Wie plant man eine E-Mail in Outlook? [Aktualisiert 2026]

Wie plant man eine E-Mail in Outlook? [Aktualisiert 2026]
Wie plant man eine E-Mail in Outlook? [Aktualisiert 2026]

E-Mail ist das Schlüsselwerkzeug für asynchrone Nachrichten in der modernen Kommunikation, auf das Sie sich in persönlichen und geschäftlichen Angelegenheiten verlassen können. Obwohl es im Kern asynchron ist, erwarten die meisten Menschen, dass ihre E-Mail den Empfänger so schnell wie möglich erreicht. Dennoch möchten Sie oft lieber zurücktreten und eine E-Mail zur späteren Zustellung planen. Vielleicht haben Sie in unserem Blog schon gelesen, wie Sie das in Gmail tun. Diesmal wollen wir sehen, wie man eine E-Mail in Outlook plant – einem weiteren beliebten E-Mail-Client. Eine weitere bekannte Funktion von Outlook ist die gemeinsame Inbox, die eine aufgeräumte Inbox und eine ablenkungsfreie E-Mail-Umgebung ermöglicht.

Das Versenden von E-Mails viel später als Sie sie eingegeben haben, wird als E-Mail-Planung bezeichnet - ein Aspekt von E-Mails, der in vielen Szenarien nützlich ist. Zum Beispiel ist es besser, eine E-Mail am Arbeitsplatz zu Beginn eines Arbeitstags zu senden, anstatt spät in der Nacht. Wenn Sie ein Outlook-Nutzer sind, wird sich dieser Artikel ausschließlich auf diesen E-Mail-Client konzentrieren. Wenn Sie kein Outlook-Fan sind, sollten Sie sich auch diese Alternativen zu Outlook ansehen. Sie bieten viele Funktionen, die viel besser sind als die von Outlook.

Wie man eine E-Mail in Outlook plant

Der Prozess, eine E-Mail im Outlook-E-Mail-Client zu planen, kann einfacher durchgeführt werden, als gesagt, egal ob Sie auf einem PC oder Mac sind. Genauso wie wir E-Mails in Gmail planen können. Das Gleiche ist auch mit Microsoft Outlook möglich. Outlook nennt es verzögerte Zustellung und benötigt dafür kein Drittanbieter-Add-On. Zuerst müssen Sie Outlook in Ihrem Browser öffnen und sich mit Ihrem Microsoft-Konto anmelden. Hier sind die Schritte:

  • Es gibt einen blauen Button „Neue Nachricht“ in der oberen linken Ecke Ihres Bildschirms. Klicken Sie darauf, um eine neue E-Mail zu erstellen.
  • Geben Sie die Einzelheiten der Empfänger ein und achten Sie darauf, dass Sie eine aufmerksamkeitsstarke Betreffzeile verwenden.
  • Verfassen Sie den Inhalt Ihrer E-Mail und beachten Sie dabei die angemessene E-Mail-Etikette.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche „Optionen“ in der Menüleiste und klicken Sie auf „Zustellung verzögern“, um das Fenster „Zustellungseigenschaften“ anzuzeigen. Dort finden Sie eine Option „Nicht vor dem Zeitpunkt liefern“.
  • Sobald das Dialogfenster mit den Eigenschaften „Nicht vor dem Zeitpunkt liefern“ geöffnet ist, tragen Sie die Uhrzeit und das Datum ein, zu dem Outlook die E-Mail senden soll. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Schließen“, wenn Sie fertig sind. Senden Sie die Nachricht, als hätten Sie sie nicht geplant. Sie bleibt in Ihrem Postausgang, bis zu dem genauen Datum und Uhrzeit, die Sie gerade ausgewählt haben. Dann wird Outlook die Nachricht liefern.

Es gibt ein wichtiges Detail, das Sie wissen müssen: Outlook sendet E-Mails nur, wenn es geöffnet ist. Das bedeutet, dass Outlook die Nachricht zu dem Datum und der Uhrzeit, die Sie angeben, nicht senden kann, wenn es geschlossen ist. Es wird dies jedoch tun, sobald Sie es öffnen. Die verzögerte Zustellung in Outlook ist hervorragend, wenn Sie Microsoft Outlook den ganzen Tag geöffnet haben und eine Nachricht außerhalb der Arbeitszeiten planen.

