Was ist eine E-Mail-Alias und wie nutzt man sie im Geschäft
Eine knifflige Sache bei Firmen-E-Mails ist, dass Sie Ihr Unternehmen nicht auf nur eine Adresse beschränken können. Sie benötigen wahrscheinlich eine für den CEO, eine für Ihre Marketingabteilung, eine für die Buchhaltung usw. Das sind viele einzelne Postfächer, die verwaltet werden müssen, aber zum Glück gibt es eine einfache und meist kostenlose Lösung: einen E-Mail-Alias.
Weiterlesen, um herauszufinden, was ein E-Mail-Alias ist, wie man einen erhält und wie er Ihrem Unternehmen helfen kann.
Was ist ein E-Mail-Alias?
Ein E-Mail-Alias, oder eine alternative E-Mail-Adresse, ist eine Weiterleitungsadresse, wie ein zusätzlicher Spitzname, den Sie zu Ihrer primären E-Mail hinzufügen können. Dieser Spitzname könnte einer sein, den Sie verwenden, um Ihren echten Namen im Internet zu schützen. In einem geschäftlichen Umfeld könnte es ein Abteilungstitel oder der Name einer Marketingkampagne sein.
Obwohl ein Alias einen separaten Posteingang hat, müssen Sie ihn nicht öffnen, um diese E-Mails zu verwalten; er existiert nur, um alle eingehenden Nachrichten an Ihr primäres E-Mail-Konto weiterzuleiten. Er verwendet auch die gleichen Kontoeinstellungen und Kontakte wie das Konto, das Sie als primär betrachten.
Wann ist ein E-Mail-Alias nützlich?
Ein wesentlicher Vorteil eines E-Mail-Alias ist die Möglichkeit, eine professionelle digitale Präsenz für ein Unternehmen zu schaffen.
Angenommen, Sie haben gerade Ihr Unternehmen gegründet und sind der einzige, der es leitet. Sie haben bereits ein info@businessname.com Konto erstellt, das Ihre primäre E-Mail und zentrale Anlaufstelle für Anfragen sein wird. Aber Sie möchten auch eine E-Mail-Adresse für Rechnungsanfragen und Verkaufsanfragen hinzufügen. Ein E-Mail-Alias ermöglicht es Ihnen, beide Adressen zu erstellen und alle E-Mails, die an diese gesendet werden, an Ihren primären Posteingang weiterzuleiten.
Hier sind vier Szenarien, wann ein E-Mail-Alias nützlich ist:
Sie oder jemand anderes in Ihrem Unternehmen übernimmt mehrere Rollen.
Wenn Sie oder einer Ihrer Mitarbeiter mehrere Rollen in Ihrem Unternehmen übernehmen, ist es sehr nützlich, einen E-Mail-Alias zu erstellen. Anstatt zwischen mehreren Postfächern wechseln zu müssen, werden alle E-Mails an den primären Posteingang weitergeleitet. Dadurch wird es viel einfacher, den Überblick über alle empfangenen E-Mails zu behalten.
Sie möchten die Kontakte eines ehemaligen Mitarbeiters behalten.
Sie können auch Alias-E-Mail-Adressen für Ihre Mitarbeiter verwenden, damit Sie mit Personen, die sich an einen ehemaligen Mitarbeiter wenden, in Kontakt bleiben können. Der Nachteil ist, dass dies zu einem überfüllten Posteingang führen kann. Eine weitere Option besteht darin, die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters als Alias hinzuzufügen, wenn sie sich entscheiden zu gehen, und das Passwort zu ändern, anstatt ihr Konto zu löschen.
Sie benötigen eine temporäre E-Mail-Adresse.
Temporäre E-Mail-Adressen sind nützlich, wenn Sie sich bei einem Dienst registrieren müssen, sich aber um dessen Zuverlässigkeit sorgen. Wenn Sie von der Idee, einen temporären E-Mail-Dienst zu verwenden, nicht begeistert sind, können Sie einfach einen E-Mail-Alias als temporäre Adresse verwenden. Das Beste daran ist, dass Sie, sobald Sie den Alias nicht mehr benötigen, ihn einfach löschen und keine E-Mails mehr an diese Adresse erhalten können.
Sie möchten Ihre private E-Mail-Adresse nicht online offenlegen.
Es ist eine gute Idee, persönliche und professionelle Leben getrennt zu halten. Aus diesem Grund möchten Sie möglicherweise vermeiden, Ihre persönliche E-Mail-Adresse für Ihr Unternehmen zu verwenden. Mit der Hilfe von Aliasen können Sie weiterhin alle E-Mails in Ihrem primären Posteingang empfangen, während Sie alle Ihre persönlichen Informationen verborgen halten.
