Co to jest alias e-mail i jak go używać w biznesie
Jednym z wyzwań związanych z e-mailami firmowymi jest to, że nie możesz ograniczyć swojej firmy do jednego adresu. Prawdopodobnie będziesz potrzebować jednego dla CEO, dla działu marketingu, księgowości i innych. To wiele indywidualnych skrzynek do zarządzania, ale na szczęście istnieje jedno proste i zazwyczaj darmowe rozwiązanie—alias e-mail.
Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, czym jest alias e-mailowy, jak go uzyskać i jak może pomóc w rozwoju twojej firmy.
Czym jest alias e-mail?
Alias e-mail, czyli alternatywny e-mail, to adres przekazujący, przypominający dodatkowy przydomek, który możesz dodać do swojego głównego e-maila. Ten przydomek może być używany do chronienia twojego prawdziwego imienia w internecie. W kontekście biznesowym może to być tytuł działu lub nazwa kampanii marketingowej.
Chociaż alias ma osobną skrzynkę odbiorczą, nie musisz jej otwierać, aby zarządzać tymi e-mailami; istnieje on tylko w celu przekazywania wszystkich przychodzących wiadomości do twojego głównego konta e-mail. Korzysta również z tych samych ustawień konta i kontaktów, co konto, które uważasz za główne.
Kiedy alias e-mailowy jest przydatny?
Znaczną korzyścią aliasu e-mailowego jest możliwość stworzenia profesjonalnej obecności cyfrowej dla firmy.
Powiedzmy, że właśnie rozpocząłeś swoją działalność i jesteś jedyną osobą, która ją prowadzi. Już założyłeś konto info@businessname.com , które będzie twoim podstawowym e-mailem i centrum do zapytań. Ale chcesz również dodać adres e-mailowy do zapytań dotyczących płatności i potencjalnych klientów. Alias e-mailowy pozwoli ci utworzyć oba te adresy i przekierować wszelkie wiadomości e-mail do twojej głównej skrzynki odbiorczej.
Oto cztery sytuacje, w których alias e-mailowy jest przydatny:
Ty lub ktoś inny w twojej firmie pełnicie wiele ról.
Jeśli ty lub którykolwiek z twoich pracowników pełnicie wiele ról, utworzenie aliasu e-mailowego jest bardzo przydatne. Zamiast przełączać się między wieloma skrzynkami odbiorczymi, wszystkie wiadomości e-mail będą przekazywane do głównej skrzynki. To znacznie ułatwia śledzenie wszystkich otrzymanych wiadomości.
Chcesz zachować kontakty byłego pracownika.
Możesz również używać aliasów adresów e-mailowych dla swoich pracowników, aby móc pozostać w kontakcie z osobami, które dotarły do byłego pracownika. Minusem jest to, że może to prowadzić do przepełnienia skrzynki odbiorczej. Inną opcją jest dodanie adresu e-mailowego pracownika jako aliasu, gdy zdecyduje się odejść i zmiana hasła, zamiast usuwania jego konta.
Potrzebujesz tymczasowego adresu e-mailowego.
Tymczasowe adresy e-mailowe są przydatne, gdy musisz zarejestrować się w usłudze, ale martwisz się o jej niezawodność. Jeśli nie jesteś zachwycony pomysłem korzystania z tymczasowej usługi e-mailowej, po prostu możesz użyć aliasu e-mailowego jako tymczasowego adresu. Najlepsze jest to, że gdy już nie potrzebujesz aliasu, możesz po prostu go usunąć i przestać otrzymywać jakiekolwiek e-maile na ten adres.
Nie chcesz ujawniać swojego osobistego e-maila w Internecie.
Dobrym pomysłem jest utrzymywanie życia osobistego i zawodowego oddzielnie. Z tego powodu możesz chcieć unikać używania swojego osobistego adresu e-mailowego dla swojej firmy. Przy pomocy aliasów możesz nadal otrzymywać wszystkie wiadomości e-mail w swojej głównej skrzynce odbiorczej, ukrywając jednocześnie swoje dane osobowe.
Jak dodać alias konto e-mail do różnych usług
Ustaliliśmy, że alternatywny e-mail może być przydatny dla Twojej firmy, więc przyjrzyjmy się krokom, które musisz podjąć, aby skonfigurować go w różnych usługach.