Wie man eine E-Mail wieder entplant und sofort sendet

Es kann manchmal dringend nötig sein, eine E-Mail wieder zu entplanen und sie sofort zu senden. E-Mails, die zur verzögerten Zustellung markiert sind, befinden sich im Postausgangsordner in der linken Seitenleiste. Outlook bietet eine Option, die geplante E-Mail zu stornieren. Der Prozess ist wie folgt:

  1. Nachdem Sie Outlook geöffnet haben, gehen Sie zum Postausgangsordner und klicken Sie auf Ihre geplante E-Mail.
  2. Wählen Sie die Registerkarte „Optionen“, nachdem das Fenster geöffnet ist. Klicken Sie unter „Weitere Optionen“ auf „Zustellung verzögern“.
  3. Nachdem das neue Fenster geöffnet ist, entfernen Sie die letzte geplante Zeit, indem Sie das Kontrollkästchen „Nicht vor dem Zeitpunkt liefern“ deaktivieren. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Schließen“.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Senden“, um Ihre E-Mail sofort zu senden.

Vergewissern Sie sich, dass die E-Mail unterwegs ist, indem Sie zu Ihrem Postausgang gehen. Wenn nicht, sollte das Publikum sie so schnell wie möglich sehen.

Wie man alle E-Mails in Outlook verzögert

Wir haben uns angesehen, wie man einzelne E-Mails mit der verzögerten Zustellung von Outlook verzögert. Aber manchmal müssen Sie alle ausgehenden E-Mails verzögern? Lassen Sie uns verstehen, warum das notwendig sein könnte.

Es ist menschlich, Fehler zu machen. Nun, der Spruch macht es nicht weniger peinlich, wenn Ihnen klar wird, dass Sie einen peinlichen Fehler gemacht haben, nachdem Sie die Senden-Taste gedrückt haben. Es könnte ein Tippfehler, ein Grammatikfehler sein oder dass es einige falsche Fakten, Daten oder Informationen gibt, die Sie vergessen haben. Das Senden dieser entschuldigungsbeladenen Korrektur-E-Mails ist niemals eine Aufgabe, auf die sich jemand freut.

Hier kann die verzögerte Zustellung für alle Nachrichten helfen. Sie bietet genug Zeit, um eine E-Mail zu bearbeiten, die Sie ansonsten gesendet hätten, und erspart Ihnen jegliche Peinlichkeit vor dem Empfänger. So richten Sie es ein:

  1. Öffnen Sie die Datei-Registerkarte in Outlook.
  2. Klicken Sie im Abschnitt „Info“ auf „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“.
  3. Wählen Sie die Registerkarte „E-Mail-Regeln“ im Dialogfeld und klicken Sie auf „Neue Regel“.
  4. Wählen Sie „Regel auf Nachrichten anwenden, die ich sende“ im Regel-Assistenten. Es ist im Abschnitt „Eine Regel aus einer leeren Regel erstellen“.
  5. Jetzt wählen Sie die Bedingungen für all Ihre ausgehenden Nachrichten. Deaktivieren Sie alle Kontrollkästchen und wählen Sie „Weiter“, wenn Sie alle Nachrichten, die Sie senden, verzögern möchten.

Wenn Sie keine Kontrollkästchen markieren, besteht der nächste Schritt darin, auf „Ja“ zu klicken, damit jede ausgehende E-Mail die Regel erhält.

  1. Aktivieren Sie dieses Kästchen in der Aktionsauswahlliste: „Zustellung um mehrere Minuten verzögern“. Klicken Sie auf eine Zahl im Feld unten.
  2. Wie lange würden Sie E-Mails verzögern? Das Dialogfeld bietet mehrere Zeiträume zur Auswahl. Zwei hundertzwanzig (120) Minuten sind die maximale Verzögerungsgrenze. Nachdem Sie die Verzögerung festgelegt haben, klicken Sie auf „OK“.

Sie sollten jetzt auf „Weiter“ im Regel-Assistenten klicken.