So fügen Sie ein Alias E-Mail-Konto zu verschiedenen Diensten hinzu
Nachdem wir festgestellt haben, dass eine alternative E-Mail für Ihr Unternehmen nützlich sein kann, schauen wir uns die Schritte an, die Sie unternehmen müssen, um sie bei verschiedenen Diensten einzurichten.
So erstellen Sie einen Gmail-Alias
Gmail erlaubt bis zu 30 Aliase für jeden Benutzer kostenlos. So können Sie ein E-Mail-Alias in Gmail hinzufügen:
- Melden Sie sich mit einem Administratorkonto in Ihrer Google Admin-Konsole an.
- Verwenden Sie die Startseite, um auf den Abschnitt Benutzer zuzugreifen.
- Suchen Sie in der Benutzerliste den gewünschten Benutzer und öffnen Sie die Seite dieses Kontos.
- Unter Benutzerdaten finden und klicken Sie auf Alternative E-Mail-Adressen.
- Geben Sie unter Alternative E-Mail eine alternative Benutzername (den Teil der Adresse, der vor dem @-Zeichen erscheint) ein. Beachten Sie, dass Sie keinen Alias erstellen können, der bereits jemandem zugewiesen ist.
- Wenn Sie mehrere Domains verwalten, müssen Sie auch die zutreffende auswählen.
- Speichern Sie die Änderungen, sobald Sie fertig sind. Sie sollten innerhalb von 24 Stunden E-Mails für eine Aliasadresse erhalten.
Kehren Sie nun zu Ihrer primären E-Mail zurück und fügen Sie den neuen Alias hinzu, damit Sie auch E-Mails von der alternativen Adresse senden können. Es gibt eine Anleitung, wie Sie eine weitere E-Mail-Adresse zu Gmail hinzufügen in unserem Blog.
So erstellen Sie einen Outlook-Alias
Outlook erlaubt es Benutzern, mehrere Aliase kostenlos zu erstellen. So können Sie einen Alias in Outlook erstellen:
- Gehen Sie zur Seite Alias hinzufügen von Outlook. Melden Sie sich an, wenn Sie dazu aufgefordert werden.
- Wählen Sie eine der folgenden Optionen unter Alias hinzufügen: "Erstellen Sie eine neue Outlook E-Mail-Adresse und fügen Sie sie als Alias hinzu" oder "Fügen Sie eine vorhandene E-Mail-Adresse als Alias hinzu."
- Klicken Sie auf Alias hinzufügen.
Beachten Sie, dass bestehende @hotmail.com, @live.com oder @msn.com Adressen nicht als Aliase hinzugefügt werden können und Sie keinen Alias hinzufügen können, der bereits mit einem anderen Microsoft-Konto verknüpft ist.
So erstellen Sie einen iCloud-Alias
So können iCloud-Nutzer eine Alias-E-Mail-Adresse erstellen:
- Öffnen Sie Ihre iCloud-E-Mail und suchen Sie nach dem Zahnradsymbol in der Seitenleiste. Klicken Sie auf "Einstellungen."
- Wählen Sie Konten und klicken Sie dann auf "Alias hinzufügen."
- Geben Sie die erforderlichen Informationen ein - Alias, vollständiger Name, Bezeichnung und Bezeichnungsfarbe.
- Klicken Sie auf "OK" und dann auf "Fertig."
So senden Sie eine E-Mail von einer alternativen Adresse
Das erfordert nur einen weiteren Schritt und Ihre gesamte Aufmerksamkeit beim Verfassen einer E-Mail. Der Grund ist, dass Sie jetzt, wo Sie einen oder mehrere Aliase haben, eine neue Option im Fenster "Verfassen" finden, die "Von" heißt. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Von-E-Mail-Adresse auswählen, wenn Sie mit dem Schreiben einer E-Mail fertig sind.
Fazit
Die Erstellung eines E-Mail-Alias ist eine ausgezeichnete Möglichkeit, eine professionelle digitale Präsenz für ein Unternehmen zu schaffen, ohne zusätzliches Geld ausgeben zu müssen. Eine Alias-Adresse ist auch eine hervorragende Wahl für diejenigen, die ihre persönlichen E-Mails nicht online offenlegen oder die eine temporäre E-Mail-Adresse benötigen. Ein E-Mail-Alias ist auch praktisch für Unternehmen, in denen eine Person mehrere Rollen ausfüllt.
Ein Unternehmen kann Aliase für seine Mitarbeiter erstellen, anstatt individuelle E-Mail-Adressen zu verwenden. Dies kann jedoch dazu führen, dass der primäre Posteingang mit zu vielen E-Mails von mehreren Benutzern gefüllt ist, daher ist es in der Regel am besten, separate E-Mails für jeden Mitarbeiter zu erstellen.
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