Der ultimative Leitfaden für die Verwaltung mehrerer E-Mail-Konten

Wie viele E-Mail-Adressen haben Sie? Ein persönliches Konto und ein Arbeitskonto? Vielleicht ein Spam-Konto, das Sie den Verkäufern geben können, wenn sie darauf bestehen Ihre E-Mail zu erhalten?

E-Mail-Benutzer auf der ganzen Welt haben 4,4 Milliarden E-Mail-Konten. Und die meisten Benutzer haben mehrere E-Mail-Adressen. In Anbetracht der Zeit, die die Benutzer mit dem Lesen und Beantworten von E-Mails verbringen, kann die Verwendung mehrerer E-Mail-Konten diesen Prozess noch komplexer und zeitaufwendiger machen.

Zum Glück gibt es Möglichkeiten, mehrere Email Adressen zu verwalten. Dieser Leitfaden soll Ihnen alle Einsichten und Tricks vermitteln, die Sie dazu benötigen.

E-Mail-Verwaltung: 4 Möglichkeiten mehrere E-Mail-Konten zu verwalten

Wenn Sie mehr als ein E-Mail-Konto haben, müssen Sie wahrscheinlich alle im Laufe des Tages überprüfen. Wie verwalten Sie mehrere Konten am besten? Hier sind einige Möglichkeiten.

1. Öffnen Sie jedes Konto in einem Webbrowser

Zunächst können Sie jedes E-Mail-Konto in einem eigenen Webbrowser auf einer eigenen Registerkarte öffnen. Damit diese Methode funktioniert, muss Ihr E-Mail-Client Webmail unterstützen. Der Vorteil hierbei ist, dass die E-Mail-Adressen getrennt bleiben. Dies ist ideal für den Datenschutz oder wenn Sie es vorziehen, Arbeit und Privatleben zu trennen.

Der Nachteil ist, dass dies verwirrend sein kann und das Surfen durch zahlreiche Tabs verlangsamt. Außerdem ist jede Benutzeroberfläche unterschiedlich und Sie müssen beim Überprüfen von E-Mails zwischen den einzelnen Registerkarten klicken.

2. Richten Sie die E-Mail-Weiterleitung an ein Hauptkonto ein

Eine Alternative zur Unübersichtlichkeit mehrerer Browser-Tabs ist die Verwendung einer Master-E-Mail-Adresse, an die eingehende E-Mails von Ihren verschiedenen E-Mail-Konten weitergeleitet werden. Sie können dies tun, indem Sie die E-Mail-Weiterleitung in jedem einzelnen Konto aktivieren und alle Ihre E-Mails von einem Hauptkonto aus verwalten.

Diese Methode könnte auch umgekehrt funktionieren, indem Sie alle eingehenden E-Mails in einem Master-Konto empfangen und dann an das richtige Konto weiterleiten. Dies bedeutet jedoch immer noch, dass Sie mehrere E-Mail-Adressen verwalten müssen und dass Sie Zeit zum Sortieren eingehender E-Mails benötigen.

Diese Ansätze verbessern zwar die vorherige Option, haben jedoch immer noch Nachteile. Im ersten Vorschlag, wenn Sie auf eine E-Mail aus dem Hauptkonto antworten, ist das die E-Mail-Adresse, die der Empfänger sieht (und damit beantwortet). Dies kann verwirrend sein, wenn Sie mehrere Email Adressen verwalten und Arbeit und persönliche E-Mails mischen. Die zweite Option fügt der Mischung sogar noch ein zusätzliches E-Mail-Konto hinzu, wodurch Ihre Situation noch komplexer wird.

3. Verwenden Sie einen Desktop-E-Mail-Client

Die meisten E-Mail-Clients sollen Menschen dabei helfen, auf einfachste Weise durch mehrere E-Mail-Konten zu gelangen. Es gibt jede Menge E-Mail-Clients für so ziemlich jedes einzelne Betriebssystem. Stellen Sie bei der Auswahl des besten E-Mail-Clients für Ihre Bedürfnisse sicher, dass er die Verwaltung mehrerer Konten unterstützt. Und das bringt uns zum nächsten Punkt.

4. Verwenden Sie einen universellen / einheitlichen Posteingang

Die beste Option für eine effektive E-Mail-Verwaltung ist die Verwendung eines universellen Posteingangs. Es kann sein, dass es nicht bei allen E-Mail-Clients als universeller Posteingang bezeichnet wird. In Mailbird heißt es „Unified Inbox", d.h. Sie können mehrere E-Mail-Konten in einem gut verwalteten Posteingang konsolidieren. Unabhängig vom E-Mail-Anbieter können Sie mehrere E-Mail-Adressen mit Mailbird synchronisieren und von allen Konten in einem Posteingang auf E-Mails zugreifen. (Ihr einheitlicher Posteingang wird durch das Sechsecksymbol oben im linken Menü angezeigt. Lesen Sie hier mehr über dieses coole Feature.)