Jak utworzyć alias Gmail
Gmail pozwala na stworzenie do 30 aliasów dla każdego użytkownika, bez opłat. Oto jak dodać alias e-mail w Gmailu:
- Zaloguj się do konsoli administracyjnej Google Admin za pomocą konta administratora.
- Skorzystaj z strony głównej, aby uzyskać dostęp do sekcji Użytkownicy.
- W liście Użytkownicy znajdź pożądanego użytkownika i otwórz stronę jego konta.
- W sekcji Informacje o użytkowniku znajdź i kliknij Alternatywne adresy e-mail.
- W polu Alternatywny e-mail wprowadź alternatywną nazwę użytkownika (część adresu, która pojawia się przed znakiem @). Pamiętaj, że nie możesz utworzyć aliasu, który jest już przypisany do kogoś.
- Jeśli zarządzasz wieloma domenami, będziesz musiał również wybrać odpowiednią w tym przypadku.
- Zapisz zmiany, gdy skończysz. Powinieneś zacząć otrzymywać e-maile na aliasowy adres w ciągu 24 godzin.
Następnie przejdź do swojego głównego e-maila i dodaj nowy alias, aby móc również wysyłać e-maile z alternatywnego adresu. Na naszym blogu znajduje się przewodnik na temat jak dodać inny adres e-mail do Gmaila.
Jak utworzyć alias Outlook
Outlook pozwala użytkownikom na tworzenie wielu aliasów bezpłatnie. Oto co musisz zrobić, aby utworzyć alias w Outlooku:
- Przejdź do strony Dodaj alias Outlooka. Zaloguj się na swoje konto, jeśli pojawi się monit.
- Wybierz jedną z poniższych opcji pod dodaj alias: „Utwórz nowy adres e-mail Outlook” i dodaj go jako alias” lub „Dodaj istniejący adres e-mail jako alias.”
- Kliknij Dodaj alias.
Pamiętaj, że istniejące adresy @hotmail.com, @live.com lub @msn.com nie mogą być dodawane jako aliasy, a także nie możesz dodać aliasu, który jest już powiązany z innym kontem Microsoft.
Jak utworzyć alias iCloud
Oto jak użytkownicy iCloud mogą stworzyć adres e-mail alias:
- Otwórz swój e-mail iCloud i znajdź ikonę koła zębatego w bocznym pasku. Kliknij „Preferencje”.
- Wybierz Konta, a następnie kliknij „Dodaj alias.”
- Wprowadź wymagane informacje - alias, pełne imię, etykietę i kolor etykiety.
- Kliknij „OK”, a następnie „Gotowe”.
Jak wysłać e-mail z alternatywnego adresu
Wymaga to tylko jednego dodatkowego kroku i całej uwagi podczas pisania e-maila. Powód jest taki, że teraz, gdy masz jeden lub więcej aliasów, znajdziesz nową opcję w oknie pisania, zatytułowaną Od. Kiedy skończysz pisać e-maila, upewnij się, że wybierzesz odpowiedni adres Od.
Podsumowanie
Tworzenie aliasu e-mail to doskonały sposób na stworzenie profesjonalnej obecności cyfrowej dla firmy bez konieczności wydawania dodatkowych pieniędzy. Adres aliasu to także doskonały wybór dla tych, którzy nie chcą ujawniać swoich osobistych adresów e-mail w sieci lub którzy potrzebują tymczasowego adresu e-mail. Alias e-mail jest również przydatny dla firm, w których jedna osoba pełni wiele ról.
Firma może tworzyć aliasy dla swoich pracowników zamiast indywidualnych adresów e-mail. Może to jednak skutkować tym, że główny skrzynka pocztowa będzie zapełniona zbyt dużą liczbą e-maili przeznaczonych dla wielu użytkowników, dlatego zazwyczaj lepiej jest tworzyć osobne e-maile dla każdego pracownika.
Czy podoba Ci się pomysł zarządzania wieloma aliasami/adresami e-mail z jednej skrzynki? Mamy dla Ciebie świetne wieści! Mailbird umożliwia użytkownikom łatwe zarządzanie wszystkimi e-mailami i kontaktami z wielu kont w jednej skrzynce.
