enviar convites.
Por padrão, a visualização principal é assim:
Agora, vamos recapitular todas as valiosas funcionalidades e configurações que fazem dele uma adiciona incrível ao cliente de email Mailbird:
Adicionando calendários
Se você ainda não tem calendários, pode facilmente adicioná-los a uma conta, especificando nomes, para que servem, seu fuso horário e se gostaria de receber notificações quando um evento neste aplicativo de calendário estiver prestes a ocorrer.
Importando calendários existentes
Por enquanto, o Calendário Mailbird só pode sincronizar com Gmail e Outlook. No entanto, se você tiver um calendário em outro aplicativo ou conta de email que venha como um arquivo .ics, pode importá-lo para o Calendário Nativo.
Eventos & convites
Você pode adicionar detalhes a um evento, como título, duração, localização e configurações de permissão, e adicionar convidados para enviar convites a um evento. As pessoas que você convidou poderão responder ao convite com um "Sim", "Não" ou "Talvez" de um email ou usar um .ics que pode ser importado manualmente para seus calendários.
Diferentes tipos de eventos
Os eventos podem ser únicos, recorrentes, de dia inteiro ou ter um intervalo de tempo específico. Ao especificar o horário de um evento, você também pode escolher um fuso horário (por exemplo, onde você ou seu convidado participa). Eventos recorrentes têm parâmetros pré-definidos que você pode selecionar para realizar tarefas, como diariamente, em dias da semana ou de acordo com suas preferências personalizadas.
Notificações
As notificações de eventos aparecem no canto inferior direito da tela, assim como as do email. Você também verá um contador na visualização principal do calendário — um pequeno sino no canto superior direito que mostra um número em um círculo vermelho. Você pode adiar ou descartar notificações clicando na tela pop-up ou no ícone do sino.
Visualização da barra lateral
É frequentemente útil quando você pode ver a linha do tempo do seu dia ao lado de um email e ter certeza de que está disponível ao concordar com um prazo ou por qualquer outro motivo. E é por isso que nosso calendário possui uma visualização da barra lateral:
Se você deseja um aplicativo de calendário que seja conveniente, se sincronize com seu email e possa estar sempre à mão enquanto você trabalha — e mesmo offline — o Calendário Mailbird é um dos melhores e pode ser exatamente o que você procura.
Conclusão
Usar um calendário conveniente é uma ótima maneira de aliviar a pressão da sua mente, acompanhar prazos e lembrar quando você tem uma reunião ou que o aniversário do seu colega está se aproximando.
E o Mailbird acaba de atualizar para oferecer um ótimo calendário nativo. Experimente o Calendário de Produtividade Mailbird, uma ferramenta incrível para acompanhar seus eventos de vida e trabalho. E se você ainda não faz parte do grupo Mailbird, esta é uma ótima oportunidade para obter um teste gratuito e explorar todos os seus recursos.
Perguntas Frequentes
Como é que os calendários ajudam na produtividade?
Aqui estão dez maneiras de tirar o máximo partido do seu calendário para produtividade:1. Anote todas as suas atividades periódicas e as suas datas.2. Defina limites claros de trabalho para si próprio.3. Destaque datas e prazos importantes.4. Adicione limites de tempo às suas agendas.5. Seja flexível às mudanças.6. Utilize mais ferramentas de produtividade. 7. Esteja sempre pronto para registar novas ideias.8. Coloque alguém no comando. 9. Mostre ao seu equipa o seu calendário.10. Guarde o seu calendário de produtividade onde possa facilmente encontrá-lo.
Como utilizar o Google Calendar para produtividade?
Tire o máximo partido das suas funcionalidades. Aqui estão alguns exemplos de como o pode fazer:1. Crie novos calendários para outras partes da sua vida. 2. Planifique reuniões com equipas usando "Encontrar um horário."3. Oculte detalhes do seu programa.4. Adicione anexos importantes.5. Inclua um Google Chat no seu programa. 6. Utilize o seu relógio mundial. 7. Defina o seu horário de trabalho.As melhores aplicações de produtividade para as suas atividades diárias: Mailbird Calendar, Slack, Trello, Hootsuite, Toggl, LastPass, HelloSign e Zapier.
Como é que programa o seu dia para máxima produtividade?
Comece o seu dia com uma corrida matinal.1. Preste mais atenção às três tarefas mais importantes do dia. 2. Defina as suas chamadas e reuniões para a tarde.3. Use um planeador de calendário de produtividade, como o Mailbird Calendar.4. Adote a regra 52-17.5. Organize dias temáticos.6. Evite decisões não planeadas.7. Agrupe tarefas.8. Relaxe à noite.