Durch die Konsolidierung Ihrer E-Mail-Konten in einem Posteingang können Sie jederzeit und überall auf sie zugreifen. Sie sparen Zeit und Energie, indem Sie nur ein Programm oder ein Konto öffnen und alles an einem Ort organisieren.

Schnelle Tipps zum effektiven E-Mail-Konto-Management

Nachdem Sie nun mehrere E-Mail-Konten nach Ihren Wünschen eingerichtet haben, können Sie sicherstellen, dass Sie den Überblick über Ihre neu organisierten Posteingänge behalten.

1. Programmieren Sie eine automatische E-Mail-Signatur

Wenn Sie sich für einen einheitlichen Posteingang entscheiden, senden Sie E-Mails für mehrere Zwecke von einer Plattform aus. Dies bedeutet, dass Sie Arbeits-E-Mails und persönliche E-Mails von einem Ort aus bearbeiten können.

Als ersten Schritt sollten Sie E-Mail-Signaturen für Ihre verschiedenen Konten einrichten. Auf diese Weise sparen Sie wertvolle Zeit bei der Beantwortung von E-Mails, da Sie einfach eine vorprogrammierte E-Mail-Signatur auswählen können, die automatisch am Ende Ihrer Nachricht angezeigt wird. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass der Empfänger Ihre Kontaktinformationen auch in Zukunft zur Verfügung hat.

2. Sortieren und filtern Sie E-Mails in Ordnern

Ein weiterer guter Tipp für das E-Mail-Management ist, Ihren Posteingang wie Ihren Desktop zu behandeln. Jede E-Mail ist wie eine Datei, die in bestimmte Ordner sortiert wird. Sie können dies manuell tun, wenn Sie eine E-Mail erhalten, oder Sie können einen Filter einrichten. Durch Filter werden E-Mails automatisch von bestimmten E-Mail-Adressen oder mit bestimmten Informationen in Ordner sortiert, anstatt sie in Ihrem Posteingang aufzubauen.

Wenn Sie über mehrere Konten verfügen, hilft ein Ablagesystem dabei, Arbeit und Privatleben voneinander zu trennen, von einem Projekt getrennt zu arbeiten oder sogar von einem Job getrennt von einem zweiten Job zu arbeiten. Besonders, wenn Sie E-Mails archivieren müssen, um später darauf zurückgreifen zu können.

Mit E-Mails, die nur einen Fingertipp entfernt sind, ist es einfach, von Ihrem Posteingang eingenommen zu werden. Dies gilt insbesondere, wenn Sie mehrere E-Mail-Konten haben. Je mehr Konten Sie haben, desto mehr E-Mails erhalten Sie!

Es wird empfohlen, für eine bessere Fokus- und Zeitverwaltung Zeit einzuräumen, um E-Mails abzufragen (und E-Mails nicht außerhalb des vorgesehenen Zeitraums abzurufen). Reagieren Sie sofort auf die schnellen E-Mails - lassen Sie sie nicht in Ihrem Posteingang liegen. Wenn sie eine längere Antwort benötigen, kennzeichnen Sie sie für später.

Durch das Organisieren mehrerer E-Mail-Konten, insbesondere in einem einheitlichen Posteingang, können Sie diesmal das Beste aus sich herausholen. So können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren, beispielsweise auf die Planung Ihres nächsten Urlaubs!

Mehrere Email Adressen verwalten - Fazit

Die meisten Leute wissen wahrscheinlich nicht, wie viel Zeit sie damit verbringen, mehrere E-Mail-Adressen zu verwalten. Sie können verschiedene Konten zu unterschiedlichen Zeiten überprüfen oder Sie haben einfach akzeptiert, wie die Dinge sind. Wenn Sie einmal Ihren Unified Inbox- oder Master-Account eingerichtet haben, möchten Sie nie mehr zurückkehren. Wir hoffen, dass Sie diese Tipps hilfreich finden, um Sie einem gut verwalteten Posteingang näher zu bringen.

Haben Sie etwas besonders Hilfreiches gefunden, um mehrere Email Adressen zu verwalten? Wir würden gerne Ihre Tipps hören! Teilen Sie sie in den Kommentaren unten mit.