  1. Wählen Sie nun alle Ausnahmen aus und fügen Sie sie der Regel für verzögerte Nachrichten hinzu, bevor Sie auf „Weiter“ klicken.
  2. Sie müssen Ihre E-Mail-Regel im Regeln-Beschreibungsfeld benennen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Diese Regel aktivieren“, wenn es nicht ausgewählt ist.
  3. Klicken Sie auf „Fertigstellen“, um den Vorgang abzuschließen. Um den Assistenten zu schließen, müssen Sie auch auf „Übernehmen“ und „OK“ klicken.

Von nun an wird jede E-Mail, die Sie senden, automatisch um die Anzahl der Minuten verzögert, die Sie ausgewählt haben. Diese E-Mails bleiben im Postausgang, bis sie versandbereit sind.

Muss Outlook für eine verzögerte Zustellung geöffnet bleiben?

Während Microsoft Outlook ein hervorragendes Tool zur Planung der E-Mail-Zustellung ist, haben wir zuvor erwähnt, dass es geöffnet sein muss für die verzögerte Zustellung. Aber das ist nicht die ganze Geschichte. Neben dem offenen Outlook müssen Sie auch:

  • Ihr System in Betrieb haben,
  • eine aktive Internetverbindung haben, und
  • Outlook mit dem Datum und der Uhrzeit des Systems synchronisieren.

Gibt es einen einfacheren Weg, um E-Mails zu planen?

Microsoft Outlook ist ein Wunderwerk der Softwaretechnik, wenn man die zahlreichen Funktionen bedenkt. E-Mails um ganze zwei Stunden zu verzögern, ist atemberaubend, nach jedem Standard. Doch für die Ungeübten erweist es sich oft als kein einfacher Spaziergang. Selbst die detailliertesten Handbücher sind nicht so klar, wie man eine E-Mail in Outlook plant. Allerdings ist eine Option wie Mailbird definitiv einen Versuch wert, anstatt sich durch all diese Hürden zu kämpfen, wenn man die verzögerte Zustellung in Outlook plant oder unangeschlossen hat.

Die „Später senden“-Funktion von Mailbird kann Ihnen helfen, E-Mails zu planen. Der praktische zweistufige Prozess umfasst:

  1. auf einen Pfeil neben der Schaltfläche Senden zu klicken
  2. ein Datum auszuwählen

Es ist möglich, Ihre Outlook-E-Mails mit Mailbird zu überprüfen. Der Grund dafür ist, dass Outlook.com IMAP/SMTP unterstützt. Mailbird ist mittlerweile eine beliebte Option, wenn Sie nach „E-Mail in Outlook planen“ oder „E-Mails planen in Outlook“ googeln.

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Fazit

Ein unzureichendes E-Mail-Management-System kann den Stress am Arbeitsplatz erhöhen. Es ist entscheidend, sich für ein effizientes Tool wie Mailbird zu entscheiden, wenn Sie verschiedene Konten verwalten, die Produktivität steigern und andere Softwaretools problemlos integrieren möchten. Die Mailbird-Oberfläche ist intuitiv und ermöglicht umfangreiche Personalisierungen mit Ihren Lieblingsdesigns,Layouts, Signaturen und vielem mehr, das Sie genießen werden, wenn Sie den Mailbird-E-Mail-Client heute herunterladen und ausprobieren. Mailbird ist eine offensichtliche Wahl, wie man E-Mails in Outlook planen kann.

FAQ

Wie plant man eine E-Mail?

Je nach verwendetem E-Mail-Client kann der Name der Funktion, die es Ihnen ermöglicht, E-Mails zu planen, unterschiedlich sein. Bei Outlook heißt es beispielsweise Verzögerte Zustellung. In anderen Fällen, bei E-Mail-Clients wie Mailbird oder Gmail, sollten Sie nach einem Pfeilsymbol direkt neben der Schaltfläche Senden suchen — es öffnet das Dialogfeld, in dem Sie die Zustellzeit planen können.

Wie richten Sie automatische E-Mails in Outlook ein?

Sie geben Ihre Auto-Responder-Nachricht im Dialogfeld Automatische Antworten (Abwesenheitsnotiz) in Ihrem Outlook-Konto auf Mailbird ein. Im Outlook-Client müssten Sie Automatische Antworten unter dem Datei-Tab verwenden. Wählen Sie dann Automatische Antworten senden, bevor Sie Nur während dieses Zeitraums senden auswählen. Wählen Sie Ihre bevorzugten Daten und Zeiten, geben Sie Ihre Nachricht ein, und alles ist bereit.